亞運工程檔案進館的探索

胡玉琴/杭州市城市建設檔案館

2015年9月16日，杭州成功獲得2022年亞運會舉辦權，成為中國繼北京、廣州之后的第三座亞運之城。亞運會是浙江省更是杭州市歷史上的一項重大活動，其中亞運場館設施建設是確保大賽成功舉辦的必要前提和重要基礎。杭州亞運會共計劃新建、改造、續建、臨建55個競賽場館和5個亞運村和31個訓練館。在亞運場館設施建設中陸續形成了體量龐大的亞運工程檔案，它們是亞運工程建設管理的重要內容，是寶貴的亞運遺產，亞運記憶。完整保存好亞運工程檔案具有重要的現實意義和歷史意義。

杭州市城建檔案館作為杭州亞運工程檔案的主要接收進館單位，始終把接收完整準確的亞運工程實體檔案和電子檔案作為既定目標。雖然杭州市城建檔案館承接過G20峰會項目工程檔案接收進館任務，有一些G20峰會工程檔案治理模式可借鑒，但對亞運工程檔案的及時順利接收進館尚需進行探索。雖然有北京、廣州兄弟館的先進做法，但因接收范圍、信息化程度等不同，不能完全照搬北京、廣州館模式。事實上，本館還沒有經驗可資借鑒，我們仍需要認識其特殊性，進行探索性實踐，找到合適的解決方案。

1 現實挑戰

1.1 場館項目分布面廣，進館要求標準不一

亞運項目除了55個比賽場館、5個亞運村外還有31個訓練館、2個亞殘獨立場館，共93個項目，這些項目除了分布在杭州主城區外，還大量分布在主城區外的杭州市境內，比如蕭山、余杭、富陽、臨安、臨平、桐廬、淳安等地，有一些場館還分布在溫州、寧波、金華、湖州、紹興等浙江省的其他城市。按照屬地管理原則，各地市城建檔案館各自負責本地市亞運項目工程檔案的接收。盡管省住建廳于2016年出臺了《浙江省建筑工程文件進館范圍》，2018年制定了省廳“八統一”規范，對全省建筑工程檔案進館范圍、辦事流程和要求等有了統一規定，但是各地城建檔案管理部門因為隸屬機構、履行職能、驗收流程、信息化程度等略有不同，導致某些進館規范、要求不完全一致，這就意味著相關各城建檔案部門將根據各自確定的進館范圍和進館要求對亞運工程檔案進行接收進館。這種進館模式導致作為一個客體全宗的具有密切有機聯系的2022年亞運工程檔案分散存放，同時各地進館標準的不統一也容易導致進館質量把控的差異，影響亞運工程檔案的整體進館質量。

1.2 項目有一定新穎性，進館范圍局部空白

體育競技運動具有其特殊性，而這種特殊性也影響到工程檔案進館。在這種場館的建設過程中會形成與過去建設工程項目歸檔范圍不同的檔案文件，導致原有的進館范圍無法照搬照套。如體育工藝類資料，如場地(包括競賽和熱身區）、照明系統（包括4K高清轉播）、擴聲系統、顯示屏系統、標準時鐘系統、升旗控制系統等，涉及內容有體育工藝專項設計圖紙、過程中設計變更單，體育工藝各參建單位等信息，體育工藝專項施工方案，體育工藝材料、設施設備合格證、出廠檢測報告，體育工藝專項檢測報告，體育工藝隱蔽工程、重點部位驗收和簽證資料（紙質、影像），體育工藝竣工圖等。如果按照原有的《杭州市建設工程竣工檔案移交書》，此類體育工藝材料不在城建檔案進館范圍，而這正是反映亞運特色的內容，對完整保存亞運遺產將會非常有意義。針對這樣的項目，我們擬將這些材料增加列入進館范圍。

此外，本次亞運工程涉及門類多，大類有房建工程、市政工程。房建工程又有新建工程、改建工程、改建和改造提升工程、擴建工程、續建工程、臨建工程等。市政工程又有道路工程、立交橋工程、隧道工程、水廠工程、綜合管廊工程等。其中道路工程又有城市道路、國道工程；新建道路、道路提升工程等。不同類型的建設工程，有不同的檔案進館范圍。現有的進館范圍只有房建、道路、橋梁、排水工程。現有類型的進館范圍還無法涵蓋全部的亞運工程檔案類型。再者，除房建工程外市政工程沒有全省統一的接收標準。

