談?wù)劰こ碳夹g(shù)研究的檔案管理

魏振林

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、工程檔案管理內(nèi)容

（一）工程施工資料。

工程施工資料包含的內(nèi)容眾多，其主要涉及到應(yīng)急策略規(guī)劃、項(xiàng)目資金獲取與使用規(guī)劃、工程項(xiàng)目選址，其中工程項(xiàng)目選址是指自然市場(chǎng)資源、地質(zhì)水文、氣候、經(jīng)濟(jì)格局等在內(nèi)的選址。也包括工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料(是包含基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)和概念設(shè)計(jì)在內(nèi)的資料)、規(guī)劃方案對(duì)比、招標(biāo)投標(biāo)資料、各級(jí)會(huì)議內(nèi)容、各類合同協(xié)議等。此外，工程建設(shè)規(guī)劃的資料應(yīng)包含年度規(guī)劃、施工單位、各級(jí)別規(guī)劃書(shū)、物料供給、器械供給、合同協(xié)議以及資金數(shù)量、調(diào)研報(bào)告、訂貨數(shù)量、人力籌劃、人員培訓(xùn)、建設(shè)常規(guī)手續(xù)辦理等等在內(nèi)。工程項(xiàng)目的安裝包含的檔案資料，包含合同協(xié)議、財(cái)務(wù)記錄、項(xiàng)目咨詢資料、事故發(fā)生與處理記錄、投標(biāo)招標(biāo)文件、工程運(yùn)行資料、監(jiān)理方資料、各級(jí)管理資料、會(huì)議與研討會(huì)資料、工程安裝控制和協(xié)調(diào)資料等等。工程運(yùn)行涉及的檔案資料，主要有各種規(guī)章條例、薪資體系、設(shè)備特性、涉筆操作規(guī)范、財(cái)務(wù)籌劃、項(xiàng)目運(yùn)行規(guī)劃、管理體制、經(jīng)營(yíng)形式、人員聘請(qǐng)、人員培訓(xùn)、建設(shè)工藝、資產(chǎn)管理等等。當(dāng)工程項(xiàng)目完成交付使用時(shí)的檔案資料，包括甲方資料、承包單位資料、供方資料，其中甲方業(yè)主的資料應(yīng)當(dāng)根據(jù)資料時(shí)間與類型進(jìn)行詳細(xì)的歸類，承包單位和供方的資料依照竣工的相關(guān)文件要求進(jìn)行組卷，主要指試運(yùn)行情況、資金結(jié)算情況等。

（二）經(jīng)營(yíng)使用資料。

工程項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)使用包括項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)、投資收回時(shí)長(zhǎng)、收益創(chuàng)造，具體的檔案資料內(nèi)容是指，工程項(xiàng)目竣工后的評(píng)估資料，即工程建設(shè)完成和投資計(jì)劃的對(duì)比資料，工程建設(shè)中原方案的修改及優(yōu)化資料，項(xiàng)目建成投產(chǎn)的實(shí)際效益與預(yù)計(jì)效益的對(duì)比資料，項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理的其他資料，這主要指的是經(jīng)濟(jì)環(huán)境的評(píng)價(jià)以及工程項(xiàng)目趨勢(shì)分析等資料。

二、加強(qiáng)工程檔案管理的對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

提高《檔案法》及其相關(guān)法律規(guī)范宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，創(chuàng)設(shè)出良好的檔案工作環(huán)境。要加快普及檔案知識(shí)，在單位培訓(xùn)內(nèi)容中納入檔案知識(shí)，讓更多人員認(rèn)識(shí)到做好公路工程檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案工作的重視程度，在設(shè)施、設(shè)備、人員、經(jīng)費(fèi)上給予支持。檔案管理人員要具備良好的服務(wù)意識(shí)，以高效的服務(wù)提高檔案管理水平。另外，做好施工、財(cái)務(wù)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等部門的協(xié)調(diào)溝通工作，通過(guò)各部門共同努力配合，營(yíng)造檔案管理工作齊抓共管的局面。

