如何做好事業單位檔案信息安全管理工作核心思路

季永喜

（山東省交通運輸監測與應急處置中心，山東濟南 250002）

隨著市場經濟的迅猛發展，電子信息技術得到不斷升級。本世紀以來，人類進入信息化時代，在事業單位發展過程中信息技術發揮著重要的作用[1]。事業單位檔案信息化管理儼然已經成為時代發展的趨勢[2]。在事業單位檔案管理過程中運用信息化技術不僅能夠使得檔案管理綜合效率大大提升，還能夠從本質上提高檔案管理準確度。由信息化技術存在著一定的不可控因素，如何能夠將事業單位檔案安全管理水平提升一直以來都是事業單位致力于研究的重點問題。在事業單位檔案信息化管理的過程中應當更為注重檔案信息安全管理工作，不斷提高檔案信息管理質量，從本質上提升事業單位競爭力。

1.事業單位檔案信息化管理必要性

伴隨著科學技術水平的日漸提高，計算機互聯網技術在各行各業中的應用頻率日漸增高。傳統的事業單位檔案管理方式儼然已經無法對當今時代檔案管理的現實需求進行滿足。最近幾年，以互聯網為代表的信息系統逐漸取代了傳統的檔案管理方式。現今電子資料在線傳遞、智能化辦公系統的使用極大改變了檔案管理工作的形勢與環境。由此可見，在事業單位發展過程中加強對檔案信息化管理的重視程度已然成為歷史的必然選擇。除此之外，事業單位轉企變革正在如火如荼地進行著，這一情況的出現導致事業單位內部檔案管理工作難度大大增加，在檔案管理過程中應更為注重動態化管控。事業單位檔案主要發揮著記錄單位人員變動、發展歷程、組織改變的作用。所以相關管理者可將檔案作為事業單位變革與發展最為原始的依據，在員工選聘過程中檔案也能夠給予管理者相應的借鑒。事業單位為了適應新時代發展需求，應當不斷加強檔案管理信息化建設，提高單位內部檔案工作管理水平。

2.事業單位檔案信息安全管理存在的問題

2.1 物理安全問題

物理安全通常情況下指的是存放檔案的外部環境安全，既包括自然環境，也包括存放的建筑[3]。由于大部分事業單位現階段檔案的形式均為電子檔案，其所面臨的物理安全方面主要體現在存儲檔案的計算機自身軟件設備安全，計算機硬件設備安全，存放計算機環境的防盜性、位置的安全性等。在探究事業單位檔案信息面臨的物理安全問題時可以發現，有部分計算機其自身攜帶的軟件就存在漏洞，而將電子檔案存入其中則可能會出現病毒損壞的現象。除此之外，計算機硬件如若存在問題，也會對電子檔案的讀取與存儲起到阻礙作用，外部環境的濕度以及溫度如若控制不當，則也會對存儲檔案的電子設備造成損害。

2.2 技術安全問題

在事業單位不斷發展的進程中，檔案管理也不斷被融入先進的信息化技術與智能終端設備，這促使了事業單位檔案信息管理工作更上一層樓。檔案信息化管理不僅會加快檔案信息管理效率，同時也會促使檔案管理趨于專業化[4]。但在現實的檔案管理過程中，仍舊會伴隨著一定的安全問題。若單位所運用的智能終端系統在實際運行過程中還對其他相關設備進行了聯合運用，則會大大增加安全風險，進而為黑客以及病毒的侵入埋下隱患。且在智能終端設備運行實際中，若其中所包含的應用需要進行升級與使用、則往往也會伴隨著一定的安全風險。檔案管理是事業單位工作中重要的組成部分，但在實際操作過程中相關工作人員所運用的智能終端設備往往版本較低，安全系數也較低。當相關工作人員在管理檔案信息時如若需要借助智能終端技術則會有較大的安全隱患。備份是事業單位檔案工作管理過程中極為重要的一環。在技術水平日漸發展的時代背景下，智能終端設備儲存空間不斷增大，但是如果智能終端設備出現故障，則會導致部分信息消失，最終引發不良效果。

