互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新

吳衛芳

(郴州市第三人民醫院，湖南 郴州 423000)

新醫改的實施，大幅降低居民就診費用，有效解決看病貴、看病難等問題，為我國醫保全覆蓋奠定了基礎。信息時代，將大數據、互聯網、云計算等信息技術融入醫院管理當中已是大勢所趨，因此，有必要對醫院檔案管理進行改革與模式創新。

一、互聯網背景下的現代醫院檔案管理概述

近年來，我國醫院檔案管理工作一直在不斷創新發展當中，取得了可喜成績。與傳統醫院檔案相比較，互聯網背景下的現代醫院檔案具備以下幾方面特點：一是查詢檢索速度快，由于使用了互聯網技術，信息得以有效整合并形成電子檔案，在檔案管理上智能化管理系統逐步替代人工管理，只需要輸入關鍵詞就可以快速檢索或查閱，而且支持模糊搜索，大幅提升了檔案管理效率。尤其在信息傳遞方面，利用醫院局域網，可以實現醫療信息無縫傳輸及，促使資源共享。二是檔案管理精細化，依托互聯網技術，現代醫院檔案能夠實時更新，進行有效篩選，提升檔案信息準確性。同時，利用互聯網技術后，促使檔案信息收集、整合、歸檔、查詢、檢索一體化，減輕了人工負擔節省大量人力資源，同時降低了檔案儲存所需空間。三是管理形式多樣化，運用信息技術后，除了紙質版檔案、照片檔案、文件檔案外，逐漸出現數據信息檔案、音頻檔案、視頻檔案，載體也由原本單一的紙張擴展為硬盤、光盤、云盤等多種形式，使得現代醫院檔案管理模式更加豐富。另外，檔案管理信息化可以有效彌補紙質檔案保存不便的缺陷，電子檔案不易受到外界因素的干擾，對于資料起到很好的保護作用[1]。

二、互聯網背景下，現代醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化意識不強

許多醫院領導認為只要提升醫療服務水平及質量就已經足夠，沒有將檔案管理工作放在重要位置，在開展檔案管理工作時，意識陳舊，部分管理人員的管理理念依然停留在傳統檔案管理層面，加上醫院領導沒有重視檔案管理工作，錯誤認為傳統檔案管理模式已經夠用，使得醫院檔案管理信息化水平滯后。

（二）網絡安全管理體系不夠完善

現代醫院雖然一直在推進檔案管理分級化，但是實際運行效果不佳，一些醫務人員沒有具備良好的檔案管理意識，平時工作為了方便，隨意將檔案存放在私人區域，極易造成檔案丟失或損壞。同時，醫院沒有建立起完善的檔案管理規章制度，對于應當歸檔的檔案界定不清，沒有進行嚴格檢查督促落實，使得檔案管理流于形式。醫院管理大多按照相關衛生行政部門的各項規定來制定自身規章制度，比如醫務人員崗位職責等等，但是很少有與檔案管理相關的制度，在醫院綜合目標考核管理方案中，也大多沒有將檔案管理納入其中，導致部門、科室職工忽視了檔案管理工作，也很少組織醫務人員進行檔案管理專業化培訓。另外，一些醫務人員因醫務工作繁忙，對于工作中應當記錄在案的特殊病例沒有進行認真記錄，使得檔案完整性受損、利用率不高。還有一些部門認為將檔案交由檔案室統一保管對自身工作開展不便，存在不愿移交心理，使得檔案管理工作開展受阻[2]。

（三）互聯網技術與檔案管理融合不足

許多現代醫院在檔案管理時，沒有將互聯網技術很好地融入其中，使得醫院檔案管理信息化程度不足。比如檔案信息數字化程度不夠、信息平臺建設存在漏洞、沒有將醫院日常診療工作納入到檔案管理范疇等等，制約了檔案管理信息化建設發展。

（四）網絡建設存在不足

科技進步使得相關軟硬件得到快速發展，但是當前一些醫院在檔案管理網絡建設上還存在明顯不足之處，許多醫院的檔案管理還停留在檢索階段，沒有發揮出計算機強大的功能作用，比如海量儲存、精準識別等等，造成資源浪費。

（五）檔案管理人員素質不高

醫院檔案管理不僅僅時將數據信息進行保存，還應當對數據信息進行深層次整合、分類及歸檔，使其具備信息參考意義。對于檔案管理人員素質提出更高的要求。需要其具備相當管理水平，能夠牢記檔案管理原則，熟練掌握檔案管理工作流程，在文件存檔時做好相應標記，便于后續查閱。但在實際工作中，許多檔案管理工作人員由于自身素質問題，導致檔案難以發揮其作用，比如認知上存在偏差，錯誤認為檔案管理只是一項打雜性工作，主觀能動性缺失，檔案管理時能拖則拖，工作效率低下。還有就是專業知識匱乏，對于檔案分類合理性不足，保密級別設置不當。另外，一些檔案管理工作人員年齡偏大，對于信息技術運用不熟練，嚴重制約了檔案管理工作發展。