1.3 項目數量多工期緊，應急預案準備不足

亞運工程項目除了93個一級層次的項目外，還有各種配套工程和設施建設，而工期的節點安排是2017年10月場館建設全面啟動，2018年6月新建場館和設施全面開工，8個月內完成立項選址，設計、出施工圖和招投標等前期準備工作。42個場館2021年3月竣工，剩余15個2021年10月前竣工。亞運村計劃12月底竣工。2021年底交付場館化并試運行。按照建設流程，各亞運工程項目竣工備案前必須先行進行檔案專項驗收，而城建檔案館的驗收模式為兩種，一種是一次性竣工驗收后移交進館，一種是分階段驗收移交進館，通常以一次性驗收后移交進館居多。這就意味著亞運工程建設后期城建檔案館會面臨密集性驗收進館的繁重任務，沒有預料到的是2019年底至今的新冠疫情的爆發和持續傳播，導致許多依賴進口的原材料無法及時供貨，建筑工人人數減少，極大地影響了亞運工程項目進度，加大了工程后期的強度，極大地縮短了竣工后工程檔案的移交時間。

2 解決方案

面對上述現實挑戰，我們主要研究和實踐了以下對策。

2.1 提前介入對接聯動

凡事預則立，不預則廢。杭州市城建檔案館并不是亞運工程項目的建設主體，因此如果不主動提前介入，深入了解項目的數量、活動的安排和進展，就會導致進館工作的盲區、滯后和被動。為了更好地服務亞運工程檔案，在2016年第19屆亞運會組委會成立之初，杭州市城建檔案館就第一時間對接了場館建設部，及時了解亞組委工程檔案工作的內容、關注重點、實際工作開展情況和具體工作需求，及時掌握杭州地區所屬項目數量、建設城區信息，確定了雙方溝通、互通信息的機制，并結合實際提前制定預案。

為了進一步做好相關單位的對接工作，協調亞運工程檔案進館的各項事宜，杭州市城建檔案館成立了專班。專班由市本級、縣市區城建檔案館、亞組委分別派員參與，規定縣市區項目由當地城建檔案館專班人員負責指導、驗收；整個杭州地區亞運項目電子文件由杭州市城建檔案館保存；紙質文件保存到縣市區城建檔案館，這樣分工明確，縱橫聯動，工作一盤棋，使杭州地區亞運電子工程檔案得到了集中統一管理，使相關縣市區的進館標準統一在協調的基礎上有了可能，為確保亞運工程檔案及時順利進館創造了組織保障。

2.2 調查研究完善標準

檔案收集要完整準確，重要的措施之一就是要健全進館制度，規范進館范圍。標準化的進館制度將統一各縣市地亞運工程檔案的進館行為，提升進館檔案的質量。杭州市是亞運場館最集中的城市，也是浙江省會所在地，其城建檔案館在亞運工程檔案完整準確進館上義不容辭承擔著主要責任和示范引領作用。為此，杭州市城建檔案館針對各類亞運工程項目進行了調查研究和分析總結，依據國家和行業的相關規范標準，梳理和完善了已有工程進館范圍，補充了新類型亞運工程檔案進館范圍，配套制定或完善了《杭州市建設工程竣工檔案移交書》《杭州市城市綜合管廊工程竣工檔案移交書》《杭州市城市地下管線工程檔案移交書》《杭州市城市橋梁工程檔案移交書》《杭州市城市道路工程檔案移交書》《杭州市城市河道工程檔案移交書》《杭州市城市園林景觀工程檔案移交書》《杭州市城市隧道工程檔案移交書》。同時和亞運工程檔案其他屬地管理機構溝通，提供樣板和必要的指導，盡可能統一思想、統一標準和做法。

2.3 及時檢查加強指導

組織保障、分工合作機制、統一的制度標準固然很重要，但以此為基礎的過程性控制對亞運工程檔案的保質保量進館也至關重要。2018年，杭州市城建檔案館在得到“2022年第19屆亞運會杭州市第一批場館及設施項目”和“杭州市迎亞運保暢通路網建設項目”清單之后，就著手準備和開展全方位的亞運工程檔案指導服務。

