數字檔案館的理論與實踐發展要素研究

文·李健

數字檔案館是電子信息時代檔案實踐環境變化和傳統檔案學自身理論建構的必然產物，其理論和實踐的發展拓寬了檔案學發展視野，代表了電子信息時代檔案學發展的基本立場。同時，當前傳統檔案管理模式仍是檔案學實踐的核心，發揮著普遍的實際效用，管理的經驗慣性一定程度上也束縛著數字檔案館的建設與發展。因此，數字檔案館的理論與實踐反映了電子信息時代檔案學發展的主要矛盾，而且作為電子信息時代檔案學的“集大成者”，數字檔案館承擔著維護電子信息時代最為真實、完整的、系統的社會記憶的歷史使命。

一、數字檔案館概念認知

電子信息時代，信息以數字代碼形式存在并通過各種存儲介質和傳輸方式存儲和傳遞，人類社會記錄方式因此而發生改變。檔案界在界定基于此種變化的新型檔案館組織形式時使用諸如“電子檔案館” “虛擬檔案館”“無墻檔案館”“超媒體檔案館（Hyper Archives）”等諸多概念[1]。而數字檔案館因其能最直接反映電子信息時代記錄方式的本質而逐漸成為一種主流概念。基于不同的理念和關注點，當前對數字檔案館認識主要包括以下三個方面：

首先，數字檔案館是傳統實體檔案館組織形式在現代檔案實踐環境中的延伸和功能拓展。數字檔案館雖與傳統檔案館在館藏形式、存在形態、服務方式、運轉流程等方面與傳統檔案館有很大不同，但“檔案館依然是數字檔案館的基本立足點，是其與數字圖書館等信息機構的‘分水嶺’”[2]。實體檔案館成熟的管理機制、制度、人員及館藏資源為數字檔案館建設提供了保障，數字檔案館彌補了實體檔案館在數字檔案管理方面的不足，同時優化了實體檔案館的服務模式，豐富了其服務形式。

其次，數字檔案館是一種技術應用體系。圍繞著檔案信息資源的開發利用，運用信息管理的有關理論，將數字檔案館界定為一種數字檔案資源管理的技術應用體系，是當前比較主流的概念。如馮惠玲等主編的《電子文件管理學》，國家檔案局2010年發布的《數字檔案館建設指南》中對數字檔案館的定義等。

再次，數字檔案館是一種創新服務模式。與傳統檔案館重視保管不同，數字檔案館理念追求上更加強調信息服務模式的創新，基于檔案真實性、完整性的保障，滿足社會多樣化以及個性化的信息需求，如數字檔案館的知識管理與知識服務模式的研究。

二、數字檔案館理論與實踐發展要素的認知

檔案是伴隨著文字與紙張的發明和使用而產生，隨著社會體制、機制、記錄方式、技術進步及文明程度的不斷提高而發展成熟。而當社會進入電子信息時代，計算機代碼存在取代一筆一劃的字跡，互聯網絡和電子通信取代紙筆書信，基于傳統記錄方式和社會運行機制構建的檔案學期待著推陳出新。因此，檔案學者開始尋求電子信息時代人（主體）、檔案學與環境之間關系的“生態平衡”，繼續強化學科的獨立性以及構建科學發展的學科體系，凸顯其價值存在。

（一）現代信息理論與技術是數字檔案館研究和建設的重要理論支撐

1948年著名數學家的仙農和維納分別在各自的論著《通訊的數學理論》《控制論》中對信息作出論斷，成為信息理論的起源，同時也標志著信息同物質、能量作為構成世界的基本要素進入人類社會研究的視閾。60多年來，隨著信息理論的不斷完善，信息技術的迅猛發展，信息產品的廣泛應用，人類社會早已邁入了電子信息時代。電子信息時代，檔案的存在、運動形式和管理方式發生了重要變化，與載體相對脫離的數字檔案信息成為明顯區別于傳統檔案的現象成為檔案學研究的重點；電子文件和數字檔案信息成為電子信息時代檔案的首要表現形式。圍繞著這些新的現象和新的變化，檔案學者開始基于信息理論和信息技術對檔案學進行闡釋，形成了一系列新的檔案學理論和學說，如電子文件管理理論、二元檔案理論、現代鑒定理論、新的保管模式等。這些符合時代發展要求、具有明顯創新性的檔案學理論為數字檔案館的產生奠定了理論基礎。與此同時，數字圖書館等相關學科的研究和建設為數字檔案館提供了良好的實踐借鑒。計算機技術、數據庫技術、網絡技術的發展和廣泛應用為數字檔案館提供了完善的技術支持。在這種理論和實踐背景下，數字檔案館研究和建設成為可能。

