高校檔案信息資源共享在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的有效建設(shè)研究

張占武/寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館

以往的檔案信息資源共享、檔案管理工作并未受到高校及社會(huì)各方的重視，隨著信息化技術(shù)的推廣、運(yùn)用，高校師生及社會(huì)大眾開始渴望了解更多不同領(lǐng)域的信息，檔案信息資源也成為其中的一部分。因此，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中做好高校檔案信息資源共享，有助于滿足高校師生及社會(huì)相關(guān)領(lǐng)域?qū)n案信息的需求，并以此發(fā)揮檔案信息資源的更多利用價(jià)值。

1 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中高校實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的概念及意義

1.1 高校實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的概念分析

所謂高校檔案信息共享，即“在某一段特定的時(shí)間段里面，高校能夠利用自身的資源形成本校在教學(xué)、黨政管理、科研及其他職能活動(dòng)中對(duì)教育行業(yè)及社會(huì)發(fā)展有一定價(jià)值的信息記錄，這些記錄主要以圖片、文字、視頻等形式進(jìn)行儲(chǔ)存”[1]。而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中的高校檔案信息資源共享的概念，即高等院校下轄的主管部門之間通過統(tǒng)籌規(guī)劃、合理協(xié)調(diào)，在堅(jiān)持充分自愿、相互平等、彼此互惠的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流互換、共享共用。

1.2 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的意義

首先，有助于社會(huì)與高校發(fā)展。步入近代以后，高校在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用，有效地推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展及提高。基于高校檔案信息資源管理視角分析，高校收集、存儲(chǔ)的檔案信息資源涵蓋大量優(yōu)秀的科研成果、研究數(shù)據(jù)，這些寶貴的數(shù)據(jù)信息在社會(huì)中具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值及利用價(jià)值，所以通過開發(fā)、共享，運(yùn)用高校收集、存儲(chǔ)的檔案信息，有助于促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展與提高。此外，高校檔案信息資源共享也是學(xué)校自身發(fā)展的需要。對(duì)高校檔案信息進(jìn)行共享，可以高效地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全方位的信息支持，有效滿足師生對(duì)檔案信息的需求，從而全面提高學(xué)校教學(xué)、科研和管理水平[2]。

其次，有助于各類檔案信息資源的合理規(guī)劃、有效布局。高校通過共享檔案信息資源的形式，能夠讓高校檔案信息之間互通有無，可防止重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生，有利于節(jié)約資源；還能有效開發(fā)檔案信息資源利用價(jià)值、滿足大眾及社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源的實(shí)際使用需求。此外，共享機(jī)制能高效整合高校館藏資源、豐富及改善高校館藏；高校還能利用共享網(wǎng)絡(luò)深層次加工、運(yùn)用檔案信息，有助于提高高校利用檔案信息資源的效率。

2 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校共享檔案信息資源出現(xiàn)的問題

2.1 缺少檔案信息資源共享機(jī)制

目前，國內(nèi)高校的檔案信息資源主要在校內(nèi)系統(tǒng)間傳遞，并未和其他高校建立有效的資源共享路徑。具體問題可歸納為以下幾點(diǎn)：首先，高校缺乏健全的運(yùn)行保障機(jī)制；其次，高校缺乏合理的合作及激勵(lì)機(jī)制。因此，無法健全檔案信息資源共享機(jī)制，影響了共享模式的推廣、建設(shè)效果。

2.2 高校檔案信息資源共享適用性有待完善

高校在開展信息資源共享工作的過程中，雖然大膽地使用了檔案信息資源共享體系建設(shè)理念，但是，未能做好用戶人群定位指導(dǎo)工作，仍堅(jiān)持采用人力指導(dǎo)方式，致使資源共享適用性達(dá)不到預(yù)期要求。

2.3 檔案信息資源服務(wù)體系不健全

高校在開發(fā)檔案信息資源共享利用價(jià)值時(shí)，缺乏健全的檔案信息資源服務(wù)體系，不能及時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、利用等，而且還無法滿足用戶提出的各種需求，所以需要改革內(nèi)部服務(wù)體系。

2.4 缺乏統(tǒng)一的共享標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

首先，高校未能建立符合自身需求的檔案信息資源共享模式；其次，高校缺乏健全的、合理的檔案信息資源建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；再次，未能建立校際檔案信息協(xié)調(diào)共享網(wǎng)絡(luò)，共享建設(shè)缺乏規(guī)范性；最后，未明確檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容[3]。

2.5 網(wǎng)絡(luò)安全防范工作不到位

受網(wǎng)絡(luò)不法分子等威脅，高校網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)經(jīng)常面臨受攻擊的風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，還缺乏健全的信息資源共享管理體系。因此，要加快建設(shè)步伐，確保檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境的安全性。

