檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題與解決對策探究

文/安妮鴿

當今社會已經(jīng)進入數(shù)字化時代，信息資源顯得愈發(fā)重要。隨著信息技術的飛速發(fā)展和全面普及，豐富的信息資源和有效的信息管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關。數(shù)字化能有效整合和管理檔案，在節(jié)約企業(yè)人力成本的同時還能提高整體效率。本文著力分析檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題以及解決對策，為檔案服務于企事業(yè)單位乃至經(jīng)濟社會發(fā)展提供支撐

2021年1月1日起施行的新修訂《中華人民共和國檔案法》增加了第五章《檔案信息化建設》，其中第三十五條提出：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。因此，企事業(yè)單位應該不斷加快和完善檔案數(shù)字化建設，努力解決存在的問題，使檔案更好地服務于企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理數(shù)字化建設的意義

檔案是企事業(yè)單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企事業(yè)單位的核心信息資源和重要資產(chǎn)。檔案管理數(shù)字化有利于企事業(yè)單位適應社會的發(fā)展趨勢，促進自身發(fā)展，能為企事業(yè)單位的工作提供有效證明，并滿足社會各界對檔案利用的需求，其意義具體體現(xiàn)在以下幾點：

其一，方便檔案整理和共享檔案信息

檔案管理數(shù)字化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉向信息采集、信息管理和信息服務，更能科學管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為企業(yè)提供更優(yōu)質、高效的服務。例如：一些部門要查看、借閱檔案，通常要經(jīng)過比較復雜的程序：部門審批、領導批準、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門，但如檔案實行信息化和數(shù)字化管理，通過局域網(wǎng)可實現(xiàn)檔案的共享，高效而又便捷。

其二，方便保存檔案原件

紙質檔案的保管和利用過程中，不僅占用了大量的庫存空間，還因檔案本身材料、庫房環(huán)境、保管條件及各種人為因素等，加速了檔案的老化、磨損和損壞的情況。檔案數(shù)字化管理通過電子文件的形式對檔案進行管理、分類和保存，能降低檔案原件丟失和損壞的風險，提高了檔案管理的可靠度、安全度和便利度。檔案信息化為知識普及和科學研究提供了職能化服務，具有資源共享、遠程服務、一次投入、多次產(chǎn)出的特點，能有效縮短二次文獻信息的編著時間。與以往的檔案管理模式相比，數(shù)字化管理模式只需要提供計算機完成相關的指令操作，能大大節(jié)省管理者的時間和精力，并減少管理過程中的差錯與失誤。

其三，網(wǎng)絡管理方便信息調取

為實現(xiàn)各區(qū)域部門資源共享，我國大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)建立了適用于其內部工作開展的局域網(wǎng)絡。工作人員將檔案信息輸入計算機系統(tǒng)后，各部門就能通過單位內部的局域網(wǎng)絡和密碼驗證，直接進入檔案數(shù)據(jù)庫進行查閱和調取，不僅節(jié)約了檔案調取的時間，也減輕了工作人員的負擔，提高了各部門的工作效率。

二、檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題

筆者以為，當下檔案數(shù)字化建設中存在的問題主要有三點：

問題一，缺乏數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理不僅要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案知識和技能，還需要掌握一定的計算機和網(wǎng)絡技術。而如今社會復合型人才比較短缺，即使有先進的設備和技術，核心技術往往也得不到有效的傳承，導致管理人員在管理工作中存在一定的局限性，不能有效地操作計算機完成信息錄入和維護工作。

問題二，數(shù)字化基礎設施配備不完善

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必須要完善基礎設施建設，主要包括檔案數(shù)字化設備和檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，對實現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對檔案數(shù)字化建設沒有深刻的認識，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎設施的建設，嚴重影響了檔案數(shù)字化建設的進度。

問題三，數(shù)字化檔案管理制度不完善

電子檔案建立后的管理，規(guī)范使用，如何實現(xiàn)資源共享以及管理人員需要注意的問題等方面仍然存在問題，因此需要建立和完善相關的制度和規(guī)范，以保證檔案數(shù)字化管理工作的順利進行。

三、實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設的對策

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的對策主要在于：

對策一，培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人才。為保證檔案管理人員的工作質量，企事業(yè)單位應提升內部檔案管理人員的專業(yè)素質。企事業(yè)單位可以有針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才，如為滿足檔案管理對網(wǎng)絡技術和計算機技術的需要，可組織相關工作人員學習網(wǎng)絡技術和計算機技術，并定期考核。

對策二，配備完善基礎設施。型號、規(guī)格統(tǒng)一計算機硬件設施和相關存儲設備，如：計算機、服務器、交換機、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀和數(shù)碼相機等，是實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件保障。軟件設施主要包括檔案室局域網(wǎng)和檔案管理軟件等。紙質檔案數(shù)量逐年累積，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案數(shù)字化，不僅能減輕檔案管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

對策三，創(chuàng)新和完善檔案管理制度。檔案管理數(shù)字化相關標準和規(guī)范相當于馬路上的“交通規(guī)則”，能有效確保網(wǎng)絡運行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應制定和完善檔案管理制度，主要內容包括：完善檔案管理技術規(guī)范和相關業(yè)務流程，細化、具體化工作環(huán)節(jié)和步驟；統(tǒng)一檔案管理標準，制定必要的安全網(wǎng)措施。若沒有統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫信息資源便無法建立，檔案信息網(wǎng)絡無法運轉暢通，難以實現(xiàn)資源共享。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設是一份信息量大、難度大的工作，相關單位和部門需要建立統(tǒng)一的資源處理機構對信息進行整合、分類并進行合理分配。這個機構需要領導的大力支持和一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩(wěn)運行；需要各部門明確分工內容，共同合作，提高網(wǎng)絡信息傳遞效率，以滿足人們對于檔案資源的需求。在建設過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，企事業(yè)單位要根據(jù)實際發(fā)展需要，重點開發(fā)和使用某方面信息，避免造成資源浪費。由此可見穩(wěn)步推進信息化建設，實為檔案事業(yè)發(fā)展的所需與必然。