大數據背景下電子檔案管理創新途徑分析

班德才

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-9641

摘? 要：檔案是用來記錄信息的，對個人和集體的發展都非常重要。電子計算機出現后，計算機技術的發展速度非常快，隨之，電子檔案出現并且受到廣泛的關注和應用。該文主要分析了大數據背景下電子檔案管理創新途徑，從而推動電子檔案管理繼續向前發展。通過該文研究，可以為相關行業提供一些理論上的方法，并提升電子檔案管理水平。

關鍵詞：大數據? ?電子檔案? ? 檔案管理? ? 創新途徑

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）09（a）-0084-03

Analysis on the Innovative Ways of Electronic Archives Management under the Background of Big Data

BAN Decai

（Guizhou Tobacco Company Qianxinan Prefecture Company， Xingyi， Guizhou Province， 562400 China）

Abstract： Archives are used to record information and are very important to the development of individuals and groups. After the emergence of electronic computer， the development of computer technology is very fast， followed by the emergence of electronic archives and widely concerned and applied. This paper mainly analyses the innovative ways of electronic archives management under the background of big data， so as to promote the development of electronic archives management. This paper provides some theoretical methods for related industries to improve the level of electronic archives management.

Key Words： Big data; Electronic archives; Archives management; Innovative approaches

伴隨互聯網技術的不斷創新，云計算更加普及，大數據經歷巨大變革，并迅速滲透到各個行業中。大數據是具有大規模、多類型、更新快等特征的數據集合。可以有效對檔案記錄人員信息、企業財務信息、各部門業務信息等進行管理。通過大數據技術管理人事檔案，能夠更加準確、高效，為人才提供更加優質的服務。

1? 大數據

大數據（Big Data），指的是在一定時間范圍內，無法使用常規軟件工具進行捕捉、處理以及管理的數據集合[1]。需要新處理模式才可以具有更強洞察發現力、決策力以及流程優化能力的高增長率、海量且多元化的信息資產。

大數據的適用領域有：人工智能、BI、工業4.0、云計算、物聯網、互聯網+等方面，具有特征：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、低價值密度（Value）、真實性（Veracity），大數據只是追蹤和觀察發生的事情，并沒有統計學的抽樣方法。大數據的用法適用于預測分析、某些其他高級數據分析以及用戶行為分析等。

2? 大數據時代電子檔案

2.1 檔案的演變歷史

檔案現在的通用形式和稱謂都是經過了一定的發展演變才成為現在的形式。同樣，檔案的載體也是不同時期也有所不同，從甲骨到青銅器，再到竹木、石刻、絲織物;東漢時期，造紙術出現，檔案才開始以紙張作為載體，自此，紙張成為幾千年來檔案的正式載體[2]。計算機技術和通信技術的發展使電子檔案成為新的檔案管理形式。

2.2 大數據時代使用電子檔案的優越性

2.2.1 安全性能高

紙質文檔的保存需要占用具體的空間，因此對于一些保密性能極高的檔案，就需要隱蔽的空間來保存，有時還需要專門的人員來巡守。而電子檔案（圖1是某公司電子檔案管理系統）相對來說安全性能就比較高了，通過計算機保存文件，同時檔案之間的保存分開進行，翻閱檔案過程中不會出現磨損，因此電子檔案的安全性能比較高。

2.2.2 節省資源，提高工作效率

面對當今時代大量的信息，紙張檔案需要大量的人力、物力和空間來進行檔案管理。對于紙質檔案來說，還需要注意防潮、防水、防蟲、防污染等[3]。電子檔案占用的是計算機的虛擬空間，有利于節省時間、空間、人力以及資源，且還方便查找及修改。因此，相對于紙質檔案，電子檔案更加節省資源，從而提高工作效率。

2.2.3 便于對檔案資料查漏補缺

便于對電子信息檔案進行查漏補缺。以往傳統的檔案管理，在核查過程中，需要人工裝卷、拆卷、查閱、核實等工作，由于工作人員責任心不強、操作不規范，容易出現遺漏。通過應用電子信息檔案，能夠通過搜索，調閱出相關的檔案資料，并對其進行相應的修改，便利高效，有效提升了檔案管理工作的質量。

