談提高檔案管理科學化水平的措施與路徑

楊陽

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、現階段我國檔案管理存在的問題

（一）科學化檔案管理的意識較低

就目前來說，專業檔案管理工作的人員整體水平來說還較低，一些檔案管理人員習慣于傳統的檔案管理方式與手段，而有的檔案管理則直接由其他領導或管理人員代替完成檔案管理工作，這些人員的專業基礎知識與技能方面都遠遠不夠。

（二）缺乏完善的科學化檔案管理基礎建設

良好的基礎設施建設不僅是支撐檔案管理科學化發展的條件，更是發展我國信息技術的關鍵。但就目前的情況來看，想要提高科學化的檔案管理水平，我國在軟件系統以及硬件設施上還存在很多不足。

（三）缺乏健全的科學化檔案管理制度

檔案管理沒能形成標準化與制度化的體系，并且現有的規章制度中也沒有明確的細節規定。再加上檔案管理本身就屬于復雜的系統，因缺乏完善的管理體系最終造成了檔案丟失、管理不當甚至不規范等問題，這也為檔案的查找帶來了極大的阻礙。

二、提高檔案管理科學化水平的必要性分析

（一）是順應科學發展觀的需求

作為企業、單位以及機構等重要領域的關鍵內容，檔案管理工作涉及到非常多的問題，檔案工作的好壞不僅關系著企業的生產經營活動，更是促進單位可持續發展，機構社會性服務順利進行的關鍵。我們以我國精神文明建設中的檔案管理工作為主要內容展開分析，在精神文明建設的過程中，檔案管理體現的是國民經濟的軟實力，不僅涉及到政治、經濟以及文化等方面的內容，更促進和諧社會發展的重要環節。

（二）是信息化發展的前提條件

隨著各項科學技術的發展，信息技術被廣泛運用到多個領域中，這也使得我們的生活與工作方式逐漸變得網絡化、數字化，一些先進的多媒體技術出現在了我們的生產生活中，給我們的生產生活帶來了巨大的變化。而檔案管理作為發展經濟、建設文化的重要，如果仍然沿用傳統的檔案管理模式和方法，難免會造成一定的信息滯后，也不利于檔案管理工作適應性的提升。而將信息技術運用到檔案管理工作中，不僅能通過科學的分類和完善的出庫、入庫管理提高檔案管理的質量，更有利于方便快捷的檔案查找。

（三）是促進檔案管理發展的未來趨勢

隨著信息技術的不斷發展，檔案的數量、種類以及規模增大，不斷出現了計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理等生產經營方面的必要檔案，更有勞動教育、黨政科研等最重要檔案的產生。因此，檔案數量與規模的不斷增加也給檔案管理的基礎設施和檔案管理人員提出了較大的要求。總的來說，提高檔案管理科學化水平，是順應科學發展觀的需求，是信息化發展的前提條件，更是促進檔案管理發展的未來趨勢。

三、提高檔案管理科學化水平的具體措施

（一）轉變檔案管理方式，提高服務意識

眾所周知，檔案管理作為內部管理的重要組成部分，涉及到地不只是的單位或者企業的日常經營服務活動，更多的關系到檔案服務行業的未來發展。因此，要想擺脫傳統檔案管理滯后、老套、缺乏時代性和綜合性的缺陷，就必須從檔案管理的模式、檔案管理的內容以及手段上來創新，以促進科學化的檔案管理的順利開展。首先，檔案管理應立足在服務社會為主，要避免為了管理而管理的觀念。必須拋開形式主義只求切實做到實效;必須按照單位或者機構的實際發展需要，選擇靈活變通的檔案管理方式。引進信息化的檔案管理方式，革除已經不適應的管理模式。其次，還必須加強與實際的結合，對相關檔案管理人員的職業道德素質培養是提高檔案管理人員專業素質和思想道德水平的關鍵，是培養他們的責任意識和綜合素質的重要途徑，讓他們做到以身作則，在執行檔案管理規章制度時起到帶頭作用，成為有服務意識有能力的檔案管理人員。

（二）加強科學化檔案管理的基礎設施建設

首先，檔案管理的現代化發展是提高檔案管理科學化水平的先決條件，而發展檔案管理的科學化不僅需要扎實的人才基礎和完善的制度，更需要較強的軟硬件設施支持。通過加強檔案管理的資金投入，引進先進的軟硬件管理設備，發揮計算機技術、網絡技術以及數據庫管理技術的作用，進一步完善現代化的檔案管理，以保證檔案管理的效率和質量。一方面，完善紙質檔案的管理和載體管理，加強科學化的檔案管理不僅能減少紙質檔案的存儲空間，降低對存儲空間的資金投入。另一方面，發展科學化的檔案管理更能降低對紙質存儲空間的日常維護費用，大大減少對檔案管理的直接投入。

（三）進一步健全科學化檔案管理制度

為了強化檔案管理的制度建設，健全科學化的檔案管理制度，進一步優化檔案管理的運行機制。我們必須依據相關法律、法規以及檔案管理建設的實際需求與宏觀把握對檔案管理進行制度建設，注重檔案管理科學化水平的提高，充分發揮科學化的作用。其次，相關部門還應將檔案管理工作作為工作重點，不斷在實際工作中摸索出適應自身的檔案管理機制，并進行不斷地強化和完善，以此建立起一套可操作性強、系統性強的管理機制。與此同時，我們還應不斷對相關檔案管理人員進行培養，以提高其專業知識與技能，這也是提高檔案管理科學化水平的關鍵步驟。

四、提升檔案科學化管理水平的路徑

（一）轉變管理理念

想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分地認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人事變動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果。現代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練地掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷地總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。