公立醫院職能部門檔案管理標準化工作體系的研究與探索

許愛德

（山東省日照市人民醫院，山東 日照 276826）

隨著醫療衛生事業不斷快速發展，公立醫院檔案管理也形成了專門的學科，從檔案類別屬性到檔案的數量，都在隨著年限的積累不斷增多，科學合理有序的檔案管理系統可以有效促進醫院檔案規范化的開展，是公立醫院管理現代化的基礎和保障。

一、構建公立醫院檔案管理體系的意義

公立醫院都是由多個科室組成，每個科室都有獨立的檔案，導致在整個醫院檔案工作中形成了較大的分散性。而檔案在形成中又會涉及較多的人為參與環節，從科室的類別和內容都有著不同的檔案特點，從而使得各職能部門的檔案具有多樣性和復雜性，在規范化整理上會遇到各種各樣的困難和問題。因此，公立醫院需要建立完善的檔案管理體系，強化各職能部門檔案的管理制度，形成一套行之有效的工作機制。檔案管理體系標準化是對公立醫院各類檔案有效管理，以及使其在醫療科研等工作中提供完善服務和提供有效資源的基礎。檔案的完善和提供可以有效為醫院管理決策提供重要的依據。通過完善的檔案管理體系，可以更好地收集各職能部門的檔案，降低了檔案保存成本，確保檔案的完整性和有效性，為進一步推動醫院工作起到了決定性的作用［1］。

二、醫院檔案管理現狀

隨著經濟社會的發展，公立醫院檔案管理已經是具有一定規模性的工作。雖然檔案管理工作已經有其發展的方向，但在實踐中醫院檔案管理工作還是存在一些問題。例如，在檔案收集歸檔過程中，由于醫院科室較多，要想全面收集完整的檔案，還是存在一些難度，過程也比較緩慢。而在整合和利用上，檔案的利用率也比較低，不能及時有效地發揮其作用［2］。

雖然不少公立醫院已經設立了檔案管理制度，但由于跟檔案管理現代化差距比較大，導致在檔案運行和實施中成效不佳，整個檔案管理體現出來的作用也是微乎其微。職能部門檔案管理工作人員往往是兼職人員，專業性不高，缺少檔案保密意識，知識掌握也比較淺顯，在整個搜集檔案過程中沒有足夠的認識，收集上來的檔案存放不規范，有時候隨意放置的檔案可能會被遺忘，導致整個檔案材料丟失或者破損。公立醫院對檔案管理有關政策規定的宣傳力度不大，導致職工思想上不重視檔案管理工作，對相關的法律法規也缺少足夠的認識。檔案對于醫院來說是不可再生的資源，是醫院管理財富的積累和沉淀，因此，加強檔案管理重要性的宣傳，加大檔案管理職工的專業技能培訓，是醫院檔案管理工作面臨的巨大挑戰。

三、檔案管理標準化面臨的問題和不足

（一）檔案管理標準差，人員缺乏檔案知識和能力

在檔案管理中，大部分的公立醫院依然采用傳統檔案管理模式，缺乏對實際醫院形式的考量和融合，導致在檔案管理上存在不科學和不全面的情況。如今信息化的發展，很多高科技信息化建設已經融入醫院當中，檔案管理也需要跟信息化相融合，但很多醫院檔案室只是引進了信息化設備，卻沒有加以利用［3］。例如，在信息化檔案管理中，缺乏對格式的統一性和規范性，對文件運用什么樣的辦公軟件沒有規范性，導致每個職工歸檔方式都不一樣。沒有對檔案信息化管理程序很好地運用，沒有建立統一的規章制度。在檔案信息化管理中，對互聯網的共享模式沒有合理安排。

（二）檔案兼職人員缺乏系統知識

檔案管理具有標準化和規范化，職工的專業性是整個管理系統中最為重要的關鍵點。而很多檔案管理職工并不是科班出身，再加上沒有系統的培訓和學習，導致對檔案的管理不夠重視，對檔案保密意識淡薄。由于缺乏針對性的訓練和培訓學習，導致整個管理工作中工作效率嚴重降低，工作水平不夠。有的醫院也會進行培訓，但是沒有足夠的進行針對性、大范圍的統一培訓，最后會讓知識掌握上大打折扣，起不到專業培訓的效果。

（三）信息技術意識淡薄，利用率低

醫院檔案的整理歸納是對醫院工作的強有效整合過程，單一地靠醫院檔案管理人員進行管理收集，對形成統一化規范化管理難以實施。因此，在信息技術發展的今天，許多公立醫院已經利用信息技術手段進行較為初級的管理，但是距離檔案管理全自動化還有較大的差距。例如，最簡單的掃描儀，初期檔案管理工作人員對掃描儀了解不多，掃描儀不夠先進，需要檔案管理人員手動操作對文件進行掃描，完全不能全自動性、大范圍對檔案進行掃描工作，降低了工作效率。許多公立醫院購買專門的院內管理系統，但是沒有足夠的技術人才將系統跟各個科室進行連接互通，系統只能在科室和科室內部人員中操作，利用率極低。很多公立醫院在紙質檔案整理中，依然需要大批人工進行歸檔裝訂，無形中增加了人員的工作量，導致檔案管理工作人員資源缺乏。

