關于4S店財務內部控制問題研究

文/劉芳芳（湖南省泰禹實業有限公司）

隨著生活水平的不斷提高，人們對汽車的需求量也在逐年增加，很多汽車企業在日常運營和管理中的問題也一一暴露，究其原因，多數是由于內部控制管理不到位造成的。4S店的內部控制環節也相當復雜化、多樣化，而且會涉及各個環節的利益，比如4S店發生的內部控制風險有整車過程中訂單的確認、定金的收取、訂單的更換、價格的管控、出入庫管理、金融分期、交車開票環節、精品贈送、精品安裝、大客戶返利、盤點等環節；售后過程中維修收款、發票開具是否合理、車輛維修狀態、交車、外采件入庫管理、備件采購下錯單、備件出庫、索賠業務、折扣權限的設置、理賠和索賠盤盈備件、借進借出備件、盤點、保險結算、剩余油品、舊件回收、委托外包業務等環節。所以對于正常經營的4S店，要想在市場中占有一席之地，企業就要從根本上解決這些難題，從內部控制方面進行整改，不斷提高內控水平，提升經濟效益。

一、4S店及財務內部控制重要性

當前4S店不僅面臨著同行業企業的競爭，同樣也面臨著各種市場環境因素的變化，比如城市限購政策的實施、新能源汽車的普及、互聯網銷售模式、新模式交易等各方面的挑戰。所以，加強內部控制建設、優化管理方式、提升管理水平對企業來說尤為重要。內部控制建設的加強，可以使企業日常經營活動更加規范、各部門分工明確，有效規避財務問題，不斷提高企業競爭力，為企業帶來更多的經濟效益。據有關數據統計，對500家4S店內部控制風險調查結果顯示有367家存在工單管理方面風險、345家存在配件管理風險、276家存在系統操作不規范引起風險、235家存在完工管理風險、13家有結算風險、67家店有接車環節風險，這些數據都體現了在4S店內部控制管理過程中各個環節都會出現風險點，并且發生頻率也不低。4S店內部控制風險還存在著相互作用的特點，如果其中一個環節出現漏洞，也會對其他環節產生不利影響，在內控過程中如果單單對一個環節加以控制，也會致使最終內控效果不佳。

二、4S店財務內部控制存在問題

（一）財務內部控制分析

（1）單位對財務內部控制工作不夠重視。研究調查發現，很多4S店缺少對財務內控工作足夠的認識，人員安排并不合理，對于內控工作也沒有足夠的專業技能方面的知識，無法保障財務內控工作的順利進行。（2）售后維修過程的財務風險。售后維修過程中的風險多集中在維修保養、事故理賠、保修、配件更換管理過程。對于維修保養環節，很多企業會采用發放現金券、保養券、裝潢券的方式贈送給客戶，但是這種方式很容易造成禮券損壞、丟失的現象，給企業帶來財務監管混亂的難題。也有企業員工會私自收取客戶現金或者故意推遲結賬日期，在無形中增加了企業運營成本。很多汽車在一定時間內是可以免費保修的，所以檢查人員就會存在隨意糊弄的情況，后期如果繼續出現同樣的問題，就會給4S店帶來負面影響。配件管理方面存在缺陷就會出現員工倒賣配件的情況，將會給4S店造成直接的財務損失。還有售后索賠員是否認真評估損壞車輛問題仍在質保范圍內，避免索賠員個人原因走后門、徇私舞弊、弄虛作假，讓一些不在索賠范圍內的情況也按照索賠流程執行，將會給企業造成財務損失。另外客戶售后預存款的管理不當，也會使客戶產生消極心理，對4S店整體服務質量產生否定情緒。售后預存款管理不當，會出現管理混亂，不利于企業正常運營。（3）銷售過程產生的風險。在4S店的銷售業務中，與客戶簽訂合同時，容易存在合同簽訂人、開票人、付款人并不一致的問題。比如，有不法分子假扮經銷商，或者有些工作人員不稱職，一輛車出售多次，最終給企業造成了極大的經濟損失。所以企業對于工作人員的上崗要求極高，也要確保其在銷售過程中，嚴格確定合同細則以及相關信息表。近年來，4S店受到宏觀經濟的影響，部分經銷商為了在汽車銷售上增加業績，會對價格進行人為調控，隨意調控價格，為自己謀私利。比如，銷售員私自收取車款，且企業的其他服務費標準無人審核監管，新車的出庫管理庫齡過長等。（4）4S店融資渠道一般來說都是通過銀行貸款獲得，還有一種特殊方式是“三方協議”，這種模式是把新到汽車車輛“身份證”質押給銀行，定期與銀行進行賬面核對。但是這種方式存在很大風險，如果汽車銷量不好，汽車合格證就會一直掛靠在銀行，會帶來很大資金管理風險，阻礙企業的正常財務管理。

（二）信用風險內部控制分析

（1）風險管理不到位，風險預防機制不完善，沒有安排單獨的風險管理部門，只是讓領導層順便負責監督風險管理。（2）對風險問題的監督管理、審核工作執行不到位。多數4S店對于風險問題的重視僅僅停留在銷售、業績方面，完全忽略了整體運行、發展規劃、企業文化等方面存在的風險，說明4S店并沒有全面了解內部控制的風險問題。（3）風險評估結果不受重視，4S店對于已經出現的風險問題不會詳細分析原因，也沒有設法在日后管理中有效避免，對風險評估的忽視不利于企業長久的發展。

