水利檔案管理信息化建設(shè)探究

閆瑞峰

（內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市豐鎮(zhèn)市水利局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012199）

引言

基于水利檔案管理實際，加強信息化建設(shè)對檔案得到高效管理具有積極影響。結(jié)合水利檔案管理的特點，加強落實信息化技術(shù)，檔案資料的管理途徑得到相應的拓展，同時管理人員也實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。因此，推動檔案管理信息化建設(shè)，是水利局檔案管理工作良好開展的重要選擇。基于這一特點，在水利檔案管理中，應探討信息化技術(shù)及其具體應用，為提升水利局管理水平提供有力支持。

一、水利檔案管理信息化建設(shè)原則

在水利檔案管理信息化建設(shè)工作開展過程中，應該從多個角度進行思考，并遵循相應的工作原則，從而推動信息化建設(shè)工作得以良好開展，同時滿足水利局的發(fā)展要求。具體包括以下幾項原則：開發(fā)原則、規(guī)劃原則、階段性原則、數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則。第一，開發(fā)原則。在進行水利檔案管理信息化建設(shè)過程中，落實開發(fā)原則，主要表現(xiàn)為明確時代發(fā)展的規(guī)則，樹立先進的價值觀念，科學使用管理方式。檔案管理人員對于水利檔案管理信息化建設(shè)方向和方式進行深入的分析探究，促使水利檔案能夠快速地過渡到信息化管理模式下，促使信息檔案管理工作開展得以更加科學合理。在加強水利檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，要注重開發(fā)質(zhì)量，從而水利相關(guān)項目以及人員信息的安全性得以切實保障，軟件開發(fā)目的也得到充分地實現(xiàn)。第二，規(guī)劃原則。在開展水利檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員應該切實遵守規(guī)劃原則，具體表現(xiàn)為管理人員在使用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時，需要深入分析各項因素，促使信息化系統(tǒng)具有獨立工作的能力，同時工作的規(guī)范性得到切實的保障，信息收集和使用效率實現(xiàn)相應的提升，很多管理問題也得到充分的避免。第三，階段性原則。通常情況下，水利工程項目規(guī)模比較大，水利檔案管理信息化建設(shè)工作需要分為幾個階段進行，由此，檔案管理人員應該根據(jù)項目實際情況建立健全相應的階段性規(guī)劃方案，基于明確的工作開展要求，強化水利工程檔案管理信息化建設(shè)的秩序性。同時在當前信息化技術(shù)全面普及的基礎(chǔ)上，應該有意識地培養(yǎng)管理型人才，提升人才資源的綜合性素質(zhì)，確保其同時具備專業(yè)知識和信息化技術(shù)，為水利局實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標提供充分的保障。第四，數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則。想要確保檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性，需要創(chuàng)建相應的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中應該根據(jù)明確的特點進行信息分類，對其進行科學的歸納和管理，促使數(shù)據(jù)庫得到更為充分的使用，為水利局項目工作開展奠定夯實的基礎(chǔ)。

二、水利檔案管理信息化建設(shè)問題

（一）管理制度不夠完善

基于信息化技術(shù)在檔案管理工作中的落實程度，以及檔案管理工作對于信息化技術(shù)的需求，使得傳統(tǒng)形式的管理制度與現(xiàn)階段管理工作模式無法進行良好銜接。然而針對管理制度的完善優(yōu)化工作，相關(guān)管理人員缺乏一定的主動性，沒有將實際工作與其進行良好的結(jié)合。檔案管理人員應該充分發(fā)揮自身的能動性，認識到自身所具有的責任，有重點的優(yōu)化調(diào)整管理制度，對于一些細節(jié)部分進行相應的規(guī)范，從而確保管理規(guī)則更加滿足當前信息化檔案管理工作模式，檔案管理質(zhì)量和效率得到切實的保障。同時，與管理工作同步開展的監(jiān)管工作，也缺乏相對完善的、現(xiàn)代化的規(guī)則進行說明，缺乏科學有效的監(jiān)管機制作為支撐，難以確保對管理工作落實全面的、嚴格的監(jiān)督，從而管理工作中存在的問題也沒有被及時地挖掘出來，為檔案管理工作留下了一定的隱患，檔案信息的真實性和有效性難以得到切實的保障。