2.6 缺少檔案信息資源共享組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

高校共享檔案信息資源會(huì)牽扯到校內(nèi)與校際之間的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)建設(shè)等諸多問題，必須進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)劃及總體協(xié)調(diào)，才能保證檔案信息共享變成現(xiàn)實(shí)。但是，高校內(nèi)部還未曾設(shè)計(jì)專業(yè)的信息共享協(xié)調(diào)統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，也未能明確、統(tǒng)一檔案信息資源共享成員承擔(dān)的責(zé)任、義務(wù)及權(quán)利，這使檔案信息資源共享工作的開展困難重重。

2.7 未明確檔案信息資源整合要點(diǎn)

高校在長久的發(fā)展過程中，積累了大量的檔案信息資源，如果在共享時(shí)不加以甄選，必然會(huì)造成信息泛濫，影響信息資源利用效率。但是，目前高校間尚未明確信息資源整合工作內(nèi)容，造成工作開展十分被動(dòng)[4]。

2.8 檔案信息資源立法工作管理力度有待提升

研究發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)高校檔案信息資源建設(shè)工作起步較晚、發(fā)展緩慢、缺乏有關(guān)的法律法規(guī)。同時(shí)，現(xiàn)有檔案信息資源共享管理等法規(guī)內(nèi)容過于滯后，很多已經(jīng)不適合現(xiàn)階段高校檔案信息資源共享工作的開展，給高校檔案信息資源共享帶來了較大的阻礙。

3 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中高校共享檔案信息資源的有效對(duì)策

3.1 構(gòu)建高校檔案信息資源共享機(jī)制

高校共享、傳遞檔案信息資源的途徑不應(yīng)局限在學(xué)校系統(tǒng)之內(nèi)，還要納入其他學(xué)校。所以，高校應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)機(jī)制為各系統(tǒng)間有效的傳遞信息提供保障，才能將共享檔案信息資源的目標(biāo)變成現(xiàn)實(shí)。高校在現(xiàn)實(shí)中構(gòu)建檔案信息資源共享機(jī)制時(shí)，應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容：首先，構(gòu)建運(yùn)行保障機(jī)制，主要由法律法規(guī)機(jī)制、利益制衡機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范機(jī)制等組成，構(gòu)建運(yùn)行保障機(jī)制可以為高校在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中持久性的、有效性的共享檔案信息資源提供保障。其次，構(gòu)建合作及激勵(lì)機(jī)制，高校檔案信息資源共享過程需要各院校間協(xié)調(diào)配合，高校檔案資源信息并非公共物品，無法隨便獲取，一定要設(shè)計(jì)合作機(jī)制，確定共享模式下高校的權(quán)利及義務(wù)，采用合作機(jī)制才有助于檔案資源在校際互通有無；同時(shí)要構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，改善成員間的交流、了解水平，合理整合信息化構(gòu)建共享效益，使高校成為效益受益者，才能調(diào)動(dòng)各參加院校的積極性、主動(dòng)性，使其自愿主動(dòng)改善信息資源共享品質(zhì)，推動(dòng)共享模式的建設(shè)與發(fā)展。

3.2 改善高校檔案信息資源共享適用性

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，高校在快速發(fā)展中積累、儲(chǔ)存了海量的檔案信息數(shù)據(jù)資源，為了幫助師生及信息需求者快速找到所需的檔案，就必須做好檔案信息共享體系建設(shè)工作。目前，國內(nèi)已經(jīng)出現(xiàn)了成型的檔案信息資源共享體系建設(shè)理念，并且在部分高校中已經(jīng)被推廣、使用，不過在實(shí)踐研究中卻發(fā)現(xiàn)并非所有的專業(yè)及人群都能適應(yīng)檔案信息資源共享服務(wù)模式，在交流傳遞信息時(shí)，仍然需要依靠專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)。所以，高校在建設(shè)檔案信息資源共享體系期間，要使其具備適用性特點(diǎn)，大膽地創(chuàng)新檔案信息資源共享結(jié)構(gòu)、應(yīng)用模式，盡量完成信息數(shù)據(jù)個(gè)性化匹配，才有助于促進(jìn)檔案信息資源共享工作有序開展[5]。

3.3 加快檔案信息資源服務(wù)體系建設(shè)

所謂檔案信息資源服務(wù)系統(tǒng)，即依托先進(jìn)的信息組織、交流理論指導(dǎo)，采取合適的方式、對(duì)策，通過現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的合理運(yùn)用，高效收集、整理、存儲(chǔ)共享環(huán)境下產(chǎn)生的檔案信息資源，同時(shí)，及時(shí)、高效的滿足檔案用戶信息需求的專業(yè)活動(dòng)，是一種為了滿足有檔案信息需求的用戶提交申請、檢索、咨詢的交流工具。所以，檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的核心環(huán)節(jié)之一，就是積極建設(shè)完善的檔案信息服務(wù)體系。另外，在共享檔案信息資源期間，應(yīng)為檔案用戶提供立體化、便捷化、高效性的優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)；還應(yīng)認(rèn)真了解用戶對(duì)檔案信息資源的實(shí)際使用需求，不斷改善檔案信息服務(wù)模式，構(gòu)建高效的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。鑒于時(shí)代的快速發(fā)展，高校在檔案管理中還要與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容，大膽推動(dòng)檔案信息服務(wù)模式改革。

