煤礦數字檔案室建設淺析

文/劉 莎

黨的十九屆五中全會通過的《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二O三五年遠景目標的建議》為全國煤炭行業建設智慧化礦井提供了新動能，加快了煤礦建設數字化。客觀實踐告訴我們，要使這些珍貴的技術數據轉換為企業發展、運營服務，煤炭企業就必須實現檔案信息數字化，使電子檔案管理信息系統與OA系統、各類業務系統相互銜接。要使檔案管理系統收集的電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規，煤礦數字檔案室加快建設實屬必然

煤礦數字檔案室的建設，是煤礦行業檔案管理信息化建設的一項重要工作。只有領導重視，多措并舉，加快建設，強化檔案信息化管理，方能為促進煤炭行業發展提供有力支撐。本文通過分析，提出建設煤礦數字檔案室的相應對策，借以和大家交流，相互學習借鑒。

一、背景分析

近年來，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過的新《檔案法》已開始正式施行，新修訂的《檔案法》增設了檔案信息化建設的內容。國家檔案局下發了一系列有關數字化檔案室建設的標準規范，例如《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》《數字檔案館建設指南》等等，所以我國各行各業在檔案歸檔的過程中都實行了紙質檔案與電子文件共同歸檔的雙套制管理模式。有些大型煤礦已經在電子文件單套制方面取得了很好的成績，例如：國家檔案局在山西潞安礦業（集團）有限責任公司做的會計核算系統、煤炭營銷管理信息系統、安全生產調度指揮系統（煤炭監管信息平臺）、企業電子商務平臺形成的電子文件歸檔全過程試點已通過驗收。山西潞安礦業（集團）有限責任公司的成功經驗，為我們煤炭企業實行電子檔案管理系統建設帶了一個好頭。

目前，涌鑫礦業公司數字礦山建設的各項工作正逐步推進，其中：OA系統、財務系統、礦山安全監測系統、生產調度系統等已經建成運行，并產生了大量珍貴的數字信息，數字礦山其他各子系統也正在建設。要使這些業務系統在運行過程中產生的具有保存價值的電子文件及其元數據，經系統整理移交到電子文件檔案管理系統，從而使這些珍貴的電子文件順利歸檔，使這些文件信息在涌鑫礦業公司生產運營過程中起到作用，為公司建設“煤炭生產建設現代化、煤炭生產隊伍專業化、煤炭運營管理精益化、公司各級領導決策智能化、煤炭生產標準化”的一流數字化礦井建設及運營中起到作用。我們檔案管理人員的工作重點就必須從傳統檔案的收集、整理和利用盡快向電子文件的收集、整理、鑒定、利用方面轉變。由此可見，如何解決涌鑫礦業公司數字化煤礦建設中建立的各業務系統，與檔案管理信息系統相互銜接的問題，成為我們檔案工作者需要研究的目標和現實問題，而數字檔案室的建設已經成為必須使然。

二、目前公司檔案數字化管理存在的問題

目前，我公司的檔案類型主要包括科技檔案、文書檔案、會計檔案，公司檔案基本實行了傳統檔案與電子檔案雙套制管理模式。科技檔案電子文件基本上采用的是對傳統檔案進行數字化的形式獲取；視頻、音頻、多媒體等種類的科技電子文件只有電子文件沒有紙質文件，出現了“雙套制”管理中傳統檔案收集不完整的情況。文書檔案、會計檔案采取的紙質文件和電子文件共存的方式，導致業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復辦理，紙質文件和電子文件同步隨業務流程運轉，辦理結束后雙套歸檔，給人力物力都帶來了浪費，而且電子文件由于在四性檢測方面存在問題，所以電子文件的憑證作用又略顯不足。隨著公司數字礦山建設的推進，各業務系統建成運行并產生大量的數據，海量的數據隱藏著重要的生產經營信息，但是業務系統和檔案管理系統如何進行全面、高效、系統的收集整合及對數據進行挖掘分析也是目前數字化檔案工作存在的一個急需解決的問題。以上問題的存在嚴重影響了檔案的利用效果及檔案工作的服務質量，如何解決以上問題是當前擺在我公司檔案人員面前的最大課題。

