面向數據服務的商業性檔案機構發展：挑戰與機遇

聶云霞 況芷穎 胡 丹/南昌大學歷史系

商業性檔案機構是市場經濟環境下檔案事業發展中的新生力量，是檔案服務社會化的有效補充。隨著大數據時代的全面深入發展，數據呈幾何級增長并日益成為各行各業至關重要的生產要素，社會對數據挖掘與數據分析等數據服務的需求日漸強烈。以市場需求為導向，部分商業性檔案機構開始進行相關業務的轉型升級，面向社會提供檔案數據服務。檔案數據服務是將“數字態”的檔案內容進一步采集、挖掘和處理的一種信息技術驅動服務，是對檔案數字服務的進一步延伸與發展[1]。但目前這些商業性檔案機構的數據服務尚處于起步階段，存在專業人才缺失[2]、地區發展不平衡[3]、后期資金短缺[4]、社會公眾知曉度低、技術尚未成熟等問題。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（下文簡稱《“十四五”規劃》）明確提出應推動檔案全面納入國家大數據戰略[5]，為檔案事業指明了數據服務的發展方向。面對機遇與挑戰商業性檔案機構應以檔案數據服務為抓手，積極穩妥又科學有效地應對。

1 商業性檔案機構數據服務面對的挑戰

1.1 國內大數據平臺的挑戰

隨著互聯網技術的廣泛運用，國內已經出現了許多在數據服務方面技術成熟的大數據平臺，如百度、騰訊、阿里巴巴等互聯網巨頭以及華為、浪潮、中興等國內領軍企業開發的的大數據平臺。這些大數據平臺具備海量的用戶基礎，用戶在使用這些數據平臺的過程中將產生消費、工作、醫療等日常活動的數據記錄（具備檔案性質的數據記錄可視作檔案數據[6]）。而這些大數據平臺不僅掌握著大量的用戶檔案數據，還將針對個體產生的信息形成特有的小型“檔案庫房”[7]，通過采集、存儲、挖掘這些“檔案庫房”內的數據來分析用戶行為與偏好。

以浪潮為例，作為我國領先的云計算、大數據服務商，1998年浪潮便引進國外先進課程體系并成立了獨立的計算機人才培訓學院。自2017年起，浪潮集團與濟南大學、山東大學等多所高校簽訂了戰略合作協議，建立了精準輸送專業人才渠道，以充分發揮科教融合的優勢。2018年浪潮明確提出構建以數據為核心，基于全球領先的云數據中心平臺和云服務平臺[8]。一旦這些大數據平臺進入檔案數據服務領域中，將對整個商業性檔案服務行業造成極大沖擊。

1.2 國際商業性檔案機構的威脅

國外商業性檔案機構早在1948年就以商業文件中心的形式成立，而我國商業性檔案機構的起步較國外晚了約50年。經濟全球化促使商品、服務貿易以及資本的流動日漸國際化，國外的商業性檔案機構也不例外。很多大型機構采用跨國公司的運營模式，通過海外并購不斷擴大企業規模，比如Iron Mountain、GRM和Recall等公司。這些公司看準中國文件檔案管理巨大的市場潛力，紛紛進駐中國。

早在2000年7月，美國專業文檔保管企業GRM就已入駐中國市場，與中國上海創造實業公司共同創立了上海信安達檔案文件管理有限公司，并為不同行業領域的客戶提供各項服務，占據了國內較大市場份額。2003年英國歐吉斯（OSG Records Management）入駐上海并在北京、廣州、深圳、成都等中心城市建立了分公司及數據存儲中心。2008年10月美國Recall在上海成立理格檔案文件管理（上海）有限公司，并于2013年4月成立北京數據處理分公司。美國鐵山公司（Iron Mountain）于2013年12月收購中國領先的檔案管理公司德保（Databox）并將其業務擴展到包括上海、北京和香港在內的8個城市；2016年收購數據保護提供商Recall的中國業務；2018年10月收購GRM信安達中國業務，大幅擴大了設施規模、員工數量和運營資產[9]。這些公司在數據服務方面有著多年經驗，無論是在財力支持還是技術支撐方面都比我國商業性檔案機構更具優勢，這無疑是對我國商業性檔案機構發展面臨的重要挑戰。

1.3 法律法規和制度規范建設有待加強

良好的法治環境是檔案服務行業規范、健康、可持續發展的有效保障。在國家法治層面，《檔案服務外包工作規范》第2部分對檔案數字化服務做出了相關規定，但這仍只是針對數字化服務的工作規范，尚未涉及檔案數據服務的具體管理措施。新修訂《中華人民共和國檔案法》也僅提及委托方可對作為受托方的檔案服務企業進行監督，在實踐操作過程中還需要進一步制定可操作性強的監管辦法與措施。而地方制定的商業性檔案機構及其服務的管理辦法并不具備普遍約束力，不能適應不同地區商業性檔案機構數據服務發展的情況。

