試析新時期信息化國企檔案管理工作的創新

高慧

（鄂爾多斯市伊化礦業資源有限責任公司，內蒙古自治區 鄂爾多斯 017000）

中國科學技術的飛速發展和信息社會的到來，推動了國有企業檔案管理向信息化方向發展。對于國有企業來說，檔案管理信息化有利于促進檔案管理的進一步發展，對保證檔案資源的價值具有重要意義。

一、國有企業檔案信息管理的重要內涵

隨著我國信息化的快速發展和國有企業檔案信息化的推進，國有企業檔案管理作為企業的重要組成部分，已經被國有企業的管理者和決策者廣泛應用。如今，許多管理者和企業高管已經對此給予了足夠的重視，并對他們的管理方法進行了研究和改革。目前，我國在檔案信息化建設方面已經取得了可觀的研究成果，越來越多的管理者對其青睞有加，檔案信息化管理在國有企業中的應用也越來越廣泛。有學者指出，一個國家的信息化水平可以從國家檔案信息化水平來看，這是因為檔案信息化建設對信息化進程的推動作用非同尋常。不難發現，檔案信息化建設對于國有企業的發展和國家信息化水平的提升是不可忽視的。檔案信息化建設的內涵和特點是什么？簡而言之，對于國有企業來說，檔案信息化建設就是國有企業的檔案管理者利用網絡技術、大數據技術、人工智能技術和信息技術來管理檔案。對于國有企業來說，檔案信息管理的過程不僅包括檔案的收集和整理，還包括對企業相關檔案的分析，必要時對檔案的存儲和提取。對于國有企業來說，檔案信息化建設不僅可以提高管理的速度和便利性，對于提高檔案管理的準確性也具有重要的意義和價值。

二、新時期國有企業檔案管理的具體問題

（一）管理制度不完善

目前，一些國有企業的檔案管理制度混亂，相關管理人員不重視國有企業檔案管理的具體工作，檔案管理制度和組織建設各方面都不完善，建立的制度沒有收到良好的反饋效果。這些國有企業檔案管理工作的特點是實施效果差、膚淺。相關國有企業的管理者沒有深刻認識到檔案資源對整體國際發展的重要性，甚至在管理和組織不當的情況下失去了國有企業的重要檔案資源，這將影響國有企業的發展工作和具體戰略選擇。一些國有企業檔案管理制度不嚴格，相關管理人員的綜合業務處理質量偏差，導致一些國有企業檔案嚴重流失。管理體制不完善導致國有企業檔案管理缺乏真實性。

（二）管理方式陳舊

隨著市場體制的改革，國有企業單位呈現出跨越式的經濟發展趨勢，但仍存在一些國有企業單位檔案管理方式和陳舊現象。一些國有企業的生產經營不符合現代化的步伐，其檔案管理中使用的現代信息技術也非常有限。此外，一些國有企業不重視相關檔案資源的管理、利用和保護，通常采用傳統的人力資源管理方法。這種方法不僅管理水平低，而且對于人工管理人員來說，工作量極其繁重，使得國有企業負責檔案資源的人員很難在長時間的工作中進行有效的檔案管理。傳統的人工管理方法沒有與現代信息技術充分融合。工作人員長期從事國有企業檔案資源管理工作，整體工作質量較低，錯誤率極高，嚴重影響了國有企業檔案資源的管理和保護。

（三）國有企業檔案資源利用率低

國有企業檔案資源作為國民經濟發展的重要生命線，具有一定的功能和價值。如果這些檔案資源能夠得到高效、科學的利用，就可以為整個社會的發展提供實時、有效的信息。然而，一些國有企業的管理人員沒有真正認識到檔案資源的價值，沒有采取科學、準確的手段利用國有企業的檔案資源，使得國有企業的檔案只重視管理，而沒有在高素質的管理人員下充分發揮國有企業檔案資源的真正社會價值。

