新時期下行政事務人員日常事務處理技巧

孫衛東

（揚州大學后勤保障處，江蘇 揚州 225000）

眾所周知，行政事務人員是行政事業的基本組成，維持著行政事業單位各項事業的正常運轉，具有重要的民生發展屬性。自進入新時期以來，我國各項事業呈現出快速發展的態勢，全面推動著行政事務的持續變革，相較于傳統的行政事務工作領域，無論是性質、作用還是職能上，均產生著相應的變化，這對于行政事務人員而言無疑是一種挑戰。特別是在日常行政事務的處理中，應強調相應的要求和技巧，以解決工作中復雜和繁瑣的問題。因此，為更好地提升日常事務處理質量，行政事務人員應當從處理技巧入手，切實通過綜合素質的提升，增強行政事業單位日常事務處理質效。

一、行政事務工作的內涵

行政事業單位屬于國家公權機關，對于維護社會穩定及日常運行至關重要。行政事務工作的有序開展，既是國家運行機制的重要體現，更關系著國計民生問題，因而在新時期背景下的行政事務人員，承擔著重要的職能與使命，并且在行政事務工作質量發展中，發揮著不可替代的關鍵作用。行政事務人員依據單位的實際需求開展工作，由于所針對的對象、內容及要求差異，日常行政事務也面臨著繁瑣、復雜的問題，需要行政事務人員能夠成為一名“多面手”，不斷解決工作中的新問題、新要求和新挑戰，以真正推動行政事業單位日常事務的發展，確保各項工作內容得到高質量落實。總書記提出：“一切為了人民，為了人民的一切”，這是新時期行政事務人員必須堅持的核心要求，更是對中國共產黨為人民服務宗旨的完美詮釋。因此，行政事務人員作為國家職能機構的關鍵元素，必須要胸懷國家，心系群眾，切實讓日常事務處理上層次，真正體現現代社會行政事務的服務水平，真正做到為人民行使好權力、管理好國家。

二、行政事務人員日常事務處理的原則

（一）主觀責任原則

日常行政事務可以用事無巨細來形容，雖然屬于日常的事務范疇，便每個環節都與行政事務的整體水平緊密相關。對于行政事務人員來說，必須要發揮出自身的主觀責任意識，在各項日常事務中能夠扮演好協調員的角色，將職責內化于心、外化于行，激發自身的工作主動性，以適應各種日常事務場景的變化與任務的調整。實際上，行政事務人員的主觀責任意識，還能夠影響具體的行政行為，通過主觀責任意識的增強，可以在隱性的層面推動工作的顯性變化，使行政事務人員能夠自覺履責，賦予其強大的內在動力，適應行政事務的處理需求。

（二）個人自律原則

行政事務人員是行政事務開展的主體，由于受各種復雜因素的影響，在實際的日常事務中容易受到干擾。因此，行政事務人員必須嚴格自律，始終堅持正確的價值觀與權力觀，在實施具體的事務管理中，能夠慎重行使權力，維護人民的根本利益。對于日常的事務處理上，也需要保持表里如一、防微杜漸的思維意識，并不斷吸取工作經驗，善于從細節處加以總結與完善，確保自身綜合能力的提升，使各項日常事務能夠獲得圓滿落實，提升行政事業單位的整體工作質量。與此同時，行政事務人員在日常事務處理中，應當積極理清工作思路，且具備一定的戰略服務意識，在實踐中能夠把握全局，依據事務的輕重緩急實施合理安排，避免工作上的沖突與矛盾，優化行政事業單位的內部氛圍，使基本的事務處理日常得以完整體現。

（三）靈活處理原則

通常而言，行政事務涉及的內容、各類及對象復雜，在日常事務的處理中需要工作人員來“穿針引線”，不僅要在工作中發揮出自身的專長，合理解決好日常的事務。還需要積極落實好各項協調與組織工作，如指示傳達、來訪接待、會議安排等，這些都需要具備較強的組織協調與靈活處理能力。而這些工作的完成并非一蹴而就的，需要行政事務人員及時的溝通協調，并要保持良好的耐心與細心，確實了解相關的事務要求，避免造成不必要的誤會。此外，日常事務由于具有突發性、隨機性，就也要求行政事務人員做到膽大心細，在日常工作中掌握信息的分析能力，落實好事務管理臺賬管理，及時跟進單位工作政策及動態前瞻，確保率先做到科學統籌與調整，形成最佳的日常事務處理方案。

三、政事務人員日常事務處理方法

（一）事要追根究底

行政事務人員在工作時，要有追根究底的好習慣，尤其是面對領導所交付的任務時，有些任務難度較大，線索較少，領導在交代時或許會有疏忽，此時一定要將任務弄清楚，搞明白。例如當臺賬出現問題時，一定要重視，不能夠忽視，要追究到底，要認知調查事情，從根本上了解事情的前因后果，找到問題的重點。這樣才能將領導所交付的任務完成，不至于讓領導失望。