法律規約外，行業協會監管也是任何商業機構得以規范運轉的有效途徑。但總體來看，當前我國商業性檔案機構在法律或行業監管方面還存在一定缺位現象。在行業監管層面，雖然中國檔案學會定期對部分企業進行審核，但學會并不直接參與商業性檔案機構的具體監管實踐，且學會屬于學術性組織，沒有監管職責和實權。相比之下，國外檔案數據服務機構具有良好的組織和制度保障。1996年成立的國際文件信息管理服務行業協會（PRISM）制定了一系列標準并以指南性文件的形式發布，包括行業內運營標準、風險轉移標準和機構災備標準等，這些標準緊扣業務內容，靈活有效地與實踐結合[10]。規范化的管理標準引導著國外商業性檔案機構進一步快速發展。鑒于此，我國應加快商業性檔案機構的行業組織建設，通過行業規范、行業自律、行業互助與行業監督等方式助推檔案數據服務的發展。

2 商業性檔案機構數據服務面臨的機遇

2.1 檔案工作轉型升級需要以檔案數據化服務為依托

檔案工作管理對象正經歷“數字態”向“數據態”的轉型[11]，檔案信息服務也由文獻檢索服務轉向具有智能化特征的檔案知識服務[12]。《“十四五”規劃》提出了加速數字檔案館（室）建設的主要任務[13]，數據化逐漸成為檔案事業發展的新方向，這無疑是商業性檔案機構發展的重要契機。原生數據和非原生數據都對檔案管理工作的技術提出了更高要求，檔案工作人員的信息技術水平雖然在檔案信息數字化建設過程中有了很大提升，但這仍難以滿足數據工作的技術要求。若僅憑檔案部門一己之力完成數據方面的技術工作，不僅會降低工作效率、提高工作成本，還有可能因技術失誤造成風險。商業性檔案機構可以運用自身核心技術與豐富的工作經驗為檔案部門提供專業化的數據服務、解決技術難題，從而幫助檔案部門實現相關業務與數據服務的轉型升級。

2.2 不斷增長的社會服務需求為檔案數據服務提供了現實動力

在“數據為王”的時代背景下，黨政機關、企事業單位均已意識到數據是一種重要的戰略性信息資源。《“十四五”規劃》中“數據”一詞出現次數高達15次，體現了國家對檔案數據資源開發建設的重視。檔案數據作為一種原始的數據記錄，是整個數據工作的基礎，各行各業都逐漸開始加強對檔案數據的管控與利用。檔案數據服務將帶來諸多益處，如數據化的檔案信息能夠實現全文檢索，使檔案信息資源具有可量化、可分析、可篩選等效用[14]；全面、準確、及時的檔案數據信息能夠助力企事業單位進行決策。這些益處促使黨政機關、企事業單位對數據開發、數據分析和數據挖掘等檔案數據工作的需求日益增長，他們往往會選擇更為經濟高效的方式來滿足這一需求，外包給商業性檔案機構這類第三方專業公司便是選擇之一。各領域數據服務市場需求的擴大為商業性檔案機構數據服務的發展提供了直接驅動力。

2.3 現代信息技術的發展為檔案數據服務奠定了堅實基礎

大數據服務實踐需要技術作為基礎性支撐，大數據、云計算、OCR識別、語音識別、RFID、區塊鏈、人工智能等現代信息技術的出現和日趨成熟為商業性檔案機構的發展注入新活力。一方面，信息技術的快速發展和普及使其應用場景越發廣泛，商業性檔案機構可嘗試將現代信息技術與檔案數據服務相結合。目前一些機構已探得如何將信息技術應用于檔案數據服務之中，例如航星永志大數據研究中心將大數據、云計算、RFID等技術成功引入文檔信息化領域[15]。另一方面，商業性檔案機構也可依托信息技術對客戶數據信息進行合法挖掘和分析，洞悉客戶需求并以之為導向研發新的數據服務產品。總之，前沿信息技術將為商業性檔案機構帶來更強發展動力，使檔案數據服務更加技術化、智能化與個性化，從而有助于提升檔案數據服務質量。

3 面向數據服務的商業性檔案機構發展策略

3.1 多途徑夯實技術實力，提升機構核心競爭力

商業性檔案機構應充分掌握并靈活合理地運用作為研發開展檔案數據服務基礎的信息技術，在先進的管理服務模式指導下借助數據挖掘、數據分析、人工智能、區塊鏈等新興技術，提升自身核心競爭力，以期在數據服務產業中脫穎而出。當前國內以阿里巴巴、騰訊為代表的企業正在進行“去中心化”的轉型升級工作，在自身技術平臺的基礎上重新定位，為各類企業機構提供基礎的數據服務。在此背景下，商業性檔案機構可與相關大數據服務平臺簽署技術協同合作計劃，建立人才聯席互通機制，在學習和引進大數據平臺數據服務技術的同時優化自身現有產品技術。

