檔案館電子檔案管理的思路與策略

姚晶

（中共泰安市岱岳區委黨史研究中心，山東 泰安 271000）

黨史研究中心的檔案中承載著一個國家的發展印記，記錄下了最為真實的社會事件，不管對于自身單位而言，還是對其他機構與個人，檔案管理工作的開展不容忽視。而處于信息化時代背景下的今天，紙質檔案逐漸被電子檔案所替代，紙質檔案記錄也逐漸被計算機錄入所取代，在檔案保存與查詢上更具優勢。但是，由于電子檔案的應用與發展時間不是很長，所以在配套設施以及管理形式上有待完善。對此，檔案館中的電子檔案管理人員，不但要提升自己的計算機素養，同時也要掌握電子檔案管理中所存在的各類問題，進而從根本上提升電子檔案管理的效率。

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性

電子檔案和其他的檔案、文件一致，只是在組織結構上有所差異。因為此方面的不同，也使得電子檔案對發送、接收、組織等工作提出了不同的要求，最為關鍵的內容便是保障電子檔案的完整性。為了達成這一目標，相關的工作人員就應具備較強的能力與素養，了解自身的崗位職責與崗位知識，從而合理、正確的完成電子檔案歸檔、整合，防止檔案信息的分崩離析。

（二）原始性

電子檔案和傳統的紙質檔案存著一定的差異，電子檔案的形成會將真實的書籍、手工錄入信息轉化成虛擬的電子文件，尤其是在電子檔案傳輸、生產、存儲、接收的過程中，其既屬于原始的內容，又屬于復制過的內容。若想提升電子檔案管理質量，在錄入相應的檔案資料時，首先要確保電子文件的原始性[1]。

（三）安全性

電子檔案中的內容、數據以及圖像，其在網絡傳輸的過程中很容易遭受到黑客的襲擊，此種情況的發生會直接威脅著電子檔案安全，出現檔案損壞、檔案丟失，甚至是檔案被不法之人竊取的情況。對此，在電子檔案管理工作中，需確保電子檔案的安全性，在此基礎上展開相應工作。

二、電子檔案管理的優勢

檔案的記錄形式比較豐富，其中涵蓋了音像、文字、圖表等，并且電子檔案的載體為計算機，也就是電子檔案可以存儲在計算機、U 盤、光盤等介質當中，這和傳統的檔案管理工作進行比較，其作用優勢十分明顯，具體的優勢內容如下：

（一）能夠備份檔案文件

在電子檔案管理工作中，所有的檔案是存儲在計算機設備當中的，電子檔案能夠存儲大量的信息數據，不僅能夠將其存儲到本地，同時也可以將檔案存儲到有關設備上，隨時查看、調用。而傳統的紙質檔案管理，其會將檔案固定在某一載體上，一旦被損壞，那么恢復起來十分困難，而電子檔案管理中，為了防止檔案損壞、檔案丟失現象的發生，所以都會備份兩份以上的檔案，即使檔案出現了問題，那么也可以應用提前備份好的電子檔案。

（二）使用壽命長相對較長

在以往的紙質檔案管理工作中，一般都會采用人工操作的方法，而電子檔案與其相反。電子檔案從資料采集、整理、加工直至后續的歸檔，其都是應用互聯網進行收集，且記錄的載體也是及計算機設備。通過計算機和互聯網把所獲得的音頻、文本、圖片、視頻整合到一起，不僅在展示形式上較為豐富，同時也能夠更直觀的查看電子檔案的內容。全新形式的電子檔案，可以讓檔案館在檔案記錄上更加完整，也延長了檔案的使用壽命

[2]。

（三）管理效率更高

電子檔案可以更加迅速的查詢、調取有關資料，極大程度上增強了檔案管理的效率。并且，檔案管理這一工作還消耗大量的人力與物力，屬于一個大規模工程，而采用電子檔案的管理形式，全新的技術手段會削弱勞動的強度，并減少了檔案整理的周期。此外，電子檔案無論在資料修正，還是資料補充上都比較方便，大幅度減少以往編輯檔案時間過長的情況。電子檔案屬于智能化的，在檢索上也可以自動完成，通過主題詞、同義詞便能夠進行拓展檢索，達成多語言混合檢索的效果。

三、檔案館電子檔案管理所存在的問題

（一）檔案管理技術有待提升

檔案對于檔案館而言，其承載著許多的重要信息，對檔案館的發展以及整體運作都會造成一定的影響。在以往的檔案管理工作中，所應用的檔案絕大多數都是紙質檔案，此方式在新時期逐步被淘汰，且無法適應檔案管理的全新需求。另外，電子檔案管理的本身便是保障檔案的真實性以及完整性，若對其造成了影響，會嚴重影響著電子檔案的完整性、真實性，如果在這方面出現問題，就會導致電子檔案管理的可信度大幅度降低，致使后續的檔案管理難度以及工作量越來越大[3]。

（二）檔案長期保存存在難度

在保存電子檔案時，保存的時間越長那么難度也就越高，所以在保存的過程中很容易遭受各種各樣的威脅。并且，當下科技發展的速度十分快，而電子檔案存儲的發展速度卻追趕不上時代發展的速度，所以導致檔案長期保存存在問題。另外，電子檔案所存儲的數據比較多，這也使得計算機程序更改時任務更高、難度也更高，所以一些檔案館還在應用以往的電子檔案存儲系統，致使長期保存成為了難題。最后，電子檔案的存儲也遭受著外界因素以及人為因素的不良影響。

