特種設備檢驗業務電子檔案管理實踐分析

樓冬仙/杭州市特種設備檢測研究院

特種設備檢驗業務檔案指特種設備（鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場地內專用機動車輛等）從生產到投入使用直至報廢的整個生命周期中所涉及的相關檢驗信息的原始記錄。特種設備與人們生產生活息息相關，乘坐的電梯、輸送煤氣的壓力管道、醫院里的氧氣罐、景點的客運索道、工地上的起重機械、發電廠里的鍋爐等，可以說目之所及，周圍許多設備都是特種設備，形成的特種設備檢驗檔案數量相當可觀。特種設備檢驗檔案有周期生成的特點，為了確保特種設備使用安全，必須按照相關特種設備檢驗規程規定的檢驗周期，進行定期檢驗。由于業務信息管理系統功能的不完善，一部分業務電子檔案無法自動生成，同時對電子檔案本身的認識不充分（如安全性、保存壽命、法律法規等），目前檢驗單位普遍采取雙套制保存。筆者認為雙套制保存是對資源的浪費，單套制管理是可行的，也是勢在必行的。

1 特種設備檢驗業務檔案管理現狀

1.1 特種設備檢驗業務檔案具有周期性生成的特點

特種設備檢驗業務檔案的形成有別于文書檔案、科技檔案。文書檔案和科技檔案都是一次性生成的檔案，即一件事情辦結、一個工程完工、一個課題結題之后，一般不再會產生具有保存價值的檔案。而一臺特種設備的檢驗檔案，則是按照特種設備檢驗規程規定的檢驗周期，周期性地生成，直至設備銷毀。

1.2 特種設備檢驗業務檔案數量龐大

特種設備與我們的生產生活息息相關，運用場景隨處可見，建筑工地上的起重機械和廠內機動車，每天出行乘用的電梯，還有醫院里的氧氣瓶等，都是特種設備。隨著我國改革開放后經濟的迅猛發展，特種設備新增數量也相當可觀。如，杭州市特種設備檢測研究院2010年和2020年檢驗業務檔案入庫量分別為129268件和227564件，在11年間增加了將近10萬件，年均增長率約9%，其中2020年特種設備業務檔案就占用了將近50平方米的存放空間。

1.3 特種設備業務檔案基本以傳統紙質載體存檔

第一，現有的業務信息管理系統功能不完善，缺少應有的功能管理模塊，系統無法生成所需的電子檔案。如杭州市特種設備檢測研究院目前就存在下述情況：鍋爐內檢存檔記錄包括檢驗申請單、檢驗記錄表、檢驗報告、用戶意見反饋表，若設備存在事故隱患，還有檢驗意見通知書等。一般信息系統內有檢驗報告模板，但其對應的檔案管理模塊基本沒有開發；缺少檢驗功能模塊，相應檢驗類型記錄不得不打印出來，以紙質形式存檔；系統不具備遠程掃描件接收功能等。上述原因使得業務信息系統無法自動生成電子檔案，不得不保存紙質檔案。

第二，對電子檔案數據的安全性、保存壽命等存有顧慮。片面地認為電子數據容易被篡改、數據容易泄露、電子數據儲存介質保存壽命不長等。因有這些顧慮，普遍采取紙質存檔或紙質電子雙套制。

第三，業務信息系統使用不方便、存有抵觸情緒和制度不完善。現有的業務信息系統尚存在使用不便的問題，如沒有WEB檢驗端等。這樣就使得檢驗員在現場進行設備檢驗后，無法遠程實時地錄入檢驗數據，而是要回單位后進行數據錄入，非常不便。另外，由于學歷、年齡等因素，有的檢驗人員對業務信息系統的使用抱有抵觸情緒，同時單位又沒有相應的制度進行管理。

第四，對電子檔案能否作為法律上的憑證依據存有疑問。在2020年6月20日之前，國家尚未出臺關于電子檔案法律效力方面的法律條文。因沒有明確的法律可依，擔心電子檔案在生產經營活動過程中憑證效力不足，并帶來不必要的經濟損失和不必要的法律風險，再加上檢驗人員要對自己檢驗的設備所生成的檢驗數據終身負責，所以從領導到員工在心理上還是更接受紙質檔案。

2 電子檔案單套制管理可行性探討

2.1 有國家法律法規的保駕護航

自2000年12月國家檔案局在全國檔案工作會議上正式提出檔案信息化概念之后，各級檔案管理機構相應出臺了許多有關電子檔案管理的法律法規條文。其中最有重量級的是2020年6月20日頒布的新修訂檔案法，其中第五章第三十七條，明確指出電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著這條法律的頒布，一直困擾我們的法律責任問題，也得到了徹底解決。