另外，在夯實技術硬實力方面，商業性檔案機構還可從高校等人才培養場所引進數據素養、人工智能、計算機科學等領域的跨界人才及高素質、強經驗的復合型檔案專業人才，構建專業的技術研發團隊，并通過師徒制、技術培訓、繼續教育等形式不斷提高從業隊伍的專業化水平，為改進和更新檔案數據管理系統與服務產品儲備力量。

3.2 建立健全法規制度，深化檔案數據服務監管

針對當前我國商業性檔案機構開展檔案數據服務中監管缺位的問題，可以從成立行業協會、完善法律制度等方面來實現行業規范化、標準化發展。在成立行業協會方面，利用國家“放管服”體制改革的契機，由檔案主管部門領頭，參照PRISM和NAID等非政府行業組織協會建立能夠聯系政府與企業、企業與企業的商業性檔案機構行業協會。該協會可根據我國商業性檔案機構發展的具體情況協助制定市場準入原則、數據保密規定、服務收費標準等規范，并通過公布示范案例、開設知識技術培訓班等形式對機構業務進行指導與監督。在行業協會的協調下，各機構間可以加強合作與經驗交流，在競爭中謀求共同進步，最終推動整個行業的快速發展。

在檔案法規制度建設方面，應加快制訂國家層面的具有普遍約束力的商業性檔案機構管理法規，盡快完善檔案機構數據化服務相關標準和規范。此外，地方性法規要立足商業性檔案機構發展的現實需要，針對檔案數據化工作的各個環節，從檔案質量、載體保護和信息安全等方面，增加業務咨詢與指導的條款[16]，在現有法規基礎上根據業務和技術發展實際，進一步修訂和完善相關條款內容。只有建立健全從地方到國家的商業性檔案機構法治網絡，才能讓商業性檔案機構及其客戶的權益得到更好的法律保障。

3.3 豐富檔案服務方式，提供特色檔案數據服務

多樣服務方式與特色檔案數據服務能夠有效滿足用戶特殊需求，并且使商業性檔案機構在國內外激烈的競爭中占據優勢。實時化、網絡化、智能化的服務體驗正逐漸成為用戶的主要訴求，在保證信息安全的前提下，商業性檔案機構應盡可能為用戶提供更加便捷、高效、智能、多樣的服務方式，如采用“一站式”服務簡化服務流程；完善網絡在線服務，讓用戶可以隨時隨地利用檔案數據；建立用戶回訪機制，增加檔案數據服務的互動性。

特色檔案數據服務的提供可從檔案類型、服務人群、特定需求三個不同層面進行分類。在檔案類型層面，機構可以針對家庭檔案、紅色檔案、民俗檔案等提供不同的服務項目，如星震同源推出的家族文獻服務即是特色檔案數據服務的一個良好示例；在服務人群層面，機構應兼顧不同用戶之間的差異，為不同人群提供相適應的檔案數據服務，如科研人員所需要的是用以支撐研究的大量原始數據、決策人員則偏好于利用直觀的可視化數據分析報告；在特定需求層面，用戶需求日漸呈現出多樣化、定制化等特點，機構可以深入挖掘和分析用戶“小數據”尋找用戶的隱性訴求，為不同的單用戶或群用戶勾勒特定的用戶畫像，有針對性地按照用戶需求提供特色數據服務。

3.4 拓展服務對象，拓寬宣傳路徑

當前商業性檔案機構主要以政府與企業為服務對象，較少面向普通公眾用戶群體。普通用戶的檔案數據意識與檔案數據服務需求量雖然不及政府與企業，但針對普通用戶的檔案數據服務仍具有較大的市場發展潛力。商業性檔案機構可以嘗試為公眾提供短期的免費試用服務，讓潛在客戶試用和了解服務，以吸引更多消費者的關注。公眾試用期間，機構可邀請其對產品服務進行評價反饋，并借此機會完善服務。

為了將服務對象更好地延伸至社會各層面、各領域，可從內外兩個方面拓寬宣傳路徑。對內，充分利用機構自身的門戶網站、微博賬戶、微信公眾號等，定期推送相關數據服務業務介紹及開展情況，提供在線咨詢服務；對外，與機構所在地的檔案信息網站、高等院校等開展線上與線下的合作宣傳，在增強公眾檔案數據意識的同時擴大檔案機構在公眾間的知名度和影響力。