衛生院檔案標準化管理工作研究

文/成德猛（鄒平市明集中心衛生院）

近年來，在網絡信息時代背景下，我國檔案管理工作逐步由過去的紙質檔案管理模式向電子化檔案管理模式轉變，衛生院檔案管理也不例外。

與此同時，隨著衛生院檔案管理工作模式改革工作的持續推進，檔案管理信息化建設規模的持續擴大，在很大程度上增加了檔案管理工作的難度。尤其是在醫療改革持續深化的背景下，對基層衛生院的發展要求趨向嚴格，明確要求衛生院需充分重視檔案管理工作的開展[1]。并且，檔案管理工作的質量水平，對衛生院服務質量的影響較大。

因此，衛生院內部職工需明確檔案管理工作服務目標，對檔案管理工作方法形成正確的認知，學會在實踐工作中持續探索，進一步加快檔案管理工作模式的改革進程，打造出規范化、標準化的管理體系。總體而言，從衛生院檔案標準化管理工作質量提升角度考慮，本文針對衛生院檔案標準化管理工作進行分析研究具有重要的價值意義。

一、開展衛生院標準化檔案管理工作的意義分析

衛生院標準化檔案管理是一項系統化的工作，此項工作的開展意義較多，具體體現在以下方面：

（一）有助于衛生院檔案資料保護效果的提升

現代檔案管理模式主張有效銜接、配合檔案工作與信息管理活動，這樣能夠保證檔案管理工作各環節之間密切聯系，使各項檔案管理工作順利、有序開展。然而，從目前我國衛生院檔案管理水平來看，普遍存在重視程度有待提升的問題，尤其是檔案工作中技術統一性相對較差，而積極推行標準化管理模式，可以充分發揮該管理模式的應用優勢，使檔案管理工作的統一性得到有效保證[2-3]。此外，受信息化技術、網絡技術、計算機技術應用日趨廣泛的影響，積極開展檔案標準化管理工作還可以滿足有效保護檔案資料的要求，使衛生院其他相關工作的開展能夠有據可依、有章可循。

（二）有助于促進衛生院檔案管理工作長遠發展

檔案管理是當下衛生院日常管理工作的主體性內容之一，同時也是衛生行業集中展現自身工作能力、服務質量水平的基礎性工作環節。因此，將衛生院檔案管理與標準化模式相結合，不僅能打造出全新的衛生院檔案標準化管理模式，而且還能有效維護職工的合法權益，有助于保護患者的個人隱私，保證衛生院處于健康有序的運行環境當中。與此同時，積極推行標準化檔案管理模式，明確要求檔案管理人員不斷增強自身專業技能素養水平，提升自身學習能力，進而有助于規范檔案管理工作流程，促進衛生院檔案管理工作長遠發展。

（三）有助于提升本地醫療衛生服務質量水平

衛生院實施標準化檔案管理模式，符合衛生行業發展的必然性要求，即嚴格遵循相關法律法規，靈活運用科學合理的管理方法，合理整合人力、物力、財力等資源，可以有效保護衛生院檔案資源，更好地促進醫療業務發展。與此同時，在推行標準化檔案管理模式期間，不得忽略檔案信息治療管理的準確率、完整率、歸檔率，需全方位分析影響檔案標準化管理成效的相關不利因素，然后采取切實可行的控制措施，有效體現檔案資料的利用價值，并充分發揮檔案資料的社會性意義，為提升本地醫療衛生服務質量水平奠定扎實的基礎。

二、衛生院檔案標準化管理的具體措施分析

如前所述，衛生院檔案標準化管理工作的開展意義重大。為了做好此項管理工作，則需落實有效的管理措施。總結起來，具體管理措施如下：

（一）提升對衛生院檔案標準化管理工作的思想認識

為保證現代檔案管理工作的有序運轉，需全方位分析檔案資料中蘊藏的信息數據，進而實現提升衛生院總體工作質量的目標。而要想實現檔案管理業務與技術之間相統一的目標，則需要強化檔案標準化管理。與此同時，在衛生院發展進程中，檔案管理工作是相對重要的工作環節，對衛生院的長遠發展影響很大，且對促進衛生院各部門、各科室管理水平的提升價值作用顯著。通過實施標準化管理模式，有助于提升衛生院的總體服務質量，使患者能夠及時與衛生院進行溝通。此外，標準化管理模式強調結合患者的實際情況，然后采取有針對性的保護措施，為衛生院管理發展奠定有效基礎。

值得注意的是，當下衛生院發展進程中檔案作為重要的信息來源之一，有助于提升衛生院的管理工作質量，還能夠為衛生院提供有效的信息支持，確保衛生院管理層決策的科學性及合理性[4]。因此，相關衛生院管理工作人員需提升對衛生院檔案標準化管理工作的思想認識，規范檔案管理工作流程，尤其是在檔案資源開發與利用期間，持續提升資源的利用價值，充分發揮檔案信息資源的應用優勢。與此同時，由于檔案是衛生院歷史發展進程中的原始記錄與權威憑證，屬于衛生院日常管理不可或缺的重要內容，是衛生院管理工作的主要組成部分，所以，在檔案管理工作開展期間，需全方位分析檔案管理存在的問題，然后采取有針對性的解決措施，使檔案管理模式趨向標準化與信息化。比如，認清傳統紙質檔案管理工作的問題及不足，合理科學利用大數據時代背景下的信息管理技術，使衛生院檔案管理朝電子化、信息化、智能化方向不斷發展，使檔案信息調取、記錄質量得到有效提升，進一步提升衛生院檔案標準化管理質量水平。

