論事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理

文/周金芬（海東市樂都區(qū)人力資源和社會保障局）

一、事業(yè)單位的人事檔案規(guī)范化管理重要性

（一）促進工作效率的提升

在社會經濟的發(fā)展中，更多單位在積極改革用人制度，這提高了崗位中的人員流動性，因此伴隨人員的具體人事檔案，便成為單位迅速掌握人員狀況的關鍵資料，它能為用人單位的選人提供主要視角，由此可見檔案管理的規(guī)范化意義。在規(guī)范管理的支持下，人事材料實際使用率可以明顯提升，管理人員能夠以此對干部職工的資料迅速、全面掌握。此外，規(guī)范管理也能保障人事檔案的及時性、準確性和真實性，管理人員在有人事資料的查閱需求時，按照工作流程便能快速查詢資料，縮短查閱時間，降低了工作量，保障了單位工作的效率提升。

（二）促進工作質量的提高

在各單位中，為提高人事管理的質量，便需要對人事檔案進行規(guī)范化管理。原因在于，這項工作屬于建設人才隊伍的基礎，屬于其他管理活動的重要起點，屬于推動管理質量提升的關鍵資料。首先，在規(guī)范管理的支持下，單位中各項管理活動可以得到重要的參考資料。在人事管理中，管理人員需要充分掌握員工的工作狀況，以此安排他們的培訓、考核等工作。而規(guī)范管理有利于上述管理活動得到有效、及時的基礎信息，促使管理人員進行高質量的決策，促進管理活動質量的提高。此外，在人事管理中，工作目標是高效優(yōu)質，而要完成這些目標，需要在人員的培訓、教育等環(huán)節(jié)，評估人才質量，以此培養(yǎng)高質量隊伍，促使單位工作可以有效提升質量。優(yōu)質的單位人事檔案，屬于組建員工隊伍的主要參考，有利于協(xié)助單位組建優(yōu)秀隊伍，推動單位工作質量的提升。

（三）幫助單位做管理決策

首先，在人事檔案的支持下，單位能對已有干部職工實際分類狀況準確了解，掌握其技術等級、知識水平等方面的不足，明確其技術知識的更新需求，然后結合實際，針對性地組織進修、集中培訓，以此提高單位中各人員的綜合能力，促進各人員工作水平和效率的提升。其次，在人事檔案內，會對各員工的工作質量、入職等狀況詳細分類及記錄，這對指導單位完成人才篩選會有積極意義。各單位能在檔案支持下，明確判斷單位對人才類型的需求，便于后續(xù)針對性地招聘人才，保障人才招聘的科學性、趨向性。

二、事業(yè)單位的人事檔案管理問題

在一些單位中，會利用引進高層次的人才、公開招考等活動實現對檔案的正常流轉。但在聘期中，個人單方面對勞動合同的解除等問題，會帶來各單位以“扣案”方式避免人才流失的狀況，最后使得人才流動受到影響，帶來人事檔案上的糾紛[1]；在現階段，一些人員對人事檔案沒有正確認識，不重視收集個人檔案資料，進而引發(fā)流動性的檔案遺留“死檔”等問題，而檔案部門未曾有效防控此類檔案，最后使得檔案“工作經歷”涉及的工齡認定，會出現檔案核查上的困難；一些人員為追求個人利益，出現個人經歷捏造等狀況，使得檔案的邏輯性、真實性無法考證。人事檔案的材料偽造，會影響個人誠信，并需要承擔對應刑事責任，也讓用人單位在管理工作中面臨隱患；在事業(yè)單位，其人事檔案往往分多類材料內容，一些材料的缺失問題也常見。以專業(yè)技術性的崗位為例，在申報職稱時會形成對應檔案材料，但單位本身或當事人不夠重視對檔案資料的收集，最后帶來檔案丟失的問題，影響員工的退休、崗位晉升等。