2.3.1 開展專項檢查

杭州市城建檔案館根據亞運工程時間節點，制定了指導檢查時間進度表，及時進行檢查。杭州市城建檔案館曾和亞組委聯動，對杭州地區的重點亞運項目分2次開展為期5天的工程檔案專項檢查工作；對主城區外的亞運項目聯合縣市區城建檔案管理部門展開聯合檢查。為了確保最終合格的亞運工程檔案及時進館，檢查組除檢查進館的工程檔案外，還檢查了亞運臺賬規范化管理工作、檔案現場保管情況、人員配備情況、檔案工作制度建設等各項影響亞運工程檔案質量的因素，對檢查中發現的問題，及時給予指出，并提出整改要求，此外還與項目單位建立一一對應的聯系，為日常點對點精準的指導服務打好基礎。

2.3.2 開展專題培訓

為了提升相關人員的素質和能力，亞組委和杭州市城建檔案館共同舉辦了一次涵蓋全杭州地區所有亞運工程的城建檔案專題培訓，共39人參加。培訓不僅要求建設主體、施工單位、監理單位等派員參加，同時要求資料員和項目具體負責人一并參加。這不僅是亞運工程檔案移交工作的一次動員會，也是一次業務培訓會，一次傳經送寶會。專題培訓講述了亞運工程檔案的重要性、明確了參建各方收集建檔的職責，介紹了同類項目的經驗教訓，具體講解了各類亞運工程檔案的進館范圍、歸檔要求、屬地管理、移交流程、注意事項、具體案例等。

2.3.3 開展線上線下指導

結合杭州市建委亞運整體工程進度情況，制定杭州市城建檔案館亞運項目工程檔案指導作戰圖，并且按照指導作戰圖對亞運工程項目建設主體進行線上和線下指導。線上指導主要是通過微信、QQ等社交工具開展跟蹤指導，且同步推進電子文件接收系統在線答疑。線下指導主要是按照亞運工程進度表，及時奔赴項目現場，進行現場指導。無論是線上還是線下指導，為了確保進館亞運工程檔案的質量和縮短進館時間，不僅對進館事項進行了指導，還對進館前相關檔案室的亞運工程檔案工作，如工程檔案歸檔、分類、預立卷、編號、著錄等提出了與進館要求接軌的指導性意見，進行超前控制。不僅對亞運工程檔案的紙質等實體檔案的完整準確性提出了要求，更是結合當前信息化現狀對全文數字化掃描工作和電子文件系統接收工作給予了指導，具體告知了掃描文件格式、文件大小、電子公章加蓋、去污糾偏等標準，并按照同步性要求，即項目工程文件做到同步施工、同步編制、同步上傳電子文件接收系統，采取了線上進行同步接收、同步審核、同步整改、出具驗收意見等措施，助推了亞運工程檔案“最多跑一次”目標的實現。

2.3.4 開展電子文件在線接收

亞運工程時間要求格外高，在竣工驗收階段很容易造成時間緊、任務重的情況。為了做好工程檔案全過程管理，保證工程檔案的真實性，需要提前謀劃。我們對亞運工程項目檔案采取電子文件在線接收、審核的模式，實現同步施工、同步編制施工資料、同步上傳電子文件接收系統、同步審核。同時要求整個杭州地區的亞運工程檔案電子文件集中保管到杭州市城建檔案館，便于集中管理，完整保存亞運遺產。

2.4 參與驗收把關質量

根據時間管理的“四象限”法則，亞運工程檔案驗收屬于第一象限的任務，即重要又緊急任務，為此杭州市城建檔案館將其排入優先序列，對陸續已經竣工或即將竣工的各項亞運工程檔案進行拉網式驗收，增加人力，加班加點，確保按要求高質量完成使命。目前“運河亞運公園（原城西公園）”“浙江省黃龍體育中心亞運會場館改造項目”等正在驗收之中，而且由于前期的深入指導，進展非常順利。

2.5 加強考核責任到人

為了提高工作效率和工作質量，杭州市城建檔案館按亞運工程分成建筑工程和市政工程兩類，分別由房建科和市政科跟蹤落實。根據具體項目制定時間、人員指導表，列入月度考核，做到每個項目落實到人，每個人根據不同項目進度提供相應指導服務，并登記造冊，形成統一指導進度表上墻公布。

總之，杭州市城建檔案館在開展亞運工程檔案進館活動中，進行了一系列有益的探索，也取得了一些成功的經驗，為此浙江省亞組委正在借助省住建廳力量，復制杭州樣板，推廣至全省各亞運工程項目的檔案管理之中，希望我們的探索對相關的工程檔案優質進館起到積極作用。