（二）數字檔案信息資源的急劇增加和傳統檔案館的弊端形成了數字檔案館建設的動力和壓力

人類社會正借助于信息技術完成了人類記錄方式和信息交流方式的變革，通過電子文件歸檔等方式形成數字檔案，加上對傳統紙質檔案的數字化以及網絡和現代通信技術獲取的其它數字檔案信息使得依賴于高分子復合載體材料和計算機系統的數字檔案開始出現，其所承載的數字檔案信息資源猛增并且呈現逐漸取代傳統紙質檔案成為檔案的趨勢。傳統的以實體檔案管理為主的檔案館在應對數字檔案資源急劇增加時明顯力不從心。首先，面向實體檔案的組織形式和管理方式使得傳統檔案館在面臨數字檔案信息來源、內容、形式多樣化時不夠靈活和高效；其次，數字檔案信息全程的、動態的管理要求在傳統檔案館管理體制下無法實現；再次，傳統檔案館在面臨社會對檔案信息多樣化需求和需求量日益增長的情況時，成本和風險的上升使其畏首畏足。在這種情況下，檔案學面臨這樣一種挑戰：如何建構一種面向數字檔案信息的檔案館組織形式和管理方式，以應對信息社會的需要。

（三）檔案信息社會價值的凸顯是數字檔案館的外在訴求

檔案信息具有不同于其它信息形態的獨特的價值，即其真實記錄和反映了社會歷史活動，亦即我們所說的檔案的原始記錄性、真實完整性。在信息量爆炸和過高冗余度的信息社會，對于求知、求真的社會信息需求，檔案信息滿足社會需求的價值尤為明顯。而傳統檔案“養在深閨人未識”的管理局面使得檔案信息價值得到埋沒。因此，不僅僅是檔案學，整個社會面臨這樣一種挑戰；即如何建構一種新的檔案館服務模式，以應對信息社會對檔案信息的需要。

三、數字檔案館的理論研究和實踐要素研究現狀

我國數字檔案館建設經過多方試點，到發布國家層面的《數字檔案館建設指南》，指導各行業進行數字檔案館建設試點工作，可以說邁出了最難的一步。近十年來檔案學核心期刊關于數字檔案館的研究主要著重于數字檔案價值屬性、數字檔案信息資源建設、檔案網站平臺、數字檔案信息服務模式及數字檔案信息功能研究。

（一）數字檔案的屬性及價值研究是數字檔案館需要解決的首要問題

數字檔案的屬性是數字檔案概念體系中必不可少的內容，關系著圍繞數字檔案形成的一系列理論和實踐。數字檔案不同于傳統檔案之處在于其數字代碼的存在形式，承載的信息內容、形式及傳遞方式的不同，這些不同之處賦予檔案新的特點，“引發了檔案屬性的異化”[3]。檔案屬性的“異化”決定了傳統的檔案價值鑒定理論不再完全適用于對數字檔案的價值鑒定。學者黃世喆、李春陽在《論電子文件信息流程及其憑證價值》[4]一文中基于電子文件運動規律將電子文件信息流程劃分為電子信息層、現行電子文件信息層和電子檔案信息層，對電子文件在不同運動階段和形態下的價值鑒定進行論述，為檔案學價值鑒定研究提供了一種新的思路，將數字檔案的價值鑒定重點轉向信息價值鑒定，關注數字檔案的動態的、多層次的價值鑒定觀念。

（二）數字檔案信息資源是數字檔案館建設中最為核心的內容

數字檔案信息資源構建的主要方式是紙質檔案數字化和電子文件歸檔。圍繞數字檔案資源構建數字檔案館的主要是通過建設檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫來存儲和管理數字檔案信息資源。檔案數字化是當前數字檔案信息資源的重要來源，它不僅僅是將紙質或其它載體形式文件利用信息技術手段轉化為數字檔案信息，而是一項十分復雜的、涉及諸多要素的系統的管理工程，涉及到資源調配、人員配備、價值鑒定、質量控制、技術方法、標準規范、風險管理等多層次、多方面的內容。而隨著電子文件管理制度、信息系統的建立和完善，電子文件管理理論的不斷成熟，對電子文件實施歸檔已經成為越來越多部門、機構和組織的選擇。而作為國家標準出現的《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）更為電子文件歸檔提供了最佳實踐和參考指南，電子文件歸檔管理成為檔案管理工作的常態，而歸檔電子文件成為數字檔案信息資源必不可少的組成部分。

（三）檔案信息管理系統和檔案網站是數字檔案館建設的基礎平臺

檔案信息管理系統是利用計算機技術、網絡技術等對數字檔案信息進行前段控制、收集、組織、存儲、共享和利用等工作的集成管理系統。檔案信息管理系統相關的研究包括：數字檔案信息管理需求分析、數字檔案信息管理流程和系統設計、軟件設計和硬件配置、電子文件管理元數據研究、系統安全與風險管理等。檔案信息管理系統是數字檔案館對數字檔案信息資源進行收集、鑒定、處理、組織、共享等工作的基礎平臺。檔案網站為數字檔案館建設提供了一個良好的出口平臺，是數字檔案館同用戶需求進行對接的基礎平臺。基于此種平臺檔案用戶可以對數字檔案信息資源的目錄和全文檢索，并實現數字檔案信息資源的獲取。而數字檔案館也可以給予此種平臺了解、分析社會需求，構建全新的面向用戶的個性化的服務模式和數字檔案信息資源利用開發方式。

