互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)與策略

齊先飛 萬巖

（沈陽工業(yè)大學(xué)遼陽分校，遼寧 遼陽 111003）

引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的應(yīng)用被譽(yù)為“第三次技術(shù)革命”，如此可見信息技術(shù)對于社會生產(chǎn)所帶來的巨大影響。如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)核心技術(shù)被廣泛地運(yùn)用于生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域，許多行業(yè)都逐漸走向智能化和信息化，對于各大高校而言，檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型也是勢在必行的。自從上個(gè)世紀(jì)80 年代檔案信息化建設(shè)這一概念被提出以來，全國各地各種類型的檔案室、檔案館都是積極的開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。

所謂檔案信息化指的就是在國家的檔案行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織之下，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，將信息技術(shù)和檔案管理工作相融合，對信息檔案資源進(jìn)行處理和使用等。具體到高校的檔案信息化建設(shè)，就是要求各大高校運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，如結(jié)合現(xiàn)代化的管理理論來進(jìn)行信息檔案資源的管理。

一、高校檔案信息化的目標(biāo)

高校檔案信息化的目標(biāo)大體可以分為兩個(gè)部分，其一是局部目標(biāo)，也就是利用檔案信息化來提高檔案管理工作的工作效率，改善資源檔案的結(jié)構(gòu)，環(huán)境和現(xiàn)代化的管理觀念相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化[1]。

其二是全局目標(biāo)，將高校檔案信息化作為基石，借由改革檔案管理工作這個(gè)窗口來促進(jìn)高校整體信息化進(jìn)程的推進(jìn)，同時(shí)，強(qiáng)化對于高校信息檔案資源的利用。比方說在檔案信息化的背景之下，部分檔案在公開會更有效率，可以定期地舉行校園檔案的展覽會向?qū)W生公開學(xué)校的部分檔案有利于學(xué)生更好地了解學(xué)校的發(fā)展沿革與文化底蘊(yùn)。

另外，關(guān)于高校檔案信息化工作方面的改革，也有利于高校內(nèi)部的資源共享，從而能夠更好地為高校的教學(xué)、科研等方面提供幫助。

二、在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案信息化建設(shè)的意義

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案信息化建設(shè)的意義來說可以分為以下幾個(gè)方面：

（一）強(qiáng)化了檔案管理的工作流程，工作的便利性得到了提升

大多數(shù)機(jī)會的檔案包含了關(guān)于這個(gè)機(jī)構(gòu)的歷史內(nèi)容，是一個(gè)機(jī)構(gòu)發(fā)展沿革的一種見證。對于高校來說也不例外，高校的檔案信息資源，包含了學(xué)校、學(xué)生、教師，在學(xué)習(xí)、教學(xué)和科研方面的證明，具有比較高的保存價(jià)值。這些信息資源對于學(xué)校日后的發(fā)展和管理能夠發(fā)揮出一定的積極作用，所以妥善保存是十分有必要的。傳統(tǒng)的檔案管理方式，首先更傾向于實(shí)體檔案保存，紙面的內(nèi)容，很容易隨著時(shí)間的推移而損壞。其次，檔案管理方式需要進(jìn)行人工的檔案整理和搜索，檔案檢索的效率十分低下，這樣當(dāng)檔案需要調(diào)出使用時(shí)，就可能產(chǎn)生需要的信息難以檢索到等諸多問題。而檔案信息化可以有效地避免過去管理當(dāng)中存在的一些問題，數(shù)字化的載體和存儲方式可以防止檔案信息因?yàn)闀r(shí)間的推移而損壞，而且如今大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用也可以提升載體的信息存儲量，以及進(jìn)一步優(yōu)化信息檢索的方法，從而大幅度提高信息檢索的速度和準(zhǔn)確性。

