檔案管理數字化建設中存在的問題與解決對策探究

文/安妮鴿

當今社會已經進入數字化時代，信息資源顯得愈發重要。隨著信息技術的飛速發展和全面普及，豐富的信息資源和有效的信息管理與企業的發展息息相關。數字化能有效整合和管理檔案，在節約企業人力成本的同時還能提高整體效率。本文著力分析檔案管理數字化建設中存在的問題以及解決對策，為檔案服務于企事業單位乃至經濟社會發展提供支撐

2021年1月1日起施行的新修訂《中華人民共和國檔案法》增加了第五章《檔案信息化建設》，其中第三十五條提出：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。因此，企事業單位應該不斷加快和完善檔案數字化建設，努力解決存在的問題，使檔案更好地服務于企事業單位的發展。

一、檔案管理數字化建設的意義

檔案是企事業單位開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企事業單位的核心信息資源和重要資產。檔案管理數字化有利于企事業單位適應社會的發展趨勢，促進自身發展，能為企事業單位的工作提供有效證明，并滿足社會各界對檔案利用的需求，其意義具體體現在以下幾點：

其一，方便檔案整理和共享檔案信息

檔案管理數字化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉向信息采集、信息管理和信息服務，更能科學管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為企業提供更優質、高效的服務。例如：一些部門要查看、借閱檔案，通常要經過比較復雜的程序：部門審批、領導批準、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門，但如檔案實行信息化和數字化管理，通過局域網可實現檔案的共享，高效而又便捷。

其二，方便保存檔案原件

紙質檔案的保管和利用過程中，不僅占用了大量的庫存空間，還因檔案本身材料、庫房環境、保管條件及各種人為因素等，加速了檔案的老化、磨損和損壞的情況。檔案數字化管理通過電子文件的形式對檔案進行管理、分類和保存，能降低檔案原件丟失和損壞的風險，提高了檔案管理的可靠度、安全度和便利度。檔案信息化為知識普及和科學研究提供了職能化服務，具有資源共享、遠程服務、一次投入、多次產出的特點，能有效縮短二次文獻信息的編著時間。與以往的檔案管理模式相比，數字化管理模式只需要提供計算機完成相關的指令操作，能大大節省管理者的時間和精力，并減少管理過程中的差錯與失誤。

其三，網絡管理方便信息調取

為實現各區域部門資源共享，我國大部分企事業單位都已經建立了適用于其內部工作開展的局域網絡。工作人員將檔案信息輸入計算機系統后，各部門就能通過單位內部的局域網絡和密碼驗證，直接進入檔案數據庫進行查閱和調取，不僅節約了檔案調取的時間，也減輕了工作人員的負擔，提高了各部門的工作效率。

二、檔案管理數字化建設中存在的問題

筆者以為，當下檔案數字化建設中存在的問題主要有三點：

問題一，缺乏數字化管理人才

檔案數字化管理不僅要求檔案管理人員具有專業的檔案知識和技能，還需要掌握一定的計算機和網絡技術。而如今社會復合型人才比較短缺，即使有先進的設備和技術，核心技術往往也得不到有效的傳承，導致管理人員在管理工作中存在一定的局限性，不能有效地操作計算機完成信息錄入和維護工作。

問題二，數字化基礎設施配備不完善

實現檔案管理數字化必須要完善基礎設施建設，主要包括檔案數字化設備和檔案信息網絡系統，對實現檔案信息資源共享、交換和傳輸，發揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統可以實現檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發布等等。但是由于對檔案數字化建設沒有深刻的認識，大部分企事業單位并不重視基礎設施的建設，嚴重影響了檔案數字化建設的進度。

問題三，數字化檔案管理制度不完善

電子檔案建立后的管理，規范使用，如何實現資源共享以及管理人員需要注意的問題等方面仍然存在問題，因此需要建立和完善相關的制度和規范，以保證檔案數字化管理工作的順利進行。

三、實現檔案管理數字化建設的對策

實現檔案數字化管理的對策主要在于：

對策一，培養數字化管理專業人才。為保證檔案管理人員的工作質量，企事業單位應提升內部檔案管理人員的專業素質。企事業單位可以有針對性地培養專業人才，如為滿足檔案管理對網絡技術和計算機技術的需要，可組織相關工作人員學習網絡技術和計算機技術，并定期考核。

對策二，配備完善基礎設施。型號、規格統一計算機硬件設施和相關存儲設備，如：計算機、服務器、交換機、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀和數碼相機等，是實現企事業單位檔案管理信息化的硬件保障。軟件設施主要包括檔案室局域網和檔案管理軟件等。紙質檔案數量逐年累積，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案數字化，不僅能減輕檔案管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

對策三，創新和完善檔案管理制度。檔案管理數字化相關標準和規范相當于馬路上的“交通規則”，能有效確保網絡運行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應制定和完善檔案管理制度，主要內容包括：完善檔案管理技術規范和相關業務流程，細化、具體化工作環節和步驟；統一檔案管理標準，制定必要的安全網措施。若沒有統一的標準，數據庫信息資源便無法建立，檔案信息網絡無法運轉暢通，難以實現資源共享。

綜上所述，檔案數字化建設是一份信息量大、難度大的工作，相關單位和部門需要建立統一的資源處理機構對信息進行整合、分類并進行合理分配。這個機構需要領導的大力支持和一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩運行；需要各部門明確分工內容，共同合作，提高網絡信息傳遞效率，以滿足人們對于檔案資源的需求。在建設過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，企事業單位要根據實際發展需要，重點開發和使用某方面信息，避免造成資源浪費。由此可見穩步推進信息化建設，實為檔案事業發展的所需與必然。