關(guān)于企業(yè)流動人員人事檔案管理的信息化分析

付妤

（重慶日報報業(yè)集團，重慶 401120）

引言：伴隨企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案表現(xiàn)出了信息化的發(fā)展趨勢，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，檔案正在朝著信息化管理的方向發(fā)生變革。由于流動人員檔案管理始終是困擾企業(yè)的難題，因此研究流動人員的信息化人事檔案管理路徑具有一定現(xiàn)實意義。

一、當前企業(yè)人事檔案管理的概況

企業(yè)人事檔案管理具有流動性、真實性、保密性等特點，在人事檔案管理中，流動人員檔案是不可缺少的一部分，其管理工作始終是企業(yè)檔案管理的重要。在新時期，要想使流動人員檔案得到更好的管理，企業(yè)就應(yīng)借助信息技術(shù)開展檔案的信息化管理。

二、流動人員的人事檔案管理困境

目前，企業(yè)在管理流動人員檔案時面臨著諸多困境。首先，人事檔案管理要求和標準不統(tǒng)一。標準化、信息化地管理人事檔案，可以使人事檔案所具備的功能和價值最大化，讓共享資源信息的目的有效達成。然而，部分企業(yè)人事部門依然通過陳舊的紙質(zhì)管理方法來管理人事檔案，部門檔案管理人員將許多時間浪費在填寫人事檔案、打開人事檔案、裝回人事檔案的工作上，導致工作效率過低，有時甚至還會發(fā)生丟失檔案文件的情況，逐漸與人事檔案的標準化、信息化管理漸行漸遠。與此同時，國企在人事檔案管理方面十分規(guī)范，由國企走出后，人員有著高水平、高標準的人事檔案。相比之下，民營企業(yè)人員基數(shù)大、流動迅速，管理人事檔案的模式較為落后，再加上人事檔案內(nèi)容差距大、來源過于分散，因此人事檔案得不到標準化的管理。例如，具體管理人事檔案時，人事檔案需要由檔案盒進行保存，并且這些檔案盒應(yīng)具備統(tǒng)一的規(guī)格，然而，部分民營企業(yè)處于拆裝方便、成本節(jié)約的考慮，人事檔案的封裝僅由牛皮紙袋來完成，即便紙袋出現(xiàn)磨損、破洞等現(xiàn)象也不會得到處理或更換，經(jīng)常敷衍而過。

其次，人事檔案管理時效性不足。管理流動人員檔案存在數(shù)量大、任務(wù)重、內(nèi)容多、管理者少等特點，這使得部分人員的個人業(yè)績、進修外出、調(diào)換崗位等多種資料難以第一時間放到人事檔案中。這樣一來，許多檔案機構(gòu)所留存的流動人員檔案依然是原有檔案，未能跟隨具體狀況來補充、新增和修改，從而不利于人事檔案管理時效性的提高。

最后，人事檔案管理缺乏實用性，并且沒有充分的管理意識。我國人事檔案管理有關(guān)條例中規(guī)定，人事檔案需要通過縣級及其以上的人資部門、人才機構(gòu)、公共就業(yè)機構(gòu)來管理，尤其是流動人員的人事檔案。然而，在政策了解不足、利益驅(qū)使等因素的影響下，部分企業(yè)或中介在沒有得到授權(quán)的前提下對流動人員的檔案展開了違法、違規(guī)管理，甚至存在個人對自身檔案、他人檔案進行留存和保管的現(xiàn)象，再加上傳統(tǒng)管理方式、非專業(yè)管理模式的缺陷，使得部分人事檔案中信息空白、弄虛作假等問題層出不窮，這類檔案難以將流動人員更換職業(yè)的過程和軌跡真實、確切地反映出來，從某種角度來看，該問題使人事檔案所具備的使用價值大打折扣。由此能夠發(fā)現(xiàn)，管理流動人員檔案這項工作具有復雜性、結(jié)構(gòu)性等特征，若在管理過程中沒有足夠的權(quán)威意識和嚴肅意識，那么人事檔案管理便得不到人民群眾和各行各業(yè)的充分重視。

