信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

胡耀芳

（中國人民政治協(xié)商會議呂梁市委員會，山西 呂梁 033000）

在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展下，檔案管理工作受到了很大的影響。而對于檔案管理工作人員來說，應(yīng)該清楚認(rèn)識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，然后合理應(yīng)用，以便實現(xiàn)檔案管理工作的完善。不過就具體情況來看，部分人員依舊秉持著傳統(tǒng)管理理念，并且抱著得過且過的態(tài)度，不愿意進(jìn)行創(chuàng)新和改變。這樣，便使信息技術(shù)的作用很難充分地發(fā)揮出來，導(dǎo)致檔案管理工作中存在的問題難以得到有效的解決，發(fā)展受阻。針對此，需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，注重與時俱進(jìn)，這樣才能促使檔案管理工作長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作重要性

雖然我國檔案管理工作有著悠久的發(fā)展歷史，不過當(dāng)前依舊存在很多制約檔案管理工作發(fā)展的因素。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員往往應(yīng)用手動的方式進(jìn)行文件的記錄和分類，這樣顯得量大且繁雜，會給工作人員帶來很大的壓力，同時也很容易出錯。受到檔案記錄材料的制約，導(dǎo)致檔案保存工作有著一些不足，檔案極易損壞，所以在這一方面需要很大的投入。而對于檔案記錄工作來說，主要就是為今后的工作提供依據(jù)，不過在傳統(tǒng)檔案管理工作中，資料查閱比較困難，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙到檔案管理工作作用的發(fā)揮。

而在信息時代背景下，計算機(jī)的應(yīng)用使得這些問題得到了很好的解決，有效提升了文件管理效率。人們可以直接應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行文件的記錄和檢查，這樣能很好減少文件管理的工作量，促進(jìn)文件應(yīng)用效率更進(jìn)一步。同時，借助計算機(jī)存放檔案，還能很好的減少檔案占地面積，避免檔案遭受水災(zāi)、火災(zāi)以及人為因素等外力的破壞。所以可以說，在信息時代下，積極進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)十分有必要，屬于一種必然的趨勢。

二、檔案管理工作中主要存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理工作當(dāng)前存在一些問題，最為突出的便是檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。在信息時代背景下，信息技術(shù)難以避免的被應(yīng)用在檔案管理工作中，這便對檔案管理人員提出了更高的要求。不過就具體情況來看，很多檔案管理人員沒能系統(tǒng)的學(xué)習(xí)信息技術(shù)，進(jìn)而對于信息化管理不是很熟練。而對于相關(guān)部門而言，對于在職檔案管理人員也沒能進(jìn)行有效的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力和水平一直停滯不前，嚴(yán)重影響到信息技術(shù)作用的發(fā)揮。

（二）檔案信息安全問題

傳統(tǒng)檔案管理工作可以對信息安全有著很大的保證，究其原因，要求盜取以實物為載體的檔案信息有著很大的難度。而在信息時代背景下，檔案管理工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，因為會涉及到聯(lián)網(wǎng)問題，進(jìn)而很容易受到病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等的影響，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄漏、被惡意篡改等情況。特別是一些重要的信息，如果丟失，那將很有可能引發(fā)嚴(yán)重后果。

（三）檔案管理軟件問題

就當(dāng)前情況來看，我國現(xiàn)有的檔案管理部門都進(jìn)行了信息化管理，不過應(yīng)用的軟件有著較大的差異性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理部門不能實施統(tǒng)一化管理。這樣，在調(diào)取外地檔案時，便會存在很大的不方便。因此，從長遠(yuǎn)發(fā)展角度上來說，需要加強(qiáng)注重這一問題的處理。

（四）檔案管理網(wǎng)站問題

檔案管理網(wǎng)站建設(shè)時間不是很長，整體形式也不夠統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)。就實際情況來看，很多人都是根據(jù)自己的需求和想法進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，整體水平不是很高，規(guī)范性也存在一定的不足，進(jìn)而在后期檔案管理工作開展中，會受到一定的影響，加大管理難度。此外，數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫間的差異性，還會持續(xù)性地影響到檔案管理的統(tǒng)一性，因此必須得給予充足的重視。

三、信息時代檔案管理工作中問題的對策

（一）在管理軟件方面遵循普遍性原則

文件管理軟件是檔案信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，所以其必須得具備多功能性忒單，這樣才能確保信息資源的共享。針對此，要求檔案管理部門合理引進(jìn)一些先進(jìn)的信息技術(shù)，積極進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，以便促進(jìn)自動化處理的實現(xiàn)，推動檔案信息檢索效率更上一個臺階。例如在檔案數(shù)據(jù)存檔過程中，檔案管理部門可以合理引入信息管理系統(tǒng)，如CAM/CAD 系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)等，借助此合理進(jìn)行管理軟件的編程。除此之外，還得借助多媒體技術(shù)、計算機(jī)等自動識別各種文件，然后合理分類進(jìn)行儲存。通過這種方式，可以很好地實現(xiàn)軟件兼容。而且通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行資料與檔案的傳輸，還能實現(xiàn)近距離信息資源的共享，提升儲存量，打破傳統(tǒng)“信息孤島”情況的出現(xiàn)。