三、互聯網背景下創新現代醫院檔案管理的策略

（一）樹立信息化管理理念

在科技飛速發展的當下，現代醫院進行檔案管理模式創新已是大勢所趨。為更好更快順應時代發展需求，需要醫院管理層提升對于檔案管理的重視程度，在做好當前檔案管理基礎之上進行管理模式的不斷創新。醫院應當及時更新檔案管理理念，充分運用網絡技術，積極開發網絡系統，將醫院各個科室連接起來，形成一個有機整體，促使數據信息能夠在部門、科室之間順暢共享，強化檔案信息準確性、實時性、高效性。除了設立專用檔案庫房外，還應當應用計算機對檔案進行管理，充分發揮計算機強大的信息收集、傳輸等功能，改善傳統人工錄入檔案信息效率低下的弊端。要在全體醫務人員心中牢固樹立其檔案管理意識，將其作為醫院工作的重要內容，與醫院業務工作同安排、同部署，利用醫院宣傳欄、微信公眾號等多種載體加強檔案管理宣傳，同時要將各部門、科室檔案管理工作與年終評先評優相掛鉤，促使醫務人員養成良好的檔案管理意識[3]。

（二）完善檔案管理信息化體系建設

醫院檔案管理制度是否健全對于檔案管理效率有著直接影響，要將檔案管理工作與新醫改緊密結合起來，建立起健全完善的信息化檔案管理體系。醫院需要跟上時代發展潮流，廣泛深入應用互聯網技術提升檔案管理工作效率機質量，建立起信息化檔案資料庫、數據庫，便于檔案信息高效利用。要加大對于檔案管理工作的資金投入力度，引進先進技術、設備，確保信息化建設順利開展。要建立起責任倒追制度，一旦出現差錯時能夠進行責任追究并給予當事人相應處罰。在制定制度時要做好層次設計，將檔案管理工作細化量化，具體到每一個崗位、每一個人。制度體系制定時要著重考慮檔案查閱方便、傳輸及時，防止檔案在管理及使用過程中產生混亂。在進行檔案信息化管理時，要注意檔案使用權限設置，防止無關人員隨意查看或者篡改檔案，注意做好檔案備份，以防軟件損壞給醫院帶來損失。為確保醫院檔案管理規范化，要建立起獨立檔案管理部門，由專人對檔案實施管理，促使其他部門醫務人員能夠擁有更多精力開展本職工作。檔案管理部門要嚴格執行好借閱制度，借閱紙質檔案必須進行登記，詳細記錄好借閱時間及歸還時間，在紙質檔案借出時盡量避免借出原件，以復印件為主，防止丟失。

（三）促使互聯網+檔案廣泛應用

醫院應當高度重視檔案管理創新，重點加強互聯網技術的應用。在建立檔案時，相關管理部門要將檔案進行數字化處理，建立起一個完善的內部檔案信息化管理系統，將所有患者就診信息進行記錄、整合、分析、歸檔，便于以后查閱。醫院還可以運用互聯網技術為患者建立起電子健康檔案，將其統一記錄在診療卡內，用以儲存患者所有健康體檢、疾病診療、輔助檢查、手術過程以及術后恢復等等信息，一旦患者再次就診，醫務人員就能夠輕松獲得患者相關信息，為精準制定診療方案提供了相應數據支撐，為提升診療水平奠定基礎。醫院還可以與其他醫院建立起醫療信息共享平臺，將成功診療病例予以分享，促使醫院診療水平不斷提升。

（四）加強檔案管理網絡建設

醫院檔案管理部門要緊跟形勢，不斷加強檔案管理網絡建設。及時對檔案管理計算機進行升級，研發或引進先進管理系統，織密檔案管理網。尤其在互聯網背景下，應當對醫院檔案管理的信息化水平予以強化，為患者提供優質診療服務。在醫院檔案管理時要加強基礎設施建設，重點加強信息網絡基礎設施建設。要做好系統維護工作，避免醫院檔案信息泄露、丟失等現象發生，以此保障互聯網背景下醫院檔案管理健康穩定發展[4]。

（五）提升檔案管理人員素質

醫院檔案管理工作并非隨意一人就可勝任，檔案管理工作人員需要具備豐富、全面的相關檔案管理知識，可以對各種數據信息進行正確分類，在檔案信息收集時確保其真實性及完整性，在檔案歸檔書寫時標準、規范，嚴禁出現信息偽造、涂改等現象。因此，醫院需要充分挖掘現有檔案管理人員潛能，對檔案管理人員加強培訓，使其能夠充分認識到檔案信息管理工作的重要性，提升其處理信息的能力水平。可以組織開展定期不定期的檔案管理培訓活動，不斷豐富檔案管理人員專業知識儲備、提升其專業技能。要制定有針對性的培訓方案，對于年齡偏大的員工加強信息化、自動化方面的培訓，使其能夠熟練掌握計算機操作，提升其網絡技術水平；對于年輕人則要加強檔案管理基礎能力培訓，強化專業理論知識與實踐操作能力，重點幫助年輕人摒棄眼高手低弊端，避免出現“一看就知道、一干全不會”問題，在教授專業理論知識時盡量做好傳幫帶工作，促使年輕人能夠獨當一面；在人才招聘時，要盡量引進高素質、高質量檔案專業人才，促使專業人員干專業事情。要采用激勵機制，對檔案管理成效進行考核，管理成果優異的予以獎勵，出現差錯的予以懲罰，做好公平、公正。此外，還應當經常組織開展檔案管理人員專題講座，促使檔案管理人員之間的溝通交流，提升工作人員對于檔案管理的了解程度。

總的來說，當前正值互聯網發展與新醫改結合良機，醫院檔案管理要做到與時俱進，大力推進檔案管理信息化，以新醫改政策為核心，以互聯網技術為依托，以制度建設為重點，以人員素質提升為抓手，不斷強化醫院檔案管理水平，為醫院發展奠定堅實基礎。