2.3 人為安全問題

檔案管理工作人員在事業單位檔案管理實踐中發揮著不可或缺的作用。檔案管理往往需要人力去落實，且檔案利用也需要人力進行調取查閱。由此可見，在檔案的利用與管理過程中人為因素能夠對檔案信息安全產生著較為直觀的影響。現階段事業單位在檔案信息安全管理過程中主要面臨的問題是相關檔案管理人員并未樹立完善的責任意識，且管理人員數量缺乏。除此之外，部分檔案信息管理人員在管理電子檔案時并不具備應用計算機的能力，上述情況的出現就會使得其在管理過程中無法完成檔案信息的安全設置，且有時會因錯誤操作導致檔案信息刪除，降低檔案管理質量。故為了不斷增強事業單位檔案信息安全管理的質量，相關部門以及管理人員應當注重提高檔案管理人員的職業素養。

3.事業單位檔案信息安全管理措施

3.1 加強物理保護

提升事業單位檔案安全管理極為有效的途徑就是物理保護。這就要求相關工作人員在信息存儲設施與檔案室選取過程中對安全問題同時兼顧。在檔案室選取過程中應當尤為注意其安全性，應充分考量檔案室內的防盜水平、溫濕度、抗火能力等。在檔案室選取完畢后應當根據現實需要完成完整設施的配備，保證檔案管理的安全性。加強物理保護還應包含安全管理信息存儲設備的自帶軟件與硬件設施。相關工作人員應當選取性能較好的硬件產品對電子文件進行保存。一般情況下，計算機系統所自帶的軟件并不會出現安全問題。但如果重裝應用或者是系統就會有較大的概率出現系統漏洞，進而導致電子文件被破壞或出現丟失的情況。為了降低系統漏洞出現的概率，在檔案管理過程中相關工作人員應當加強對具有安全防護功能軟件的利用。

3.2 加強人為防護

隨著信息技術在檔案管理行業被應用的日漸廣泛，檔案管理工作也對檔案管理人員提出了更高的要求。如若想不斷增強檔案管理的安全性，則需要檔案管理工作人員適時作出轉變。事業單位應當更加清晰界定檔案管理工作人員的職責范圍，不斷提升其責任意識。同時也應于事業單位內部完成科學的檔案安全管理制度的建立，以確保檔案管理工作能夠更加趨于規范化、專業化。且檔案安全管理制度能夠引導檔案管理工作依照規定流程進行。除此之外，事業單位還可根據現實情況建立專項檔案信息管理團隊。檔案信息安全管理已經成為事業單位長遠發展過程中不可忽略的問題，要求檔案管理工作人員需要具備相應的職業素養與專業技能，還要求其具備前瞻性思想。這既能夠使得檔案信息管理人員在工作過程中對信息化管理模式進行遵循，使得其維護操作智能終端設備的能力得以體現。由此可見，事業單位應當更為重視檔案管理工作人員的招聘與培訓。在培訓新入職檔案管理人員期間除去重視檔案管理知識的培訓外，還應增加相應的信息化技能、智能化設備維護等內容，不斷拓展工作人員的思維空間，使其安全管理責任意識不斷提高。在該培訓模式下，待相關工作人員通過培訓后既能夠保證其能全面掌握安全管理技能與互聯網理論，還能夠從本質上降低各項操作環節的誤差，保證檔案信息化管理有序進行。

3.3 加強技術防護

事業單位只有不斷借助現代較為先進的技術使得安全管理體系日漸完善，才能夠保證檔案信息安全管理的有序開展。應當以更為嚴格的態度核查傳進來的檔案信息，并在進行歸檔時進行保密管理。針對已經歸檔至檔案庫中的檔案信息相關工作人員也應再次進行管理與核查，促使檔案管理信息化朝著更加精細化的方向發展。在日常電子檔案信息管理的過程中，越來越多的配套設備以及智能終端系統被應用其中。為了對病毒以及黑客的攻進攻進行有效避免，相關工作人員應當執行更為嚴格的管理制度。在連接網站的過程中，應加大對網絡環境安全管理的力度。因而相關工作人員可更多運用信息備份系統、現代網絡技術、防火墻技術等。現將可運用的技術詳細情況總結如下：

