從企業檔案工作者角度看新修訂的《中華人民共和國檔案法》
——基于檔案信息化建設

李 潔 戚顯昱

（上海航天化工應用研究所，浙江 湖州 313000）

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）與現行檔案法比較，由六章二十七條擴展到八章五十三條，新增了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個專章，筆者結合企業檔案信息化工作實踐，對“檔案信息化建設”這一專章進行了深入學習，在信息化發展迅速的新時代，企業檔案信息化建設已迫在眉睫，檔案人員要有危機感，趕上時代的發展步伐，以高度的政治自覺、事業自覺，學以致用，以信息化來提升企業檔案管理水平，使信息化成為檔案工作適應時代發展需要的基礎性核心手段。

一、新修訂的《檔案法》對企業檔案信息化建設帶來的挑戰

（一）企業檔案信息化認識亟須提升

企業檔案管理人員對信息化的意識還不夠主動，只是將檔案信息化作為檔案管理工作中的一種技術手段，被動地接受檔案管理系統與各業務系統的集成趨勢，沒有主動地參與系統開發設計階段，更不用說對信息化系統的功能提出某些具體要求了。上級怎么什么要求就怎么去做，被動式地接受改變，信息化與檔案的“收集、保管、存儲、利用”沒有很好地融為一體，在功能實現上還存在一定的缺陷，檔案服務工作作用發揮不夠，亟需提升企業檔案信息化服務意識。

（二）檔案管理工作模式亟須轉型

目前，大部分企業檔案管理以傳統的手工管理模式和紙質文件歸檔為主，電子文件歸檔為輔，還不是真正意義上“雙套制”管理，距離“單套制”管理還有很長的路要走。首先，在用的檔案管理軟件功能不完善，當前掃描好的檔案也只是掛接到相應的檔案文件目錄中，有些企業的檔案管理系統沒有電子借閱查詢功能，檢索工具單一，檢索效率很低，漏檢誤檢嚴重，無法滿足利用者的多種需求。其次，各部門在用的業務系統功能穩定性不夠，形成的電子文件質量不統一，導致檔案管理人員和業務人員對業務系統缺乏信任，再加上業務系統沒有電子文件在線歸檔功能，檔案人員依舊以接收紙質文件為主。

（三）檔案數字化的進程亟須加快

檔案數字化作為檔案信息資源的建設的主要內容，企業應該更早更多地給予重視和關注。檔案數字化工作不能簡單地等同于進行檔案掃描、數據采集并存儲，提供網上查詢的過程，它是一項長期而復雜的系統工程。有些企業檔案部門使用的管理系統多年未曾更新升級，操作上比較繁瑣，查詢上設計不夠人性化，甚至部分企業的檔案管理系統與各業務系統的集成仍未實現，造成業務系統中生成的電子文件不能及時歸檔。還有些企業檔案數字化工作起步晚、進程緩慢，因為保密和成本問題，一直沒有采用數字化外包服務，檔案人員用于檔案數字化工作的時間零散，數字化工作不規范，導致傳統載體檔案數字化基礎工作質量不高。首先，紙質文件掃描質量不高。當前，企業檔案部門進行的紙質文件掃描工作，在掃描分辨率、存儲格式、圖像命名等方面不統一；其次，已數字化的檔案數據的規范性和質量欠缺。即便是有些檔案數字化了，也只是電子版和紙質版的區別，對于掃描完成后的掃描件沒有進行統一管理，只是存儲在掃描計算機硬盤中，對于存儲的文件格式未進行OCR及雙層PDF處理，一方面原因是數字化設備設施不完善，沒有相關的技術軟件；另一方面原因是現階段檔案數字化的重心是在有限的時間內完成對存量檔案和增量檔案進行“掃描”，已無暇顧及對掃描件的進一步處理。