二、創新檔案管理信息化建設的有效策略

（一）完善信息管理系統

國有企業檔案管理部門的工作人員要有與時俱進的思想，準確把握企業的發展規模和產業性質，根據保留的信息資源進行科學的制度調整，以適應信息技術管理的更新。目前，大多數國有企業的管理者都非常重視檔案資源的統一、整理、保護和利用，并在此基礎上完善了制度建設，全面提高了員工的工作效率，運用高效、嚴格的技術措施，促進了內部檔案的存儲、閱讀和共享。此外，在制度完善后，要定位信息化檔案建設的最終目標，合理配置檔案部門的人員崗位，根據檔案的內容、數量和重要性安排相應的人員，對不同層次的人員進行精細化管理和制約。以嚴謹科學的態度規范檔案管理，減少檔案資源消失或無故被侵占的事件。

（二）突破傳統管理模式

加快檔案信息化建設，為企業帶來更安全的制度保障。現代信息化檔案管理應逐步突破以往檔案碎片化的模式，不允許各部門等待、依賴、需要，檔案保管倉庫應摒棄整理、粘貼、細化的集中模式。擺脫“紅頭文件”的思想，將生產、營銷、管理過程中產生的各種文件，包括崗位分配、文化建設、政治教育等資源作為核心文件存儲在電子系統中。打破長期以來管理人員松散、疏于管理的僵局，努力把信息技術管理作為企業改革的主線，對所有檔案進行統籌規劃。

（三）堅持資源整合

企業檔案信息化建設的根本任務是促進文件和信息資源的自動生成和系統運行，以利于企業生產經營活動的順利開展。因此，有必要根據現有的電子系統如OA、MIS 等，將工作文件、會議報告和信息資源與信息技術相結合，促進電子文件的自動收集、分析、識別、歸檔和加密。要將安全管理和責任追究制度納入信息化建設的方方面面，堅持“管理即服務”的信息化建設理念，以部門工作為重點，發揮工作效率和業務流程優化作用。

（四）檔案管理一體化

實現企業檔案管理信息化，需要整合資源，建立網格工作流。一般來說，國有企業可以成立專門的檔案管理部門，提高檔案的安全性。檔案管理部門也可以細分部門，如文件管理部門、檔案管理部門、信息管理部門等。從而劃分出一個良好的檔案管理組織結構，以網絡系統為支撐，完善微機的硬設計等。并為檔案中心系統的建設提供技術支持。檔案部門是企業文件管理的中心，關系到企業所有重要文件的運行和利用。每一份有效文件都必須進入信息管理系統進行控制、流通和使用，這是一個實時動態的過程。將傳統的物化管理模塊轉化為在線自動檔案管理，不僅使管理人員從幕后走向前臺，而且徹底改變了問責不足的問題。

（五）提高國有企業檔案管理人員的素質

各行各業、各領域的發展都離不開人力資源的有效支持，國有企業的檔案管理也是如此。高素質、高能力的管理人員可以專注于提高檔案管理的效率。因此，國有企業有必要更加重視它，建設一支穩定高效的管理團隊，以提高國有企業檔案資源的整體服務和管理質量。在選擇國有企業檔案管理具體工作人員的過程中，不僅要關注他們的專業素質水平，還要綜合考慮國有企業檔案管理工作人員需要的詳細程度 。

總之，檔案信息化是檔案發展的趨勢和未來，也是一項長期、復雜、具體的專業工作。檔案信息化不僅是檔案管理部門的工作，也是信息部門和專業機構的共同參與和合作。在檔案信息化管理過程中，隨著信息化發展的趨勢和要求，實際工作中不可避免地會出現各種新的情況和問題，這就要求在解決這些實際問題的過程中不斷推進檔案信息化建設。因此，我們應該高度重視檔案信息化建設，尤其是信息化管理面臨的問題。通過解決問題，我們可以找到問題的原因，有針對性地解決問題。通過理論研究和實踐分析，共同推動檔案信息化管理邁上新臺階。