企業檔案數字化外包質量控制的幾點看法

文·徐桂梅

在企業檔案數字化建設中，因檔案資料數量繁多，檔案人員數量不足，不少企業都采取檔案數字化外包方案，以實現檔案數字化建設的高效化和快速化。檔案部門則通過監督檢查的方式，保證檔案數字化建設的質量，這就需要企業檔案數字化外包遵循一定原則，規避外包過程中的問題，嚴格把控外包質量。

一、企業檔案數字化外包遵循的原則

一是全程管理。從數字化外包立項開始、到項目驗收為止，管理工作貫穿于整個過程，以便及時發現問題并解決問題，適時調整外包質量控制措施。

二是動態管理。隨著檔案數字化加工的不斷走深，要依據其工作性質的變化進行動態管理，以達到質量把控的目的。比如在企業新老員工交接期間，容易出現數字化質量控制的薄弱環節，應對管理措施進行動態調整，實現預期管理目標。

三是前端控制。前端控制就是在檔案數字化加工前，盡量做好數字化加工的基礎性工作，以提高外包管理效率，優化外包質量控制流程。

四是注重效益。檔案數字化外包工作要盡量以最小的投入獲得最大的效益，減少中間環節過多而造成的失誤、返工。

二、企業檔案數字化外包工作存在的問題

（一）前期規劃不足

一是檔案管理部門的前期規劃意識不足，將檔案數字化外包項目看成是完成上級交付的任務，而不是保護檔案原件的重要手段，因此不把外包質量看成是重中之重，也沒有預測可能出現的質量問題。

二是外包質量控制規范不健全。目前檔案數字化外包工作，只能參照《檔案數字化外包安全管理規范》，這個規范適用于檔案信息安全領域，而在數字化加工領域，因涉及業務、人員、技術標準等不同，不同企業采用的標準也不統一。

三是檔案管理人員的質控職責不清晰。企業一般都成立了專門的檔案數字化外包領導小組，但實際工作中，部分企業依然職責權限設置不明確，人員分工不清晰，致使外包過程中出現問題無法準確追究責任。

（二）質量控制不到位

一是因外包公司有獨立運作權，檔案管理部門難以介入其核心管理工作，對于外包項目進度和質量的控制只能流于表面，查處的也都是些淺表性的問題。

二是外包公司因利益驅使，多只注重項目進度，而忽視項目的質量，雖有專職人員檢查外包工作，但檔案數量多，檢查人員少，也難以做到全方位監督檢查。

三是外包公司為了提高經濟效益，會降低加工成本，比如掃描圖像不清晰、著錄信息不完整、OCR識別率低等，增加了數字檔案的不合格率。

（三）成品驗收不嚴格

一是驗收時，僅對數字化檔案的數量、備份進行檢查，不對外包數字化檔案的質量進行檢查。

二是企業沒有制定完善可行的驗收標準，將驗收等同于接收，無法及時發現其中的問題。

三是檔案部門檢查外包成品質量時，發現問題只是修改一下不合格數據，沒有對問題進行匯總，反饋給外包公司，檢查工作流于形式。

三、企業檔案數字化外包質量的控制措施

（一）前端準備控制

一是在企業內建立專門的檔案數字化外包領導小組，全權負責質量控制。該小組要有分工合理的組織結構和明確的人員職責權限，達到分工協作、職責均擔的效果。

二是根據檔案情況確定外包范圍。以檔案的涉密級別、使用頻率、利用價值等確定檔案數字化加工順序，在最大程度上保護檔案原件的前提下，著力提高檔案掃描和處理質量。

三是慎重選擇外包公司，要對外包公司的實力、經驗進行充分調研，并簽訂外包合同，以保證雙方的合法權益。

四是企業要結合國家標準和行業規范，制定檔案數字化外包質控標準。一要在處理相同情況時保證統一性，準確界定各類質量事件；二要作為檔案數字化外包小組的工作依據，為質控工作提供指導。

（二）加工過程控制

一是在各個加工環節，企業均要安排專人進行監督審核，及時發現加工中的問題并協調處理。安排專人的方式有兩種，一種是確定若干名人員，對所有加工程序進行監督檢查；另一種是根據加工流程，合理安排人員對特定的工序環節進行監督檢查。這兩種方式如何選擇，應結合企業檔案的數量、特點具體確定。

二是檔案數字化加工的每一個環節都要有操作規范、質量標準和檢查方法，上一個環節的問題沒有解決，絕不能進入下一個環節，以免問題累積，影響全程質量控制的效果。

（三）成品驗收控制

一是外包公司加工人員要有主動反饋問題、解決問題的意識，從源頭上確保檔案數字化加工的質量。這就需要企業對加工人員進行培訓，使其養成認識問題、反饋問題的習慣，有能力發現問題、及時匯總分析并采取措施，實現良性循環。

二是依靠專項小組進行質量監督，并與加工人員保持積極溝通，嚴格按照成品質量標準進行控制，形成防范檔案數字化加工問題的最后一道防線，實現檔案數字化加工—問題反饋—及時解決一體化模式，以確保檔案數字化加工的質量，讓檔案數字化加工外包成為檔案數字化建設的助力器。