3.4 構(gòu)建檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

具體操作中，首先應(yīng)堅(jiān)持因地制宜原則，結(jié)合高校內(nèi)部具備的條件、掌握的資源，優(yōu)選最佳的檔案信息資源共享模式。其次，做好頂層設(shè)計(jì)，有效把控總體；立足于頂層設(shè)計(jì)，制定檔案信息資源共享長久的、全面的規(guī)劃方案，根據(jù)全面、系統(tǒng)性布局規(guī)劃要求，完成各高校檔案信息資源建設(shè)規(guī)范的設(shè)計(jì)、制定、落實(shí)。對(duì)檔案信息進(jìn)行協(xié)調(diào)共享，搭建合理的高校關(guān)系網(wǎng)，確定各成員責(zé)任、義務(wù)，保證高校檔案信息資源共享建設(shè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范發(fā)展。最后，高校檔案管理部門應(yīng)合理設(shè)計(jì)、完善、調(diào)整信息采集標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息采集及加工標(biāo)準(zhǔn)等，從而健全檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.5 高校要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范工作

首先，基于技術(shù)層面視角分析，要構(gòu)建完善的防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，其硬件設(shè)施包括操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備的選擇上要有安全觀念，在軟件建設(shè)方面要采用防火墻、二代身份證認(rèn)證、加密、數(shù)字水印、容災(zāi)備份等信息安全技術(shù)，保障高校檔案信息資源共享技術(shù)安全。其次，基于管理層面視角分析，要健全檔案信息資源共享安全管理規(guī)章制度體系，積極宣傳、普及信息安全及保密知識(shí)，不斷強(qiáng)化檔案信息資源共享人員的保密及安全意識(shí)。通過立足于管理及技術(shù)兩個(gè)層面開展網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，將有助于為儲(chǔ)存、共享、運(yùn)用檔案信息資源提供強(qiáng)有力的安全保障[6]。

3.6 組建檔案信息資源共享組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

檔案信息資源共享屬于一項(xiàng)繁瑣的、復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，不論是網(wǎng)站的建設(shè)、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)及對(duì)接，還是從高校內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)間檔案信息資源的共享，甚至是高校間相同類型資源的整合、共享，均應(yīng)立足于頂層設(shè)計(jì)，做好總體把控及考慮。各高校在開展信息化建設(shè)期間，發(fā)現(xiàn)正是因?yàn)槿鄙賹?duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案信息資源分散在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之內(nèi)，無法實(shí)現(xiàn)有效共享。所以，在檔案信息資源共享建設(shè)期間，應(yīng)建立專業(yè)的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理檔案信息資源，且該機(jī)構(gòu)應(yīng)具備如下職責(zé)。首先，組織規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理檔案信息資源共享建設(shè)工作時(shí)，要設(shè)計(jì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、尺度。其次，做好檔案信息資源共享成員關(guān)系的協(xié)調(diào)管理，協(xié)助成員間加強(qiáng)有效溝通，為參與檔案信息化資源共享建設(shè)的所有高校滲透檔案信息資源共享觀念。最后，統(tǒng)籌管理高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，防止校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)間各自為政后出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象[7]。

3.7 積極整合高校檔案信息資源

高校在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下組織檔案信息資源共享工作時(shí)，要合理整合檔案信息資源。換言之，應(yīng)該合理整合高校數(shù)據(jù)庫內(nèi)儲(chǔ)存的特色資源，還要綜合整理那些零散的信息資源，從而將統(tǒng)一共享、分配資源的目標(biāo)變成現(xiàn)實(shí)。主要是整合人力資源、軟件環(huán)境、綜合資料資源、硬件資源等方面的內(nèi)容。

3.8 強(qiáng)化檔案信息資源立法工作管理力度

為了提高高校檔案信息資源共享效果，要做好相關(guān)立法工作，才能為檔案信息資源共享提供保障。要全面掌握檔案信息資源共享、管理等有關(guān)的法律法規(guī)、政策內(nèi)容，及時(shí)將與國情不符的政策廢除，完善、修改信息資源建設(shè)法律法規(guī)。要結(jié)合新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境特點(diǎn)，制定、落實(shí)合理的檔案信息資源整合領(lǐng)域的法律法規(guī)，確保信息犯罪、信息泛濫、信息污染等問題在第一時(shí)間得到解決，才能助力檔案信息資源建設(shè)、共享工作有序開展。

總之，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中做好檔案信息資源共享儼然成為國內(nèi)高校未來發(fā)展的必然趨勢。因此，在積極迎接信息全球化全新挑戰(zhàn)的同時(shí)，做好共享檔案信息資源建設(shè)的有效對(duì)策研究及具體實(shí)施方案，對(duì)于改善高校檔案信息資源共享水平、更好發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值有著重大作用。