（二）管理人員素質(zhì)有待提升

水利檔案管理信息化建設(shè)工作良好推進，要求檔案管理人員具有夯實的信息化技術(shù)作為支撐，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)充分地落實到實際管理工作當中。然而想要確保檔案管理人員充分消化信息化技術(shù)使用，其學歷、知識水平等都要達到相應的水準。但是問題在于目前檔案管理工作當中，仍有部分檔案管理人員綜合素質(zhì)沒有達到相應的水準，還沒有良好的適應水利檔案管理信息化工作模式，專業(yè)能力和技術(shù)水平相對較低，無法支撐檔案管理工作實現(xiàn)穩(wěn)步前進的目標。針對這一點，檔案管理人員需要有意識地提升自身的管理水平，加強對行業(yè)發(fā)展趨勢的分析，明確信息化技術(shù)在其中所具有的作用和地位，由此更加清晰未來的工作開展方向，從而積極參與到水利檔案管理信息化建設(shè)工作當中。同時為檔案管理人員提供的培訓活動中，對于信息化技術(shù)和檔案管理工作的融合缺乏系統(tǒng)的說明，從而管理人員在這方面還有很多不足之處，具有很大的進步空間，需要更多的機會和知識填充，才能實現(xiàn)切實的提升，滿足水利檔案管理信息化建設(shè)的需求。

（三）資源整合技術(shù)不良

檔案信息資源整合主要體現(xiàn)在兩個方面：檔案實體整合以及數(shù)字檔案信息的整合。傳統(tǒng)形式下的水利檔案管理工作開展模式，難以支撐資源整合的需求。所以很多整合工作要依靠檔案管理人員的自身能力，軟件和硬件構(gòu)成不良，技術(shù)水平?jīng)]有達到相應的標準，資源整合工作就會遇到很大的困難。甚至于很多單位存在的問題是，難以呈現(xiàn)出完整的編目，檔案目錄中心的構(gòu)建不良等，從而檔案信息資源的整合還需要更有效的技術(shù)支撐。除此之外，傳統(tǒng)形式下檔案管理工作開展在信息收集上具有一定的問題，在不具備成熟的技術(shù)條件支持下，很多部門或者個人的信息沒有在規(guī)定的時間內(nèi)遞交到檔案管理部門，導致檔案信息的不完整，甚至還有丟失的情況。

三、水利檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）構(gòu)建信息化檔案管理平臺

為了確保水利檔案信息化建設(shè)工作得以良好進行，水利局應該創(chuàng)建全面的檔案管理信息系統(tǒng)，在信息化平臺的支撐下，水利檔案管理工作得以有序開展，管理效率和管理質(zhì)量都得到了極大的提升，管理工作朝著更加科學、先進的方向發(fā)展。而完善的信息化檔案管理平臺主要涵蓋以下幾個方面：檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、檔案管理模塊化系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)、加強信息安全管理。首先，創(chuàng)建有效的水利檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)在線存儲或者離線存儲的形式，確保檔案信息數(shù)據(jù)得到良好的管理和存儲，為之后信息使用和開發(fā)奠定基礎(chǔ)條件。在信息存儲的步驟，可以通過照相機、掃描儀、計算機等電子設(shè)備，對檔案信息進行相應地掃描，從而進一步強化存儲系統(tǒng)的功能。其次，水利檔案管理模塊化系統(tǒng)還可以分為檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等。通過對該模塊化系統(tǒng)的良好利用，為信息數(shù)據(jù)的瀏覽、管理和傳輸提供有力支持。除此之外，水利檔案查詢系統(tǒng)。水利檔案查詢系統(tǒng)主要具備以下功能：錄入信息、檢索信息、瀏覽信息等。處在局域網(wǎng)范圍內(nèi)的主體，根據(jù)其職位和工作為其劃分出明確的權(quán)限，在該權(quán)限范圍內(nèi)，使用者可以進入檔案管理平臺查詢并使用相關(guān)水利檔案，從而能夠及時地獲取信息，為自身開展其他工作提供充分的資源保障，檔案信息的價值也得以充分的發(fā)揮。最后，加強信息安全管理。水利檔案管理中涉及很多比較重要的水利項目信息，只有切實保障水利檔案信息的安全問題，才能推動水利局相關(guān)工程項目得以良好推進。針對這一點，需要強化信息化檔案管理平臺的安全性，現(xiàn)階段指紋、虹膜、聲音、面部等身份識別方式都得到了良好的發(fā)展，在實際使用中都凸顯出了很大的價值。通過科學使用這些身份識別方式，能夠極大地增強檔案信息的安全性，從而也進一步強化了水利檔案信息化建設(shè)力度。與此同時，在檔案庫房也可以使用信息化安全管理技術(shù)，通過落實相應的人員監(jiān)控、智能監(jiān)測，促使檔案得到更為全面的管理。還可以適當?shù)囊胫悄軝C器人或者射頻識別技術(shù)，針對檔案管理信息系統(tǒng)制定創(chuàng)建相應的排架模式，實現(xiàn)對檔案信息的智能化采集，對檔案信息所處位置進行精確性定位，機器人根據(jù)定位信息將檔案歸位到正確的位置。這里需要注意的問題是，電子檔案并沒有完全替代紙質(zhì)檔案，只是二者的定位和使用不同。為了確保水利檔案信息安全得到切實的保障，應該將電子化和紙質(zhì)化良好地結(jié)合起來，采取雙向管理、共同備份的方式，從而避免電子化檔案受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊的問題，也避免了紙質(zhì)化檔案由于管理不善而損毀的問題。同時電子化檔案要進行定期地備份，從而有效提升電子化檔案的安全性。

