直升機(jī)所電子文件管理平臺(tái)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

李雷

（中國直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出要“大力推進(jìn)‘增量電子化’，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收”。隨著數(shù)字化設(shè)計(jì)能力的大幅提升和管理信息化的不斷發(fā)展，直升機(jī)所已實(shí)現(xiàn)了以數(shù)字樣機(jī)設(shè)計(jì)技術(shù)為基礎(chǔ)，以產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理為核心，以直升機(jī)產(chǎn)品研制過程為主線的數(shù)字化協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)，徹底改變了傳統(tǒng)的型號(hào)研制模式。

1.電子文件管理現(xiàn)狀

1.1 電子文件數(shù)量巨大，管理手段滯后

作為知識(shí)密集型單位，隨著科研能力的日益提升和型號(hào)研制任務(wù)的不斷增加，直升機(jī)所各部門產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加，研究所電子文件管理已正式進(jìn)行大數(shù)據(jù)時(shí)代。雖然各部門都建立了自己的檔案資料分室，負(fù)責(zé)本部門文件資料的日常管理與歸檔工作，基本滿足了本單位紙質(zhì)文件資料的日常管理工作，但是受限于軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施和人員素質(zhì)等客觀因素，電子文件的管理手段依然較為滯后，已逐漸不能滿足直升機(jī)所電子文件管理的需求。

1.2 電子文件存儲(chǔ)分散，存在信息孤島

除納入CHRDILCA、OA等相關(guān)信息系統(tǒng)管理的電子文件外，大量的電子文件全部分散存儲(chǔ)的個(gè)人電腦中。電子文件交換的主要手段是依托園區(qū)網(wǎng)郵箱和網(wǎng)絡(luò)虛擬空間等，但園區(qū)網(wǎng)郵箱和網(wǎng)絡(luò)虛擬空間由于受系統(tǒng)功能及安全保密的影響，所能發(fā)揮的作用十分有限。隨著直升機(jī)研發(fā)中心建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，津、景兩地辦公已經(jīng)成為新常態(tài)，但由于津、景兩地缺乏統(tǒng)一的信息資源共享與交互平臺(tái)，使得各單位內(nèi)部不同人員之間、部門與部門之間的信息處于一種離散、孤立的狀態(tài)，形成了一個(gè)個(gè)信息孤島，極大地阻礙了信息資源的交換與共享，也不利于電子文件的長久保存和在線歸檔。

1.3 存在安全隱患

電子文件以其存儲(chǔ)密度大、傳輸速度快、易于共享等優(yōu)勢(shì)被人們所推崇，但與之相對(duì)應(yīng)的是，電子文件在處理、整理、歸檔、保管、利用等過程或環(huán)節(jié)中又面臨著很多丟失或被篡改的威脅，同時(shí)，由于受人員流動(dòng)、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)損毀、計(jì)算機(jī)病毒等諸多客觀因素的影響，其保管安全存在極大的隱患。基于此，亟需建設(shè)一個(gè)面向直升機(jī)所園區(qū)網(wǎng)用戶，滿足海量電子文件存儲(chǔ)、備份、交換與歸檔的管理平臺(tái)。

2.電子文件管理平臺(tái)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 個(gè)人電子文件管理

個(gè)人電子文件管理模塊主要面向全所設(shè)計(jì)人員，用于實(shí)現(xiàn)個(gè)人產(chǎn)生的電子文件的日常管理。該模塊以個(gè)人電腦為基礎(chǔ)，基于直升機(jī)所園區(qū)網(wǎng)，將分散在直升機(jī)所園區(qū)網(wǎng)內(nèi)的個(gè)人電腦上的電子文件進(jìn)行分類整理、目錄數(shù)據(jù)著錄、電子全文上傳、信息發(fā)布與共享，最終實(shí)現(xiàn)信息資料共建共享。該模塊具備以下功能。

（1）用戶可對(duì)該模塊檔案（資料）樹結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)建、修改和維護(hù)，并能夠根據(jù)個(gè)人電子文件管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級(jí)信息。（2）能夠進(jìn)行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，能夠批量導(dǎo)入、導(dǎo)出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（3）支持將電子文件掛接到對(duì)應(yīng)目錄數(shù)據(jù)下，可進(jìn)行電子文件的批量上傳與下載。（4）可實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子文件號(hào)、正題名、密級(jí)等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（5）設(shè)計(jì)人員能夠?qū)⒈救怂鶎俚碾娮游募蚕斫o其他用戶，共享對(duì)象由設(shè)計(jì)個(gè)人自定義，可以是園區(qū)網(wǎng)內(nèi)所有人、本部門所有人、本專業(yè)室內(nèi)所有人或某個(gè)特定人員，當(dāng)共享文件為秘密級(jí)及以上的需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（6）設(shè)計(jì)人員能夠?qū)€(gè)人電子文件管理模塊中有價(jià)值的電子文件通過推送的形式發(fā)布到部門資料室。（7）能夠?qū)€(gè)人電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.2 專業(yè)室電子文件管理

