加強農(nóng)業(yè)科研單位獎證檔案管理實踐探析

張麗萍/嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案主要包括文書檔案、科研檔案、會計檔案、基建檔案、實物檔案等，其中以科研檔案、實物檔案為主體，這是區(qū)別于一般機關(guān)單位的主要特色。嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院（以下簡稱“嘉興市農(nóng)科院”）的實物檔案主要為獎證檔案，其獎證檔案可分為科研證書類、科技成果獎勵、榮譽三大類。本文從嘉興市農(nóng)科院獎證檔案工作的實踐角度，分析探討如何做好獎證檔案工作。

1 獎證檔案的重要作用

1.1 真實記載和反映單位發(fā)展歷史

獎證檔案具有原始記錄性、知識性、信息性、文化性等屬性。獎證檔案形成于農(nóng)業(yè)科研單位的科研、管理及社會活動中，承載著豐富的時代氣息和知識內(nèi)涵，真實記錄和反映了一定歷史時期農(nóng)業(yè)科研單位的科研水平和社會聲譽，生動直觀地展示了單位的發(fā)展和變遷。

嘉興市農(nóng)科院有60多年歷史，根據(jù)檔案資料，最早可追溯至1956年成立的嘉興農(nóng)業(yè)試驗站，為順應(yīng)農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢，院名、地址、隸屬關(guān)系、研究領(lǐng)域幾經(jīng)變遷，現(xiàn)為嘉興市政府直屬的公益一類事業(yè)單位，研究領(lǐng)域包括水稻遺傳與育種、經(jīng)濟作物、農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)生物技術(shù)等。嘉興市農(nóng)科院在科研、管理、對外服務(wù)及社會交往等活動中形成了大量的獎證檔案。這些獎證檔案有序地承載了院60多年發(fā)展歷程，生動體現(xiàn)了“南繁精神”，為所有農(nóng)科院人提供了豐富的精神食糧。

1.2 有效服務(wù)科研和管理，助力單位整體發(fā)展

獎證檔案是農(nóng)業(yè)科研單位利用需求最多的檔案之一，不僅要滿足科研工作的需求，而且要滿足管理工作的需求。只有做好獎證檔案工作，才能更好地發(fā)揮獎證檔案的作用，為單位和職工個人發(fā)展創(chuàng)造價值。

建院以來，嘉興市農(nóng)科院獲得了包括國家科學(xué)技術(shù)進步獎二等獎在內(nèi)的各類科技成果獎250余項，審定品種200余個，技術(shù)推廣效益顯著。此外，嘉興市農(nóng)科院還取得了一批包括國家級在內(nèi)的集體榮譽。這些獎狀、證書都是農(nóng)科院科研水平和社會聲譽的有力證明，也是申報獎勵、科研課題、創(chuàng)新團隊、重點實驗室（工程技術(shù)中心）等所需支撐材料重要組成部分。

1.3 豐富單位文化內(nèi)涵，提高知名度和競爭力

檔案是記錄歷史、傳承文明的載體，借助檔案可以了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。農(nóng)業(yè)科研單位作為知識密集、人才密集的地方，先進的農(nóng)業(yè)科技成果和優(yōu)秀的農(nóng)業(yè)科技人才集中在此，獨特的工作環(huán)境孕育出了極富特色的農(nóng)業(yè)科研文化，打上了時代與歷史變遷的烙印，成為社會主義先進文化的重要組成部分。獎證檔案直觀地承載著單位文化內(nèi)涵，更容易激起人們的豐富情感和廣泛的聯(lián)想。富有感染力的獎證檔案文化產(chǎn)品在單位文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。

嘉興市農(nóng)科院赴海南省陵水縣進行南繁水稻育種始于1965年。50多年來，經(jīng)過幾代人的努力科研實踐，塑造了以“南繁精神”為集中體現(xiàn)的優(yōu)良院風(fēng)。2020年，嘉興市農(nóng)科院成功創(chuàng)建“全國文明單位”。在嘉興市農(nóng)科院展廳中，常年展示著豐富的獎證檔案信息，激發(fā)全院人員工作干勁，也讓外界深入了解農(nóng)科院的文化底蘊。

2 獎證檔案管理實踐

2.1 完善相關(guān)制度，確保收集齊全與及時

嘉興市農(nóng)科院堅持不斷豐富和完善獎證檔案歸檔制度，嚴(yán)格落實獎證檔案歸檔與職工績效考核掛鉤。這一系列措施，使得檔案室在全院各部門的支持和配合下，最大限度地保證獎證檔案收集的真實性、完整性和及時性。

