淺談高職院校教學秘書工作現狀及改進措施

文良彬

（湖南科技職業學院，湖南 長沙 410004）

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作。教學秘書是二級學院教學管理工作的專職人員，是協調教務處、教研室、教師、學生及其他參與教學管理部門的紐帶。行政上由學院院長、教學副院長領導，在業務上接受教務處的指導。具體工作由二級學院安排，受到教務處及二級學院的雙重領導。在日常教學管理中，教學秘書具備良好的師德、師風素質，熟練的業務能力及良好的心理素質，善于與人溝通，能及時處理各種教學問題，保證正常教學質量和教學效果。

高職院校也叫高職（?？疲┰盒＃喎Q：高職高專，是對?？茖哟蔚母叩葘W校、高等院校的統稱，包括高職院校、?？圃盒?，涵蓋職業學院、職業技術學院、專科學校、高等?？茖W校。也叫高職專科院校。截至2021 年，高職（?？疲┰盒Ｈ珖灿?468 所。根據《中華人民共和國高等教育法》和國務院有關文件精神，高職高專教育由省級人民政府管理。在國家宏觀政策的指導下，省級政府根據本地區經濟和社會發展的實際需要為主，結合招生能力、就業狀況等綜合情況，確定年度招生計劃、專業設置、收費標準，頒發學歷證書，并同時負有保證教育質量、規范辦學秩序和改善辦學條件等職責。培養目標從“技術型人才”轉化為“高技能人才”。

一、教學秘書的工作職責

（一）以教務處的角度來闡述

教學秘書是高校教學管理的管理者和執行者，是保證教學正常運行的基礎，連接教務處與二級學院的紐帶，起到承上啟下、協調溝通的作用。教學秘書要將學校、教務處及上級教學管理部門的相關通知及相關規定，原原本本地傳達給學院各教研室、各位教師及所有學生，保障教學秩序有序進行，提高教學質量和教學效果。

（二）以二級學院的角度來闡述

教學秘書是二級學院教學管理的重要組成成員，為主管教學院長提供本學院教學方面的各類信息，為教學工作服務。在主管領導的指導下，協調教學院長開展教學質量檢查，當好參謀和助手。如教學任務的總量，師資與教務任務的匹配。日常教學活動的實施情況，教學信息反饋，代表教學院長與其他教學部門協調教學資源不足，教學場地需要共同解決完成。如任課老師跨學院上課、跨部門核算教學工作量等。將主管院長布置的各項工作任務落實到各教研室及各位老師溝通協調、合理兼顧的作用。依據學校開會工作會議，在不同的時間節點開啟不同的教學安排工作，檢查教學活動的實施是否符合教學管理規定。

（三）以教師的角度來闡述

教學秘書圍繞教學計劃，確認教學安排，主要工作有教材征訂，制定教師課表，校歷及作息時間，調、停課，期中、期末教學檢查，授課計劃與課程教學設計方案的分類及存檔，新聘教師的勞務協議書簽訂、各學期考試安排及考試試卷的收集，成績錄入及考試試卷的收集、教學工作量統計，課酬發放，安排教學督查采用隨堂聽課形式對課堂教學質量評估，教師各種比賽、教學成果獎的申報及獎勵的收集。為教師解決教學過程中遇到的問題及突發事件。

（四）以學生的角度來闡述

教學秘書掌握了學生的所有信息。從新生名單開始分班，課程開設情況，組織學生完成公共選修課、網絡選修課、限選課的課程選擇，教材發放，班級課表，教學日值，學生每學期各種考試安排，試卷歸檔。每學期組織一次英語、計算機等級考試報名工作；學籍清查，辦理學籍異動手續。畢業審核，畢業論文整理、歸檔；畢業證書的發放。堅持“以人為本”教學管理制度，尊重學生，“一切為了學生，為了學生的一切”，從學生入校到學生畢業一路為學生服務，滿足學生的學習需求。

二、教學秘書工作存在的問題

通過走訪發現，各大高職院校非常認可教學秘書在教學管理過程中的重要性及必要性，由于各高職院校各自發展的實際情況，導致教學秘書在實際的教學工作中存在很多問題。主要表現在以下三個方面：