2.2 構建功能齊全利用方便的業務信息管理系統，是可行的

在功能上，業務部門將所需的使用需求提交信息開發部門，雙方人員進行充分討論，確定并完善所需的功能，這樣就可以避免系統缺少應有的功能。系統應開發出APP、WEB訪問等使用端，設計出操作方便的交互界面，這樣使用者就可以隨時隨地方便地訪問信息系統。目前，開發業務信息管理系統所需的各項技術都已經非常成熟。

2.3 數字檔案存儲備份有成熟穩定的軟硬件存儲技術做保障

特種設備的檢驗業務信息數據有設備數據、檢驗檢測數據、單位數據、人員數據以及由基礎數據產生的各類統計數據和報表等。目前常用的存儲介質有磁帶、光盤、HDD/SSD等，單個存儲介質的存儲容量即可達到幾個TB以上，存儲容量上已沒有局限。在業務信息管理系統中，既可以采用企業的自建數據庫，隨著云存儲的普及，也可以采用云數據庫。

2.4 數據安全性

相對于紙質檔案的容易臟、易碎、易丟失等特點，電子檔案的安全性更高。電子數據的安全性包含兩個部分：數據本身的安全和數據的防護安全。在數據本身安全上，可以對數據進行分級，根據等級對重要數據可采用加密算法進行主動加密保護；在數據的防護安全上，可采用多種方法來保證數據的安全性：如可采用通過磁盤陣列、數據在線/離線備份、異地容災等手段來防止數據的丟失、損壞；在數據的存取上，可以采用身份認證、設置防火墻、VPN等來保證數據存取方面的安全。

2.5 電子檔案維護技術力量雄厚

從國家到地方各級政府、機關、企業事業單位的領導對信息化數字化建設都十分重視，很多單位都設有信息中心和檔案管理部門，從職能上配備了足夠的信息專業技術人員和檔案管理人員。

總之，無論是法律層面，軟硬件存儲技術的可靠性層面，數據安全防護技術層面，還是信息系統技術維護人員配備層面，電子檔案單套制保存都是可行的。

3 電子檔案單套制管理的實施

3.1 重新認識電子檔案

在數字轉型的時代背景下，電子檔案單套制存檔是未來發展方向。電子檔案的優點有節省存儲空間，節省檔案管理人力成本，不易造假，調閱不受時空限制等。另外，新修訂檔案法明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以將電子檔案作為憑證使用，這為電子檔案的推廣使用掃清了障礙。

3.2 構建和完善業務信息管理系統

業務信息系統應具備以下幾個方面功能：一是模塊功能。包含特種設備檢驗業務的各項功能，如特種設備管理、檢驗設備/儀器管理、定期檢驗管理、報檢管理、統計、查詢管理等。

二是數據的完整性。包含有業務所需的所有檔案數據，如設備信息、檢驗單位信息、檢驗數據等。

三是安全性。充分考慮到數據的安全性，做到冗余存儲（如利用磁盤陣列等），定期進行數據離線、異地備份。考慮到網絡的安全性，應用身份認證、VPN網絡等。

四是便利性。考慮到使用者的方便，利用專門的APP、WEB訪問等多種形式，讓使用者隨時隨地訪問信息系統。

3.3 健全管理制度

遵守并貫徹檔案法律、法規、規章、規范性文件和有關國家標準、行業標準。加強檔案管理制度建設，制定檔案信息化方面的管理制度，包括電子文件歸檔制度、檔案數據安全保密制度、檔案數據網上查詢制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度、數字檔案安全保管和備份制度等。

按照統一管理、分級負責的原則，建立由單位領導掛帥、檔案部門歸口管理、各部門分級負責的檔案工作體系。確保檔案管理制度的實施，并將有關事項納入相關人員的崗位職責中。在庫房建設、現代化設施配備、專業人員培訓等方面給予大力支持，將檔案信息化建設經費列入每年年度財務報告預算。

3.4 提高業務素質

每年組織專（兼）職檔案人員參加檔案部門組織的檔案及計算機等方面的培訓，或者聘請檔案專家和信息網絡專家來單位做專題講座，提高檔案人員業務水平。另外可以通過公開招聘的方式，嚴格考核，選拔具有相應職業素養與道德修養的人員負責檔案工作。