新形勢下事業單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策

周禮

(醴陵市檔案館,湖南 醴陵 412200)

一、引言

檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，做好事業單位檔案管理工作，可以為做好有關社會服務工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務。在新時代，為做好事業單位檔案管理工作，應進一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優化對策，盡快加以解決，推動事業單位檔案管理工作。

二、事業單位檔案管理工作的重要意義

（一）支持資源優化配置

對于事業單位的檔案管理來說，這不僅是日常工作的重要方面，也是對事業單位內部資源的有效梳理，能夠為管理層、決策層提供準確的資料，進而在對事業單位的各項事業進行統籌安排時能夠更加游刃有余，極大地提升了資源配置的效率，實現了事業單位內部各項資源的合理游動和優化配置。

（二）傳承檔案文化

隨著事業單位檔案服務逐步向大眾化開放，檔案文化也從幕后走向了臺前。人們開始了解事業單位檔案文化的內涵和外延，事業單位職工也在傳承檔案文化中扮演了重要角色。事業單位檔案資料中真實記錄了事業單位在發展過程中走過的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活動、會議紀要和圖片等，更能全面反映出事業單位獨具特色的文化內涵。檔案本身也是一種文化的表現形式，加強事業單位檔案管理工作，不僅能夠為事業單位文化活動提供素材和依據，也是在工作之中傳承文化。

（三）保障檔案存儲

環境事業單位的檔案在過去主要是通過人工收集、整理、歸檔，制成紙張檔案的形式進行存儲。但是，紙張檔案的質地會受到時間及儲存環境等因素的影響發生變化。而上述制約紙質檔案儲存完好性的因素均屬于不可抗拒的客觀因素。如環境潮濕、紙張被蟲蛀等情況，都會影響紙質檔案在記錄內容上信息保存的完整度。為此，事業單位將信息化技術與檔案管理工作有效地相融合，在內部建立檔案信息化管理系統，這樣不僅能夠有效地回避客觀因素的制約，還能夠減輕傳統紙質檔案存儲管理的難度，從而促使檔案存儲環境能夠得到良好的保障。

三、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理專業人才匱乏

就事業單位的檔案管理隊伍來說，首先，在專業素質上不強，缺乏過硬的專業能力。其次，在服務意識上不足，工作態度和服務態度較差，責任意識比較欠缺，工作仔細度和專注度不夠。另外，在崗位設置上，一些事業單位的檔案管理人員是臨時從其他部門抽調來的，并不具備專業知識基礎，并且在崗前培訓環節比較敷衍，沒有形成比較專業、穩定的檔案管理人才隊伍。

（二）檔案管理監管力度不夠

在當下的事業單位職位結構中，大多數在崗人員的流動程度大，缺乏完整穩定的檔案管理項目，再加上檔案監管力度低下導致管理人員的文化程度落后，在很大程度上造成檔案管理在崗職員無法固定，而且還存在檔案監管工作雜亂無章，甚至存在檔案監管人員對事業單位內部設定的檔案管理與建設規則的認識不足，不能將單位設定的原則運用到監管的過程中。其次，檔案標準化建設離不開對檔案的收集、編寫以及儲存等環節，有些檔案監管人員監管力度不能滿足當下新時期的檔案標準化與規范化建設的發展需要，進而造成監管人員在實際的檔案標準化建設中出現低級錯誤。另外，事業單位暫時缺乏相對健全完善的檔案搜索體系，導致監管人員在工作環境中不能保證規范化建設的效率與質量，也無法實現檔案自身的使用價值，導致事業單位的發展進程緩慢。

（三）技術能力不過關

檔案管理工作人員不僅需要掌握檔案學科專業理論知識，更要對事業單位經營管理中涉及的業務技術知識有所了解。可是當前事業單位檔案管理人員的專業技術能力根本無法達到這樣的水平。一些剛剛入職的大學畢業生具備專業理論知識，卻并沒有實際操作經驗，即使通過入職培訓流程，也無法順利完成檔案收集工作，經常出現工作中的紕漏，導致事業單位檔案完整性得不到合理保障。事業單位檔案管理工作無法直接為事業單位帶來經濟收益，長期處于管理層的孤島地帶，很多即將離退休的干部被安排到了這個崗位。受到年齡條件和思想認識的制約，這部分干部職工難以迅速掌握檔案管理信息技術，對電子檔案的錄入及調取操作更是困難重重，事業單位檔案工作現代化的步伐十分緩慢。

（四）部分事業單位檔案管理的方式落后

現代化檔案管理技術為事業單位檔案管理工作帶來了重要的創新發展機遇。但在事業單位中，新興的檔案管理技術應用并不普遍，很多單位仍然沿用傳統落后的管理方式，既沒有配備相應的電子設備，也沒有對管理方式進行創新，這也在一定程度上阻礙了事業單位檔案管理工作發展。

