淺談疾病預(yù)防控制檔案管理模式

文·吳偉

疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著疾病預(yù)防控制等群體預(yù)防任務(wù)，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，構(gòu)成了疾病預(yù)防控制中心各種檔案的立卷主體。經(jīng)過(guò)多年的經(jīng)驗(yàn)積累和工作探索，疾病預(yù)防控制檔案管理工作形成了一套針對(duì)疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案的管理模式，采取中心、科兩級(jí)管理的方法，既符合檔案工作基本原則，又能滿足疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展需要。

一、疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理原則的內(nèi)容

疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案實(shí)行中心、科兩級(jí)管理，在中心業(yè)務(wù)工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，納入全中心檔案工作管理體系，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。

（一）疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理原則

對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的疾病預(yù)防控制、科研培訓(xùn)、健康教育等業(yè)務(wù)檔案，分為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案兩個(gè)層次管理。

凡劃規(guī)為中心級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由辦公室及檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，其他由各科室形成的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，以年度為時(shí)間單位向中心檔案室移交歸檔，由站中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

凡劃歸為科級(jí)管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科室兼職檔案管理員收集保存，定期予以整理歸檔，裝訂要求同上交中心檔案室案卷一致，并負(fù)責(zé)檔案保管和提供利用。

（二）中心、科兩級(jí)檔案的劃分及范圍

1.中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍，要本著總體性、綜合性、研究性、學(xué)術(shù)性的原則進(jìn)行劃分，要將反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)上形成的具有一定價(jià)值且保管期限長(zhǎng)的材料確定為中心級(jí)檔案，以確保中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平，主要包括以下幾個(gè)方面：

一業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)研究檔案，包括資質(zhì)證書、研究報(bào)告、編制說(shuō)明及驗(yàn)證報(bào)告等；二年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見(jiàn)病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)調(diào)查分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)及動(dòng)態(tài)等資料；三年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)的總結(jié)分析報(bào)告等；四各類事故、傳染病流行和暴發(fā)、食物中毒調(diào)查處理的調(diào)查報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄和有關(guān)的行政處罰材料等；五專題調(diào)查，比如調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)、統(tǒng)計(jì)匯總等材料；六各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)及《年鑒》材料；七科研項(xiàng)目立項(xiàng)材料及科研成果研究報(bào)告和獲獎(jiǎng)證書；八在市級(jí)以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文、作者登記等；九用于業(yè)務(wù)工作的各種設(shè)備儀器采購(gòu)合同、協(xié)議等。

2.科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

疾病預(yù)防控制中心在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更多地是形成服務(wù)對(duì)象檔案，即其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑募膊】刂啤⑿l(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)服務(wù)材料，這些材料的保管周期需根據(jù)所服務(wù)企業(yè)的存亡而定，而且不少材料會(huì)因工作需要逐年加以補(bǔ)充，保存在科室更為便利。此外，疾病預(yù)防控制工作成果的取得周期長(zhǎng)，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長(zhǎng)期的、大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用，更對(duì)若干年后研究分析疫情流行規(guī)律有益。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料應(yīng)做為科級(jí)業(yè)務(wù)檔案存檔保管，主要包括以下幾個(gè)方面。一衛(wèi)生監(jiān)督材料，即預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料，包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗(yàn)材料和新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料，二常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料，即對(duì)所轄地區(qū)或監(jiān)測(cè)點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料，包括監(jiān)測(cè)記錄記事、監(jiān)測(cè)小結(jié)、控制結(jié)果、監(jiān)測(cè)報(bào)告以及常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。三疾病預(yù)防控制材料，包括對(duì)慢性病、地方病及重點(diǎn)傳染病的監(jiān)測(cè)材料、疫情報(bào)告材料和預(yù)防接種原始登記、記錄等。四一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個(gè)案調(diào)查表、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄（筆錄）、人員尋訪記錄、檢驗(yàn)結(jié)果及處理報(bào)告等。五行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、合議記錄、聽(tīng)證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。六各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料、化驗(yàn)結(jié)果報(bào)告單存根等。七廣告登記管理材料；從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計(jì)表；培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考試記錄、考卷、小結(jié)等。八咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。九各種理化檢驗(yàn)、微生物檢驗(yàn)材料。十各種衛(wèi)生知識(shí)、預(yù)防接種程序、法律法規(guī)宣傳單、電視專題片等。

二、實(shí)行中心、科兩級(jí)管理的目的

（一）有利于解決檔案儲(chǔ)藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中，檔案室?guī)旆看蠖嗒M小，無(wú)法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此只能將保存價(jià)值更大、保存期更長(zhǎng)的檔案集中到中心檔案室中，而一般性的、基礎(chǔ)性的材料則分散在科室保存。但這種分散管理必須在全中心檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行。

（二）有利于疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理可以反映出業(yè)務(wù)工作全貌和整體水平，對(duì)于中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供有力依據(jù)。其次，由于中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍明確，各科室具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)研究性的材料必須交中心歸檔，所以各科業(yè)務(wù)人員必須保存好各自在工作中形成的檔案材料，并在監(jiān)督監(jiān)測(cè)材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性總結(jié)及報(bào)告，因而可以促進(jìn)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。再次，中心檔案室人員要針對(duì)業(yè)務(wù)檔案開(kāi)展檔案信息加工，通過(guò)各種編研材料為全中心業(yè)務(wù)工作服務(wù)，方便中心防疫信息的交流，為疾病預(yù)防控制工作提供綜合檔案信息，也有利于提高疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。

（三）有利于滿足疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的需要

疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對(duì)監(jiān)測(cè)點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測(cè)中，要經(jīng)常使用以前形成的監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷，比如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等等。因此，日常使用檔案歸科級(jí)管理，可以及時(shí)滿足疾病預(yù)防控制日常業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的需要。

綜上所述，業(yè)務(wù)檔案實(shí)行中心、科兩級(jí)管理，是疾病預(yù)防控制中心貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要。隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì)更加完善，為促進(jìn)疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作開(kāi)展發(fā)揮重要作用。