在各單位的檔案管理中，人員的信息化能力不高，屬于困擾單位的關鍵問題，而此問題的原因有：首先，在人員招聘和管理時，單位沒有關注他們的信息化能力，沒有對其做好信息化培訓，難以實現對檔案工作的信息化建設，難以借助現代設備提高工作的效率。其次，在一些單位中，對檔案管理的意義認識不足，沒有認識到信息化管理對規(guī)范化管理的意義，沒有在工作中借助硬件軟件的建設，提高檔案管理的效率，即使單位使用一些先進的管理系統(tǒng)，也因不夠重視不能對系統(tǒng)做好更新，影響了人事檔案管理的效率，影響了相關信息的便利查閱；一些單位已經認識到檔案管理的問題，也推動了管理改革，但實際上，其改革策略還被傳統(tǒng)思維和認識所約束，維持原本的管理慣性，沒有進行制度性的安排，實際的管理方式不夠規(guī)范，效率也不高，安全水平較低，種種問題都影響管理質量的提升，使得檔案管理有備份不全、使用難等阻礙。

三、事業(yè)單位的人事檔案管理對策

（一）確保專人專職并培養(yǎng)人員素質

在事業(yè)單位，管理人事檔案的活動，本質還屬于對人的科學管理。而要保障檔案管理的效果，便需要各單位將提高管理人員能力水平的工作重視起來[2]。首先，事業(yè)單位應該確保專人專職。事業(yè)單位應該根據規(guī)定，確保1名專職的人員能對1000卷的檔案進行管理，不能使其管理工作量增加。其次，事業(yè)單位需要將培訓及時做好，使得人員對工作流程熟悉，對新技術、新設備使用的方法進行學習，利用對成功經驗的學習，促使管理人員提高檔案管理的水平。最后，應該通過職稱評聘的方式，促使各人員保障業(yè)務的專業(yè)性，針對專業(yè)技術員的職稱資格聘用和申報，使得管理人員提高工作的主動性，給予其價值認同感。

（二）確保知情權及隱私權的對立統(tǒng)一性

在事業(yè)單位，在管理人事檔案時，一般需要理性地協(xié)調知情權、隱私權。在檔案管理中，需要利用組織考察等形式，轉遞及查閱個人的檔案。而其中會有著知情權實現、隱私權保護上的利弊權衡。為此，國內需要在管理人事檔案的法律條文中，對相關事項進行明確：對查閱的登記備案有效制度進行建立，確保任何個人及組織在對他人檔案的調閱中，都要得到檔案部門、檔案當事人的書面同意；而檔案的當事人也應該有知情權，可以在自身檔案在被查閱，或轉遞發(fā)生錯誤時，讓相關工作得到本人同意，進而給予修改、補充等權利；將管理人事檔案的封閉性充分打破，利用自主查詢、政務公開等信息化建設，通過立法方式，讓檔案的當事人能對檔案管理進行參與，使得檔案管理實現法治化發(fā)展，保障問計和問政于民。

（三）保障原始檔案和電子檔案都有同樣法律效力

由《檔案法》的規(guī)定可知，電子檔案需要確保可靠的來源、合規(guī)的要素，還有規(guī)范的程序。和紙質的傳統(tǒng)檔案一樣，電子檔案的效力同等，能夠通過電子形式成為憑證以供使用。由此可見，在考證檔案的原始性之后，便可以保障檔案法律效力的同等性。其次，人事檔案擁有的原始性無法被替代，從法律這一層面，明確電子類的檔案具有憑證作用，保障有法可依，屬于讓事業(yè)單位有效解決人事檔案在法律效力類型問題中的重要依據。

（四）確保管理的前瞻性和精細化

由國家規(guī)定可知，在檔案管理中，應該對審核措施進行強化，確保在任用干部時，能將“四凡四必”當成必經的程序及基本的要求，在制度導向上，也要求應該逐步精細化。而在工作內容上，需要從檔案的利用、收集及保管安全等方面出發(fā)，對檔案工作的實施方案和細則進行細化，在管理上從環(huán)節(jié)、范圍及監(jiān)督等方面做好全面規(guī)定。