（二）開展檔案信息資源建設(shè)

首先，水利局檔案管理要從自身實際出發(fā)，創(chuàng)建符合自身情況的水利信息化建設(shè)工作方案，從發(fā)展的目光明確檔案信息化建設(shè)核心，從而推動檔案管理工作得以創(chuàng)新化發(fā)展。其次，針對水利檔案管理部門所具有的職業(yè)范圍和監(jiān)督責任，從而創(chuàng)建起完善的、科學的、多角度的檔案信息管理機制，對檔案信息管理流程進行清晰地規(guī)定。同時針對各項檔案資料的錄入和管理規(guī)定，確保管理人員能夠嚴格根據(jù)標準化和程序化流程，實現(xiàn)對檔案的收集和管理，科學的添加檔案資源。除此之外，充分挖掘各種檔案管理軟件的使用價值，讓其良好地落實水利檔案管理工作中，通過建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫、優(yōu)化電子檢索等方式，促使信息化軟件得以全面覆蓋到所有水利檔案信息中。最后，針對電子文件開展良好的歸檔管理。水利局要有意識地優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，通過提供更為充分的軟件和硬件，以及信息化管理制度，促使檔案信息資源建設(shè)工作得以順利進行，從而電子文件的有效性和可使用價值得到切實的保障。

（三）加強管理人員信息化培訓

當前我國社會已經(jīng)步入5G 時代，信息化技術(shù)的高速發(fā)展和普遍性使用下，都在要求水利檔案管理工作要快速轉(zhuǎn)型，而檔案管理人員是推動水利檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。由此，檔案管理人員應該以更為專業(yè)的管理水平、先進的信息化技術(shù)以及正確的發(fā)展理念，推動水利檔案管理工作得以朝著可持續(xù)發(fā)展的目標前進。水利檔案管理人員對于水利工程建設(shè)項目的具體流程應該非常熟悉，同時具備夯實全面的檔案管理專業(yè)知識，以及較高的信息素養(yǎng)，并且對于各項信息化設(shè)備以及檔案管理軟件都可以做到熟練掌控。基于以上對水利檔案管理人員的要求，水利局應該主動引導檔案管理人員參與相應的培訓活動，讓其強化自身的專業(yè)能力。首先，面對水利局現(xiàn)有的檔案管理人員，應該根據(jù)員工所在崗位的不同以及職業(yè)需求不同，為其提供針對性的培訓教學活動，讓其根據(jù)自身發(fā)展目標和現(xiàn)有工作問題，選擇更適合自己的學習內(nèi)容，落實個性化教育模式。通常情況下，培訓內(nèi)容主要包括水利工程建設(shè)管理、檔案管理專業(yè)知識、信息化技術(shù)、檔案管理軟件等，檔案管理人員通過加強以上內(nèi)容的學習，綜合素質(zhì)能夠得到極大的提升。其次，為了推動水利檔案管理信息化建設(shè)得到更有力地推進，水利局應該吸引更多的新鮮血液加入檔案管理工作中，讓更多熟知信息化技術(shù)的管理人才加入檔案管理信息化建設(shè)工作當中。為了吸引到更多的專業(yè)檔案管理人才，讓其對水利局檔案管理工作具有歸屬感，應該提升其薪酬待遇、良好的工作氛圍、公正的晉升途徑。當更多專業(yè)人才加入水利檔案管理工作當中，會促使檔案管理工作競爭激烈很大，從而引導更多人積極提升自身的專業(yè)素質(zhì)，并強化對信息化技術(shù)的使用，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供充分的保障，同時人才結(jié)構(gòu)體系也更加合理。

結(jié)語

通過對水利檔案管理的了解，在管理過程中，加強信息化建設(shè)，對強化管理工作的系統(tǒng)化具有重要意義。結(jié)合當前水利檔案管理實際，在管理過程中，加強信息化技術(shù)的使用，對簡化管理流程具有直接影響。因此，應立足于水利檔案管理實際，深入分析信息化建設(shè)方式，加強對信息化技術(shù)價值的挖掘，為管理工作開展提供夯實的技術(shù)支持，滿足信息化時代發(fā)展的要求，推動水利局得以更為穩(wěn)定高效的發(fā)展。