（二）舉一反三

在做事任何事情時不能循規蹈矩，按部就班，要學會時刻觀察，全方位的看待問題，思考問題，學會舉一反三。當處理日常事務時，首先想得不是如何應付或是完成任務，而是要積極思考，打開思路，學會舉一反三，融會貫通，找出問題的關鍵并深入研究分析，才能更圓滿地完成。才能及時向領導回報最可行、有效的建議，從而促進辦公室工作更加良性化開展。

（三）臺賬分類

行政事務人員每天會面對各種事件，非常繁瑣，因此，做好臺賬分類能有效提高工作效率，使繁雜的工作變得更加清晰。工作人員可以將臺賬區分為各類會議記錄、方案、檔案、日常工作等類別，放在自己熟悉的位置，這樣可以防止不同類別的文件資料混在一起，使日常工作變得標準和有序。而在這個信息技術時代，在計算機上可以建立一個專屬文件夾，還是將各類文件分開，每天將相應的資料放進相應的文件夾，并且要經常更新和維護，這樣使工作變得更加得心應手，提高了工作的效率，減少了行政事務人員的日常工作量。

（四）全局的眼光

對每天的工作要有一個統籌計劃，要明白什么是重點，要學會抓住重點，按照事情的緩急進行處理。行政事務工作人員要懂得如何分配時間，在什么時間完成哪些工作，要懂得對于緊急和非緊急事情的區別處理，懂得個人事務和單位事務的區別。

四、行政事務人員日常事務處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理技巧是行政事務人員需掌握的基礎技巧之一，要想順利有序地開展工作，高質量、及時有效地處理信息改為必然要求。當前，行政事業單位正處在大數據時代，各種信息數據呈現爆炸式的增長態勢，行政事業單位也不例外，行政事務人員每天要處理海量的信息，一方面要做好單位內部信息的處理，另一方面還要在繁雜的信息中提取、收集，整理各種信息。因此，這給行政事務人員信息處理能力提出了越來越高的要求，既要強調信息處理收集的時效性，還要求信息的準確性和全面性，行政事務人員必須及時提取和處理信息，為領導者提決策支持。此外，還應及時收集外部信息，進一步了解新政策、新要求和新任務，并強化貫徹落實的能力，為單位的穩健發展奠定良好基礎。

（二）協調溝通技巧

協調溝通能力對行政事務人員是非常關鍵的一項技能，在與同事和領導的溝通交流中就必須要具備優質的協調能力。行政事務人員在處理工作關系時，首先要明確方向，從大局出發，唯有如此才能更好地與領導進行交流溝通，為其工作提供建設性的意見，使相關日常工作獲得高質量落實。同時，在日常和事務的處理與協調中，行政事務人員一定要時刻保持謙虛謹慎的工作態度，采用不同的方式、方法與不同性格的人進行交流溝通，溝通要及時，語言要你準確，確保問題能夠快速解決，促使自身工作效率的提升。

（三）文檔處理技巧

毋庸置疑，在行政單位中，行政事務中的文件處理至關重要。因此，行政事務人員文檔處理技巧是一項必備技能，其中包含了對文件材料、電子檔案的發送、管理對普通信函的處理等。盡管上述工作并不起眼，但是在處理中一定要秉承認真細致的態度，特別是文件的簽署、原始資料的保存等工作非常考驗行政事務人員的能力，一旦一些重要文件出錯，或是耽誤了呈批時間，勢必會造成無法估量的后果。基于此，文檔處理技巧是行政事務人員必備的技能，也只有具備了這種技能才能處理好文件，防止紕漏的發生。

（四）會議安排技巧

會議是行政事業單位部署協調工作的一種關鍵形式，通過會議的模式既可以實現相關內容的傳達，也能夠更好地發揮出民主作用。而對于行政事務人員而言，會議的安排與協調屬于系統工作，必須要具備一定的實踐技巧，以提升會議安排與協調的效率，適應不斷變化的會議召開形式。為此，行政事務人員可以依據會議不再階段實施安排，如會議召開前，要突出協調時間、地點及與會人員，同時在了解領導意圖的前提下，進行議題的擬定、審批及人員通知。會議期間，制定相應的保障及應急措施，并做好會議引導和記錄，確保會議順暢進行。會議后，要及時整理相關會議成果，并形成相關的文件進行發布或實施，推動會議成果的落實。

（五）人事關系處理

行政職業人員在日常工作中常常會與各部門和其他人員溝通、協調，增強各部門之間的關系和交流，所以，對于行政事務工作人員而言，溝通能力是十分重要的。對于行政事務工作人員而言，經常面對的不只是工作中的事務，還要處理人與人之間的關系，由于每個人的性格不同，說話方式不同，要求行政事務人員在溝通時要利用溝通技巧，張弛有度。并且時刻需要具有大局觀，以大局為重，要不斷通過學習來增強自身的溝通技巧，提高心理狀態，在處理事務時才會更加靈活，將事務處理得更完美。

五、結語

總而言之，隨著行政事業單位改革及行政事務人員職能的變化，行政事務人員在日常事務的處理中，必須要著眼于綜合能力的提升，提升操作的規范性以及事務處理的技巧性，全面提升整體工作效率，為行政事業單位高質、高效服務提供基本條件。同時，要不斷學習和創新工作技巧，依托實際經驗提高日常辦事能力，從而成為領導的好幫手。