（二）能使檔案的利用率得到不小的提升

正如在前文當(dāng)中所闡述的那樣，傳統(tǒng)的檔案管理方式更傾向于實(shí)體檔案的保存與管理，大多數(shù)的檔案信息是記錄在紙面上的，這樣的方式和形式面對幾類問題：第一是上文提到的紙張損壞問題，實(shí)體檔案存儲，紙張會隨著時(shí)間的推移而產(chǎn)生損壞。這就在很大程度上影響了檔案的壽命。時(shí)間過長的檔案的內(nèi)容就容易變得模糊不清，導(dǎo)致重要信息丟失。第二，在調(diào)用和使用檔案信息時(shí)，紙張也容易產(chǎn)生磨損，對于常用的檔案信息，更有可能出現(xiàn)由于經(jīng)常調(diào)用而導(dǎo)致檔案字跡模糊的情況，從而影響到了檔案信息準(zhǔn)確性。相比較而言，檔案信息化管理則不需要顧慮這些問題。數(shù)字化的載體不僅僅大幅度地提升了檔案信息的檢索速度，同時(shí)反復(fù)的調(diào)用，也不會影響到信息的存儲和信息的質(zhì)量[2]。所以檔案信息的使用也就不需要再有太多的顧慮，從而能夠在一定程度上提升檔案的利用率，從這一角度出發(fā)，高校檔案信息化轉(zhuǎn)型可以說是迫在眉睫，刻不容緩了。

（三）這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的必然

總的來說，在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，各行各業(yè)都已經(jīng)邁開了智能化信息化建設(shè)的步子，高校的檔案信息管理，要適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展潮流就必須要加快信息化建設(shè)的步伐，否則很難與高校內(nèi)部的其他工作進(jìn)行高效率的協(xié)同與配合[3]。同上文所闡述的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著許多難以彌補(bǔ)的缺陷和不足，而這一些不足和缺陷在以數(shù)字載體為核心的信息化檔案管理當(dāng)中幾乎是不存在的，所以要進(jìn)一步提高高校檔案信息管理的質(zhì)量，信息化建設(shè)是必然的也是必要的。如果不能夠緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步，展開檔案信息化工作，并以檔案工作為窗口積極推進(jìn)高校整體的信息化建設(shè)。這對于高校長期的發(fā)展來說是沒有益處的。而且，傳統(tǒng)的檔案管理模式，很容易導(dǎo)致檔案最終損壞，這也就無法達(dá)到檔案信息管理的最終目標(biāo)，更不要說利用檔案信息，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校在教學(xué)和服務(wù)等方面的發(fā)展。綜上所述，高校檔案信息化是高校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的必然選擇。

三、高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀

自上世紀(jì)80 年代檔案管理信息化這一概念提出以來，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展高校檔案管理信息化建設(shè)也取得了一個(gè)進(jìn)步，但目前來說還存在著一些問題，大體上可以分為以下的幾個(gè)方面：

（一）信息化的意識不強(qiáng)，管理手段有欠缺

雖然近些年來高校檔案管理工作有了很大程度的發(fā)展和進(jìn)步，但是仍然有部分管理人員檔案信息化管理的意識不夠強(qiáng)，沒有把檔案信息化建設(shè)工作重視起來。檔案管理工作思維還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，并沒有及時(shí)的和現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相融合，更沒有積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理念，導(dǎo)致了一部分高校的檔案管理工作，雖然有和信息技術(shù)相融合的一個(gè)形式，但是并沒有正確的使用數(shù)字載體，檔案信息化的優(yōu)勢和長處，自然也就無法很好地體現(xiàn)出來。換句話來說，部分管理人員對于高校檔案信息化建設(shè)還缺乏系統(tǒng)、正確的認(rèn)識，信息化建設(shè)工作還停留在表面上，管理工作的理念也沒有及時(shí)的更新，是傳統(tǒng)的工作模式，這并不利于檔案信息資源的利用。

（二）檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

各行各業(yè)的信息化建設(shè)與相關(guān)工作的開展是離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的。檔案管理工作亦是如此，但是現(xiàn)階段部分高校出現(xiàn)了檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施配備不夠到位的現(xiàn)象。路由器設(shè)施的配置不能滿足檔案管理工作的需求，包括數(shù)據(jù)庫軟件和檔案管理信息化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化程度也比較低，目前來講，各大高校對于檔案信息管理的系統(tǒng)搭建并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這對于資源共享來說是不利的。除此之外，在網(wǎng)絡(luò)硬件配置和軟件使用上面的缺陷，也會使得檔案管理工作整體的質(zhì)量大打折扣。

