高校人事檔案信息化管理研究綜述

任碩實

（河北政法職業學院,河北 石家莊 050061）

高校檔案管理一直以來主要采用傳統的紙質檔案管理模式。部分企業及組織正在嘗試檔案信息化管理，目前仍處于初步探索階段，尚未建成可以使用的信息檔案管理體系。相對于傳統紙質檔案來說，電子檔案具有節約成本、節省空間、安全性高、長久存放等優點。信息檔案應用于高校檔案管理中，方便對數據進行有效管理，使高校在人事管理過程中可以隨時查看檔案，大大提高了工作效率。

一、高校人事檔案信息化管理的必要性

在信息化建設的新時代，高校對信息的需求空前增長。高校的各項工作都要在充分、準確的信息基礎上進行。只有獲得完整、準確、全面的信息，才能做出正確的決策。高校檔案作為一種重要的信息資源，也越來越受到人們的重視。這不僅是高校檔案事業發展的良好機遇，也是一個巨大的挑戰。

在信息化建設的新時代，信息對于高校越來越重要。高校所有工作的進行必須在掌握充分、確切的信息后方可進行。因為想要做出正確地、有益于學校發展地決策，就必須依托于準確、全面的信息。高校檔案是重要的信息資源的來源，越來越受到人們的重視，這對于高校檔案事業的發展具有推動作用，同時也是進行信息化改革的一次挑戰。由于原始檔案具有不可替代的扁平性，長期以來人們在檔案實體的收集、整理和保管上投入了大量的精力和勞動，卻忽視了檔案信息資源的組織和管理。在社會信息化的過程中，檔案管理的內容也在逐漸發生變化，即從對檔案實體的管理逐步向對檔案信息的組織和管理轉變。然而，現實中，許多高校的檔案管理工作依然采用傳統的紙質檔案形式。信息管理水平與現代高科技水平相差甚遠，現代信息、網絡和高效檢索技術的快速發展沒有得到充分利用，嚴重制約了高校檔案信息管理工作的發展應用，阻礙了檔案工作的整體水平的提高。

因此，目前高校所使用的檔案管理辦法、理念、模式與信息時代高校的發展顯得格格不入。推進高校檔案信息管理已成為新時期高校檔案事業發展的必由之路。如何解決高校檔案信息管理中存在的問題，并提出有效的措施，已成為一個值得思考、探索和研究的重要內容。

二、信息化檔案管理存在的問題

（一）高校信息化檔案的保存與安全方面

高校檔案信息化管理過程中，有管理人員全面負責數據的錄入、整理、檢索等。因此，在實際管理工作中，要及時對系統進行維護和更新，由于涉及人員多、系統多，容易從不同角度發生紙張泄漏，一些信息文件在輸入時會泄漏或丟失。另外，在信息化的檔案管理過程中，需要保障網絡環境的穩定以及安全，如果檔案管理人員不注意電腦的安全應用，電腦就會感染病毒或黑客，這種情況會導致文件內容的丟失、泄露或篡改，影響其可行性和真實性。

（二）管理模式、管理意識方面

目前，我國高職院校大多仍采用傳統的管理方法對人事檔案進行管理，缺乏信息管理意識。然而，我們沒有充分認識到人事檔案管理在高校發展中的重要作用，這使得人事檔案管理的發展更加片面。因此，造成硬件設施不達標，人員配備不到位，極大地降低了高校人事檔案工作的效率。

（三）管理人員綜合能力方面

目前，我國高校檔案管理工作存在著檔案管理人才匱乏、人員素質不高等問題。通過對相關文獻的研究，可以看出高校人事檔案管理人員存在整體素質不高，缺乏服務意識、創新意識，知識結構不合理等問題。因此，檔案管理方面的人才隊伍建設存在著許多問題。當前，人事檔案管理人員的整體素質不高，與信息化發展存在較大差距。近年來，一些高校雖然引進了計算機、信息管理、檔案等專業方面的人才，但具備這兩方面知識的復合型人才卻屈指可數。

