行政事業單位固定資產核算與管理方法探究

文/任學強（北京市地質工程設計研究院）

對于行政事業單位管理工作來說，固定資產管理與核算是至關重要的，并且行政事業單位的經濟核算對于管理系統的有效開展也起著決定性作用。加強行政事業單位固定資產的管理和核算，可以為提高行政事業單位管理質量提供良好的基礎，為行政事業單位資源配置提供參考。

一、行政事業單位固定資產情況概述

（一）固定資產標準

財務軟件記錄了固定資產的變化過程，每一項業務都有跡可查，但賬面余額只能反映單位資產的整體情況，而不能清楚地反映資產的具體情況。資產管理系統不僅詳細記錄了單位固定資產的增減情況，還詳細記錄了包括單位內部變更管理部門和用戶經理在內的各項固定資產的各種變化情況。財務軟件中的累計折舊為總額，資產管理系統中的累計折舊對每項固定資產進行明細，財務軟件中的累計折舊來自資產管理系統。

（二）核算管理系統

在資產管理系統中新建固定資產卡，按照需要輸入固定資產的各項內容，根據財務軟件中的信息輸入財務分錄期和會計憑證編號，確認后填寫資金來源。咨詢財務代表，以確保資產信息完全準確。使用管理部門和使用管理人員無須在系統中列出，但非常重要，關系到未來資產管理的全過程，必須完全如實錄入。輸入您的資產管理系統信息，系統會自動生成唯一的資產編號。該裝置可配備條碼槍和標簽打印機，設置所需內容，資產編號是必備選項。用于日常管理的固定資產條碼和標簽。資產卡由管理人員和用戶打印并簽署以明確其職責，然后進行分類和存儲以備將來參考。

二、當前行政事業單位固定資產管理與核算存在的問題

（一）超標準購買、低效率運行固定資產

大部分的行政事業單位，都是財政全額撥款，因此在購買或調配固定資產時，缺乏有效的設計規劃，在所購置的固定資產中，存在一些固定資產的專用性或者性質不合理，從而導致其不能被有效使用，同時也存在著超標準購買的現象。例如，辦公設備等固定資產，都應根據單位人員的編制數量以及價格標準進行采買，未達到最低使用年限的，除損毀且無法修復外，原則上不得更新，應該本著節約的原則合理配置，不得配置高端設備。但是在實際采購時，部分單位沒有依據采購標準隨意的購買固定資產，具有超強的主觀性。這不僅導致財政資金的浪費，也會使一些固定資產未被使用反而被閑置，使用率大大降低。

（二）實物盤點不恰當

眾所周知，行政事業單位在進行固定資產盤點與核算的時候，盤點流程是必不可少的。通常情況下，只有固定資產的實際數量與盤點數據相一致，那么行政事業單位固定資產的實際情況才能夠被精準的核算出來，從而使得行政事業單位的發展資源得到科學合理的分配，并對其進行有效管理打下良好基礎。然而行政事業單位在進行實物盤點的時候，還存在非常多的不足之處。例如，相關系統不能夠第一時間反饋出行政事業單位的固定資產的具體情況。經研究發現。其主要原因有以下幾點:(1)利用外借而來的固定資產沒有把收回處理工作落實好;(2)存在部分固定資產未入賬，長時間處于實物盤點系統外;(3)部分部門存在固定資產重疊問題。這不僅對固定資產盤點的最終效果造成嚴重影響，而且阻礙了固定資產管理與核算質量的有效提高。

（三）未按月計提固定資產折舊

對于行政事業單位來說，在新的政府會計制度改革前，一直采用的是收付實現制的會計處理方式。購買的固定資產，預算會計下的賬務處理，一方面入行政或事業支出科目，另一方面入固定資產，采用的是雙分錄的模式，但預算會計科目下沒有固定資產折舊科目，固定資產并沒有按月進行固定資產折舊。在改革之后，采用了財務會計與預算會計平行記賬，雖然完善了賬務處理方式，但是財務會計這方只能體現固定資產總的賬面價值，并沒有類似于固定資產的房屋、專用設備、通用設備等具體的明細項目，財務系統與資產管理系統的脫節，使得在固定資產的管理及折舊方面存在著一定難度。