歸根結(jié)底，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的不足，在很大程度上是由于資金投入不足導(dǎo)致的，主要還是由于學(xué)校在這方面的經(jīng)費(fèi)投入較為有限，這也就使得不少學(xué)校在硬件配置上并不能夠達(dá)到檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。而在軟件方面，各大高校都“各用各的”，鉆石的信息管理系統(tǒng)的搭建和軟件的選取沒有統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，在進(jìn)行資源共享和信息交流的時(shí)候就很容易遇到阻礙。

（三）管理人員的隊(duì)伍整體素質(zhì)有限

無論是在過去以傳統(tǒng)工作模式為主的檔案資源管理還是在檔案信息化的背景下進(jìn)行的檔案資源管理工作，工作的執(zhí)行主體一直都是人。所以智能化信息化時(shí)代的到來，各行各業(yè)也都一直強(qiáng)調(diào)要進(jìn)行高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)。銷售的檔案信息化轉(zhuǎn)型工作也是如此，管理人員隊(duì)伍的建設(shè)對于管理工作整體的質(zhì)量影響是很大的。就目前來說，許多工作人員在計(jì)算機(jī)操作使用方面并不是很熟悉，因此也就不能很好的利用現(xiàn)代化的設(shè)備展開檔案信息管理工作。而且有不少人對于檔案管理的具體手段也沒有充分的了解，這就致使當(dāng)前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程十分緩慢，同時(shí)檔案管理工作效率較為低下。許多管理人員既沒有充分發(fā)揮出數(shù)字載體和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢與長處，又沒有改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中的不足與缺陷的能力，這是當(dāng)前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型陷入僵局的一個(gè)重要原因。

四、推進(jìn)高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的策略

簡要分析了當(dāng)前高校的信息化轉(zhuǎn)型的困境之后，能看出高校檔案信息化建設(shè)還有很長的一段路要走。接下來本文將結(jié)合現(xiàn)狀，提出一些較有針對性的建議。

（一）加強(qiáng)各校之間的溝通交流

高校檔案信息化轉(zhuǎn)型和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的推進(jìn)，有賴于各校之間的溝通和交流，只有多校之間積極進(jìn)行溝通協(xié)商，才能更好地促進(jìn)管理手段以及在軟硬件配置方面形成標(biāo)準(zhǔn)化。而且，就現(xiàn)階段來說，我國的部分高校檔案信息化建設(shè)管理工作尚處于探索的階段，工作質(zhì)量和工作效率都難以得到保證。但是檔案管理信息化建設(shè)作為一個(gè)在上個(gè)世紀(jì)80年代就提出的概念，也有一些起步較早的高校。所以要加強(qiáng)各校之間的溝通交流，就可以讓經(jīng)驗(yàn)較為豐富的高校指導(dǎo)起步較晚、尚處于摸索階段的高校，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，這樣就能夠加速我國高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程，提高檔案信息化建設(shè)工作整體質(zhì)量。

（二）加大這方面資金的投入

誠如上文所述，那當(dāng)前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型藝術(shù)設(shè)施建設(shè)方面依然存在這些不足，而解決基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題的根本在于資金。另外現(xiàn)階段許多高校的檔案信息化管理與學(xué)校的整體信息化管理并不協(xié)調(diào)。而要對檔案信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革自然也少不了資金的投入。無論是硬件的配置還是他們是使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來與師生的實(shí)際情況與教學(xué)研究等方面進(jìn)行協(xié)調(diào)或是信息管理系統(tǒng)的搭建和相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的選區(qū)使用都離不開資金。就在經(jīng)費(fèi)充足的情況下，檔案管理部門才能夠大膽革新，購入較為先進(jìn)能源設(shè)施和軟件系統(tǒng)，積極的展開嘗試，在實(shí)踐的過程當(dāng)中不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，最終形成一套較為完善的，高效率的檔案信息管理系統(tǒng)。

五、結(jié)束語

總而言之，要走出當(dāng)前高校檔案信息化轉(zhuǎn)型的困境，就需要加強(qiáng)各校之間的溝通交流，加快檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，同時(shí)加大這方面資金投入，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的信息安全意識、提升他們的專業(yè)素養(yǎng)與能力水平。這樣才能夠讓高校檔案信息化建設(shè)步入一個(gè)全新的局面。