檔案開放審核協同機制研究
——基于新修訂檔案法的視角

曾 毅/湖北省檔案館

檔案開放審核是各級檔案館一項十分重要的業務工作，是檔案館履行法定職責、科學管理檔案、服務社會發展、保障公民權利的重要舉措。目前，各級檔案館依然存在檔案開放審核權責不清、開放率較低、已開放檔案利用率不高、利用者難以快速精準獲得所需信息、檔案“供需”脫節等問題。今年新修訂檔案法正式施行，檔案開放審核工作有了新的變化并面臨挑戰。如何在確保檔案信息安全的前提下，整合檔案開放審核力量，共享開放檔案資源，提高開放檔案利用效率，滿足社會各界日益增長的檔案信息利用需求，是眾多學者和實踐部門人員關注的重要問題。

1 變化與挑戰

1.1 主要的變化

第一，檔案封閉時限縮短。新修訂檔案法規定，檔案封閉時限由檔案形成滿三十年縮短為檔案形成滿二十五年。第二，開放檔案主體拓展。原檔案法規定檔案開放主體是“國家檔案館”，新修訂檔案法第二十七條修改為“縣級以上各級檔案館”，同時增加了“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”的表述。第三，可提前開放檔案門類擴大。原檔案法規定“經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”，新修訂檔案法第二十七條表述為“經濟、教育、科技、文化等類檔案”，增加了教育類檔案。第四，履行開放責任約束。新修訂檔案法第二十八條規定“檔案館不按規定開放利用的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調查處理并將處理結果告知投訴人”；第四十八條規定“不按規定向社會開放、提供利用檔案的”，可以“由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分”。第五，開放審核主體前置。新修訂檔案法第三十條規定“館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見”。為區別檔案開放審核與檔案價值鑒定，新修訂檔案法將“開放鑒定”的表述規范為“開放審核”。

1.2 面臨的挑戰

從新修訂檔案法對于檔案開放審核工作要求的變化中，可以發現各級檔案館和檔案形成（保管）單位都面臨了新的挑戰[1]。第一，檔案館開放審核工作量更大。檔案封閉期限由30年縮短至25年，直接增加了檔案開放審核的工作量，如筆者所在單位湖北省檔案館到期應開放檔案數量由20萬卷增加到近24萬卷，增加約20%。第二，檔案館檔案開放責任更實。新修訂檔案法明確了檔案館不按規定開放利用檔案的追責條款，體現了法律權責一致的原則，倒逼各級檔案館必須重視并抓好檔案開放審核工作，不能流于形式。第三，檔案開放審核工作協同要求更高。新修訂檔案法厘清了檔案館與檔案形成（保管）單位在開放審核中的責任分工，賦予檔案形成（保管）單位直接責任，這有助于提高檔案開放審核工作的專業性和準確性，但檔案形成（保管）單位“從零開始”的難度顯而易見，需要各級檔案館與檔案形成（保管）單位通力協作，形成開放審核工作合力。

2 檔案開放審核協同機制結構設計

針對當前檔案開放審核工作實踐中的主要問題，以及新修訂檔案法施行后檔案開放審核工作的一系列變化與面臨的挑戰，研究建立檔案開放審核協同機制，通過大數據平臺，整合協同一定區域范圍內各檔案館和檔案形成（保管）單位的檔案資源、審核人員力量、開放成果、利用信息等，科學客觀地分析評估開放利用效果，優化配置審核力量、合理確定審核任務、共享使用審核成果，將目前“模糊化、經驗化、人為化”的“單兵式”開放審核，轉變為大數據時代的“數據化、精確化、可控化”的“集團式”的開放審核，更好地提高檔案開放審核工作成效[2]。

