新修訂檔案法實施背景下檔案工作數字化轉型研究

劉曉燕/漯河市檔案館

當前，建設網絡強國、數字中國已成為重要的國家戰略。在此背景下，檔案工作只有主動推進數字化轉型，才能實現跨越式發展，才能滿足國家和社會發展的迫切需求。新修訂檔案法將檔案信息化提升到了至關重要的地位，“提高檔案信息化建設水平”不僅成為了其立法宗旨的重要組成部分，而且還新增了“檔案信息化建設”專章。此外，浙江省以新修訂檔案法為依據制定發布了《關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見》，“立足數字浙江建設中檔案信息化發展實際，就檔案工作數字化轉型提出了明確目標和任務”[1]。不難預見，隨著新修訂檔案法的廣泛宣傳和貫徹落實，其對我國檔案工作的數字化轉型將產生重要影響。以新修訂檔案法為依據，大力推進檔案工作數字化轉型的理論研究與工作實踐刻不容緩。

1 檔案工作數字化轉型的內涵

當前，數字化轉型的理念在企業管理和生產領域較為成熟，它是指“建立在數字化轉換、數字化升級基礎上，進一步觸及公司核心業務，以新建一種商業模式為目標的高層次轉型”[2]。部分企業的實踐也表明，只有對其業務進行系統性、徹底的重新定義，其數字化轉型才能得以實現。依據此理念，筆者認為，檔案工作的數字化轉型應是以數字化技術及支持能力建設為核心的檔案業務數字化，檔案信息和檔案管理流程的數字化僅是其發展的量變階段。因此，已有研究成果中王強的認知與數字化轉型的內涵較為一致。但是其在后文分析企業檔案數字化轉型的方向和路徑中將“檔案資源數字化、業務流程數字化、管控模式數字化、利用服務數字化、管理能力數字化”[3]均納入其中，又反映出其認識存在泛化現象。此外，從術語的合規性角度看，一方面，信息數字化對應的是數字化轉換階段，流程數字化對應的是數字化升級階段，業務數字化對應的才是數字化轉型階段；另一方面，“升級”體現的是量變，“轉型”體現的是質變。因此，筆者認為部分學者在論文中使用“數字化轉型升級”的提法值得商榷。

從上述分析可以看出，檔案工作數字化轉型集中表現為檔案業務運行的數字化，即要求檔案業務主要基于互聯網而展開。其一，互聯網平臺的多元化和設備的多樣化，決定了檔案工作數字化轉型要靠混合多云的管理服務方式實現，而非單一方式；其二，互聯網技術的發展和檔案用戶需求的提高，使檔案業務運行的響應時間成為檔案工作數字化轉型成功與否的重要衡量標準；其三，互聯網時代，檔案用戶的需求更加多元化，除檔案查借閱、檔案咨詢等基本需求之外，情感性需求、生態性需求、沉浸式需求等均成為用戶需求的重要組成部分，因此提升檔案用戶體驗就成為了檔案工作數字化轉型的一個重要目標。

2 推進業務一體化管理的理念與模式

作為機關、團體、企業事業單位和其他組織業務活動的組成部分，檔案部門雖然有自己專業的管理模式和方法，但不能因此就將檔案業務與其他業務剝離開，持續做好“后半篇文章”業已成為檔案領域的共識，檔案部門開展了卓有成效的實踐。新修訂檔案法第三十六條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”[4]該條規定既考慮到了電子檔案管理的現實需求和未來發展，又體現了業務一體化管理的理念。

依據業務一體化管理的理念和新修訂檔案法的相關規定，筆者認為，檔案部門在未來一段時間內，一是應牢固樹立全周期管理理念，即將單位的業務工作視為一個具有完整生命周期的復雜性系統，檔案業務處于整個業務鏈的后端，但其在整個系統中發揮著基礎性作用，從而使得整個單位的業務工作形成了一個閉環。二是在建設電子檔案管理信息系統時，就應統籌考慮其與單位的辦公自動化系統、業務系統等相互銜接的問題，尤其是應考慮系統的擴展性和兼容性。三是在單位布局建設業務信息系統時應將檔案管理作為業務的一個模塊納入其中。值得注意的是，我國部分國有企業已有較為成熟的經驗可資借鑒，如國網電力企業早在10年之前就統一部署了包含檔案管理模塊的業務信息系統，公司的各種文件在辦理完畢后，相應管理人員點擊“歸檔”選項即可進入檔案管理階段。同時，檔案管理的反饋和服務工作也均可通過系統完成。