（一）職業發展不夠重視

教學秘書是教學輔助人員，學校對教學秘書重視度不夠，人事在崗位配備上也相對較少，只配備一個教學秘書編制。但承擔的工作又相對復雜繁多，導致教學秘書超負荷工作成為一種常態。同時，人事在招聘教學秘書時，忽略了專業要求，增大了工作難度。導致教學秘書在職稱評定、晉升時職業前景滯后。在日常教學工作中，教學秘書工作繁忙，職業發展意識欠缺，基本沒有時間和精力從事學術研究、項目申報等。也很少有業務培訓及進修的機會。

（二）工作任務繁雜

在開學前，教務處就要求按人才培養方案進行教材征訂，堅持“誰使用、誰征訂”的原則，要求同一專業同門課程原則上訂一本教材。嚴把教材征訂質量關。很多老師不會操作教務系統也不看通知要求不按規定填寫，最后還要由教學秘書來幫忙做。由于個別教師不能嚴格執行相關規定，做事拖拉，不按要求行事，一手包辦，老好人。最后背鍋的都是教學秘書，很少去追究相關老師的責任。在學期初，教學秘書要協助學校教務處檢查教師課表及上課準備情況，處理學生專業小課、選修課等名單，學校要給予教學秘書更多的人文關懷，明確教學秘書的工作職責，劃清業務范圍，不是所有教學相關的事情都是教學秘書一人來完成。長期從事這么一個責任大、任務繁重、工作壓力大的環境中，很容易造成讓人產生消極作用，不利于高職院校建立穩定教學秘書隊伍。

（三）業務素質不高

目前很多高職院校由于各種歷史原因，教學秘書女性居多，專業不對口。教學秘書崗位工作量大、穩定性差，換人比較頻繁，嚴重影響各項教學工作的高效完成。教學秘書流動性較大，絕大多數教學秘書都未經過相關專業技能培訓，做事停留在就事論事或按部就搬按以往經驗來解決問題，工作難以取得突破性進展，不利于教學管理整體水平提升和教學質量的提高。造成教學秘書隊伍整體的業務素質都不高，缺乏管理經驗。教學秘書工作需要專業具有一定管理基礎知識的人擔任。

三、對教學秘書工作的改進措施

（一）重視教學秘書的發展

教學秘書要認清自己的崗位，明確崗位職責，做好自己的本職工作。人事在晉升職務調整時，要關注教學秘書隊伍的建設，關心他們的成長。在行政職務晉升時，應當優先考慮那些懂管理、行政工作能力強的教學秘書到高層次的管理崗位。對那些在學術研究、科研成果 取得好成績的教學秘書，在教師崗位需要進人時，應該考慮讓這些人轉崗。既解決了有些教師崗位人員短缺，又給教學秘書帶來了發展空間。

（二）加強職業道德的培養

教學秘書要遵守職業道德，做一位敬業奉獻的好老師。良好的職業道德，是做好教育工作的重要保障。要有高度的敬業精神，教學秘書工作性質就是默默無聞，加班是常事。在每天從事的平凡崗位上始終牢記對學院負責，對老師負責，對學生負責。同時也要有高度的責任心，有吃苦耐勞和甘于奉獻的精神。教學秘書的每一項工作都影響著教學質量，因此要加強理論學習，熟悉業務知識。始終保持認真負責工作態度，保持教學工作正常開展。努力為教師、學生提供全方位的服務，考慮問題要全面，為師生答疑解難。堅持秉公辦事的原則，防止不正之風。

（三）提高業務能力

教學秘書的工作是與學校的教學管理、教學秩序息息相關的，一旦某個事情、某個環節出問題沒安排好，很可能會造成教學事故。教學秘書單純的掌握好自己的專業知識是遠遠不夠的，還要學習相關的知識。要熟悉各類教學文件，如《學生學籍管理規定》《教學事故認定管理辦法》《考試管理辦法》《二級學院績效管理辦法》。掌握全院教師信息，包括各教研室、實訓室所有人員信息及教師職稱等，在日常工作中保持良好溝通。在工作之余要不斷的積極獲取新知識，多學習教學管理方面的知識，才能更有利的開展工作。在工作中要經常要處理很多文件，必須要具備過硬的電腦水平，能夠熟練運用各種辦公軟件和教務系統，熟練的電腦操作能力會讓工作效率大大提升。

四、結語

綜上所述，在高校教學管理工作中，教學秘書占有重要地位，工作內容繁雜，工作量較大。教學秘書堅持“以人為本”的工作理念，提升業務素質，樹立良好的服務意識，保障教學管理質量。因此教學秘書要養成高度的責任心，要勤于動手，善于思考，會溝通，會表達。把平凡的工作做得不平凡，為促進高職院校的未來發展做貢獻。