新形勢下文書檔案管理工作轉型研究

文·高濤

文書檔案是各單位檔案的重要組成部分，在單位各項業務工作中發揮著重要的憑證作用以及參考作用[1]。推動文書檔案工作轉型，可以對文書檔案資源進行集成化、智能化、規范化、科學化管理，將檔案庫轉變為單位“智庫”以及“知識庫”，有效節約文書檔案管理成本，全面提升文書檔案管理水平。

一、文書檔案管理工作轉型中存在的問題

（一）尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現階段，部分單位尚未意識到文書檔案工作治理能力現代化轉型的必要性，存在檔案管理機制單一化、條塊分割化的問題。一是表現為部分單位分管領導對于文書檔案工作的重視度不足，在人、財、物等資源統籌和協調上沒有下足功夫，導致文書檔案工作邊緣化[2]。二是不斷增加的文書檔案數量與檔案隊伍建設不成正比。例如，文書檔案工作人員的數量不足，專業素質與時代發展、管理需求不匹配。三是文書資料形成部門對文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作。

（二）文書檔案工作制度不完善

一是文書檔案工作制度存在漏洞，檔案工作人員無法做到有據可依、有章可循，一定程度上影響到文書檔案工作流程精細化水平。二是文書檔案工作制度的針對性不強，內容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應用到檔案工作的各個環節中。三是績效考核與責任落實等制度內容過于表象化，沒有重點圍繞“檔案規范化、檔案精細化、檔案創新化”的要求優化制度內容[3]。

（三）文書檔案工作數字化轉型緩慢

部分單位檔案工作信息化水平較低，直接影響了文書檔案的收集、整理、歸檔、以及開發利用。一是文書檔案工作模式仍然滯后、粗放，主要以傳統線下手工管理模式為主，對人的依賴程度較高，讓人的經驗取代了標準規范。二是數字檔案室建設緩慢，未配備先進的硬件系統、管理軟件，不利于推動檔案工作提質增效[4]。另外，部分單位對信息技術的應用能力不足，沒有深刻領悟數字著錄、高速檢索、字節深度檢索、檔案云備份等新型管理模式的優越性，不利于對文書檔案的管理和價值挖掘。

二、新形勢下文書檔案管理工作轉型的對策

（一）理順檔案管理機制，實現工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級管理”模式，搭建分管領導負責統籌、文書檔案工作人員負責落實、兼職專員負責配合的工作體系，確保管理梯隊完善、單位高度重視、工作職責清晰。一是單位分管領導負責人員配備、經費設施、制度修編、責任落實、績效考核等工作，協調好文書檔案工作人員與其他部門之間的關系，為文書檔案工作開展創造有利條件。二是單位要結合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數量的工作人員，并開展持續性的專業培訓，打造復合性的專職檔案人員隊伍。三是文書資料形成部門要設置兼職檔案專員，負責本部門文書資料的收集、審核工作，及時移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質量。

（二）建立規范的文書檔案工作制度，實現全過程管理

一是要做到制度設計無死角，對文書檔案的密級、保管期限、內容類別、格式規范、責任部門、立卷歸檔時間、立卷歸檔要求、開發利用、鑒定銷毀等進行明確界定，確保文書檔案收集完整、整理規范、歸檔及時。二是突出重點。要重點明確文書檔案的歸檔文件清單，并列出各個環節文書資料的收集節點，確保部門能夠按照時間節點對文書資料進行清理。對于未歸檔的文件資料，要建立文件跟蹤臺賬，定期檢查并清查，做到應歸盡歸，減少工作中的紕漏。三是要從制度上明確績效考核與責任落實的相關內容，結合年度檔案工作目標與計劃對指標進行細化，提升員工責任意識。

（三）加快文書檔案工作數字化轉型，實現技術賦能目標

一是要加快傳統載體檔案數字化進程，對紙質文書檔案進行掃描處理，進一步擴大單位電子檔案管理的覆蓋面。二是要探索建立數字檔案室，嘗試將大數據技術、區塊鏈技術、云共享技術、云儲存技術應用到文書檔案工作中。一方面，依托數據鏈條打通文書檔案管理系統壁壘，協同辦公系統及其他信息管理平臺，繼續深化文書檔案線上“一站式”管理、開發、利用工作，加快數據傳輸、數據共享的步伐。另一方面，依托新型技術打造文書檔案數據庫，縮短檢索查閱時間，為單位各項工作提供快捷的信息支持。

伴隨文書檔案在單位決策、咨詢、編研、參考中的價值不斷增加，文書檔案工作所受到的重視程度也不斷提升，文書檔案管理應利用新方法、新途徑、新技術，促進文書檔案工作內容和方式轉型，更好地實現檔案資源規范管理、開發利用、開放共享等目標，讓文書檔案治理工作呈現出嶄新的面貌。