（四）綜合檔案水平不高，收集能力不足

從公立醫院檔案管理的現狀上看，很多醫院在檔案管理上依然有分散性的情況，各個科室管理自己科室的檔案。沒有一個完善的統一管理制度和標準，導致各科室收集上來的檔案無論從數量還是質量上都參差不齊。在檔案收集工作中，由于部分科室的不重視，還會導致檔案不全甚至丟失的情況。因此，要從分散化形式入手，整合各科室檔案，每個科室都需要有專職負責檔案整理的人員，人員和人員之間也要有良好的交流互動，有效地把各科室檔案可以整合到一起，統一規范性管理［4］。

（五）缺乏檔案歸檔標準體系

從醫院檔案特點上研究，除了病案外，醫院檔案大部分都是在醫療管理等工作中形成的規模性內容，對當下醫療水平和醫療研究都具有最直接的反映，是當下最具專業性和技能性的展現。同時，各科室檔案也是醫院標準化建設的評審依據，是反映醫院等級及服務能力的最為基礎的資料。充分說明醫院檔案和醫療工作有著不可分離的作用，在醫療管理過程中，需要利用檔案中的內容對醫療救治等管理工作進行分析，從而提高醫療質量管理水平，保障醫療安全。此外，對檔案中醫療管理的研究，可以有效提高醫療技術整體質量和水平。因此，要對醫院檔案進行統一規范化管理，從整個醫院檔案特點上做出分析，為整個醫院醫療水平提供有效保障。

四、公立醫院職能部門檔案管理標準化的解決建議

（一）對醫院檔案工作內容進行標準化管理

作為醫院整合檔案的管理部門，需要其與各個科室及時有效地溝通和聯系，對收集上來的檔案進行嚴謹的審查工作，及時發現檔案問題點，隨時與科室建檔專職人員溝通，解決在檔案審查中發現的問題。醫院檔案管理部門具有對各科室檔案建檔人員的監督作用，從建檔開始就要形成統一的標準化、規范性操作形式，確保檔案在收集過程中質量能夠實現穩步提升。同時，通過標準化、規范性的操作，可以有效地節約人力財力和時間成本。

（二）建立檔案管理標準化體系和考核監督體系

在檔案收集中會涉及多個環節，經手的人員也比較多，因此檔案管理規程的制定中要有具體的管理制度進行約束。要明確檔案管理的體制機制和管理權限，責任要落實到人，明確檔案管理部門和檔案建立部門的關系，明確各個科室在檔案工作中的分工和職責。通過有效的管理制度建立完善醫院檔案管理機制，確保在移交過程中不會出現差錯，制定相應的獎懲進行約束，利用健全的法律法規管理，才能使檔案管理工作更加正式化和規范化［5］。

（三）加強檔案管理人員隊伍常態化管理

在檔案管理人員的素質要求方面，必須要有較高的思想覺悟和政治覺悟，具有相當高的專業水平和業務能力，具備檔案管理人員的勝任力。不僅需要熟知檔案管理制度的各項規定，還能做到有效整合各部門檔案，對各種形式的檔案如音像、視頻、文字、圖片等類別都可以熟練歸檔管理。在信息化發展的形勢下，檔案管理人員不但要掌握檔案管理專業知識的運用，還需要懂得信息化技術的運用。這就需要醫院在引進信息技術的同時，培養更高層次的專門人才進行檔案管理。只有建立綜合高效的檔案管理隊伍，才能讓醫院的檔案管理更規范化，利用率得到更好地提升。

（四）加強信息化手段應用，提高檔案管理水平

在醫院整體檔案管理中，要了解醫院本身的特點，從特點出發完善相應的醫院檔案管理體系，從體系中加強醫院檔案文本、視頻等歸檔管理。需要建立醫院的內部網絡，對實時數據進行共享，同時利用網絡的特性對檔案工作進行指導和檢查，確保系統在檔案管理中發揮重要作用。在完善檔案過程中，針對不同的科室專業檔案在系統中就可以改進，隨時確保檔案的有效性。例如，在對醫院基本數據的運用中，對人力資源等信息利用中，組織人事部門可以有權限完善資料，其他職能科室可以設定權限快速提取人力資源資料，從而形成準確有效的資料分析，有助于實現醫院管理的高效率。

五、結語

為了公立醫院高質量發展的可持續，做好檔案管理工作是一項基本任務。要根據新時代的發展要求，加強培養檔案管理工作人員的專業性，特別是行政職能部門的檔案管理者，要為醫院檔案管理工作做出努力，從而為醫院管理現代化提供有力保障。職能部門檔案管理制度要健全完善，檔案管理者要不斷提升素質，運用現代化信息化手段，提高檔案利用率，在醫院發展需要用到檔案的時候隨時可提供保障，使醫院可以在有效檔案中得到更多的支持，推動醫院現代管理水平上臺階，為維護人民群眾健康權益作出貢獻。