（四）固定資產管理責任意識薄弱，分工不清，管理混亂

總的來說，企業的管理單位往往不太重視資產管理，尤其是固定資產管理。只要管理意識不足，固定資產沒有受到嚴重損壞，就可以正常使用。考慮購買新資產，只有在資產受損時，財務才會對其進行審核。這種現象的出現，嚴重阻礙了固定資產管理分工明確職責，使管理變得尤為混亂和復雜。一些行政機構成立時間長，歷史問題多，固定資產來源復雜，部分固定資產特別是房屋、建筑物的產權不夠明確。盡管近年來相關管理部門多次組織巡查，查明房屋、構筑物的來源和變化情況，但辦理產權手續仍需時間，延誤固定資產核算。

（1）沒有明確的固定資產管理部門，沒有專職人員。財務和審計部門的固定資產檢查任務屬于財務經理，但卻與財務經理無關。固定資產的購置和處置審批比較復雜，只有財務部門負責處理，增加了人力負擔，造成業務內容混亂。（2）固定資產年度預算采購規劃不合理，主要體現在采購方式的不合理和資產管理不合理，仍使用傳統的采購方式，造成了人力資源的浪費。(3)所有的固定資產將在年底進行全面的整理，但經常出現資產的重復性采購，不僅造成了單位財政成本的增加，還形成了閑置資源的浪費。(4)固定資產長期不清理，不與財務對賬，造成固定資產流失和浪費，由于固定資產長時間得不到有效清理，因此使得賬面與實際不相符。通常來說，固定資產的使用是有時間限制的，不同的資產有著差異化的使用壽命。值得注意的是，部分事業單位的資產清理工作不積極，造成了資產的漏記問題，后續引發的就是重復性購買。另外，事業單位對已經損壞的不可以再利用的物體就會長期放到某一個角落，也不展開有效的記錄，時間久了就會造成嚴重的固定資產管理漏洞，嚴重者將引發財產流失。在企業的日常生產經營過程中，由于各部門對企業內部會計工作缺乏了解，相關員工在其職責范圍內的具體職責沒有明確界定。因此，賬目和事實之間會存在差異。示例：有些設備為了省錢，批量采購不合格品；由于壽命短或節省成本等原因，某些設備的固定資產數量過多或處于閑置狀態。此外，一些公司在購買新設備時會忽略它。對此不得不加以了解和檢查，從而導致固定資產的使用壽命和質量不能滿足日常生產經營所必需的技術條件。

（五）調撥不夠及時

現有固定資產由上級部門統一辦理，單位兼并、分立需要資產轉移，存在因管理部門和程序較多而延誤資產配置的現象。實物雖已轉移，但由于審批手續不完善，無法在資產管理系統中進行轉移，因此無法入賬。

三、行政事業單位固定資產核算與管理的要點分析

（一）建立完整的固定資產總賬和明細賬

建立完善的固定資產總賬，以及輔助賬。是行政機關固定資產核算的基本要求，也是加強固定資產管理的重要手段。完成固定資產總賬和輔助賬；首先能夠相對完整且真實反映行政事業單位各個固定資產資產的賬面價值及固定資產賬面價值總和;其次,能夠起到一定的內控作用,因為完整的賬套便于財務人員在盤點中核查,避免私自占用或丟失的情況,這樣一來就減少了不必要的流失;最后,從報告的角度,完整的固定資產總賬和明細賬有利于完成報告工作。而且,即使不談固定資產核算和管理,完整的固定資產總賬和明細賬也是現行政府會計準則對行政事業單位的要求。

