企業合同檔案全流程管理方法與質量控制創新實踐

文/孫慶楠

本文作者憑借以往的實際工作經驗，總結分析某單位合同檔案管理情況，結合日常工作中遇到的問題，從合同管理業務全流程角度全面闡述合同檔案管理問題，嘗試提出企業檔案管理科學化、合理化的質量控制管理方案與實踐模式，以及利用信息化手段在電子合同管理系統與電子檔案管理系統集成后，紙質和電子合同檔案的收集、歸檔、分類、利用工作的體會與經驗

企業合同檔案全流程管理方法與質量管控，是一個重要的課題。通過分析與研究，進行創新實踐，無疑會對企業的進步與發展起到很大的助推作用。下面筆者進行論證與闡述。

一、企業合同檔案全流程管理內涵

1.企業合同檔案全流程管理方法的提出

黨的十八大以來國家推進全面依法治國，隨著管理類檔案概念的提出，合同辦理業務全流程產生的檔案是企業管理活動的原始憑證和憑證越來越得到重視，逐漸成為企業被審計的重點對象。企業合同檔案全流程管理是指對合同辦理業務全過程各個工作節點下產生的各類文件的管理，是對合同全流程各類檔案的收集整理歸檔的整體把控。

2.企業合同檔案質量內涵

合同檔案的質量是合同全流程管理的目標和管理要求，是指合同檔案資源的有效性、完整性和準確性。有效性是指合同檔案需為原件，且簽署、用印完備。完整性是指合同辦理全流程節點下的文件的收集歸檔完整程度，包括立項文件、審批文件、附件、合同交付物等。準確性是指合同檔案是否真實準確反映合同管理活動。

二、企業合同檔案管理的現狀

合同檔案全流程管理概念提出前，企業合同檔案管理混亂、管理方法不科學，從而倒逼合同管理方法的改進。

1.對合同檔案重視不夠

企業對合同檔案管理工作缺乏重視，歸檔意識淡薄，不同類型的合同檔案收集不齊全，并且未從合同文件形成源頭把控合同檔案質量，忽視了合同檔案的憑證作用，導致企業被審計時出現重大問題。

2.管理機構未統一歸口

合同檔案管理工作在組織機構上未得到統一集中歸口管理，按照合同辦理業務流程的不同階段分散在不同部門和不同人員手中，從而造成合同相關文檔不完整、不成套，合同檔案資源缺失嚴重、利用困難。

3.檔案資源不完整、結構不科學

合同文本在簽訂初期普遍存在合同條款中未納入檔案專業意見的情況，導致移交歸檔的合同文件不完整不規范，合同檔案質量不過關。合同檔案在整理過程中的分類不夠科學和明確，造成合同檔案資源頻繁出現重復組卷、分類混亂的情況。

三、企業合同檔案全流程管理方法實踐應用

針對上述合同檔案管理出現的問題，筆者結合實際工作，從合同文件形成階段、合同檔案收集移交歸檔階段、合同檔案整理階段以及保管利用階段詳細闡述合同檔案全流程管理方法的具體實踐應用。

1.合同文件形成階段做好全流程管理前端控制

首先，合同檔案歸口管理部門應首先在全公司范圍內啟動公司層面的合同檔案歸檔工作，提高企業全員的合同歸檔意識。

其次，檔案管理者應主動參加法務部門培訓，深入學習合同管理相關制度及業務流程，了解合同業務的界面劃分，全面掌握同一事項的合同文件分散在不同部門的情況，明確合同業務全流程形成的檔案具體內容，并會同法務部門，共同規范合同檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間等。

再次，結合法務部門合同號編制規則，科學制定合同檔號編制原則。熟悉企業合同電子管理系統，梳理業務流程應歸檔節點，明確不同流程不同節點下應歸檔的電子合同檔案。

2.收集、移交歸檔階段完整規范把控合同檔案質量

（1）合同檔案收集內容

通過前期工作，逐步確定合同全流程需收集的文件大致為：文件移交歸檔清單、合同訂立記錄單、立項及審批文件、采購方式審批單、供應商選擇審批表、報價單、廉潔承諾書、保密協議、合同文本、合同執行記錄單、合同交付物相關文件、合同變更文件、合同約定需提交資料等。

（2）合同檔案的移交歸檔

合同簽訂完成后，結合合同訂立記錄單（記錄合同訂立情況）、文件移交歸檔清單，實時歸檔合同簽訂階段所有合同檔案；合同執行完畢后，連同合同執行記錄單（記錄合同執行情況）、文件移交歸檔清單，歸檔合同執行完畢階段所有的合同檔案（包括合同交付物）；若合同跨年度執行未結束，則在每年1月15日做年度歸檔，移交當年產生的該合同相關檔案，合同執行完畢后，再做封閉歸檔。