3? 電子信息檔案管理過程中存在的問題

3.1 檔案管理技術和設備陳舊落后

無論是企業還是事業單位，以往對檔案管理的重視程度不夠，隨著電子信息檔案重要性的凸顯，暴露出檔案管理專業技術匱乏、專業技術人才匱乏等問題[4]。企事業單位在應用信息化管理檔案時，都要以計算技術作為支撐。雖然很多企事業單位引進了檔案管理信息系統，但是由于投入資金不足，使用的檔案管理設備落后，相應的管理技術也較為落后。而有的企事業單位依然采用傳統的檔案管理方式，電子信息檔案的技術優勢無法顯現出來，給企事業單位的持續高效發展造成了阻礙。

3.2 缺少健全的人事檔案管理制度

許多公司的檔案管理系統仍然存在不完整的問題，收集、組織和提交文件的過程非常不合適。由于公司沒有意識到這一問題，因此們經常會遇到諸如檔案管理不足、文件丟失或損失之類的問題。此外，該公司沒有使用也沒有適當的檔案管理，這導致了信息電子檔案存儲和管理的混亂。

4? 大數據時代電子檔案管理發展對策

4.1 加強電子檔案管理制度體系的建設

首先，要制定和完善電子檔案管理領域的標準和規范。為了確保不同職能的部門和區域之間更好地進行對接，就需要建立起一個普適性的標準體系，從而方便整合利用電子檔案。該標準體系應涉及檔案的收集、整理、價值的鑒定、檔案的檢索、統計、檔案提供利用等多個方面[5]。

其次，關于電子檔案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我國現有的關于檔案的法律主要是針對傳統的以紙質為載體的檔案，因此，電子檔案管理必須要有相關明確的法律，這樣才能從根本上進行防范，才能教育、引導和規范人們的行為。從法律層次來肯定電子檔案管理的合法行為，打擊不合法的行為，從而維護社會的穩定和推動社會的進步。

最后，要確保電子檔案管理工作的順利進行，就必須先有一個良好的工作環境。電子檔案管理必須借助相應的硬件和軟件，因此，就必須確保有足夠的資金，這樣才可以去配置相應的硬件、軟件，才可以引入相關的人員。

4.2 加強對檔案管理人員和基礎設備的投入

為了更改基于大數據的電子文件的管理，公司必須加強投入檔案管理和本設備的投入，并完善以下工具：計算機和存儲系統以及個人檔案系統[6]。必須正確安裝文檔系統和恢復系統，并通過計算機技能來吸引更多人才。只有這些綜合型人才可以在大數據環境下改善并提高工作質量。

4.3 增強檔案管理人員的綜合素質

人員的素質在很大程度上決定了檔案管理工作的水平，隨著大數據技術的廣泛應用，在檔案管理工作中應用這一新的技術已經成為一種不可逆轉的趨勢，應當通過提高檔案管理人員綜合素質，促進檔案管理工作的管理水平。這就要求企事業單位重視對檔案管理人員的培訓，從思想上、能力上全面提升檔案管理人員的水平，使其不斷適應新時代檔案管理工作的需要。不僅要培訓檔案管理技能，而且還要對其培訓大數據相關技術，鼓勵檔案管理人員不斷挖掘檔案管理技術，更好地開發和利用檔案數據，為檔案的價值不斷擴大空間[7]。

5? 結語

大數據時代，互聯網和計算機技術飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不太適應時代的要求，電子檔案管理則應運而生。電子檔案管理相對于紙質檔案具有很多方面的優越性，但是作為一個新生的事物，它仍存在一些的問題。要解決這些問題，就必須建立健全電子檔案管理的標準、體系以及法律;其次，還必須加大對相關人員業務和素質的培養，同時加大檔案管理的宣傳力度，讓普通大眾意識到電子檔案管理的重要性;最后，為了更好地發揮檔案的憑證和參考作用，就必須加強對電子檔案管理過程的重視，確保電子檔案的原始性和真實性。只有這樣，電子檔案才能更好地服務社會，從而促進發展。

參考文獻

[1] 曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設及應用研究[J].中國管理信息化，2020，23（4）：

195-196.

[2] 馮瑩.論大數據時代檔案管理模式的轉變[J].納稅，2020，14（5）：287.

[3] 王艷.新形勢下電子信息檔案管理存在的問題及對策[J].企業改革與管理，2020（1）：46-47.

[4] 楊杰.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].中外企業家，2020（1）：129.

[5] 李從衛，傅艷華.企業電子文件歸檔和電子信息檔案管理問題及對策研究[J].機電兵船檔案，2020（1）：73-75.

[6] 蔡盈芳.數據管理業務與檔案融合管理研究[J].檔案學研究，2021（3）：40-46.

[7] 蔡盈芳.企業檔案工作的創新與發展[J].檔案學通訊，2021（1）：16-20.