信息化建設(shè)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用

趙洪志

（齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)勞動(dòng)人事爭議仲裁院，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

在時(shí)代快速發(fā)展的今天，各個(gè)行業(yè)都存在著激烈的市場競爭，要想使企業(yè)得到更好的發(fā)展，就應(yīng)該大力發(fā)展人力資源建設(shè)。因?yàn)槿肆Y源是企業(yè)的生存之本，我們唯以利用好人事檔案管理工作，才能使人力資源得到應(yīng)有的支持和保障。為了使企業(yè)在激烈的競爭中立于不敗之地，必須發(fā)揮人力資源優(yōu)，要不斷提高人事檔案管理的信息化，為人事管理提供有效的支持，這也是事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的主要目標(biāo)與方向。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題

信息化建設(shè)的重要性不言而喻，它將成為在這個(gè)信息技術(shù)的快速發(fā)展和各行各業(yè)競爭力的主要目標(biāo)，信息化的建設(shè)程度不僅能提高生產(chǎn)和管理水平的作用，還能對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。由于信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各方面中，我國也在大力加強(qiáng)信息化的建設(shè)，從上世紀(jì)90年代開始興起我國就開始了信息化建設(shè)的浪潮。如果把信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中來，我們不難發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中有效解決了紙質(zhì)檔案容易丟失和損壞的問題，并且減少了檔案管理工作的人力負(fù)擔(dān)，使檔案儲(chǔ)存和調(diào)用的效率有了更高的提高，最為關(guān)鍵的是改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立起新的檔案管理方式，但就在信息化為我們提供便利的同時(shí)，也能看見人事檔案信息化建設(shè)所存在的問題。

（一）事業(yè)單位缺乏對(duì)信息化的重視

我們實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，并且事業(yè)單位的檔案管理部門也都引進(jìn)或開發(fā)了檔案信息管理系統(tǒng)。在某些原因上，一些事業(yè)單位并沒有利用好信息檔案管理所發(fā)揮的作用，以現(xiàn)在的事業(yè)單位的檔案信息化水平建立來看，技術(shù)跟不上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，這就造成了一系列無法挽回的措施，比如，信息化技術(shù)更新緩慢，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的不重視不負(fù)責(zé)，這就導(dǎo)致了后期設(shè)備資金的投入不足，從而無法對(duì)人才進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，致使人事檔案信息化水平效率進(jìn)行緩慢。

（二）事業(yè)單位應(yīng)不斷優(yōu)化創(chuàng)新

在科技發(fā)展的今天，信息技術(shù)保持著快速的發(fā)展，要使技術(shù)產(chǎn)品的性能得到提高有效，我們就要確保信息技術(shù)與信息技術(shù)產(chǎn)品的發(fā)展速度保持一致。需要懂得兩者的關(guān)系是相輔相成的，作為事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人，人事檔案管理人員必須有對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度。處于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的新科技時(shí)代，科學(xué)技術(shù)每天都在不停地更新?lián)Q代，先進(jìn)企業(yè)更加注重信息技術(shù)產(chǎn)品的快速更迭，用信息化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的生產(chǎn)方式，從而提高工作效率。但是我們不能只看到其一不看其二，投入大的事業(yè)單位可以更換新的硬件設(shè)備，而有的事業(yè)單位由于資金方面或人力資源等缺乏，導(dǎo)致了在人事檔案管理方面的信息技術(shù)更新緩慢，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)落后的后果就導(dǎo)致了與先進(jìn)水平相比產(chǎn)生了較大差距，這個(gè)差距在操作時(shí)不能達(dá)到預(yù)期的效果。

（三）事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化的人才培養(yǎng)

檔案管理人員是管理工作的主體，但在某些事業(yè)單位中沒有及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培養(yǎng)，這就導(dǎo)致了檔案管理人員的操作水平偏低，雖然信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用促進(jìn)了檔案管理的自動(dòng)化水平，但要知道管理人員的工作任務(wù)也同樣是重要的。我們不應(yīng)該只重視信息技術(shù)而忽略掉對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，當(dāng)然，也不要只重視檔案館人員的培養(yǎng)而不重視信息技術(shù)的進(jìn)步。

二、如何有效地進(jìn)行信息化水平管理

（一）在企業(yè)內(nèi)部開展信息化建設(shè)

我們應(yīng)該在事業(yè)單位的內(nèi)部開展對(duì)信息化建設(shè)的重視工作，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)了解信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，從檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)抓起此項(xiàng)教育，讓重視程度從上而下進(jìn)行傳達(dá)，如果檔案部門領(lǐng)導(dǎo)都不重視信息化工作，那么部門工作人員也就沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)的興趣。人事檔案管理是事業(yè)單位的重要內(nèi)容，所以要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的管理作用，加強(qiáng)人事管理的信息化建設(shè)，引起檔案管理部門工作人員的重視，從而使信息化建設(shè)順利地開展。

（二）開展硬件升級(jí)，推動(dòng)事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的提升

要想使事業(yè)單位管理信息化順利進(jìn)行，要求單位不僅要做到對(duì)本單位的信息化建設(shè)引起高度重視，還要做到有充足的資金作為投入，同時(shí)引進(jìn)新的設(shè)備以及先進(jìn)的管理技術(shù)。但是資金的投入并不是最有效的辦法，當(dāng)遇到資金投入困難的時(shí)候我們就要做到對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)更新和硬件升級(jí)，通過重視信息化系統(tǒng)的建設(shè)才能更好地進(jìn)行發(fā)展，從而提高事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。

（三）要注重人才專業(yè)化素質(zhì)的培養(yǎng)

相關(guān)職能部門對(duì)人才素質(zhì)的有效培養(yǎng)也是至關(guān)重要的一點(diǎn)，如果僅憑借信息化建設(shè)的提升來進(jìn)行技術(shù)支撐，而沒有專業(yè)性人才進(jìn)行操作和維和也是不能順利開展信息化建設(shè)。職能部門應(yīng)該加大對(duì)專門型人才的挖掘的培訓(xùn)，如舉辦培訓(xùn)班和招錄專業(yè)化人才等方式來進(jìn)行填補(bǔ)不足，在人才的培養(yǎng)上要注重實(shí)踐操作，在實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)豐富的基礎(chǔ)上來進(jìn)行職業(yè)化能力的提升。

三、總結(jié)

事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)不是一個(gè)熱點(diǎn)問題，但是卻是一個(gè)值得事業(yè)單位管理人員普遍考慮的問題，隨著科技的進(jìn)步和信息化技術(shù)的運(yùn)用越來越成熟，加之事業(yè)單位對(duì)信息化數(shù)據(jù)的需求也越來越大，這就要求事業(yè)單位檔案管理要不斷擴(kuò)充數(shù)據(jù)資源和結(jié)構(gòu)，做好長期的持久性的更新?lián)Q代，提高對(duì)信息化檔案管理的重視，切實(shí)讓事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)揮實(shí)在作用。