檔案管理者注重合同交付物、合同立項審批等合同全流程文件的移交審核檢查，確保合同全流程合同檔案資源的完整性。

（3）電子管理信息系統的應用

企業采用電子合同管理系統后，將合同業務流程固化在電子合同管理系統中，從而強制歸檔流程節點下的合同相關文件。并且保證線上原生電子合同文件歸檔保存，電子合同檔案和傳統載體數字化后的電子合同檔案成套管理，從而實現合同檔案的雙軌制管理。

例如，在合同簽訂一個月內，線上用印申請啟動后一個月內歸檔相關文件，否則觸發系統報警。在合同簽訂前編制技術條件階段，設置流程檔案審批角色，對合同文件歸檔范圍、質量等要求納入相關合同條款。設備儀器轉固提交流程需有檔案管理者審批確認相關檔案歸檔。

3.整理階段科學合理整合合同檔案資源

（1）兩種企業合同檔案整理方法對比

第一種是將合同文本、招投標采購文件等單獨分類收集整理。這種整理方法分類清晰，檔案利用率高，但是破壞了科技檔案的成套性原則，將同一事項的不同階段合同檔案割裂管理。

第二種是本文討論的合同及相關全流程文件成套立卷整理方法，保證了科技檔案的成套性、完整性，但合同檔案會分散在不同類型檔案中，很容易造成重復組卷的現象。

（2）分類整理與虛擬組卷

在整理過程中項目合同檔案、設備儀器合同檔案、供應鏈合同檔案三類檔案虛擬組卷，合同原件與本類型檔案放在一起，其他類型合同檔案則作為合同類檔案統一單獨管理，確保合同檔案資源結構科學合理。

設備儀器合同檔案和招投標及其他采購方式檔案資料、立項資料、設備儀器隨機資料、設備調試驗收資料、轉固資料等放在一起；項目檔案和項目建設全過程文件放在一起；產品合同檔案和供應鏈合同檔案和相關談判記錄、會議紀要等相關資料放在一起；變更合同要與原合同放在一起，合同交付物和原合同放在一起。

（3）合同檔案的檔號

編制合同檔號過程中，HT為合同檔案的一級類目，二級類目為年度，三級類目為法務部門給定的具有唯一性的大流水號，例如HT2019-002。同一事項相關所有文件放在一卷整理，一卷為一個合同檔號，卷內文件按形成先后順序排列。

（4）利用信息化手段整理合同檔案

將紙質合同檔案數字化后，形成符合要求的電子文件，在電子檔案管理系統文件庫著錄完成后，單條條目信息下掛接一份單獨的電子合同文件，然后進入案卷庫將同一卷的文件虛擬立卷。

已實現線上管理的合同相關流程，則需要集成電子檔案管理系統和電子合同管理系統，將合同立項、審批等流程設置歸檔節點，完成原生電子檔案與數字化后的合同檔案在電子檔案管理系統中成套歸檔，實現線上線下合同檔案資源完整整合。

4.保管利用階段提升合同檔案安全利用率

按合同檔案的涉密程度，制定不同密集、不同載體合同檔案的借閱審批流程，檔案人員參與到電子借閱系統流程設計中提出相關需求，保證合同檔案的利用安全可控性。

四、加強企業合同檔案全流程管理的思考

做好企業合同檔案全流程管理，加強合同檔案質量控制，總結歸納有以下幾個方面：

1.構建制度體系

檔案管理部門應梳理分析合同管理業務流程，持續完善合同檔案管理制度體系，規范合同檔案工作流程和業務要求，明確哪些文件需要歸檔，在流程下哪個節點歸檔，由哪個人員進行處理，并由誰來負責審核，以及檔案管理者如何介入等問題。

2.加強歸檔意識

檔案管理者需形成立足審計及內控角度下的合同檔案管理思維，提高企業領導和全員工歸檔意識，在合同檔案形成移交過程中做到不重不漏，應歸盡歸。

3.利用信息化手段提高合同檔案質量

檔案管理者應參與電子檔案管理系統流程設計，做好和合同相關業務系統的流程集成，利用信息化技術提高合同檔案歸檔率、利用率，完善合同檔案資源，優化資源結構。

4.檔案人員角色轉變

在合同檔案的收集移交歸檔階段，檔案管理者需提升自身專業素質，由傳統管理者變為對歸檔資料質量的審計者，為合同全流程檔案的形成、收集歸檔、整理、保管利用提供專業性、指導性的意見，對移交歸檔的合同檔案資源需進行完整性、合理性質量把控，以及對是否為原件、簽署完備等問題進行檢查，檢查無誤后辦理移交手續。

通過上述分析顯而易見，合同檔案全流程管理方法的提出，大大改善了企業合同管理的現狀，提高了合同檔案資源的質量和合同檔案管理工作的效率，使企業管理合法合規，避免了審計過程中很多問題的出現。凡此，無不彰顯合同檔案全流程管理方法的實用性與有效性，確實為企業的發展與進步，提供了良好的服務與有力支撐。