“互聯網+”時代下事業單位檔案管理優化路徑探究

趙慧

（山東省單縣商貿服務中心，山東 菏澤 274300）

隨著包含互聯網技術在內的各類信息技術獲得了日新月異的發展，我們進入到“互聯網+”時代，在此時代下各個行業都嘗試在日常工作中融入互聯網技術等信息技術，以使自身各項管理工作得到優化，其中就包含了事業單位內的檔案管理工作。檔案管理與“互聯網+”碰撞融合，既有助于顯著提升事業單位的檔案管理工作效率及質量，又有利于檔案利用率的提升，從而促使事業單位能為人民及社會提供更為良好的服務。

一、“互聯網+”時代事業單位檔案管理的實際需求

（一）建成高水平檔案信息化管理體系

現如今，檔案管理中互聯網相關科技成果的最重要體現，便是信息化管理體系的構建。具體而言，即采用電子存儲的方式替代紙質檔案，然后借助多種信息技術，完成電子檔案的調用及管理。各種現代技術在此過程中，以具體的設備和程序的形式進行展現，逐步完成互聯網+檔案管理體系的建立。同時，集中管理、統一指揮和分布廣泛，均為事業單位的顯著特點，在推進檔案信息化管理中，事業單位積極發力，有助于推動我國“互聯網+”的良性發展[1]?？傊?，高水平檔案信息化管理體系的建成，對于減少人員工作量，整合及使用檔案資料均有著很大裨益。

（二）管理模式個性化

檔案管理工作的一個重要發展方向，便是個性化管理模式，其主要體現在辦事調用的多樣及管理工作的足夠靈活。首先，事業單位檔案管理業務，在“互聯網+”時代下的類別變多，需要整合和調用的內容，不再局限于財務檔案、人事檔案，還會涉及到數據檔案、科技檔案。同時也不再只通過人員與時間，劃分檔案管理門類，還需包含運用信息化管理系統，結合所需數據或是管理人員的個性化要求，竭力實現諸多功能，如數據的總結統計與細粒度篩選檔案等。其次，在進行對外服務提供，或是內部檔案調用的時候，借助信息化檔案調用系統，能夠通過多樣方式，使不同服務需求得以良好滿足，如微信軟件小程序、網上辦事系統及現場自助設備等[2]。同時，可以結合客戶端權限和檔案的具體請求情況，提供個性化的電子檔案使用及查閱服務，讓相關人員能夠通過遠程的方式，進行非涉密檔案資料的調用，如此一來既優化了調用的方式及流程，又為全方位業務體系的改進形成了有效促進。

（三）確保檔案數據充分安全

確保數據資料的安全、可靠，是檔案管理的一個重要問題。大部分事業單位都有一些保密檔案。誠然在“互聯網+”下，在信息化系統的幫助下，檔案管理更為便捷，取得了更為顯著的管理效率，但也隨之加大了檔案信息外泄的可能。所以，單位在重視信息化檔案體系的建立時，也要注重涉密數據保護意識的不斷加強。針對保密檔案，盡量不上網或進行內部網絡管理，同時做好系統安全建設，以使黑客入侵行為得以良好遏制。此外，檔案若與外部網絡相鏈接，要采用精細化管理，利用先進技術完成安全網的構建，比如借助區塊鏈技術加密數據，堅持做到精準管理，不留漏洞，有效提高檔案信息數據的安全性。

二、“互聯網+”時代下事業單位檔案管理現存的主要問題

（一）信息資源利用率偏低

對于事業單位的發展而言，檔案信息發揮著不容忽視的作用，它是確保事業單位效益穩步提升的要素之一。這是因為事業單位在制定決策、計劃時，能從檔案信息中提煉出具有參考價值的信息，從而保證決策、計劃的科學性。然而，現實中不少事業單位都較少深入探究檔案資料的使用價值，更重視檔案資料的收集、保管及分類，“輕用重存”的問題在我國事業單位檔案管理中存在普遍性[3]。

（二）檔案信息泄露風險較高

誠然，信息化檔案管理為事業單位發展提供了新的思路，但也帶來了一些新風險。例如，信息化管理方式相較于傳統管理方式，更易出現人員信息資料泄露的情況，這既可能會損害到單位的經濟效益，又可能威脅到國家的安全。并且，對于如何有效開展檔案安全管理工作，一些事業單位給出的指導缺乏規范性，進而致使時常出現電子信息資料被盜用的情況，如此一來，既可能給單位帶來經濟上的損失，又會阻礙其他工作的有序開展。此外，人員缺乏信息安全知識的情況，在事業單位較為普遍，這就加大了相關人員被不法分子所蒙蔽的概率，進而給單位的長遠發展帶來不利影響。

（三）缺乏專業檔案管理人員

當前，不論是一般企業或是事業單位，很多檔案管理人員都為人事兼職，并非科班出身，多職位都由一人擔任。這部分人員缺乏實踐經驗，所掌握的檔案管理相關技術較少，且時常會在展開檔案管理工作時，生搬硬套其他部門的業務運行方式，從而導致業務發展慢、效率不高的情況出現。此外，不重視培養現有的檔案業務人員，造成人員隊伍專業水平不足。