三、解決對策

針對上述問題，解決的對策主要在于：

一是做好宣傳，力爭公司領導及相關部門支持。

首先要得到公司領導和相關部門的支持及配合，這就需要檔案室大力宣傳有效的電子文件歸檔利用的好處和優點，讓領導及員工明白檔案數字化后在檔案利用方面可以超越時間、空間的約束，檔案能夠實現24小時全天候為公司領導及員工服務，所有員工都能在自己的權限內，坐在電腦前通過文件目錄和全文檢索，查詢到自己所需要的數據；明白有效電子文件的線上直接歸檔，能夠確保檔案的完整性和真實性；明白通過檔案信息的數字化，不但能使公司檔案管理工作邁上一個新臺階，還能使檔案更好地為公司的生產經營和設備運行、安全生產提供服務；還能提高檔案人員工作效率，避免人力物力的浪費，達到降低檔案運行成本、提高檔案服務水平的目的，從而得到領導的支持和相關部門的配合。

二是借助外力合作開展檔案數字化和數據挖掘。

根據目前公司檔案人員的配置及公司檔案數字化的實際情況，要想做好檔案工作數字化及數據挖掘，保證各業務系統及OA系統中形成的具有保存價值的電子文件，從產生到數據采集、傳輸、存儲及永久保存或銷毀的整個生命周期全程管理，徹底解決業務系統與檔案管理系統數據庫結構與數據嚴重異構問題，解決電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”，解決“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”的問題應該借助社會上檔案科技軟件公司的力量，把專業的事情交給專業的人員來干，從而使公司的數字化檔案進程取得更好的效果。

三是建立電子檔案管理制度，使電子檔案的產生、收集、歸檔、分類有據可依。

沒有規矩不成方圓，要做好數字化礦山的數字化檔案工作，還必須以國家檔案局發布的相關標準為依據，結合涌鑫礦業公司的實際情況量身定制相關的制度和標準，保證電子文件管理流程、元數據采集、電子簽名、四性檢測等程序按規定進行；從制度上保障電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的要求；使收集的電子文件達到“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求；使歸檔的電子檔案“可以以電子形式作為憑證使用”。

四是檔案人員首先要轉變觀念，提高業務素質。

作為檔案工作者首先要從傳統的分散的紙質檔案管理方式向全程的電子文件管理方式轉變。首先，要從年度歸檔、階段歸檔、事后歸檔等方式轉變為隨辦隨歸，及時收集各業務系統及OA系統形成的新檔案數據，樹立數據越多公司財富越多、數據就是財富的觀念；其次，檔案人員要認真學習電子檔案管理流程，學會在系統中進行文件生成與流轉提升管理能力；再次，檔案人員要認真學習國家發布的關于電子文件形成及歸檔的規范、標準、制度，把思想轉變和制度及國家的規范、標準結合起來，才能確保電子文件的真實性、有效性、可靠性，才能真正做好公司檔案數字化工作。

五是采取有力措施保證檔案信息安全。

在電子信息化建設過程中檔案人員要增強檔案信息安全意識，對于已經通過掃描實現數字化的傳統文件，應繼續按照紙質檔案保護的規定做好原件保管工作。對于數據應用、物理環境方面、網絡方面、利用權限方面、終端安全和移動介質方面的安全防護，我們要向檔案管理系統軟件公司提出明確要求，通過軟件公司的技術處理保障電子檔案信息安全。對于安全管理方面，我們要通過完善安全管理制度，加強管理人員的安全管理，強化安全運維管理，落實商密保護的方式進行保護。另外要做好電子文件的備份體系，執行“一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用”的多備份異地存放制度，并定期檢查備份數據。

客觀實踐表明，企業數字檔案室的建立是對傳統檔案管理系統和管理方式的全面革新和歷史飛越，是數據價值與檔案價值的有機統一。因此只有在整個公司，從領導到檔案人員直至普通工作人員都要樹立起“數據等于檔案、檔案等于企業財富”的觀念，才能把數字化檔案工作做好，才能使檔案為企業可靠的運行和決策搞好服務、提供保障。