（二）確保固定資產會計核算的真實性

真實的會計核算，是行政機關對固定資產的核算以及管控的基本要求，而且由于上層管理人員基于真實可靠的會計結果，當會計結果與實際情況不符時作出管理決策，要求核實會計內容。因此，如果固定資產的整體核算和管理繼續弱化，陷入惡性循環，將對行政機構的發展產生重大影響，影響政府形象。

（三）嚴格固定資產管理的內部控制和績效考評

固定資產的管控,內部的控制是必須要進行的,特別是在采購和處置的階段,因為日常工作中這兩個環節相對比較容易滋生挪用、占用、丟失等不良現象。如果內控環節和流程做好了,固定資產購置和處置的過程有層層評估、審批和復核,尤其是對于價值比較高的大型設備或購建修房屋等。除內部控制外,行政事業單位還要抓住績效考評這一要點,因為績效考評是對員工最直接的激勵,會使員工更積極地參與到固定資產核算和管理中,整體提高固定資產的使用效率,但要注意根據固定資產核算和管理的內容設置好合理公平的指標。

（四）把握好固定資產購置與處置過程的合法合規

反復強調行政事業單位固定資產購置與處置過程的要點,是因為這兩個環節的風險相對比較大。合法合規是基于兩個層面講的,一是站在《會計法》《政府會計制度》《國有資產管理制度》等法律法規及規章制度的角度,行政單位需要掌握固定資產購置以及處置環節，處理和操作都不能觸碰這一層面的紅線,否則會上升到行政處罰或刑事處罰的高度,后果嚴重;二是站在行政單位內部管理的層面,固定資產購置和處置要符合內控流程的規定,不能違規越權審批購置、批小建大、有無擠占等。

四、固定資產核算與管理方法

（一）固定資產取得

行政機關固定資產的來源主要為新增購置、撥付、捐贈收款、貸款租賃、在建工程轉讓等，此時需對新增財務軟件、資產管理系統等固定資產進行核算。以借款或經營租賃方式取得的固定資產，因所有權不屬于本單位，財務軟件及資產管理系統不做核算，只記入取得時間、歸還時間、出租單位名稱或出租單位租金支付狀況，以及使用管理部門、用戶等財務會計中，所有借方為固定資產科目，新購入貸方累計支付給無余額賬戶、應付賬款等主體，分配和對累計盈余單位接受捐贈、融資租賃等必須累計支付到長期賬戶，在項目中轉入在建建設對象。預算會計中，新購入按支付金額借記，融資租賃按已付租金借記，借記資本支出科目，借記資本余額科目，項目轉移不入賬等。在資產管理系統中新建固定資產卡，根據需要輸入固定資產的各項內容，根據財務軟件中的信息輸入財務分錄期和會計憑證編號，輸入資金來源，聯系財務負責人確認。使用管理部門和使用管理人員無須在系統中列出，但非常重要，關系到未來資產管理的全過程，必須完全如實錄入。資產管理系統信息錄入后，系統可自動生成唯一的資產編號，打印資產卡，由用戶簽名，明確職責，分類保存，以備查驗。

（二）固定資產流轉

固定資產在單位內轉移，所有權不變，財務軟件無須核算。由于行政機關一般不需要按部門核算經營成本，固定資產不需要為每個部門設置會計科目，單位內流動時也不需要調整明細賬目和會計科目。固定資產必須在單位、管理和使用部門、管理用戶和存儲地點之間轉移，并且必須隨時間變化。固定資產的卡信息必須隨時間變化，卡片在資產管理中作修改，以及資產卡被捆綁在一起并保存以備將來參考。

五、結語

行政事業單位在社會發展中發揮著不可替代的重要作用，固定資產的核算和管理不僅對單位本身的發展具有十分重要的意義，對社會價值也具有重要意義。因此，現階段需要在現行政府會計制度的基礎上，更深入地分析行政機關固定資產核算和管理的細節，找出原則、變化和要點，并加以規范和處理。