三、高校加快人事檔案信息化改革的實踐路徑

（一）建立人事檔案信息化安全保障體系

人事檔案信息不僅對權威性和保密性有較高的要求，同時對信息來源的真實性和儲存的安全性也有特殊的要求，安全問題是人事檔案電子化最需要保障的問題。如何解決計算機本身的不穩定性和網絡的不安全性成為人事檔案電子信息化的難點。存檔信息必須妥善保管，一旦丟失或泄露將會造成不可挽救的損失。因此，人事檔案實現信息化的最重要方面是，其必須具備獨立的操作系統，才能充分保障檔案的安全性和保密性。其次，按照部門不同的工作內容，相應開放不同的使用權限，充分做好安全的基礎管理工作。人事檔案想要實現信息化的發展一定會面臨著安全方面的風險以及隱患。保密性是人事檔案管理最重要的原則，所以檔案管理中要注重安全規范操作和保密原則，嚴格規范人事檔案信息的查閱、共享、存儲、處理等重要環節和流程，避免非法復制人事檔案的可能性和可行性。

（二）創新檔案現代管理理念

人事檔案作為高校檔案管理的重要組成部分，要著力引進創新理念，建立具備現代管理理念的隊伍，充分為檔案信息化建設奠定思想基礎。首先，檔案管理人員必須具備一定的管理基礎和豐富的工作經驗，核實所有重要信息，保證準確無誤；其次，構建基礎數據庫，確保各職能部門能夠聯系到，用來存儲全校教職工的一些情況數據，比如：個人基本信息、工作信息、家庭信息等，通過信息平臺文件存儲有效地分類，進而提高信息集成質量和工作效率；最后，將信息化改革目標與績效管理指標掛鉤，完善獎懲制度，通過制度管理將檔案信息管理改革目標量化。同時，加強對信息化改革重要性的宣傳和引導，使管理者在創新理念的指導下，樹立現代管理理念，調整檔案工作模式。

（三）組建高素質檔案管理團隊

高校檔案管理隊伍擔任著有效實施信息建設目標的實踐者和指導者。高校信息化改革的實效性很大程度上取決于高校檔案管理隊伍的專業能力、信息素養和工作理念。因此，高校應以發展和改革的需要為中心，注重復合型人才的培養和引進，將加強管理隊伍的專業化培養作為重中之重。同時，高校領導應將檔案人才隊伍建設納入內部整體發展規劃之中。通過進一步研究現代檔案信息管理與傳統管理存在的不同之處，結合人才培養的長遠目標，建立一支由專業人員構成的高素質工作隊伍，從而建設科學的檔案管理體系。一方面，高校應加大人才培養和引進渠道，組建專業化的教育、科研和管理隊伍，培養高層次人才，帶動和領導人才隊伍建設，進一步提高檔案人才隊伍的知識和業務能力。另一方面，高校要將信息化人才的引進以及培養，比如選拔優秀人才參加有關專家指導管理的交流會，進而改變檔案管理團隊的工作和服務理念，創新檔案管理實踐。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理在高校人事管理的中占據著舉足輕重的位置，高校人事檔案管理未來勢必會向信息化、規范化、標準化方向發展。社會經濟的快速發展以及社會建設的現代化進程的加快發展，意味著與個人身份相關的人事檔案管理需要緊跟時代的步伐，進一步提高人事檔案管理的信息化水平，進而使得人事檔案資源價值得以充分利用。在信息技術背景下，高校人事檔案管理必須與時俱進，充分運用信息科技，多方面進行創新，才能適應發展的需要。在人事檔案管理過程中，要保證信息化的真實性、全面性、安全性。人事檔案管理想要把信息化作為根本原則和思想，需轉變以往工作模式，提升服務，建立人事檔案管理信息服務平臺，實行分類管理制度，提高工作效率。同時，要解決實際問題，突出管理特色，提高大學生就業率，提升管理人員專業水平，促使檔案管理信息化的發展，實現高校人事檔案管理的信息化和優質化。