三、流動人員的信息化人事檔案管理路徑

（一）加快互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動

現(xiàn)階段，企業(yè)針對流動人員開展的人事檔案管理工作通常缺乏高效性和快捷性，無法將有效的人事考核資料、鑒定材料提供出來。為此，企業(yè)應(yīng)積極運用微縮技術(shù)充分利用和開發(fā)流動人員檔案，使其人事檔案資源的綜合利用率充分提升，并對人事機構(gòu)的檔案進行保護[1]。客觀來講，流動人員人事檔案的信息化勢在必行，必須加快人事檔案上傳至計算機的速度，減少人事檔案資料的磨損和破壞，通過掃描儀器開展一系列的掃描、分類和整理工作。若需要調(diào)取流動人員相關(guān)人事檔案，那么企業(yè)可通過計算機將這些資料導出，并通過打印、移動端等多種形式展現(xiàn)人事檔案資料。

與此同時，企業(yè)做好人事檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動，具體包括互聯(lián)網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及局域網(wǎng)等，形成一個功能完善、技術(shù)先進的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對于具備資質(zhì)的企業(yè)和人員共享流動人員的有關(guān)人事檔案，這樣一來，既能便利企業(yè)對人事檔案的使用，又可以使人事檔案管理整體效率大幅提升，從而更好地建設(shè)與管理信息化的流動人員檔案。

（二）檔案管理法制化

信息化的人事檔案管理離不開有效的法制建設(shè)與政策指導，流動人員檔案的管理也是如此。一般來說，信息化水平能夠反映出國家現(xiàn)代化的發(fā)展程度與綜合實力，流動人員檔案的管理更能表現(xiàn)這一點。有關(guān)檔案部門應(yīng)監(jiān)督和管理好信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，除流動人員的隱私信息外，應(yīng)借助多種合理化、科學化的方法擴展檔案管理服務(wù)范圍，使流動人員檔案具有更加廣泛的適用性。應(yīng)培訓好人事檔案管理人員，確保流動人員檔案信息化管理水平與質(zhì)量。

人事檔案管理這項工作對于企業(yè)來講十分嚴肅，應(yīng)在高度重視的同時予以認真對待。目前，我國人事檔案管理的法律保障已初具規(guī)模，然而，各項信息化法治建設(shè)仍未得到進一步完善。從這個角度來講，檔案信息化管理的法制建設(shè)迫在眉睫。管理流動人員檔案時，各種新內(nèi)容、新方法將會不斷涌現(xiàn)，特別是在流動人員個人資料信息方面企業(yè)必須重點關(guān)注，將安全保護當作檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，合法、合理、合規(guī)地使用流動人員檔案信息。由此不難看出，企業(yè)應(yīng)倡導國家加強檔案管理法制化，對檔案管理法律法規(guī)和制度進行完善，讓企業(yè)管理流動人員檔案時有法可依。除此之外，檔案管理法制化有利于避免或減少流動人員檔案盜取、盜用等違法行徑，逐步提高國內(nèi)企業(yè)管理流動人員檔案的綜合能力與法制水平。

（三）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

應(yīng)構(gòu)建企業(yè)的流動人員通用檔案數(shù)據(jù)庫，將充分的基礎(chǔ)舉措提供給企業(yè)人事檔案管理工作，使人民群眾得到良好的人事檔案管理服務(wù)[2]。伴隨企業(yè)人事制度改革的不斷深入與經(jīng)濟發(fā)展水平的持續(xù)提高，企業(yè)人員的流動速度加快且流動量進一步增加，這使得企業(yè)構(gòu)建可靠、標準、先進、通用的檔案數(shù)據(jù)庫具有一定的必要性，推動企業(yè)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，同時也使流程自動化、資源共享化、載體多樣化的程度大大加深。

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，需要防止獨立設(shè)計不同單位、不同系統(tǒng)的情況發(fā)生，如若不然，將會出現(xiàn)軟件不兼容、硬件配置不符等問題。為此，企業(yè)應(yīng)倡導政府發(fā)揮宏觀帶頭作用，并聘請專門的電腦軟件企業(yè)對人事檔案管理系統(tǒng)展開設(shè)計，使設(shè)計出的統(tǒng)一管理系統(tǒng)能夠推行于全國各地，推行和使用的過程中，將該系統(tǒng)所遇到的問題整理、收集并反饋給設(shè)計人員，以便于設(shè)計人員及時完善與修復。設(shè)計出的軟件系統(tǒng)既要將錄入流動人員數(shù)據(jù)的問題妥善解決，又要使企業(yè)查詢?nèi)耸聶n案的便捷性得到保證，針對不同人員設(shè)置不同的查詢權(quán)限，從而保護流動人員的個人隱私，防止其人事檔案資料信息遭到泄露。