四、新形勢下事業單位檔案管理工作的對策

（一）創新檔案管理模式

事業單位應更新檔案管理思想，創新檔案管理模式，重視檔案管理信息化建設，實現檔案信息化管理，提升管理水平和效率。應加大對事業檔案管理工作的資金投入，為事業單位配備較為齊全完善的硬件設備和軟件系統，建設相關的信息化檔案管理平臺。只有對這些基礎設施進行全面升級、改造和優化，才能保證事業單位檔案信息化建設的有效推進，保證檔案信息具有安全性、穩定性、可靠性。還應根據網絡信息技術的發展變化，對檔案管理系統軟件和硬件及時進行優化和完善。通過檔案管理信息化操作，不僅能夠有效地節約人力、物力資源，還可以提高實際的檔案收集、整理、保存和利用效率，促進事業單位檔案管理工作發展。

（二）提高檔案管理信息化建設人才的專業素養

事業單位在建立檔案管理人才團隊時，要提高檔案管理人員的專業素養。對現有的檔案管理人員要進行定期的專業知識與技能培訓，為他們提供創新的信息化管理理念、先進的工作方法、最新的信息化技術，以確保檔案管理人才團隊的專業化水平與高效的工作能力，從而推動事業單位檔案管理成效日趨顯著。事業單位除了組織檔案管理人員參與專業培訓以外，還要讓其在內部進行學習、交流，以組織策劃座談會及實地考察等活動形式，來幫助他們快速地學習與成長。長此以往，檔案管理人員便能夠逐漸養成符合新時期發展需求的專業素養。那么，在今后的檔案管理工作中，他們就可以更好地適應信息化辦公場景，簡化龐雜的工作流程。

（三）健全機制，設立科學有效的檔案管理和績效考核制度

明確事業單位檔案管理中的各個崗位的具體職責，從工作方法、工作流程、組織方式等各個環節出發，做好職責的細化。并且在制度制定完成后要做好普及與落實，將具體措施、規范講清楚、說明白，要確保事業單位內部的工作人員能夠充分理解、高效執行，并且出現敷衍應付的形式主義和面子工程。要做好后續的考評工作和反饋工作，對于其中發現的問題及時處理，并進行針對性的改進。在制度制定和實施的過程中，要結合各個部門的實際情況，注意各個部門資料收集、檔案收歸的實效性和準確性，要確保檔案質量。由檔案歸口管理的部門進行公開量化考核，為了保證考核的實效性，要從制度角度確定檔案管理的權威性，考核過程中要確保信息的公平、公正、公開。組織架構的完善也是提升事業單位檔案管理規范化的重要手段。要以檔案管理的專業化管理為依據進行組織架構的建設，由黨委直接負責、領導事業單位的檔案管理，同時細化事業單位檔案管理的內部單元，避免工作過于集中的問題，提升單位整體檔案管理的效率。

（四）轉變傳統的檔案管理理念

只有當事業單位內部樹立了正確的管理理念，并且不斷加強其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉變需要通過高效的宣傳來實現，事業單位應提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對于檔案管理工作具有明確的認知與重視，同時呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此更能夠提升內部檔案管理工作的全面性。而這一切需要內部管理人員起到模范帶頭作用，通過管理層的帶動與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實現員工對檔案管理工作理念的轉變。隨著我國社會經濟的飛速發展，當前事業單位的檔案管理人員要及時轉變自身的思想觀念和管理觀念，應用先進的管理方法提升本單位的檔案管理工作質量。為此，領導干部應結合當前事業單位檔案管理出現的一些實質問題，對問題解決的方式進行研究和探索求越來越大。而事業單位想要使檔案管理工作更加規范化，也需要加大檔案管理信息技術人才的投入。事業單位首先對所有檔案管理工作人員進行相應信息技術以及信息專業素養的培訓，以此提高相關檔案管理工作人員的信息技術能力以及專業素養。除此之外，事業單位還可以廣泛地招聘一些具有較強信息技術的人才，有效加強檔案管理工作隊伍的信息技術和專業素養，從而促進檔案管理工作更加規范化。

五、結束語

綜上所述，對于事業單位來說，檔案管理是十分重要且不能忽視的工作內容。但當前我國的事業單位檔案管理工作仍存在許多問題，為了確保檔案管理工作的準確性，提高檔案工作管理的工作質量，事業單位的領導干部要積極將檔案管理的信息化建設提上日程，同時建設合理的檔案管理體系，構建公開的透明獎罰制度，從而全面提升事業單位檔案管理工作的效率。