加強社會保險業務檔案管理標準化的分析思考

魯 冰

（淄博市張店區社會保險事業中心，山東 淄博 255000）

一、社會保險業務檔案管理標準化的重要意義

社會保險檔案作為一種專業檔案，是社會保險經辦機構在辦理養老、失業、醫療、工傷、生育過程中形成的對國家、集體、個人和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的文件材料。這些文件材料既是社會保險事業發展的歷史見證，又是社會保險工作的重要依據，也是參保群體享受待遇的主要憑證。加強社會保險業務檔案標準化管理，是完善社會保險制度發展的支撐，也是實現社會保險經辦工作又好又快發展的保證。

（一）社會保險業務檔案是促進社會保險制度完善的重要支撐。我國社會保險制度經歷了從無到有、從弱到強，制度范圍從城市覆蓋到城鄉，參保群體從企業職工擴大到城鄉各類群體，保障過程更是貫穿了生老病死的生命全周期，社會保險制度不斷改革、發展和完善，城鄉一體化的社會保險基本制度基本建立，覆蓋全體人民的社會保障的安全之網構建起來。能夠最真實、最詳盡反映社會保險制度歷史沿革的，就是在社會保險具體業務過程中產生的檔案材料。做好社保檔案材料的標準化管理，不僅是對當前制度發展演變的真實記錄，同時也能為制度的再發展再完善提供資料支撐。

（二）社會保險業務檔案是實現社會保險經辦工作標準化的重要依據。城鄉一體化的社會保險制度基本確立，社會保險面向的群體涵蓋了社會各個階層，社保業務流程也越來越復雜。在具體過程中都會產生相應的社會保險檔案材料，對這些檔案材料的收集、整理、保存，能夠發現當前業務工作的問題和不足，規范和引導社保業務工作依法依規、真實有序，全面提升經辦能力和管理水平，真正為廣大參保企業和參保群眾撐起民生的保護傘。

（三）社會保險檔案是保障個人權益的基本保證。勞動者從出生到參加工作，從參保到退休甚至去世，都要有社保檔案來記錄[1]。參保人從成為社會保險的保障對象后，會享受到醫療、養老、工傷、失業等各項保險待遇，這其中要經歷參保申報、基數核定、繳費、關系轉移、待遇核發等各個環節，每個環節產生的社會保險檔案就是參保單位和個人參加社會保險的證明，也是信息申報、核算待遇、享受權益的依據。推進社會保險檔案管理標準化，是維護參保群眾切身權益的重要保證。

二、當前社會保險檔案管理標準化存在的問題

（一）檔案標準化管理意識薄弱。社會保險工作繁雜，面對的參保群體廣大，社保檔案數量逐年激增，數量大、內容雜，管理的難度加大。大部分社會保險經辦機構把主要的工作精力放在如何服務參保對象、提升窗口服務效能上，更愿意把大部分人力物力財力投入到具體業務服務中去，對檔案管理的重要性和必要性認識不清、職責不明，對檔案管理的認識還停留在簡單保管、手工翻閱、應付檢查階段，不愿意投入必要的人財物用于庫房建設、設備配備、軟件更新上，導致現有的檔案庫房老舊、設備落后，給檔案完好保存增加了難度。由于對檔案規范化管理缺乏必要的重視，有些經辦機構雖已建立檔案管理制度，但制度流于形式，缺乏監管，執行力差，檔案管理粗放化。再加上專職檔案管理人員缺乏，人員素質較低，導致檔案無序存放、隨意保存情況比較嚴重，造成社保檔案查找難、借閱難，甚至丟失損毀。

（二）檔案標準化管理能力不足。一是檔案硬件設備能力不足。有的經辦機構沒有設立專門的檔案室，沒有按照檔案庫房建設標準設計施工，沒有配備密集架、滅火器、去濕機、溫濕度測試儀等實施，沒有達到“九防”要求，社保業務檔案極易發生損毀。二是檔案管理人員職業素養不高。由于受機構人員編制等制約，部分單位人手明顯不足，大多數業務檔案都是由相關業務科室自行整理、分散保管，沒有設置專職專業的檔案管理人員，大都沒有經過相關專業知識的學習和相應的檔案工作系統培訓，在檔案材料的收集、整理、入檔等操作不熟練，對各類保險檔案存檔的范圍不清，保存時限不明，且基本停留在人工階段，效率低、出錯率高，難以勝任新時代的檔案工作。三是檔案信息化能力不足。由于沒有現代化的檔案管理軟硬件設施，再加上具備檔案管理能力和計算機技術的復合型檔案管理人員匱乏，當前社會保險檔案管理還停留在人工階段，存儲形式也以紙質檔案為主，數字影像、電子檔案占比較小，難以適應異地查閱、隨時調取的要求。隨著社會保險制度的不斷完善，目前的社保業務檔案工作模式難以滿足需求、適應發展的需要。