（四）數字檔案館的安全管理和風險控制是數字檔案館良性發展的必要條件

數字檔案館面臨著比傳統檔案館更為復雜的管理環境，在建設和運行過程中存在諸多管理和技術上的風險因素。首先，信息技術的雙面性使數字檔案館中的數字檔案信息面臨著計算機病毒、非法入侵、長期存取等風險；其次，在維護數字檔案信息及用戶的隱私權、知識產權等方面，現有的法律和制度建設未能滿足；再次，數字檔案館在管理和操作上的復雜性、專業性使得現有檔案隊伍在專業技能和職業素養上亟待提高。此外，數字檔案館還面臨著技術變遷的影響。

四、數字檔案館理論實踐發展之困境

數字檔案館理論研究和實踐發展是檔案館發展的必然，我國檔案學者在數字檔案館建設方面取得的諸多成就也令人頗感自豪，但由于數字檔案館自身理論和實踐模式的不成熟以及傳統檔案館模式等因素的制約，它又是一項長期的系統工程。

（一）數字檔案館自身建設需求和社會需求上的局限性使其發展緩慢

由于理論研究的滯后，在數字檔案館自身建設上沒有一個明確的目標指向和系統完整的包含制度、功能、技術等多方面的明確需求的框架。而且由于信息理論與技術推動檔案學變革在理論和實踐上的諸多不完善，使得檔案信息價值和功能未能完全凸顯。雖然社會對檔案的認可度在不斷提升，由于觀念、制度和技術等的局限性導致了社會需求度增長緩慢。

（二）傳統檔案館依然保持其增長優勢

傳統的實體檔案館有著成熟的理論和實踐基礎，完善的制度建構和管理流程，豐富的館藏資源優勢，使得傳統檔案館的歷史和社會價值仍將延續。而且，數字檔案館對信息理論與技術的依賴性較強，由于經濟和技術發展的不平衡，在相當長時間內計算機和網絡的應用還不會在全體社會公眾中普及，許多人還要繼續造訪傳統檔案館，查閱、利用檔案。因此，傳統檔案館的社會服務功能，還將繼續沿用很長時間。“由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應某種社會需求的特殊優勢，決定了數字檔案館和傳統檔案館將長期共存，它們之間是一種互為補充、互相依存的關系”[5]。數字檔案館還需借助于傳統檔案館豐富的館藏資源、成熟的管理機制等。

（三）數字檔案館理論和實踐體系的建構依賴與檔案服務理念和服務方式的更新

數字檔案館在維護和提升檔案信息價值、滿足社會檔案信息需求上有著不可替代之作用。而且隨著服務對象和服務內容的多元化，傳統的檔案服務理念和方式亟需更新。“從我國檔案館整體來講，由于受到長期濃厚官方色彩的影響, 檔案館所具有傳統的‘國家模式’的特征仍很明顯”[6]。在這種模式下，檔案館服務層面狹窄，“檔案館主要圍繞著國家機關和社會團體開展工作，收集、保存這些機構的檔案，并以其為主要的服務對象。檔案利用多限于工作查考、編史修志、學術研究，忽視了廣大社會公眾的檔案需求。而數字檔案館基于數字檔案信息資源的開發與利用，與傳統檔案服務模式有諸多不相容之處。因此，更新符合數字檔案館發展要求的服務理念和服務方式顯得尤為必要。可喜的是，我國學者已在這方面做出了諸多研究，如“開放獲取”的信息服務理念、從公眾信息權利探索檔案服務方式創新、檔案館服務層面從“國家模式”向“社會模式”轉變的研究、基于檔案接受理論的檔案服務理念創新、知識管理視角下的檔案服務方式創新等。

五、電子信息時代數字檔案館的使命

數字檔案館是圍繞著數字檔案資源管理和開發建構的系統性的、綜合性的理論和實踐體系。它既是一種現代檔案館的組織形式，也是數字檔案的管理方式，同時又是信息化環境中的服務模式。對數字檔案館的研究關系到未來檔案和檔案事業發展的方向和能動力。

檔案利用是檔案管理的最終目的，而信息時代，數字檔案館平臺的構建形成了一種更好的利用檔案的途徑。在數字檔案館建設和理論研究的引領下，現代檔案學必須形成系統的和發展性的思路。在檔案學實踐建設中，系統的構建數字檔案的管理模式，在理論研究中應繼承傳統檔案學有益的理論成果，創新符合數字檔案館實踐理論模式要求的現代檔案學理論。同時，檔案學要有發展的戰略思考和宏觀規劃，以數字檔案館模式構建為指引，不斷調整、變革現有實踐和技術理論，使檔案學成為信息時代最具有鮮明特色的學科。