2.1 檔案開放審核協同機制的構成

檔案開放審核協同機制總體分為4個部分，即用戶運行機制、合作運行機制、行政管理機制和技術支持機制。該機制以用戶運行機制為主導，以合作運行機制為基礎，以行政管理機制為依托，以技術支持機制為保障[3][4]，具體包括以下幾個方面。第一，用戶運行機制是該協同機制的“窗口”，直接服務于利用者，主要包括用戶信用信息、需求信息、行為習慣信息及交互信息等部分。用戶使用感受是協同機制建設過程中需要考慮的重要內容，既要考慮利用者的方便快捷，也要考慮審核者的工作效率。通過數據平臺收集上述幾部分信息，對數據信息進行分析，預測用戶需求，及時調整和精確控制開放審核工作。

第二，合作運行機制是該協同機制的核心，主要包括各級檔案館審核、檔案形成（保管）單位審核和其他力量協助審核等部分。各級檔案館和檔案形成（保管）單位在檔案開放審核中必須“分工不分家”，各級檔案館要發揮在開放審核政策理解、標準把握、人員力量等方面的優勢，對檔案形成（保管）單位給予支持和幫助；檔案形成（保管）單位要認真研判檔案中涉及的專業問題，必要時還應邀請有關部門或專家共同審定，最終形成統一、專業、準確的開放審核結果。

第三，行政管理機制是該協同機制依法有序開展工作的基本保證，主要包括審核行為監督、疑難判定、效益評估、利益分配等部分。依照開放審核法規政策規定，通過必要的行政管理手段監督審核行為、判定審核疑難、評估審核效益以及分配審核利益等，確保開放審核工作在規范統一的情況下運行。

第四，技術支持機制是本協同機制的后臺支撐，主要包括開放審核標準規范、數據采集匯總挖掘、平臺安全保密可控等部分。通過大數據技術將“檔案保管—開放審核—用戶使用”這條基本的“存審用”業務線進行數據化、結構化、標準化，同時融合數據采集匯總挖掘、平臺安全保密可控等方面工作，為開放審核協同機制提供有力的技術支撐。

2.2 檔案開放審核協同機制的建設步驟

一是起步階段。建立基于覆蓋各級檔案館已開放檔案的大數據平臺，重點收集用戶利用檔案的多維數據，如，用戶身份職業特征、用戶利用檔案目的、頻率、效果等，改變偏重統計查檔人次是否增加、忽視查檔效果是否提高的傳統統計模式，以客觀數據量化分析開放審核工作成效，找準開放利用之間的“供需矛盾”，評估下步審核計劃的針對性，為改進開放審核工作提供依據。

二是完善階段。針對檔案開放審核工作實際，將各級檔案館和檔案形成（保管）單位統一納入大數據平臺，突破傳統的以行政區域劃限的“單館審核”機制，落實新修訂檔案法規定檔案形成（保管）單位的開放審核職責，建立區域性開放審核機構或模式，以用戶需求或目標任務為牽引，針對某一類型、某一階段、某一事件的檔案，匯集區域內審核力量的合力，通過平臺集中審核，實現審核過程成果的互通協同，并可動態掌控開放審核的進度、成果，實現人智技融合，達到動態平衡[5]。

三是成熟階段。大數據平臺足夠成熟時，開放審核工作不僅要滿足用戶普遍性需求，更需要滿足用戶個性化需求。開放審核工作應在按計劃完成預定任務的同時，對用戶的個性化、臨時性審核申請做出即時響應。分析用戶過往查檔用檔行為數據和相關檔案信息開放風險評估，就審核申請的目的和產生的影響做出預判結論，決定開放申請能否通過審核。這樣既能最大程度滿足用戶需求，也可以保證檔案信息安全，真正實現從“供給主導”轉變為“需求主導”。