（三）檔案管理標準缺乏

檔案管理屬于檔案館中的關鍵任務，且許多的單位為了這一工作也配備相應的人才與設備。但是，因為檔案管理標準的缺失，致使此項工作不夠嚴謹，讓電子檔案管理存在一些紕漏。此種現象也直接影響著電子檔案在后續的維護工作，檔案數據轉移、整合時也會遭受影響。并且，檔案管理標準的缺失，還無疑限制了電子檔案管理水平的提升，甚至還會大大降低了工作效率。

（四）電子檔案管理資金投入有限

電子檔案管理的來襲，也讓檔案館朝著信息化建設發展前行。電子檔案管理需要相應的設備支持、技術支持以及人才支持，這也就需要管理資金的投入與引入。但是，部分檔案館由于資金有限，所以在設備與技術上，仍然使用最低版本，這也對管理效果造成了一定影響，同時也無法確保電子檔案的安全性[4]。

四、檔案館電子檔案管理的策略

（一）重視電子檔案安全保管工作

在檔案館電子檔案管理工作中，當完成了電子檔案歸檔以后，應采用正確、有效的管理方式，確保檔案資料的安全。首先，要靈活把控存儲載體的質量。其次，改善、優化電子檔案的保存環境，讓計算機設備遠離有害的磁場環境以及氣體，并同時做好濕度與濕度的控制。此外，應定期展開計算機病情檢測工作，確保互聯網環境的潔凈，讓電子檔案處于安全的狀態中，特別是對一些加密電子檔案的管控。最后，檔案館如果想要確保電子檔案的可讀性、完整性，應關注起電子檔案的安全檢查工作，當發生電子檔案出現損壞時，即使是極小的問題，這時也要展開相應的維護工作，將受損檔案進行修復、拷貝，防止安全問題的發生。

（二）創新電子檔案管理制度

以往的電子檔案管理制度，只是滿足當時的環境條件以及需求，但是將其應用于新時期的電子檔案管理工作中，并不能滿足現代化的電子檔案管理需求。對此，要創新、優化電子檔案管理制度，按照管理的要求以及現狀制定出可行的制度[5]。在管理制度制定時，不但要對電子檔案管理所存在的問題進行綜合考慮，同時也要獲得不同因素對電子檔案管理工作的影響，進而把網絡安全管理、歸檔制度、備份制度整合到一起，為此項工作的實施與落實提供相應保障。雖然電子檔案和紙質檔案存著差異，但是也要根據有關流程以及規章制度完成工作，即使拷貝相應的電子檔案，這時也要經過多重把關，負責人同意過后方可執行，讓電子檔案保護工作落實。此外，檔案館中的電子檔案管理以及相應的保護工作，會涉及到許多細節內容，不僅有基礎的信息儲存以及保密，同時也涵蓋了儲存環境的調整。只有做好了上述內容，才能夠從根源上保護好電子檔案，發揮出其效能。

（三）培養高素質電子檔案管理人才

電子檔案管理應實現科學化以及規范化，這一目標的達成也離不開優秀人才的支持。所以，檔案館應強化人才培養的力度，為后續的檔案管理工作的開展提前打下良好基礎。檔案館不但要培訓現有的檔案管理人員，同時也要讓他們掌握全新的電子檔案管理知識，使其可以更為熟練的操作各類現代化設備，以免發生錯誤操作的現象。并且，檔案館還要引進一些優秀人才，特別是計算機水平較高且檔案專業知識扎實的人員[6]。做好了這一工作，會彌補、解決電子檔案管理中所出現的各類問題，呈現出電子檔案、計算機設備的作用，最終顯著提升電子檔案管理的整體效果。

（四）積極轉變觀念強化資金投入

檔案館應達成人員的合理配置，讓專人負責電子檔案管理這一工作，并落實好電子檔案標準歸檔，這樣能夠更好的查詢電子檔案資料。并且，為了更好的開展電子檔案管理工作，檔案館還需向上級部門申請資金，讓檔案管理的設備配置更加齊全，如掃描儀、計算機的購入。另外，還要定期完成計算機管理軟件的更新，并購入一些新型、高效的軟件，從而讓電子檔案管理具有實質意義。最后，應達成電子檔案管理網絡化以及一體化水平，檔案館應配備好配套的應用軟件，并組織人員進行軟件操作的學習，最終尋找到最適合本單位應用的電子檔案管理系統與體系[7]。

結束語：

綜上所述，伴隨著計算機設備的廣泛應用，也讓越來越多的檔案館朝著電子檔案管理的趨勢發展。電子檔案的應用有利有弊，其在存儲與應用上較為便捷，但是在應用時也存在著一定的風險，如病毒傳播、黑客攻擊等等，這些都會一定程度上損壞電子檔案的完整性、安全性。因此，檔案館中的管理人員需重視起這一問題，增強自身電子檔案管理的水準，在確保檔案錄入完整的基礎上，完成對檔案安全的管理與防護，進而讓管理效率增長，維護檔案館的長久發展。