（二）做好衛生院檔案標準化管理基礎工作

從衛生院檔案標準化管理工作質量水平提升角度考慮，做好衛生院檔案標準化管理基礎工作至關重要，具體而言，需從以下方面做好：

（1）做好檔案宣傳工作。因部分衛生院管理者尚未從根源上認識到開展檔案標準化管理的重要性與必要性，因此相關衛生院需擴大標準化檔案管理的宣傳力度，幫助廣大職工糾正原本片面或錯誤的認知，明確自身的工作職責與檔案管理之間的聯系，確保衛生院檔案管理工作順利、有序開展，并樹立全員檔案管理意識，形成全員檔案管理的格局[5]。

（2）構建完善的檔案管理體制。嚴格按照檔案管理體制開展衛生院檔案管理工作，縮短醫護人員尋找患者病歷檔案資料的時間，提高檔案信息治療的檢索、查找速度。同時，積極推行標準化檔案管理模式，打破過去喪失檔案管理自主權的局限及桎梏，轉變被動的管理工作狀態。具體而言，需結合衛生院的實際情況與區域經濟發展情況，將衛生院檔案管理設置為專門的職能機構，構建相關管理部門，突出檔案管理的地位，提升檔案管理機構的工作效率，使原本分散的檔案管理模式向集中的檔案管理模式轉變，確保檔案管理期間的保管質量、信息綜合開發質量得到顯著提升。

（3）提升檔案管理人員素質水平。步入新經濟時代后，衛生院管理人員需結合衛生院的實際情況，采取有針對性、具體化的管理措施，提升衛生院檔案管理水平。同時，需以保證檔案管理質量為前提，不斷豐富醫院檔案管理的理論內容。此外，通過采取自主學習能力較強的管理人員的方法，深入了解衛生院檔案管理的內容，發揮檔案管理人員的專業化作用，以此進一步加快衛生院檔案信息化的建設進程。

（4）實行標準化管理機制。為實現檔案標準化管理的目標，相關衛生院需搭建標準化管理機制，充分發揮標準化管理機制的約束、指導作用，規范檔案工作人員的操作行為，有效規避隨意堆放檔案資料的情況，確保檔案資料所有內容均能夠進行正常排序、編碼處理，以此有效提高檔案后期使用的便利性[6]。同時，借助標準化管理制度，明確劃分檔案管理人員的工作任務與職責，將各項檔案管理工作的責任細化至個人，確保出現管理問題時，能夠及時追責。

（三）做好檔案管理信息建設工作

大數據時代的到來，意味著數字化逐步成為衛生院開展檔案管理工作的一大全新方向。當下我國大多數衛生院已開始著手進行數字化檔案管理的建設，數字化檔案管理模式的出現，在很大程度上提高了衛生院檔案管理工作的效率及質量，使檔案管理工作擺脫過去傳統紙質檔案管理模式存在的問題。同時，在紙質化檔案管理模式實施期間，消耗的人力、物力資源相對較大，尤其是紙質化檔案易出現隨著時間推移紙面信息模糊的情況，而融入數字化技術之后，能有效填補紙質檔案管理模式的缺陷[7-8]。

因此，一方面需認識到數字化檔案管理模式建設是一項長期且龐大的工作，要求衛生院檔案管理人員需具備統籌規劃意識，根據衛生院的實際情況與發展方向，準確計算需購買、引進的計算機操作設備，側重于滿足患者的治療需求，充分發揮互聯網資源的優勢作用，提高醫療服務的質量，進一步控制醫療費用支出，并在合理利用各種醫療資源的基礎上，真正意義上做到科學分配醫院內可用的固定資源。另一方面，隨著我國社會經濟的快速發展，各行各業的檔案管理水平也日趨提升。為提升衛生院檔案管理工作的總體成效，需擴大對信息技術的投入。具體而言，針對有條件、區域經濟發展形勢較好的衛生院，可根據自身實際情況，通過聘請行業專家團隊的方式，開發出獨具特色的檔案管理軟件，以此滿足衛生院檔案管理的實際需求。此外，還需積極引進現代化檔案管理技術，購買相應的管理軟件，立足衛生院自身的需求進行升級改造，注重檔案資料檢索的優化，不斷完善檔案信息資料內容，進一步全面提升衛生院檔案信息資源的實際利用價值，并使其后期開發工作順利、有序開展。

三、結語

通過本文的分析探究，認識到衛生院為我國重要的基礎醫療服務組織之一，在提升衛生院管理工作質量水平的基礎上，才有助于我國基礎醫療設施建設進程發展。因此，相關衛生院需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，積極推行標準化管理模式。特別是進入大數據時代以來，有必要將檔案管理與信息化技術相結合，使檔案管理工作向科學化方向不斷轉變，在全面提升衛生院檔案標準化管理工作質量水平的基礎上，進一步為我國衛生院整體事業的發展奠定基礎。