工作實踐中，采取了以下一些辦法：一是無法取得原件的情況下，非原件也納入歸檔范圍。比如涉及多個單位的獎證，第一完成單位以外的其他參與單位沒有取得獎證原件。二是短期內(nèi)原件沒到手、但已獲取了原件的復(fù)印件或掃描件，及時將這類非原件歸檔，待拿到原件后再替換成原件入檔。三是除了常規(guī)的集體性質(zhì)獎證，對于私人性質(zhì)的獎證，檔案室也鼓勵個人及時將復(fù)印件或掃描件歸檔，以更好地滿足查檔和利用需求。

2.2 從便于保管和利用出發(fā)，進行規(guī)范化整理

獎證檔案的查檔和利用需求多，檔案室特別重視檔案整理工作的及時性。在收到歸檔獎證的第一時間，就著手檔案整理等工作，以便盡早提供查詢利用。

第一步，分類、組合、排列。嘉興市農(nóng)科院獎證檔案具有種類多樣的特點，大致可分為科研證書（品種審定證書、專利證書、成果鑒定證書等）、科技成果獎勵、榮譽（集體、個人）三大類。也可按其他途徑分類，如按頒發(fā)單位，可分為國家級、省部級、市廳級、市級以下四大類；按載體類型，可分為紙質(zhì)類（科研證書類、科技成果獎勵、榮譽獎狀）和非紙質(zhì)類（獎牌、獎杯、錦旗等榮譽檔案）兩大類。工作實踐中，首先遵循便于保管和利用這一原則，將歸檔的獎證檔案按照載體類型分成紙質(zhì)類和非紙質(zhì)類，分別編制流水號。由于紙質(zhì)類檔案數(shù)量較多，先按年度順序排列，年度內(nèi)再按固定的類別順序（科技成果獎勵、科研證書類、榮譽類）排列，類別內(nèi)按來源—時間順序排列。非紙質(zhì)類的獎證檔案數(shù)較少，只簡單以年度排列。

第二步，編號、編目。不同于文書檔案的裝訂、蓋章操作，由于獎證檔案的特殊性和重要性，紙質(zhì)獎證檔案不作裝訂、蓋章，采取平放，每張背面粘貼檔號標(biāo)簽紙。非紙質(zhì)獎證檔案每件粘貼檔號標(biāo)簽紙，按編號順序擺放。接著編制目錄，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。

2.3 做好保管和保護，確保檔案安全

檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案實體安全有重大影響，在一定條件下甚至具有決定性的影響。嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院檔案室利用現(xiàn)有條件，盡最大努力保管和保護好獎證檔案實體。院檔案室綜合檔案庫房面積約60平方米，具備基本的溫濕度控制和“八防”措施。檔案裝具采用分體五節(jié)式檔案柜，在庫房內(nèi)排列整齊有序。檔案室配備有空調(diào)、溫濕度測量計、滅火器、裝訂機、復(fù)印機、信息化設(shè)備等檔案保管設(shè)備。檔案包裝材料均為無酸材料，且采購符合進館要求的檔案盒和案卷封皮等。紙質(zhì)獎證檔案存放在檔案庫房，部分非紙質(zhì)獎證由于體積較大另行存放。

20世紀(jì)七八十年代，曾因未嚴(yán)格收集保管獎證檔案，個別紙質(zhì)獎狀被粘貼在墻，多年后取下，造成邊緣殘缺、紙張受潮發(fā)霉、字跡褪色等不同程度損毀。吸取歷史經(jīng)驗教訓(xùn)，之后檔案室格外重視實體原件的保管和保護，為每份獎證檔案制作了復(fù)印件、掃描件、數(shù)碼照片等副本，以供日常查詢和利用，盡可能減少原件的使用。考慮到本單位的庫房設(shè)施和技術(shù)有限，2018年主動向嘉興市檔案館移交了建院以來保存的1978年至2008年省級以上獎證檔案。

2.4 編制方便實用的檢索工具，提高檢索效率

除了直接使用嘉興市市級機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)的檢索工具，在充分分析和掌握本單位查檔利用需求的前提下，檔案室編制了一系列方便實用的獎證檔案檢索目錄和索引，建立獎證檔案信息數(shù)據(jù)庫。這些個性化、定制化的檢索目錄和數(shù)據(jù)庫，大大提高了獎證檔案的檢索效率，優(yōu)化了查全率和查準(zhǔn)率數(shù)值范圍。