3 建設混合多云的專業管理服務平臺

3.1 加速推進數字檔案館（室）建設

數字檔案館是各級各類檔案館“運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統”[5]。當前，數字檔案館已成為我國檔案部門實現云檔案管理服務的主要平臺。新修訂檔案法第四十條規定：“有條件的檔案館應當建設數字檔案館。”[6]此規定最大限度地擴展了數字檔案館的建設范圍。在此背景下，我國數字檔案館（室）的建設將會有一個長足的發展。筆者認為，其建設重點應包括兩個方面：其一是推動已有數字檔案館（室）的優化升級。當前，科學技術的發展日新月異，很多新技術不斷出現并逐漸在檔案領域得到了應用，如大數據技術、云存儲技術、區塊鏈技術、人工智能技術等，均可在數字檔案館（室）的升級中得到應用。此外，在數字檔案館（室）的優化升級中還可布局檔案移動服務、檔案3D展示等模塊。其二是制定完善數字檔案館（室）建設和管理的標準體系。數字檔案館（室）建設和管理的標準體系是其科學化、規范化發展的制度保障，不僅有助于未來數字檔案館（室）系統的統籌整合，也有助于對其展開統一化管理。當前，國家檔案局業已出臺了4部數字檔案館（室）建設標準，管理標準的供給方面尚顯薄弱，因此應盡快考慮制定相關的管理辦法。

3.2 進一步推進云查詢服務平臺建設

新修訂檔案法第四十一條規定：“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。”[7]在此方面，全國檔案查詢利用服務平臺是國家近幾年推進建設的重點項目。2019年該平臺的建設正式啟動，時至今日已初步建成并具備了接入條件。各級各類檔案檔案館（室）應重點考慮從如下三個方面入手：其一，積極主動地與全國檔案查詢利用服務平臺對接，共享利用開放檔案資源，盡快實現全國范圍內的一網查檔。其二，主動與相應政務服務網和政務APP對接，利用其平臺優勢展開云檔案服務。值得注意的是，當前已有部分專門檔案館開展了成功的實踐，如鄭州市房產檔案館于2019年12月實現了河南政務服務網查詢房產權屬信息后，又于2020年3月實現了“鄭好辦”App查詢房產權屬信息[8]。其三，部署建設檔案移動服務平臺。當前，我國各級各類檔案館利用其微信平臺開展檔案移動服務已取得了一定成績，但也存在很多問題。孫大東和李真兒以《檔案移動服務平臺建設指南》為依據對我國省級綜合檔案館微信公眾號的移動服務現狀進行調查之后發現，其在檔案查詢、檔案展廳、檔案資訊、互動交流等方面均不同程度地存在問題和不足[9]。從意識、機制、功能、團隊、管理、技術等方面進行優化提升，是我國各級各類檔案館微信公眾號開展檔案移動服務急需解決的重要問題。同時，各級各類檔案館（室）一方面可利用數字檔案館（室）的建設基礎，進一步優化升級其服務功能建設移動數字檔案館App，即依靠云存儲、區塊鏈、智能設備等技術手段，將數字檔案館搬到智能手機、iPad等便攜式移動終端上；另一方面可直接按照《檔案移動服務平臺建設指南》的要求規劃部署檔案移動服務App的建設。