三、“互聯網+”時代下事業檔案管理工作的優化路徑

（一）持續優化網絡數據，提高歸檔質量

伴隨信息技術的日益發展完善，大數據、云計算與種種社交媒體，不斷被應用到我們日常生活、生產之中，在此背景下檔案管理所面臨的環境，也愈加復雜。因此，怎樣良好保證網絡數據的歸檔質量，是事業單位日常開展檔案管理工作時，所不能逃避的一個嚴峻問題。對此，事業單位檔案管理人員應注重與時俱進，時刻緊跟互聯網+的發展，立足檔案管理、新媒體及用戶，對網絡數據做高效利用，逐漸完成事業單位歸檔創新模式的構建[4]。采用此種方式穩步提升歸檔質量。簡單來講，檔案管理人員注重對新媒體的靈活運用，在獲取及分析了網絡數據之后，要注意精準把握網絡數據應用特征及用戶網絡數據的下載行為，據此批量歸檔檔案。

（二）建立檔案信息體系，促使信息共享

“互聯網+”時代下，要想高效開發與利用單位檔案資源信息，確保單位系統之間能夠溝通順暢，高效共享檔案信息資源，就需完成高效信息管理體系的劍來，從而推動事業單位檔案管理工作水平的穩步提升。具體而言，一方面要根據單位檔案信息資源展開細致整理與分類，再基于此前提，優化完善單位檔案管理信息資源庫，進而能夠提供更為良好的檔案信息服務。另一方面，檔案管理工作的實際開展過程中，針對檔案資源的采集與管理，要實現電子化，同時對各種先進信息工具進行充分利用，高效處理檔案信息資源。同時，結合自身檔案信息資源庫，事業單位應積極和相關單位展開連接，進而實現檔案信息資源的良好共享。如此一來，既可以有效提高檔案管理人員的工作效率，又有助于良好控制檔案工作所需的費用，實現檔案管理工作實效性的顯著提升。

（三）注重營造信息化環境，保證信息安全

在“互聯網+”時代下，事業單位應從多個方面，來穩步推進信息的保密工作，做好檔案管理信息化安全工作，如規章制度和系統運行環境等。比如，在互聯網不斷普及的北極下，在傳播和共享信息的時候，所表現的開放性較強，這也進一步加大了日常檔案管理中保密工作的難度。針對此情況，為了提高檔案管理信息保密工作的成效，建議做好如下幾點：第一，建立健全單位內部管理體制，嚴格管理檔案管理人員。第二，不斷強化信息系統安全，設置檔案管理系統的訪問權限，這樣能夠良好防止不法分子的入侵，保證檔案信息不被盜用、篡改或銷毀，促使信息化檔案管理安全性的提升。第三，積極應用防火墻技術，依托這項技術可以建立起自身網絡和其他網絡之間的“屏障”，使自身想要保護的網絡不被其他網絡隨意訪問[5]。同時，事業單位能夠依托這項技術，來設置檔案管理系統，實現對其他網站訪問的有效控制。第四，做好病毒防護。一旦遭遇病毒攻擊，就會很大程度破壞檔案管理系統，導致系統操作受限、癱瘓，以及信息被泄露等，尤其是伴隨計算機技術的日益發展，病毒的種類也越來越多，對此應做好防毒軟件的安裝及定期更新。

（四）加強專業人才的引進，搭建人才隊伍

事業單位各項改革措施的執行及落實，都不來人才的支撐。并且，當前國內很多企業之間所展開的競爭，歸根結底就是人才層面的競爭。因此，事業單位要想跟上“互聯網+”時代的發展步伐，良好優化檔案管理工作，在保證充足的資金支持、先進的技術支撐下，也不能缺失專業的人才隊伍發力。因此，事業單位可通過如下幾點措施，實現自身人才隊伍的搭建。第一，在條件允許的情況下，事業單位要注重外部專業人才的引進，進一步優化現有的檔案管理人員隊伍。第二，單位要重視定期開展相關的檔案知識及技能培訓，不斷提高現有檔案管理人員的專業水平。同時，在注重知識和技能培訓的時候，也要注重培養檔案管理人員的道德素養，使之能夠在日常工作中形成一種使命感和榮譽感，能夠真正為自身工作盡職盡責。此外，在培訓內容中還應納入現代信息技術的相關培訓，對此可采用新老員工分組配合的方式，讓新員工的“創新”和老員工的“經驗”良好融合，通過互相幫助、互相學習，保證每個檔案管理人員能對現代信息技術做靈活運用，能夠自如應對工作上出現的一些問題。第三，為了使檔案人員的工作熱情得到有效激發，單位應注重檔案管理考核制度的建立及完善，對檔案管理人員的日常工作進行定期考核，并靈活應用正面激勵的作用，針對日?？冃?、月度考核及年度考核成績突出的員工，在予以適當物質獎勵的同時，也可提供更多晉升機會，從而能夠更大程度發揮出員工的工作主動性、積極性，確保檔案管理工作高效開展。

結語

總之，伴隨社會經濟的快速發展，以及科學技術的日新月異，互聯網已與我們的日常生活、工作及學習，形成了不可分割的聯系，其帶給了國內眾多行業實現創新發展的路徑。就事業單位來講，跟上“互聯網+”的發展浪潮，能讓檔案管理工作以更高效化、科學化的姿態邁向未來，促進單位可持續發展目標的實現。但客觀而言，在“互聯網+”時代下事業單位檔案管理，還存在著諸多問題和不足，但只要我們能夠始終認清現狀，深入分析各種問題，就能夠及時找出解決問題的方法、措施，從而將檔案信息資源的作用最大程度發揮出來，實現單位檔案管理水平的全面提升，從而提供給單位其他各項工作的開展有效依據，實現單位的良好發展。