如，在標(biāo)準(zhǔn)目錄中沒有完成人員、等級、證書號等項目，但在實際檢索和利用中，這幾項是很重要的參考項目。為此，在編制檢索工具時，完善增加了這些項目。遇到部分獎證上沒有寫明具體人員時，通過查證相關(guān)文書、科研檔案后，錄入人員姓名。

2.5 獎證檔案的數(shù)字化和開發(fā)利用實踐

嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院檔案室采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備，對每件獎證檔案進行了數(shù)字化加工，建立了目錄數(shù)據(jù)庫和全文圖像數(shù)據(jù)庫，并在嘉興市市級機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)中進行了數(shù)據(jù)掛接。

檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的。獎證檔案的利用率非常高，獎勵、課題、創(chuàng)新團隊、重點實驗室（工程技術(shù)中心）等申報驗收及日常管理工作中，都需要查詢和利用。嘉興市農(nóng)科院檔案室本著“服務(wù)、開放、法治、效益”的原則，通過各種方式和途徑提供獎證檔案信息，目的是最大限度地滿足本單位的檔案信息需求。目前，檔案室通過四種途徑提供獎證檔案信息：一是提供獎證原件，前提是確有工作需要才提供查閱或借閱原件。二是提供獎證檔案復(fù)制品，比如復(fù)印件、掃描件、數(shù)碼照片等，其中數(shù)字化方式利用已成為主要途徑。三是提供獎證檔案信息加工品，例如參與編寫了審定品種證書匯編、省級以上科技榮譽獎證匯編、獲獎科技成果簡介、重要選育品種簡介、重要科技榮譽簡介、科研年鑒、院志等多種參考資料，以滿足日常利用需求。四是檔案展覽，院展廳常年展示著豐富的獎證檔案信息，主要有育成品種展示、科技獎項展示、重要科技榮譽簡介、集體榮譽墻等。這一系列的開發(fā)利用工作，特別是實現(xiàn)數(shù)字化管理后，大大提高了利用效率，提升了檔案服務(wù)水平和廣大利用者的滿意度。

3 若干思考

一要加強組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)和硬件保障，夯實獎證檔案工作基礎(chǔ)。嘉興市農(nóng)科院黨委高度重視獎證檔案工作，成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂了一系列切實可行的檔案管理制度，以期切實增強檔案工作的預(yù)見性、主動性、實效性。保障檔案經(jīng)費，不斷完善綜合檔案庫房硬件條件，配置了必要的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備和檔案整理用具。

二要扎實做好獎證檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)各項工作。除了做好獎證檔案收集、整理、鑒定、保管與保護、檢索、統(tǒng)計等每個環(huán)節(jié)的基本工作，還要注意結(jié)合本單位的實際情況，才能不斷提高檔案管理水平。

三要推進獎證檔案數(shù)字化改革，加強檔案信息化建設(shè)。當(dāng)今社會，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案工作也需緊跟數(shù)字時代步伐，充分運用信息技術(shù)提高檔案利用效率，提升檔案管理與檔案服務(wù)水平。嘉興市農(nóng)科院按照數(shù)據(jù)庫規(guī)范，對全部獎證檔案完成數(shù)字化加工工作，建立檔案電子目錄庫和全文數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，采用嘉興市市級機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字化管理。同時在嘉興市檔案館重要檔案登記備份與數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)，定期在線登記備份，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

四要注重服務(wù)創(chuàng)新，做好獎證檔案的開發(fā)利用工作。做好獎證檔案工作，目的是充分發(fā)揮獎證檔案的價值和作用。要創(chuàng)新檔案開發(fā)利用的方式和途徑，開展多元化的檔案利用服務(wù)，為單位中心工作服務(wù)，充分滿足各方面檔案信息利用的需求。要開發(fā)提供多種獎證檔案信息加工品，如編寫檔案參考材料、參與年鑒、院志修編等。要積極開發(fā)獎證檔案文化資源，不斷充實院展廳內(nèi)容，使院展廳更好地發(fā)揮檔案文化基礎(chǔ)陣地的作用。這樣既盤活了檔案資源，也提升了檔案工作的影響力。