淺談高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

文·陳康 秦瑤

高校畢業(yè)生檔案是對學(xué)生成長軌跡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及社會實踐能力的詳細記錄和真實反映，是學(xué)生個人素質(zhì)和綜合能力的權(quán)威見證，是用人單位全面了解、考察、選拔人才的重要依據(jù)，對實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置、加快人才隊伍建設(shè)具有重要意義。檔案轉(zhuǎn)遞作為檔案管理中必不可少的重要環(huán)節(jié)，對檔案實際效用的發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。但長期以來高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞存在著不及時、不準(zhǔn)確、不規(guī)范等各種隱患，影響了檔案效能的充分發(fā)揮，亟需各方面加強重視，共同努力，確保高校畢業(yè)生的檔案形成準(zhǔn)確無誤、轉(zhuǎn)遞及時高效。

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中的問題

（一）檔案轉(zhuǎn)遞不及時

目前，高校畢業(yè)生的就業(yè)形式呈多元化、自主化態(tài)勢，用人單位多半依靠學(xué)生檔案來識別人才、決定去留，因此學(xué)生檔案在就業(yè)中成為用人單位必看的憑證依據(jù)，特別是體制內(nèi)單位的“逢進必審”，更讓學(xué)生檔案的作用日趨重要。但在實際工作中，一些高校對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞不夠重視，導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不快捷，甚至滯后于用人單位對學(xué)生錄用的考察時限，影響了學(xué)生入職手續(xù)的辦理，也降低了用人單位的新人錄用進度，嚴(yán)重損害了畢業(yè)生的切身利益。

（二）檔案轉(zhuǎn)遞方式隨意

有些高校在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中，不嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)規(guī)定。比如轉(zhuǎn)遞檔案時不開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單，導(dǎo)致無法獲取接收檔案單位的“檔案回執(zhí)”，一旦檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題，無法查詢檔案歸屬以及檔案的去向。比如有時受時間、人力、財力等方面的限制，將檔案交由學(xué)生本人自行帶走，導(dǎo)致許多檔案因?qū)W生工作的不穩(wěn)定而變成“死檔”；或通過普通的快遞公司轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致檔案的安全保密性受到危害。

（三）對檔案接收單位的權(quán)限認識不清晰

我國高校畢業(yè)生檔案的最終走向可分三種形式：一畢業(yè)生已就業(yè)，且就業(yè)單位有人事檔案管理權(quán)限的，學(xué)校應(yīng)根據(jù)三方協(xié)議或報到證將檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位；二畢業(yè)生已就業(yè)，但就業(yè)單位沒有人事檔案管理權(quán)限的，學(xué)校應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至為用人單位辦理人事代理業(yè)務(wù)的服務(wù)機構(gòu)；三畢業(yè)生未就業(yè)的，學(xué)校應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至生源地或戶籍所在地的人才服務(wù)中心。高校應(yīng)根據(jù)以上三種方式進行學(xué)生檔案的相關(guān)轉(zhuǎn)遞。但在實際工作中，因?qū)W校對學(xué)生畢業(yè)后檔案的歸屬問題宣傳不夠，很多畢業(yè)生將用人單位和檔案接收單位混為一談，向?qū)W校提供了錯誤的檔案接收單位，導(dǎo)致檔案無法正常轉(zhuǎn)遞、不能正確接收。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題的原因分析

（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)艱巨

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，在校生數(shù)量日趨增長，每年需要轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案數(shù)量龐大，且轉(zhuǎn)遞時限集中。由于高校專職檔案管理人員較少，歸檔工作都是由輔導(dǎo)員和學(xué)生共同完成，他們平時忙于自己的工作和學(xué)業(yè)，不能隨時整理移交學(xué)生檔案，多半在畢業(yè)前夕向檔案部門進行大規(guī)模集中移交，既增加了檔案部門檢查審核檔案的難度，也阻礙了畢業(yè)生檔案按時轉(zhuǎn)遞的速度。

（二）高校畢業(yè)生檔案意識薄弱

據(jù)統(tǒng)計，目前約四成人屬于無檔案著落的“棄檔族”，“棄檔”問題對于進入工作單位的畢業(yè)生而言危害巨大，會直接影響到畢業(yè)生以后的工齡認定、職稱（務(wù)）晉升、社保繳納、退休待遇等相關(guān)利益，但許多畢業(yè)生對此沒有足夠的認識，以為“人事檔案無用或可有可無”，所以到單位報到后，不及時查詢自己的人事檔案是否完整準(zhǔn)確、是否已轉(zhuǎn)遞到位，導(dǎo)致以后升職加薪需要使用檔案時常后悔莫及。

（三）高校檔案信息化建設(shè)落后

目前，許多高校檔案管理信息化程度不高，學(xué)生檔案的收集整理歸檔還處于手工階段，畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞也需要人工操作，比如畢業(yè)生檔案的信息統(tǒng)計需要人工查詢，檔案轉(zhuǎn)遞通知單和轉(zhuǎn)遞機需要手工填寫，這些傳統(tǒng)的手工管理模式在龐大的畢業(yè)生檔案數(shù)量和緊迫的檔案轉(zhuǎn)遞時間面前顯得力不從心。

三、優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的策略

（一）健全完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

高校要通過制定完善的檔案轉(zhuǎn)遞制度，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全性、準(zhǔn)確性和及時性。比如實行嚴(yán)格的檔案收發(fā)登記制度，高校要對轉(zhuǎn)出檔案做好登記并開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。用人單位要對轉(zhuǎn)入檔案進行認真核實，確認無誤后簽字蓋章并寄回回執(zhí)單；對未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞的檔案，可以拒收退回。比如建立檔案轉(zhuǎn)遞工作的考評制度和反饋機制，對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞是否安全、準(zhǔn)確、及時，檔案轉(zhuǎn)遞情況是否有效追蹤，“檔案回執(zhí)”是否及時收集歸檔等進行分析考評，不斷研究總結(jié)檔案轉(zhuǎn)遞工作中的問題和經(jīng)驗，不斷提升檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范性和高效性。

（二）提高對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的認識

高校檔案管理人員作為畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的直接參與主體，要樹立正確的責(zé)任意識和服務(wù)意識，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持，認真剖析畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的問題，并研究出臺精準(zhǔn)的解決措施。要在檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，加入檔案轉(zhuǎn)遞工作培訓(xùn)內(nèi)容，提高畢業(yè)生檔案管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，確保高質(zhì)量完成畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。要加大宣傳力度，提高高校師生的檔案意識，使其充分認識到畢業(yè)生檔案對維護個人權(quán)益、促進人力資源開發(fā)具有的重要作用，形成層層重視人事檔案、人人關(guān)心人事檔案的良好氛圍。要通過開設(shè)檔案知識教育課程，舉辦檔案知識宣傳周、檔案知識競賽答題等活動，讓學(xué)生們通過學(xué)習(xí)增長見識，通過練習(xí)增加本領(lǐng)，自覺維護檔案的真實性和轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性。

（三）實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息化管理

要堅持“讓學(xué)生少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”的思路，利用高校大數(shù)據(jù)平臺建立檔案管理智能管理查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案自動歸檔整理、自動檢索查詢，并隨時監(jiān)控畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出、接收情況，減少畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中檔案遺失、損毀的概率，減輕檔案管理人員的負擔(dān)，確保畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作高效快捷安全。