（三）預算內部控制分析

（1）管理崗位權力集中，授權審批管理隨意。（2）預算編制與執行過程不到位，預算管理不嚴謹，崗位職責分工不明確。沒有設置專門的預算管理部門，僅由財務部門代為負責，不能很好地進行預算管理，導致預算編制方法不當、編制內容不全面、數據不準確等各方面存在漏洞，預算執行過程缺乏監督管理，執行落實不到位。（3）報銷流程存在問題，就會導致部門費用預算不準確。比如，有些活動費用支出超出了預算，但是因為預算超出部分重新審批流程太繁瑣，所以各部門可能會隱瞞實際超出費用預算，這樣不規范的操作會導致年度費用預算極其不準確。

（四）內部審計分析

管理層忽視審計工作，在企業管理中沒有設置獨立于其他部門的審計部門，無法保證審計工作的公平公正公開。大多數企業審計只是流于形式，只是隨意安排幾名管理層人員作為審計部門的成員，并不會真正履行審計職責。審計工作不獨立，容易造成審計結果的不公正。審計部門人員只有獨立于任何部門，才能避免徇私舞弊。

三、加強4S店財務內部控制建議

（一）財務內部控制建議

內部控制管理制度與日常經營活動密切相關。俗語說“沒有規矩不成方圓”，一個企業沒有完善的制度體系約束員工行為，指導員工日常行為規范，企業管理就會存在混亂，管理不當會給企業整體經營帶來嚴重影響，所以完善企業內部控制制度可以從以下幾方面進行:

（1）確保業務活動的正常開展，需要制定完整的業務活動流程制度，比如合同簽訂管理制度、一車一檔結算制度、款到放車制度、財務監督管理制度等。制定銷售價格相關制度，明確銷售價格審批流程和結算款退款流程。制定車輛保險和后期續保制度，落實統一管理、統一操作、統一結算。針對銷量差的超齡庫存車制定管理制度，盡可能盤活大量占用資金。制定完善的試駕車管理制度、二手車管理制度、銷售服務流程管理制度等。還有售后制度，應該包括維修（如質量及時效）、理賠（理賠廠家回款）、養護、信息咨詢、保險、維修項等內容。國內很多售后管理仍停留在維修和保養方面，還應該加強其他類型售后服務，比如售后服務流程、售后客戶跟蹤、提醒服務、客戶投訴處理等，站在客戶角度思考問題，提升客戶忠誠度。（2）建立職務分離的內控制度。4S店涉及業務活動多，管理流程復雜，資金量大、資產多，要完善內部控制制度還要建立相應的職權分離制度，讓員工能夠明確各種崗位職責，認真履行工作職責[1]。比如，資產采購與驗收、付款分離；管理與盤點分離；銷售與收款相分離；資產處置的審批與申請分離；審批與執行分離等。（3）根據企業風險點和實際情況進行內控制度設計，內控建設既要遵守相關法律法規，又要符合4S店發展理念和特色。（4）建立內控團隊，對相關工作人員進行專業培訓，保證其能夠出色地完成內部控制管理工作。可以為員工提供學習、再教育平臺，提升員工個人能力和專業技能、綜合素質，創造高素質、高技能內部控制建設人員團隊。并且設置一定的獎懲制度，把內部控制建設結果與員工績效相關聯，以此來鼓勵員工認真履行崗位職責。

（二）信用風險內部控制建議

（1）健全風險管控機制，設置獨立的風險管理防控部門，認真履行風險監管職責，對4S店整體銷售環節可能出現的風險問題進行準確評估。（2）建立風險識別和評估機制，并嚴格落實。完善信用機制，可以與銀行建立合作關系，對銀行黑名單成員、企業都不與之建立合作關系，確保4S店所面臨的風險盡可能減少。（3）提高全體工作人員的風險評估意識，并重視風險評估結果。在風險評估過程結束后，要對其結果進行詳細分析，找出原因，一方面積極落實應對措施，另一方面健全現有風險評估機制，提前設置風險防御方案，以便更好地應對同類型風險[2]。

（三）預算控制建議

（1）設置預算管理機制，配備足夠的預算管理人員開展預算管理工作，讓預算管理工作更加精細化、規范化。（2）建立滾動預算管理，以及獨立的費用預算制度。滾動預算簡言之就是連續預算，滾動預算可以結合近期目標和中長期目標進行及時調整和改進，可以使預算與實際更加符合，能夠充分體現預算的指導作用。鑒于4S店業務活動的特點、內部控制工作的特殊性以及廠家系統費用、供應商情況的變化性，設置滾動預算可以更好地進行預算管理[3]。

（四）內部審計建議

（1）設置單獨的審計部門，保障審計工作開展過程更加公平公正。（2）改變傳統的審計方式，改用創新式審計方式。創新審計方法，拓寬審計范圍，不單單從賬簿開始查，要從全部業務活動流程查詢，隨著業務活動的拓展、規模的擴大，應該不斷改進審計方法和流程。（3）安排專業人員擔任審計工作，必要時可以高薪聘請外部專業的審計人員，同時加強企業內部審計人員的培訓制度。讓審計人員能夠從根本上了解企業的實際情況，熟悉企業業務活動、費用收支情況、經營現狀、成本管理現狀等，通過全面分析，獨立思考后對企業審計中存在的問題及時改進，不能讓審計部門可有可無，要通過專業的審計從根本上解決內控建設中的問題[4]。

四、結束語

經濟的快速發展讓當前汽車行業也進入了經濟瘋狂增長期，4S店也迎來了發展高峰期，其穩步快速發展離不開財務內部控制管理。本文通過對4S店財務內部控制建設方面存在的問題進行分析，并提出了財務內部控制、信用風險內部控制、預算控制、內部審計四方面的相關建議，希望通過這些建議可以為4S店提供有效幫助，以適應企業管理需求，滿足大眾消費理念，使企業獲得長久健康穩定的發展。