在保護人事檔案方面，企業(yè)應(yīng)堅持事后補救、事前預防相結(jié)合的基本原則，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的初期就需要高度重視前端控制。與此同時，信息化處理人事檔案時，工作人員必須熟練掌握檔案管理、系統(tǒng)操作能力，從而確保人事檔案管理的專業(yè)性。除此之外，企業(yè)應(yīng)做出明確規(guī)定，若檔案管理數(shù)據(jù)庫里的流動人員資料信息遭到非法使用或意外泄露，那么檔案管理數(shù)據(jù)庫負責人需要根據(jù)企業(yè)相關(guān)條例和國家隱私法律規(guī)定承擔對應(yīng)刑事責任、民事責任。

（四）建立當面核對機制

當前國內(nèi)人事檔案通常只對組織、機構(gòu)、部門提供，個體無法對自身檔案進行查看和閱讀，使得大部分人都認為人事檔案十分神秘，對個人檔案盒、檔案袋中的內(nèi)容知之甚少或是毫不了解。許多流動人員對于個人檔案不夠關(guān)注，最大的原因在于其對人事檔案內(nèi)容了解不充分，不清楚人事檔案在社會中所具備的價值和作用[3]。若直觀、明了地查閱到個人檔案，能夠增加個人了解自身檔案的程度，激發(fā)自身的檔案管理熱情。具體工作過程中，通常會有本人因不記得個人情況或記憶不全而申請查閱人事檔案的狀況，然而，依據(jù)現(xiàn)有的利用、提供人事檔案相關(guān)機制該行為不被允許，這在一定程度上違背了當今社會法治精神中的透明、公平、公開、民主原則，因此，有必要與時俱進地發(fā)展檔案提供機制，積極開展相應(yīng)的人事檔案管理改革工作。

在國外，大量西方發(fā)達國家早在上個世紀末便對當事人開放一部分人事檔案的查閱、瀏覽權(quán)限。國內(nèi)企業(yè)應(yīng)對科學、先進的人事檔案管理模式積極引進和借鑒，以人為本開展檔案管理的各項工作，若檔案不在保密條例的規(guī)定范圍中，那么個體可對檔案知情權(quán)進行享有，能夠知曉個人檔案目錄及部分內(nèi)容，讓個人法律范圍內(nèi)的權(quán)益不遭到剝奪與侵犯，同時防止他人或其他部門出于某種目的而修改、歪曲個人檔案。需要注意的是，檔案信息化數(shù)據(jù)庫里的部分非保密內(nèi)容能夠?qū)Ξ斒氯碎_放，不過當事人僅具備和享有查看的權(quán)限，不可對個人檔案進行修改和調(diào)整。

（五）社保制度和信息化檔案管理有機結(jié)合

對于城市經(jīng)濟乃至社會經(jīng)濟來講，流動人員的作用不可忽視，不過，部分城市和地區(qū)的流動人員面臨著生活保障、生存環(huán)境等一系列問題。我國社保相關(guān)部門曾提出，中國應(yīng)盡快開展社保問題在城鎮(zhèn)化發(fā)展過程中的研究和探索，制定和發(fā)布適合流動人員特征的社保條例與規(guī)定。客觀來講，社保體系改革的最終目的在于經(jīng)濟發(fā)展水平、社會保障制度有機統(tǒng)一，發(fā)揮社保制度對于流動人員的正面、積極作用。將社保制度和信息化檔案管理有機結(jié)合，可以為相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展社保機制、研究流動人員提供有效幫助，通過針對性的社保體系，幫助流動人員信息化檔案更好的管理。

要想做到這一點，第一，應(yīng)將人事檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使檔案信息與養(yǎng)老保險機制掛鉤，流動人員檔案能夠影響企業(yè)所做的個人養(yǎng)老金，一旦流動人員構(gòu)建養(yǎng)老金賬戶，那么其人事檔案、賬戶信息便能夠跟隨地點的改變而進行流動[4]。第二，流動人員應(yīng)記錄醫(yī)療保險，在人事檔案里添加詳細的醫(yī)療保險內(nèi)容，結(jié)合信息化檔案管理系統(tǒng)，同時遷移和流動人事檔案、醫(yī)療保險，為以后的人事檔案管理提供便利。

結(jié)語：總而言之，研究流動人員的信息化人事檔案管理路徑具有重要的意義。相關(guān)人員應(yīng)對當前企業(yè)人事檔案管理的概況有一個全面了解，充分把握檔案信息化管理的重要作用，能夠通過加快互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動、檔案管理法制化、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫等多種方式開展流動人員檔案管理的各項工作，從而推動企業(yè)的流動人員檔案信息化建設(shè)和管理工作發(fā)展。