（三）檔案標準化管理規范不一。社會保險涵蓋了養老、醫療、失業、工傷和生育五大險種，由于地方社會保險機構設置不同，既有“五險分設”的，也有“多險合一”的和“五險合一”的[2]，社會保險業務檔案就分別所屬于不同的經辦機構管理，形成了多部門管理的問題。而每個經辦機構對檔案的重視程度存在差異，不同險種的檔案管理缺乏一致性標準化的管理制度和管理程序，比如哪些檔案需要歸檔，整理歸檔的標準是什么，哪些檔案不需要歸檔，銷毀的手段有哪些，這些都沒有統一的規定，這就造成了不同險種的業務檔案在歸檔范圍、保存期限、分類標準上存在明顯差異。同時，各個險種的社保檔案相對獨立，大都以紙質檔案為主，難以實現檔案信息的實時共享，一個參保人的檔案可能分落到不同的經辦機構，查閱時需要往返多個機構，甚至多個地區，給群眾造成不便。

三、加快社會保險檔案管理標準化的建議

一是增強社保檔案標準化管理意識。社會保險業務檔案記錄著參保人的一生，保障著參保人的基本權益，服務于參保人的生命全周期。社保檔案管理是否標準規范，關系到參保群眾參保、轉移、退休審批、待遇享受等切身利益。加強社會保險檔案管理，提高標準化管理能力，為加快推進社會保險制度全面覆蓋提供重要支撐，為提升社會保險經辦能力和服務水平提供重要依據，為維護群眾切身利益提供重要保證。建立上下聯動、齊抓共管的檔案工作組織體制，加強檔案工作組織領導，成立檔案工作專項領導小組，緊密協作、全力以赴、加快推進檔案管理標準化工作；健全檔案工作重要議事制度，圍繞新問題、新要求，適時召開檔案管理專項會議，認真聽取檔案工作匯報，專題研究檔案工作中存在的重點難點問題，提出解決措施；健全檔案管理目標責任制度，層層壓實目標，落實到人、落實到月，切實加強檔案管理的責任擔當和主動作為，提高檔案標準化管理意識和管理能力。

二是建立健全檔案標準化管理制度。以《檔案法》《保密法》為參照，盡快制定適用不同險種、適合不同參保群體的規范標準的社會保險業務檔案管理辦法，改變社會保險檔案管理上的多部門交叉、混亂無序的狀態，逐步確立集中統一管理、規范有序、標準統一的社會保險業務檔案管理體系。建立社會保險業務檔案收集匯總和定期移交管理制度，本著對工作負責的態度，具體業務經辦部門主動對社會保險檔案材料進行收集匯總，按時將業務經辦過程中形成的具有保存意義的、已辦結的業務材料進行收集整理，并按照歸檔要求和歸檔標準，定期移交到檔案管理部門。建立社會保險業務檔案收集匯總制度，結合社會保險業務經辦的性質和特性，根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》要求，定時整理社會保險業務資料，以年份為單位，以險種為類別，實時編纂歸檔目錄。建立社會保險業務檔案立卷歸檔管理制度，檔案管理機構對接收的檔案材料實時核查、分揀歸類、整理排序、入檔保存，并及時編制索引目錄，確保社會保險業務檔案齊全、準確、規范并利于長期保存。

三是推動社會保險業務檔案信息化建設。各級社會保險經辦機構要克服資金短缺的短板，積極向上爭取資金，加大財力投入力度，加大對檔案室的建設力度，及時配備與檔案管理信息化配套的軟硬件設施，購置高性能高品質的檔案集中存儲設備，配備電腦、掃描儀、高拍儀、攝像機、錄音機等現代化裝備，為檔案信息化管理提供可靠的物質保障。加快檔案管理信息系統開發利用，建設社會保險業務檔案應用平臺，推進社保電子檔案數據庫建設，及時將紙質檔案材料轉化為電子社保信息并錄入數據庫，同時涵蓋工商、稅務、醫保等與社保息息相關的各類有價值的數據信息，實現檔案管理系統與社保經辦系統、政務信息系統的互聯互通、交互共享。

四是重點加強人員隊伍建設。社會保險經辦機構作為社會保險業務檔案的職能機構，要高度重視社會保險業務檔案專兼職工作人員的引進、選拔和培養，根據社保業務檔案工作特點，將業務能力強、責任心強、工作細致的年輕干部安排到檔案管理崗位，加快檔案人才新老更替，建設充滿活力的年輕化檔案人才隊伍。注重檔案管理人才的培養，堅持“請進來、走出去”，選拔優秀人才外出參加各類檔案工作系統培訓，安排前往優秀地區學習先進經驗，積極邀請各級檔案專家開設檔案管理專家課堂，系統講授檔案管理專業知識，了解和熟悉收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，不斷增強檔案管理人員檔案素養和業務能力。鼓勵檔案管理人員參加在職教育與半脫產學習培訓，擴寬檔案管理人員知識結構，努力提高檔案管理隊伍的標準技術素質和現代化管理水平。依托專業技術人員繼續教育平臺，每年按要求完成網絡學習，修滿學分并考試合格，提高檔案人員專業技術能力。積極引進和培育復合型檔案管理人才，除熟悉檔案收集整理編纂等檔案基本知識外，重點引進熟練掌握攝影技術、計算機技術、網絡安全技術、系統開發應用技術的現代化人才，打造一支知識面寬、業務素質強、技術高精尖的現代化檔案管理人才強隊，為社會保險業務檔案管理標準化奠定人才支撐。