國土資源檔案管理信息化建設的有效措施

趙娟 邴杰 高尚一

（青島市即墨區自然資源局，山東 青島 266200）

引言

國土資源與人民生活息息相關，是我國國民經濟的重要組成部分。社會發展速度日益加快，這對國土檔案的管理也提出了新的要求，如何能夠對檔案妥善管理，并且高效的利用，使其實現效用最大化，成為國土檔案管理人員需要面對和解決的重要問題。現代信息技術正迅速發展為數字化和智能化，單一的紙面文件管理模式無法再適應和滿足信息時代的要求。在信息技術大趨勢下，檔案管理必須跟上現代科技的進步，更新服務理念，完善管理方法，從而進一步完善服務功能，更好地為社會各個方面工作服務。

一、國土資源信息化的特點

（一）信息化的優勢和特點

首先，信息化特別適用于數據大規模集中處理、海量數據之間的互相關聯程度較深、數據分布節點眾多的工作。信息化所帶來的好處在于進行數據管理工作時，數據的更新系統會更加準確敏感，能夠實時掌握最全面、最準確、最及時、最有效的數據。對于國土資源檔案信息整理工作而言，日常的運營管理和登記造冊都會產生大量的數據，這些數據過去由人工進行控制和管理，在操作方面有一定的滯后性，而且由于操作人員的誤操所導致的信息采集故障也時有發生，這種由于單一節點個人操作原因而造成的數據錄入故障，很難完全杜絕，并且在過程中也難以被及時發現，對于保證數據庫整體準確性風險很大。采用計算機處理模式，可以規避人工錄入所出現的各種低級錯誤，并且所有的數據運算有據可查，便于事后對故障原因進行調查，對于提高國土資源信息管理水平具有積極作用。基于普遍存在的信息，網絡基礎設施平臺會越來越多，可以熟練掌握移動互聯網終端和信息平臺的人員背景，進行國土資源信息整合和信息化轉型，在技術上和硬件設施上都具有非常成熟的條件。在實際應用過程中，信息化轉型可以帶來兩方面的好處：一方面可以降低過去負責信息采集和整理工作人員的勞動強度；另一方面則是可以幫助相關部門借助更加準確有效的數據更新網絡，讓負責國土資源信息管理的部門，能夠更加準確詳細地得到工作所需的數據。

（二）信息永久性保存與管理

與紙質檔案相比，上傳至網絡平臺的信息能夠永久保存，無論介質發生怎樣的改變，只要網絡平臺不消除在上面存儲的信息內容，就可以用任何方式還原，這樣就可以規避過去由于紙質資料保存時間有限，出現部分信息的遺失和缺陷，無法對原始數據進行求實。國土資源檔案信息對于社會發展和穩定具有非常重要的促進作用，同時也是地區經濟發展的一個基礎資源，對其進行檔案信息管理必須著眼于長遠發展，要考慮最安全的手段對其進行保管。

二、國土資源檔案管理信息化建設的不足

（一）管理制度不健全

在當前的時代背景之下，未能夠建立健全管理責任制度，同時，對于個人職責、權限以及相關部門權限和職責缺乏明確。實際工作開展的過程當中，一旦出現問題之后很容易出現部門或者個人互相推諉的情況產生，很大程度上直接影響到了檔案管理工作質量以及工作效率。另外，針對于國土資源檔案進行管理的過程當中還是嚴重的缺乏規范性，已有的檔案資源沒有能夠及時做好編目、分類、立卷、歸檔以及排列工作，甚至還有一部分檔案隨意進行堆放，長時間沒有進行打理，造成國土資源檔案破損以及霉變的問題。還有一些國土資源檔案管理過程當中基礎設施過于落后，辦公區和存儲區相互混合在一起，這樣就導致檔案庫房存在著嚴重問題。另外，采取傳統木質檔案柜對檔案資料進行存放，整體的設備設施相對較為簡陋，并且檔案管理工作人員安全意識相對較差，缺乏健全以及完善安全管理制度，安全防范措施往往落實不力甚至形同虛設等，存在著諸多的安全隱患問題。

（二）現代信息技術應用不夠

對于當前的國土資源檔案管理工作人員來講，其數字化以及信息化意識相對較為薄弱，在國土檔案管理的過程當中忽略了利用現代信息技術來開展各項工作。這樣就導致了國土資源檔案管理信息化以及數字化水平過于低下，對于國土資源檔案管理水平和質量的提高造成了重大的負面影響。

（三）國土資源檔案管理人員素質水平較低

歸根結底，國土資源檔案管理的信息化建設任務需由人力資源來完成，因此現代企業務必組建出一支可熟練應用信息技術的高素質檔案管理團隊。但就當前的檔案管理工作看，從事這一行業的國土資源檔案管理人員普遍存在著知識層次較低的問題，高科技人才的數量更是少之又少。很多在崗的國土資源檔案管理人員對檔案管理信息化建設工作存在片面的理解和認識，并過于依賴自己以往的檔案管理經驗，不能熟練地操作現代化的檔案管理設備與檔案管理系統。不難看出，正是由于檔案管理人員的專業水平存在著局限性，因此在很大程度上制約國土資源檔案管理信息化建設任務的順利實施，甚至會在創新國土資源檔案管理模式的過程中浪費很多寶貴的資源。