而在事業(yè)單位，建設人事管理上的法制工作應該保障充分前瞻性。應該對關鍵少數重要的主體責任進行緊抓，強化管理人事檔案的重要性，將責任壓實，確保工作的執(zhí)行力更強；在管理人事檔案時，事業(yè)單位借鑒了管理公務員干部檔案的方法，也和此類方法有所區(qū)別，事業(yè)單位需要以前瞻性的眼光，將檔案管理的應急預案做好，將風險防控的內部意識加強，對人事檔案的審批、借閱等工作內風險點積極梳理，確保風險防控的系統(tǒng)機制得以構建；事業(yè)單位應該針對人事檔案構建縣、市、省進行聯(lián)動的協(xié)同信息化系統(tǒng)平臺，避免檔案在流轉中因信息的不夠透明，帶來檔案遺失的問題；事業(yè)單位需要將監(jiān)管強化起來，在人力資源相關服務機構審批上，堅決取締不合法的機構，做好嚴格監(jiān)管，讓檔案人的合法權益得以維護。

（五）加強檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化建設，有利于檔案管理提升規(guī)范化水平，同時它也有利于檔案材料提高自身使用的效率，所以，加強檔案工作的信息化建設非常關鍵。

信息化的明顯優(yōu)勢便是便捷化、規(guī)范化，在信息化的支持下，單位能在更短時間內，利用搜索引擎找到檔案資料。還可以實現網絡化管理，數字化處理傳統(tǒng)的各種紙質檔案，在大數據等技術的支持下，保障檔案信息的高效處理和傳遞，構建檔案管理的網絡化體系。而網絡化管理，便屬于檔案工作規(guī)范化的一種具體體現，在檔案被數字化處理的過程中，單位需要進行統(tǒng)一的操作和處理，最終對檔案統(tǒng)一化地進行管理。為加強信息化建設，單位需要首先加強在基礎設備方面的投入，購入必備的硬件軟件、計算機設備等，同時可以構建信息化檔案管理的體系，將體系建設完善起來，提升信息化體系應用的效率，建立信息化的規(guī)章制度，保障信息化建設的科學、規(guī)范。此外，把文件轉化成為檔案，屬于一項程序復雜、專業(yè)性高的工作，對各卷檔案進行的收集整理活動，其中都有嚴格的要求。因為檔案材料有著特殊屬性，為避免自然性、人為性的損毀，管理人員需要對整理案卷的流程熟悉，掌握相關的保護及管理技術，同時需要完善所用的數字化管理系統(tǒng)。在現階段，更多單位開發(fā)了檔案管理的信息化系統(tǒng)，完善、優(yōu)化了網絡化的檔案利用和管理，實現了網絡化檔案管理的在線借閱等目標。但檔案的載體在不斷發(fā)展，也不斷地出現了很多新型的存儲介質，不斷應用著新的信息技術，信息在儲存和記錄上的要求在發(fā)生變化。因此，一些基礎手段難以保障檔案管理的先進性，這要求管理人員需要學習、適應并掌握數字化管理的新型技術。

（六）建設檔案管理的規(guī)范化機制

在社會發(fā)展中，檔案方面的法制建設會更為規(guī)范，各單位也需要在檔案工作中建立規(guī)范的規(guī)章制度。首先，應該在檔案管理中，明確、細化制度，保障制度能夠切實落實，保障領導、組織、人員的到位，實現領導、組織和責任的落實。其次，需要將管理職責充分落實到領導、部門以及具體的人，將追責和獎勵的制度落實，保障檔案工作的高效、安全和規(guī)范。再次，做好檔案工作的法制化教育宣傳，將領導意識提升，保障各部門明確檔案管理的職責和意義，提高他們的責任意識、配合程度，確保檔案能準確、及時地收集，便于檔案的安全便捷使用。最后，應該定期進行管理經驗的分享交流，提高管理人員實際等級，提升其專業(yè)水平，對管理制度進行修訂，利用種種措施，建立規(guī)范化檔案管理的高效機制，促進檔案工作的規(guī)范化建設目標達成。

四、結束語

在事業(yè)單位，在管理人事檔案時，合理的制度建設屬于對管理長效機制逐步探索的有效方式。在新時期，各單位在管理人事檔案時，應該堅守工作正確宗旨，在與管理實際進行結合后，針對管理的各個問題和狀況，盡快找到解決的有效措施和方法，對檔案管理的權威性、公信力進行全力維護，便于更好地為干部選拔、政治生態(tài)的健康建設而服務，促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。