3.3 大力推進專題目錄和數據庫的建設

新修訂檔案法第二十八條規定：“檔案館應當通過其網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄。”[10]專題目錄和數據庫建設不僅是貫徹落實這一規定的有效路徑，也是充分發揮檔案資源的價值、提高檔案服務能力和效果的可行方式。按照上述規定和規劃，筆者認為，專題目錄和數據庫的建設其一應由國家檔案局主導、各級各類檔案館（室）負責具體實施。具體而言，國家檔案局負責統籌規劃、統一領導、標準供給等工作，各級各類檔案館（室）負責建設、管理、維護和提供服務等工作。其二，專題目錄和數據庫的建設應在保障安全性和標準化的基礎上，重點突出其可擴展性和公共服務性。可擴展性主要是指在設計數據庫系統時，在專題檔案數據資源的容納與更新、系統管理和服務功能的延展，以及與其他檔案管理服務系統、業務管理系統等銜接方面預留一定的空間；公共服務性要求建設的專題目錄和數據庫應以開放為原則、以實現專題檔案資源的價值為己任、以滿足公共檔案需求為導向。

4 進一步提升檔案管理服務的現代化水平

新修訂檔案法第十九條規定：“采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”[11]筆者認為，進一步提升檔案管理服務的現代化可重點從如下兩個方面入手。第一，定制化。定制化管理服務是在規范化和精細化管理服務的基礎上才有可能實現的檔案管理服務方式，當前已有檔案服務企業取得了初步成功。如某公司專門設置了定制中心，通過自行研發運維平臺開展了會計檔案卷皮的定制業務。為支撐公司開展定制業務，其在技術層面已做了兩項業務：一是建成了會計檔案卷皮數據庫，業已將部分重要的政府部門、國有企業、銀行等信息錄入其中，收到某一單位的定制訂單后，可在數據庫中一鍵生成電子卷皮，包括卷皮上所有的信息，免去了手工填寫、印章加蓋或機器打印等工作。卷皮的規格、樣式，圖案和字體的顏色、格式等均按照相關規定進行了精細設定。二是建成了會計檔案卷皮的成產流水線，從卷盒的制作、打印到會計檔案的裝訂均可自動化完成。當前，一方面是我國的檔案管理法規標準體系已逐漸完善，為規范化和精細化檔案管理服務提供了堅實的保障；另一方面是各類檔案尤其是專門檔案的管理程序和模式已較為成熟，再加上檔案服務企業的繁榮發展和服務能力的不斷提升，定制化管理服務的范圍可逐漸加以擴展，并最終發展成為一種重要的檔案管理服務模式。新修訂檔案法第二十四條也指出“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發利用和數字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業簽訂委托協議”[12]。依據此規定，各級各類檔案部門應借助檔案服務企業的技術和服務能力大力提高檔案管理效率和業務的現代化水平，并最終實現自身業務的轉型。

第二，虛擬化。隨著檔案管理從數字化到數據化的轉型以及電子檔案單套制管理的逐步推進，電子檔案的存儲、管理和應用均依賴于云空間、云技術而實現，在此背景下虛擬檔案館的建設就成了題中應有之義。當前，電子檔案的三維展示系統已屢見不鮮。利用該系統，管理者和用戶可直接通過檢索系統或在系統中虛擬檔案柜的相應位置調取查閱電子檔案。但是已有的系統只是實體檔案庫房的數字化模擬，尚不能稱其為虛擬檔案館。虛擬檔案館是用數字技術管理各種檔案數據，并在虛擬空間進行存儲和數字化展現、利用的檔案館形態。虛擬檔案館的主要特點有三：一是完全的虛擬化管理服務，一方面是所有的檔案管理服務均依賴于數字技術即可實現，另一方面是部分檔案管理服務工作將由虛擬檔案員自動完成；二是存儲空間的虛擬化，即沒有實體虛擬后的圍墻和柜架，只有檔案數據湖；三是服務的個性化，即虛擬檔案館可根據用戶畫像提供相應的服務、推送相應信息。

5 結語

檔案工作的數字化轉型既是我國檔案事業發展的內在需要，也是檔案部門在百年未有之大變局下迎接新機遇、新挑戰的重要應對舉措。新修訂檔案法的頒布和實施為檔案事業的持續健康發展提供了法律保障，以其為依據探索和實施檔案工作的數字化轉型則會成為未來一段時間檔案部門的重要任務。檔案工作的數字化轉型本質上具有變革性的發展性質、高質量的發展要求和服務性的發展目標，而且我國在此方面業已積累了一定的基礎，因此就要求在實現路徑的設計層面既要高瞻遠矚、極富創新性，又要腳踏實地、具有針對性。