（二）加強(qiáng)體制機(jī)制創(chuàng)新

1.規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，必須將該辦法落到實(shí)處，從細(xì)節(jié)處入手，突出重點(diǎn)，有序?qū)嵤?，讓工程檔案管理工程更加科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

2.加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。建設(shè)單位檔案部門是工程檔案的主管部門，應(yīng)承擔(dān)其相應(yīng)責(zé)任，做好對(duì)建設(shè)、施工等單位檔案工作的指導(dǎo)工作。可以建立檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)了解檔案管理動(dòng)態(tài)信息，并到工程現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展指導(dǎo)工作，妥善解決檔案管理總存在的問(wèn)題。另外，要分清重點(diǎn)環(huán)節(jié)與薄弱環(huán)節(jié)，細(xì)致開(kāi)展各階段驗(yàn)收檢查工作。檔案人員要積極參與工程調(diào)度會(huì)、技術(shù)研討會(huì)和設(shè)計(jì)交底會(huì)，準(zhǔn)確掌握工程整體進(jìn)度，提高檔案工程的實(shí)效性。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

要積極適應(yīng)工程項(xiàng)目的現(xiàn)代管理模式，將計(jì)算機(jī)計(jì)算充分應(yīng)用到工程檔案管理工作中，并加大檔案管理軟件開(kāi)發(fā)力度，逐步建立起電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案電子化與電子檔案信息共享。同時(shí)，還要建立健全的工程檔案信息資源體系，并不斷提升工程檔案管理的效率與水平。

（四）定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)

開(kāi)展多層次、多形式的工程技術(shù)、檔案管理等業(yè)務(wù)培養(yǎng)工作，讓參建單位工程技術(shù)人員了解檔案管理知識(shí)、檔案人員了解工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)，從而讓工程技術(shù)人員與檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)自身知識(shí)面的拓展。檔案人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的過(guò)程中，也要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代管理理論與方法的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升。另外，檔案人員要切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)定位，踏實(shí)工作，樹(shù)立高度的事業(yè)心與責(zé)任感，扎實(shí)做好公路工程檔案管理工作。

三、加強(qiáng)檔案管理構(gòu)成與制度建設(shè)

設(shè)立專門的工程技術(shù)檔案管理職能部門，就部門工作的職責(zé)，部門工作的設(shè)施與要求部門的人員配置等做出明確的說(shuō)明與細(xì)化。設(shè)置科學(xué)的工程技術(shù)檔案管理制度體系，細(xì)化不同項(xiàng)目建設(shè)階段各類資料的收集、歸類、標(biāo)注、保存、管理等，設(shè)置由上到下的工作管理權(quán)利體系，強(qiáng)調(diào)每個(gè)人員的工作職責(zé)，管理要求。對(duì)各類資料的收集、歸類、保存、管理進(jìn)行嚴(yán)格的檢查審核等。工程技術(shù)檔案管理體系要根據(jù)各類資料的不同進(jìn)行專業(yè)的管理，根據(jù)財(cái)務(wù)、投資建設(shè)、法務(wù)、機(jī)密等級(jí)、人員資料、工程圖紙等進(jìn)行可續(xù)的管理。相同類型的資料檔案必須設(shè)置統(tǒng)一的記錄管理格式，依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理。對(duì)于資料檔案中設(shè)計(jì)的代號(hào)、字體、用語(yǔ)、圖示等細(xì)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一按照國(guó)家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄使用。