二、企業檔案信息化建設應對挑戰的措施

（一）加快學習貫徹新修訂的《檔案法》步伐，制定企業檔案信息化管理制度

目前，各級政府、檔案館等都在加緊學習貫徹宣傳新修訂的《檔案法》，通過微信公眾號、網絡平臺等新媒體持續推出學習新修訂《檔案法》的宣傳報道、論文等，企業檔案部門應主動學習貫徹新修訂的《檔案法》，針對企業實際，對新修訂的《檔案法》相關內容進行宣傳，提升企業全體人員的檔案信息化意識，營造良好的學法、知法、守法、用法氛圍，充分認識檔案信息化的重要性。同時，檔案部門應對新修訂的《檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案管理系統基本功能規定》等有關法律法規和行業管理標準規范進行梳理，結合企業實際，制定企業檔案信息化管理制度，規范企業電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，適應企業信息化建設需要，避免企業信息化與檔案信息化脫節，檔案信息化與檔案工作脫節。［2］

（二）運用“前端管控+在線指導”的工作模式，確保電子文件滿足歸檔要求

電子檔案是從業務系統能夠直接移交的檔案數據，業務系統中生產的電子文件不能等同于電子檔案。電子文件不僅需要滿足真實性、完整性、可用性和安全性，同時還要符合檔案管理的相關規定和流程，經過在線移交歸檔手續，最終才可稱之為電子檔案。伴隨企業信息化建設過程中各業務系統的陸續使用，業務系統與檔案管理系統無縫集成指日可待，業務在線工作將成為常態，檔案人員要改變思維，運用“前端管控+在線指導”的工作模式，使檔案工作與業務工作深度融合。一方面，檔案部門在業務系統開發設計階段就要介入，提出檔案管理的具體要求，使業務系統與檔案管理系統在功能上更好地集成；另一方面，檔案管理人員對電子文件歸檔前的各個環節進行在線指導，強化電子文件源頭控制，發揮好檔案的監督指導作用，確保電子文件在各辦理流程中信息真實完整，滿足歸檔要求。

（三）做好檔案數字化工作，夯實數字檔案資源建設的基礎

新修訂的《檔案法》中第三十八條規定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。”這一規定不僅明確了數字化后傳統載體檔案原件處置的問題，還鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位加快推進傳統載體檔案數字化和檔案資源利用網絡化［1］。檔案部門要加大力度推進室藏檔案的數字化工作，固化檔案工作流程，加強增量文件的數字化工作，切實提高各類技術文件受控管理的高效、規范以及歸檔文件的提供利用工作。從企業檔案信息化當前發展階段來看，數據比軟件重要，什么工作都離不開基礎的資源建設。要做好企業檔案數字化工作，首先，要以用戶需求為導向，將數字化的范圍和數量進行摸底統計，利用現有條件對傳統載體檔案多門類并行或者先重點后一般進行數字化，同時做好增量檔案的電子化工作；其次，要參照標準規范執行，保證檔案數字化基礎工作的質量，對數字化后的文件命名、格式、存儲、圖像處理、數據掛接等嚴格按照國家標準或企業規定執行；最后，要方便利用，對已經數字化的檔案要劃分公開范圍和控制使用范圍，依據不同公開使用范圍根據實際情況及時向企業員工、系統內或者社會開放，確保不同價值的數字化檔案發揮其相應的價值。

檔案法的修訂，為檔案信息化建設提供了堅強的法治保障，企業檔案部門要結合工作職能和具體工作，對標檔案法，理清工作思路，對檔案信息化建設總體工作進行梳理和盤點，明確檔案信息化建設各方面完成的進度情況，并采取相應的應對措施，認真履行檔案法賦予檔案工作者的職責與義務，制定檔案信息化的階段目標，逐步實現檔案信息化建設，為數字檔案館（室）的建設奠定穩固可靠的基礎，更好地建設實現檔案收集、保管、存儲、利用職責的系統平臺，提升檔案工作水平，助力國家檔案治理體系和檔案治理能力現代化的推進。