（二）積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫

對于檔案管理工作人員而言，在新時代背景下，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)思想，認(rèn)識到數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性。前面提到，數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間如果存在差異性，那將會持續(xù)性地影響到檔案管理統(tǒng)一性。因此，在具體數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，要求檔案管理人員結(jié)合目前的情況，合理預(yù)測與規(guī)劃未來，確保數(shù)據(jù)庫在接下來的一段時間中能夠有效地利用，而不是被淘汰。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該確保數(shù)據(jù)庫中的檔案質(zhì)量，在儲存中應(yīng)該加強(qiáng)分析，避免劣質(zhì)信息充斥數(shù)據(jù)庫。

（三）注重檔案管理人才的培養(yǎng)

要想更好地進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，離不開優(yōu)質(zhì)檔案管理人才的支撐。針對此，相關(guān)方面應(yīng)該加強(qiáng)對這方面人才的培養(yǎng)，嚴(yán)格遵循循序漸進(jìn)的原則，絕對不能操之過急。具體可以從以下幾方面著手：首先就是幫助工作人員擺正心態(tài)，使得他們可以從心理上接受信息化檔案管理；其次，注重職業(yè)技能與素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，如信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識學(xué)習(xí)。在此過程中，應(yīng)該采用合適的措施激起員工學(xué)習(xí)提升的積極性，這樣才能最終達(dá)成理想的培養(yǎng)效果，為檔案管理工作質(zhì)量的提高提供助力。而對于檔案管理人員而言，在當(dāng)前新時代背景下，也應(yīng)該有著不斷提升的意識，如借助網(wǎng)絡(luò)平臺經(jīng)常性的與同行進(jìn)行交流、學(xué)習(xí)一些先進(jìn)管理理念和方式等。

（四）注重檔案管理思想的更新

管理思想現(xiàn)代化具體就是說應(yīng)用更為先進(jìn)的檔案基本理論思想。也別實在新時代下，不論哪一個行業(yè)，要想達(dá)成理想的發(fā)展目標(biāo)，必須得積極進(jìn)行傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也不例外。在此過程中，需要準(zhǔn)確的把握好檔案規(guī)律特點，樹立全新的管理意識，然后結(jié)合科學(xué)精神組織開展各項工作，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向不斷前進(jìn)。一方面，需要檔案管理人員更新自身管理理念。對于檔案管理工作來說，有著比較獨特的發(fā)展規(guī)律和理論，而工作人員在工作開展中，應(yīng)該清楚認(rèn)識到自身職能，充分考慮到自己需要占據(jù)，怎樣的地位、發(fā)展怎樣的作用；另一方面，需要樹立創(chuàng)新意識。在具體操作中，需要從整體角度進(jìn)行思考和把握，不能忽視任何一個小細(xì)節(jié)，切實落實質(zhì)量管理工作。同時，根據(jù)自身需求與實際，引入一些新穎有效的管理方式，確保檔案管理工作質(zhì)量。

（五）加大資金投入

在信息時代飛速發(fā)展下，檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，逐漸從之前的文字、圖表朝著信息數(shù)據(jù)和光盤軟件等方向前進(jìn)，之后借助信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類與保存。在此過程中，相關(guān)部門需要適當(dāng)?shù)脑黾幼约和度耄鶕?jù)實際情況加強(qiáng)統(tǒng)一與協(xié)調(diào)，研發(fā)出通用且有效的數(shù)據(jù)庫軟件，這樣便能轉(zhuǎn)變之前混亂的局面，達(dá)成和諧統(tǒng)一的目標(biāo)。在這一基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員只需要直接錄入數(shù)據(jù)信息即可，切實提升工作效率。

四、結(jié)語

總的來說，在信息時代背景下，檔案管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，積極吸收信息技術(shù)的優(yōu)勢，然后借助此解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量更上一個臺階。在此過程中，相關(guān)部門還得加強(qiáng)工作人員職業(yè)技能與素養(yǎng)的培訓(xùn)教育，鼓勵檔案管理人員經(jīng)常性的進(jìn)行交流溝通，要求他們主動進(jìn)行各種有關(guān)信息技術(shù)新知識的學(xué)習(xí)等。這樣，便能將信息技術(shù)的作用更加充分地發(fā)揮出來，促進(jìn)檔案管理工作的完善與優(yōu)化，切實提升管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值。