四、工程項(xiàng)目資料的立卷

（一）清晰立卷的規(guī)則

根據(jù)自然產(chǎn)生的實(shí)際情況立卷，這樣才能使得各卷資料能夠有機(jī)的結(jié)合，這主要說(shuō)的按照工程決策、工程施工、工程運(yùn)營(yíng)三個(gè)階段進(jìn)行立卷。立卷的原則可以按照專業(yè)進(jìn)行，例如工程類資料按照預(yù)備階段資料、決策資料、監(jiān)理資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、竣工圖紙、驗(yàn)收資料等進(jìn)行。立卷的厚度應(yīng)當(dāng)適宜，最好保持在40 毫米以內(nèi)，各卷的內(nèi)容也應(yīng)保持單一，不一樣的載體資料使用不同的組卷。

（二）保持卷內(nèi)資料有序

文字類別的資料應(yīng)當(dāng)根據(jù)專業(yè)和事項(xiàng)進(jìn)行順序排列、相同事項(xiàng)的申請(qǐng)和回復(fù)、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分開(kāi)，依照先批準(zhǔn)再請(qǐng)示，先印制再定稿，先主件后附件的順序進(jìn)行管理。各類圖紙也許根據(jù)專業(yè)排序;文字和圖示都存在的資料，應(yīng)當(dāng)保持先文字后圖紙的順序;計(jì)算機(jī)資料與影像文件同樣按以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序。

（三）案卷的目錄、裝編

保證按照紙張進(jìn)行頁(yè)碼編制，設(shè)置封面，根據(jù)實(shí)際卷內(nèi)排序內(nèi)容設(shè)置準(zhǔn)確的目錄，對(duì)案卷的責(zé)任人、案卷的編號(hào)、案卷的編制日期、案卷的文件名稱等進(jìn)行如實(shí)的記載和說(shuō)明。案卷的裝訂可以視要求而定，但必須保證文字類型的文靜裝訂成冊(cè)。如果對(duì)案卷進(jìn)行裝訂，則需要私用卷夾或者卷盒來(lái)進(jìn)行，但必須按照相關(guān)的裝訂標(biāo)準(zhǔn)來(lái)操作。

五、文件資料歸檔

各類檔案文件資料的歸檔必須要保證全面、精準(zhǔn)、系統(tǒng)，必須可以將工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程都體現(xiàn)出來(lái)，按照相應(yīng)的歸檔范圍以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)進(jìn)行歸檔的文件資料務(wù)必要進(jìn)行歸類處理，達(dá)到組卷的標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)施歸檔務(wù)必按照實(shí)際工程項(xiàng)目的建設(shè)情況分時(shí)間完成。工程項(xiàng)目的檔案通常情況下最少設(shè)置兩套，一套留給工業(yè)主單位保存，另一套需要遞交城建檔案管理部門。工程項(xiàng)目的勘察方、建設(shè)方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方、咨詢方在向甲方的業(yè)主送檔案時(shí)，要確保完成移交的單據(jù)，待各方都蓋章或者簽字以后在進(jìn)行移送。勘察方、建設(shè)方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方、咨詢方在為本單位保存文檔時(shí)，要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立檔完保存。

六、檔案的驗(yàn)收及作用

檔案驗(yàn)收是一項(xiàng)非常容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，在驗(yàn)收時(shí)必須保證檔案內(nèi)容完整、真實(shí)、精準(zhǔn)、系統(tǒng)、齊全，各個(gè)需要簽字蓋章的文件必須保證真實(shí)可靠，各種文件和圖紙的資料必須保證格式、記錄的標(biāo)準(zhǔn)性達(dá)到要求。檔案是對(duì)某一工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到建設(shè)使用的所有信息的記錄，對(duì)前期問(wèn)題的查明、日后項(xiàng)目的運(yùn)行管理、各方權(quán)益的保護(hù)，都有著異常重要的作用，因此必須引起工程項(xiàng)目建設(shè)各方以及相關(guān)政府機(jī)構(gòu)的充分注意。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，用電子計(jì)算機(jī)取代紙質(zhì)的檔案管理，不僅能夠避免紙張資源的浪費(fèi)，還能提高信息資料的準(zhǔn)確度，是檔案的管理更加有效和準(zhǔn)確。