3 檔案開放審核協同機制平臺架構

檔案開放審核協同機制平臺架構（Archival Opening Architecture，以下簡稱AOA）是面向用戶需求，依托大數據平臺，通過數據重構開放審核的“檔案保管—開放審核—用戶使用”的“存審用”業務線，實現更廣范圍內的開放審核力量優化組合、開放審核任務合理分配和開放審核成效科學評估。AOA架構的基礎分別由效能評價模塊、業務控制模塊、技術規范模塊和數據標準模塊4個子模塊組成，這4個子模塊之間相互關聯，其中效能評價模塊為牽引模塊，業務控制模塊為核心模塊，技術規范模塊和數據標準模塊為基礎模塊[6]。

3.1 效能評價模塊

效能評價模塊主要圍繞利用者和審核者兩個維度評定開放審核工作成效。該模塊將收集利用者每一次的查檔數據，通過統計其查檔需求的響應時間和查檔成功率及滿意度，分析已開放檔案數量、內容與需求之間的差距，及時反饋給審核機構（人員）。這樣，在積累了一定數據之后，通過定量化管理方式進行有效評估，分析開放審核與實際利用之間的匹配程度，使管理者通過AOA更直觀掌握開放審核工作的投入、產出和效果之間的聯系，不斷優化開放檔案的種類、內容，更好地為利用者服務。該模塊還收集審核人員的工作數據，分析影響審核結果因素，評價審核人員優勢和弱項，便于平臺合理為審核人員進行編組，以及科學評估審核小組績效。

3.2 業務控制模塊

業務控制模塊是AOA的核心。根據“檔案保管—開放審核—用戶使用”這一基本的“存審用”業務線，構成業務控制模塊。該模塊最突出的特點就是不完全按照傳統的行政區域分配審核任務，而是從審核任務實際需求出發，先分析相應檔案信息在平臺中的實際狀態，再根據效能模塊的數據分析結果，安排最適合承擔此項審核業務的人員（組），審核結果經確認后在平臺內共享使用。這樣，從審核業務的產生源頭就突破完全按行政區域開展審核工作的現行模式，可實現省域或市域的各檔案館及檔案形成（保管）單位之間建立協同合作關系，既可優化組織審核力量，又能避免重復審核，從而提高效率。

3.3 技術規范模塊

技術規范模塊主要由訪問和響應、框架和基礎、接口和集成、安全和保密4個服務子模塊組成，它從總體上定義了實現平臺功能所需軟硬件必須遵循的通用標準和規范，突出平臺的外延性、兼容性，保證使用者后期維護和升級的便利性。系統開發者參照這些標準和規范，依照不同單位（機構）的特定需求，開發出特定的服務產品或子系統。另外，技術規范模塊尤其需要注重身份識別認證、信息加密傳輸、信息合法利用等安全功能。

3.4 數據標準模塊

數據標準模塊是將開放審核工作整個流程的各要素信息，通過標準數據結構和分類精準表達，實現平臺內部以及與其他信息平臺之間的無縫鏈接，從而實現信息交換。數據標準模塊把開放審核元數據，如檔案信息各種要素、審核結果、利用信息等，轉化為標準格式數據，并區分文本、圖片、音視頻等不同格式數據存儲，通過有效的數據挖掘算法，在底層進行規范有效的數據交換，提高基礎數據的復用率，實現真實業務流程的數據化。

3.5 可行性分析

第一，AOA架構設計理論既有規范性也有開放性，遵循頂層架構模型中定義統一的數據標準和技術規范以及面向服務的架構方法進行設計和開發。第二，運用頂層架構中效能管理方法，在平臺建設之初就對評價指標進行規劃，在建設過程中進行跟蹤，在建設之后進行評估，以效能評價推進信息化平臺建設。第三，運用頂層架構業務機能分類定義的方法，使平臺功能易于更新，滿足平臺的可持續發展的需求。因此，利用AOA架構進行檔案開放審核協同機制設計，可以解決當前檔案開放審核工作存在的共性問題，實現開放審核工作數據化、精確化、個性化，滿足檔案從業者和檔案利用者對檔案開放審核工作的共性要求和特性需求。