人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施思考

付丹

（博興縣人力資源和社會保障局，山東 濱州 256500）

基于《中華人民共和國檔案法》頒布及實施的背景下，各大企業及單位均非常重視自身檔案管理工作的強化[1]。而從人力資源和社會保障局角度考慮，做好個人檔案管理工作，有助于記錄單位員工的成長經歷，促進單位員工在職場的可持續發展；同時，還能夠優化單位人才結構，為單位人才發展提供信息數據支持。但是，由于現狀人力資源和社會保障局個人檔案管理工作存在一些問題，比如：個人檔案管理制度及結構有待健全、檔案信息化管理水平有待提升等。因此，為了提升人力資源和社會保障局個人檔案管理工作的效率及質量，本文圍繞“人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施”進行分析研究價值意義顯著。

一、人力資源和社會保障局個人檔案管理現狀問題分析

（一）個人檔案管理制度及結構有待健全

基于新形勢下，人力資源和社會保障局在個人檔案管理工作中，需確保與社會發展需求相符，并對自身內部管理制度及結構加以健全。但是，因管理部門在崗位設置方面不夠規范、合理，同時現有制度不夠健全，使得個人檔案管理工作難度加大；同時，在管理工作人員配置不夠的情況下，難以提高個人檔案管理工作的效率。此外，管理制度不夠健全，難以對管理人員起到規范、約束的作用，使得對個人檔案管理的積極性及責任意識不高，最終導致個人檔案管理工作難以實現可持續發展。

（二）個人檔案管理隊伍建設有待強化

在人力資源和社會保障局個人檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。倘若檔案管理人員的綜合素質水平不夠高，則難以提升個人檔案管理工作的效率及質量。從目前來看，人力資源和社會保障局面臨的個人檔案管理信息資料繁雜，面對個人“卷”、“件”等檔案信息，如果在管理專業知識及業務能力水平不足的情況下，便難以完成龐大的收集、分析、歸檔、存儲等管理工作任務，進而使個人檔案管理的效率及質量難以得到有效提升[2]。

（三）個人檔案信息化管理水平有待提升

由于人力資源和社會保障局產生的個人檔案信息資料繁多，現狀下難以實現統一化與同區域管理，進而出現檔案管理庫房在布局上較為分散的現象。而檔案管理庫房分散，則會增加管理工作的成本費用，且需配置更多的計算機軟硬件設施設備。與此同時，現狀下相關人力資源和社會保障局工作單位在檔案管理部門數據庫建設上不夠統一，尤其是在信息化管理水平方面還有待提升。顯然，在信息化管理水平不高的情況下，個人檔案的存儲質量、安全性及均受到影響，并且個人檔案的信息共享、利用率也會受到很大程度的影響。因此，提升個人檔案信息化管理水平刻不容緩。

二、人力資源和社會保障局個人檔案管理的具體措施分析

（一）健全個人檔案管理制度及人員配置結構

一方面，需在個人檔案管理現有制度的基礎上，進行改進并完善，重視個人檔案管理相關法律法規的制定、實施及普及，提高檔案管理人員的法律意識，并對日常管理工作起到一定的約束、規范作用[3]。同時，重視獎懲機制的落實，對管理工作認真負責、高效的人員給予精神方面與物質方面的獎勵；針對管理工作不積極、不負責的人員給予一定懲罰及引導，促進個人檔案管理工作效率及質量的全面提升。另一方面，還有必要健全檔案管理人員配置結構，針對個人檔案的特點、內容，對人員進行合理配置，明確分工及責權，將責任落實到個人，提高檔案管理人員在自身崗位工作的積極性及責任態度；同時，對個人檔案管理工作所需設施設備合理配置，確保數量充足，性能優化，以此為個人檔案管理工作高效性的實現提供有效支持。

（二）強化個人檔案管理隊伍綜合素質能力

為了使個人檔案管理隊伍綜合素質能力得到有效強化，人力資源和社會保障局需針對檔案管理人員開展培訓活動，培訓側重“理論＋實踐”能力的培訓，保證通過培訓能夠提升檔案管理人員的理論知識水平及業務實踐能力水平。并且，需指導檔案管理人員深入學習電子化、信息化、智能化檔案管理方法技巧，聘請專家、行業技術人才來單位指導教學，進一步為提升單位個人檔案信息化管理水平奠定扎實的基礎[4]。

（三）提升個人檔案信息化管理水平

為了全面提升個人檔案信息化管理水平，需改進傳統紙質檔案管理工作的不足，加強信息化檔案管理庫房建設，針對人力資源和社會保障局的個人檔案信息資料進行統籌分析、整理、分類歸檔、合理利用。同時，構建統一化的個人檔案信息化管理數據庫，通過計算機技術、大數據技術的應用，使個人檔案信息資料的整合、利用效率提升。配置數量充足的信息化軟硬件設備、專業技術人才等，為信息化管理的實現奠定良機。此外，還需重視數字加密技術、訪問權限技術的應用，保證個人檔案信息數據庫系統的安全性；通過訪問權限技術的利用，設置訪問權限，使具備權限的人員能夠在權限范圍內合理利用個人檔案信息資源，不具備訪問權限的人員則“拒之門外”。如此，既實現了檔案信息資源的共享，又保證了檔案信息的安全性。

三、結語

綜上所述，現狀下人力資源和社會保障局個人檔案管理工作存在多方面的問題，因此需要健全個人檔案管理制度及人員配置結構，并強化檔案管理隊伍綜合素質能力，進一步提升檔案信息化管理水平，以此使人力資源和社會保障局個人檔案管理工作效率及質量的提升，最終促進人力資源和社會保障局整體管理工作的穩步、可持續發展。