（四）國土資源檔案管理信息化安全問題沒有保障

國土資源檔案管理中的信息化受到很多網絡因素的影響，對檔案的安全問題加以保障是很有必要的。通常來說，為了滿足不同人員對于國土資源檔案的借閱需求，會采取網絡傳輸的方式來進行檔案內容的傳遞，這種在檔案管理機構和檔案借閱者之間傳遞電子檔案的過程，很容易受到第三方的竊取和攔截，使檔案信息外泄。國土資源檔案管理中安全問題還和有關的法律問題聯系密切。但是，現階段檔案管理信息還缺乏相關的法律保障，缺乏對相關檔案信息資源的保護力度，使得檔案信息受到侵犯的可能性增大。此外，檔案管理部門的系統化建設中還可能存在經費不足，這會直接導致檔案外包情況的出現。這樣一來，一旦出現問題，國土資源信息的安全問題就無法得到保障。

三、國土資源檔案管理信息化建設的有效措施

（一）完善信息化管理運行機制

在國土資源建設檔案管理工作開展中，要將信息化建設全面落實，就必須要構建完善的管理運行機制。依照工程建設的基本流程，形成統一領導、分級管理、專人負責、部門配合的綜合性工作機制，完善檔案內容形成、收集、驗收、上傳等系統性工作流程。借助現代信息化技術，構建各個參建單位統一參與的協同性網絡體系，明確各個參加單位的工作職責和平臺權限，將信息化建設納入國土資源建設的全部過程。在具體工作開展中，應當強化各個方面應用信息化的意識，形成完善的聯動工作機制，確保信息化應用水平不斷提升。

（二）保證國土資源檔案信息資源的安全性

國土資源檔案管理的信息化建設同樣還要保證檔案信息資源的安全性。為此，國土資源檔案管理部門應根據檔案資源的使用需求加大安全保護力度。例如，應在計算機系統內安裝最新版本的殺毒軟件與防火墻，并及時更新病毒數據庫，針對計算機系統在網絡環境中的運行狀態進行實時監控，將其中可能存在的安全隱患排查出去，保證國土資源檔案管理系統的運行穩定性；此外，國土資源檔案管理部門還需用互聯網與大數據技術進一步限制檔案信息的共享范圍，并對現有的檔案信息數據進行分級別式的加密處理，根據檔案使用者的身份設置相應的加密方式。從源頭處著手，高效解決國土資源檔案管理信息化建設中的安全問題。

（三）提高開發利用效率和服務質量

在當前開展國土資源檔案管理信息化建設的過程當中，還需要相關的工作人員能夠進一步強化對檔案資源的利用和開發工作，只有這樣才能夠保障國土資源檔案材料可以更好地為公共決策，為國土管理部門提供優良的服務。第一，打鐵需要自身硬，在當前國土資源檔案利用過程中，為了提高其利用效率，需要具備共享意識，要提高服務主動性和積極性，同時要求相關的工作人員充分了解社會各界對于檔案服務的相關需求，要在保留傳統服務項目的前提之下促使服務的方式得到優化，進一步拓展服務的范圍，提高服務水平和服務質量。第二，要求在國土資源檔案進行管理的過程中實現標準化，要制定電子化以及數字化檔案章程，還需要逐步建立和完善統一標準體系，只有這樣才能夠優化國土資源檔案管理工作，同時也可以促使其實現規范化、標準化以及有序化的管理。另外，對于國土資源檔案管理部門來講，還需要館際協作，避免信息孤島的問題，實現數據資源更好整合，提高網絡化管理水平和管理質量，要逐步建立起相對完善、健全的檔案大數據平臺。第三，需要具備良好服務意識。檔案資源收集加工的過程當中要加強計算機技術、信息處理技術以及文獻復制技術廣泛應用，進一步提高自身專業知識能力，同時要保障查找文獻速度得到進一步的加快，這樣才能夠保障為人民群眾提供更加優良的服務。

（四）提高國土檔案管理信息化建設人員素質

在當前新的歷史時期，更加需要針對國土資源檔案管理信息化建設進一步加以強化，切實保障國土資源檔案管理逐步向著規范化以及專業化的方向快速發展。在當前的時代背景之下對于國土資源檔案管理信息化建設人員綜合能力、綜合素質也提出了較為嚴格要求。一方面需要在國土資源檔案管理信息化建設的過程當中選擇工作態度認真、專業能力強、政治素質高以及負責任的人員，切實保障檔案管理信息化建設隊伍素質和能力提升。另一方面也需要展開各項業務培訓活動，通過培訓活動促使當前的檔案管理信息化建設人員的能力和素質得到提高，要促使工作人員嚴格根據國土資源檔案管理信息化建設各項規定以及各項制度開展工作。通過利用業務競賽、教育講座、定期培訓以及考核評比等諸多的方式促使當前檔案管理信息化建設人員能夠及時有效掌握新的理論和新的方法。最后，還需要對于現代化信息技術與計算機知識進一步地展開培訓工作，對于年老的檔案人員也需要加以教育和培養，促使其能夠轉變傳統的思想觀念，讓其盡快更新傳統思想，適應當前時代的要求。

結語

社會發展速度日益加快，國土資源管理也面臨著許多新機遇新挑戰，為了適應這種新變化，我們必須要不斷加強國土檔案管理，不斷探索、研究和開發土地資源信息化系統，推動信息化建設的進程。使國土檔案管理為國家發展進步創造更多的效益，推動國土建設的發展進步。