防火墻：防火墻最本質的作用就是為檔案管理信息化系統提供安全屏障，使得檔案管理信息化系統能夠在屏障內進行有效及安全的運行。在實際運用防火墻的過程中應當將服務器視為一個安全房，并從中展開大范圍的監控與掃描，將掃描所發現的異常網絡環境或惡意病毒通過計算機內務內部服務器使其斷開，將病毒排除于網絡之外，進而在最大程度上避免檔案管理信息系統受到病毒的侵害。為了降低計算機系統的風險性，相關工作人員應當充分發揮過濾防火墻的作用，創建較為安全的網絡空間，保證數據傳輸、儲存的安全性。

殺毒軟件：相關工作人員應當及時清理檔案管理信息化系統中所存在的病毒。在這一過程中則需對殺毒軟件進行充分利用。360殺毒軟件與金山毒霸是市場上最具代表性的殺毒軟件。為了保障網絡工作系統的安全運行，則應更為重視病毒的查殺工作。而在檔案管理信息化系統安全運行過程中，殺毒軟件扮演著重要的角色。病毒也具有不斷更新及入侵的特性，在此情況下計算機用戶應當及時進行系統更新，運用殺毒軟件查殺病毒。應注意的是在安裝殺毒軟件時務必區分正版與盜版，且在使用計算機系統時避免瀏覽不健康的網站，為病毒入侵提供可乘之機。

加密技術：數據加密就是指將明文或數據轉化成為一種密碼數據，且只有相應的口令才能夠還原數據，而數據解密則是與之相反的過程。數據加密的運用能夠保證數據的 完整性與秘密性。在如今的檔案管理信息化過程中仍舊存在許多潛在危險。如若想保證檔案管理信息化系統的安全性，則應對加密技術加以運用。相關人員在完成文件加密時，應當注重口令的合理設置，以確保重要的文件信息不會出現泄漏的情況。加密技術在現實生活中有著較為廣泛地應用性，將其應用至事業單位檔案安全管理的過程中能夠使其為檔案管理信息化系統的安全作出重要貢獻。此外，運用加密技術也能夠大大提升數據遠程傳輸的安全性。

遠程信息支持：在進行檔案管理過程中，事業單位可結合不同分支部門。從上至下的體系結構是事業單位重要的管理體系，因而上下單位在檔案資料管理過程中應當保持一定的互通性。在這種情況下，就對遠程支持提出了更高層面的要求。運用遠程管理網絡也能夠突出檔案管理實踐性價值。通過局域網可實現與遠程員工的關聯，既能夠實現遠程化的安全管理，同時也能夠實現對員工的監督管理。通過遠程技術不僅能夠提高事業單位檔案管理工作效率，也能夠增強檔案管理的安全性。

3.4 加強日常管理

相關工作人員在使用計算機系統時應當對其存在的漏洞進行及時了解、及時修復。且這要求相關工作人員在使用計算機時養成良好的習慣。例如，在使用U盤時，使用人員應當及時運用防毒、殺毒技術，且下載軟件應通過正當渠道，避免不明軟件得到可乘之機，保證計算機的運行效果。使用人員應當通過識別郵件的真假來預防郵件攻擊，在處理郵件時應當秉持小心謹慎的原則，以免病毒入侵。每一個計算機的IP地址都具有差異性，因而也應當注重保護IP地址。IP地址在聊天時往往容易被暴露，而黑客則可通過IP地址攻擊檔案管理信息化系統。針對這一現象，使用者應當將網絡信息安全置于首位，在使用計算機時嚴格遵循網絡秩序，切忌隨意瀏覽不健康的網站，構建良好的網絡環境。使用人員也應當不斷提升自我保護意識，為了降低密碼外泄的概率，在設置密碼時可設置相對較為復雜的密碼，也應不定期進行更換密碼，保障檔案信息的安全性。

4.結語

現階段事業單位檔案信息安全管理工作勢在必行。在事業單位發展過程中應當注重對檔案信息安全的物理保護、人為防護和技術防護，提高檔案信息安全管理質量，促進自身長遠發展。