專業(yè)室電子文件管理是以研究所專業(yè)室劃分為依據(jù)，以各專業(yè)室收集的相應(yīng)專業(yè)技術(shù)資料、室內(nèi)管理資料、培訓(xùn)資料、工作總結(jié)等為管理對(duì)象。該模塊旨在為各專業(yè)室成員提供一個(gè)電子文件管理、交互平臺(tái)，解決專業(yè)室電子文件管理需求和室內(nèi)成員之間的信息資源共享需求，力爭將其建成各專業(yè)室的專業(yè)知識(shí)數(shù)據(jù)庫。該模塊須具備以下功能。

（1）專業(yè)室所有成員均可對(duì)該模塊檔案（資料）樹結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)建、修改和維護(hù)，能夠根據(jù)專業(yè)室電子文件管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級(jí)信息。（2）能夠進(jìn)行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，支持批量導(dǎo)入、導(dǎo)出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（3）支持將電子文件掛接到對(duì)應(yīng)目錄數(shù)據(jù)下，可進(jìn)行電子文件的批量上傳與下載。（4）對(duì)本人創(chuàng)建的目錄與全文數(shù)據(jù)的有修改與刪除的權(quán)限。（5）將室內(nèi)成員共享給本室的電子文件在該模塊下全部顯示。（6）可實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子文件號(hào)、正題名、密級(jí)、責(zé)任者等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（7）能夠?qū)υ撃K下的電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.3 電子文件共享

電子文件共享模塊是基于個(gè)人電子文件管理模塊的設(shè)計(jì)，主要用于展示個(gè)人共享給園區(qū)網(wǎng)所有人的電子文件。該模塊旨在為全所人員提供一個(gè)信息交互、共享平臺(tái)，打破直升機(jī)所內(nèi)人與人之間、部門與部門之間存在的信息孤島，實(shí)現(xiàn)不同人員、不同部門之間的信息資源共享共建。該模塊須具備以下功能。

（1）園區(qū)網(wǎng)內(nèi)所有人員均可在該模塊下進(jìn)行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與著錄操作，同時(shí)支持批量導(dǎo)入、導(dǎo)出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（2）支持將電子文件掛接到本人著錄的對(duì)應(yīng)目錄數(shù)據(jù)下，并可進(jìn)行電子文件的批量上傳與下載。（3）對(duì)本人創(chuàng)建的目錄與全文數(shù)據(jù)的修改與刪除的權(quán)限。（4）將個(gè)人共享給園區(qū)網(wǎng)所有人的電子文件在該模塊下全部顯示。（5）可實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子文件號(hào)、正題名、密級(jí)、責(zé)任者等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（6）能夠?qū)υ撃K下的電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.4 部門資料室管理

部門資料室管理模塊主要用于實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門資料室的各類紙質(zhì)、電子等載體形式文件資料管理，同時(shí)依托該模塊實(shí)現(xiàn)基層單位紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)和電子文件目錄與全文數(shù)據(jù)的在線歸檔。該模塊的日常管理與維護(hù)由各部門分資料員負(fù)責(zé)，其來源包括協(xié)作配套單位發(fā)來的文件資料、檔案部門分發(fā)的文件資料、各部門在日常管理及科研生產(chǎn)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值文件資料。該模塊須具備以下功能。

（1）部門資料員可對(duì)該模塊檔案（資料）樹結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)建、修改和維護(hù)，能夠根據(jù)各部門文件資料管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級(jí)信息。（2）部門資料員能夠進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，能夠批量導(dǎo)入、導(dǎo)出電子文件目錄數(shù)據(jù)，支持卷內(nèi)目錄的自動(dòng)生成與導(dǎo)出操作。（3）支持將電子文件掛接到對(duì)應(yīng)目錄數(shù)據(jù)下，可進(jìn)行電子文件的批量上傳與下載。（4）可實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子文件號(hào)、正題名、密級(jí)、責(zé)任者、載體類型等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（5）展示設(shè)計(jì)人員推送到部門資料室的電子文件，分資料員可瀏覽、查看該電子文件，無對(duì)其的修改、刪除權(quán)限。（6）本部門職工可直接瀏覽秘密級(jí)及以下電子文件的目錄及全文信息和機(jī)密級(jí)文件的目錄信息，機(jī)密級(jí)電子文件全文信息的瀏覽需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，可進(jìn)行紙質(zhì)資料在線利用審批與登記功能。（7）檔案人員可以查看該模塊下所有部門的目錄及全文信息，能夠進(jìn)行目錄及全文信息統(tǒng)計(jì)，并可對(duì)有價(jià)值文件資料進(jìn)行歸檔提醒。（8）部門資料員可對(duì)該模塊下的紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行整理并提交歸檔，能夠進(jìn)行在線信息審核，動(dòng)態(tài)配置審批流程節(jié)點(diǎn)，所有歸檔的文件資料需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后進(jìn)行檔案歸檔。（9）檔案部門已經(jīng)接收確認(rèn)的歸檔數(shù)據(jù)，歸檔人員不可再行更改。（10）能夠?qū)υ撃K下的文件資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.結(jié)語

隨著信息化水平的不斷提升，電子文件已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)文件成為記錄信息的主要形式，大數(shù)據(jù)的到來使檔案工作也迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。通過電子文件管理平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用，可以規(guī)范電子文件管理工作，實(shí)現(xiàn)直升機(jī)所電子文件信息資源的共建共享和有效利用，對(duì)于實(shí)現(xiàn)直升機(jī)所信息資源有效整合、安全利用、在線歸檔和長久保存具有重要的意義。