新時期社會救助檔案管理工作質量提升策略分析

馬曉梅

（吉林省公主嶺市救助管理站，吉林 公主嶺 136100）

一、引言

由于中國的經濟發展在不同的地域呈現不均衡的特點，因此在我國服務型政府優化轉型的背景下，將需要對貧困地區人口展開社會救助，以此更好地滿足民眾的基本生存需求。由于社會救助的覆蓋范圍較廣，則將使得社會救助檔案的信息內容也呈現更加多元化的特點，有關部門更加需要針對實際情況做好相應的檔案調查審核工作，以此更好地確保救助資金下發的精準性。以下將對新時期社會救助檔案管理中存在的問題提出相應的質量提升對策。

二、新時代社會救助檔案管理工作分析

對社會救助檔案的管理，應遵循分級管理的原則，這需要將中國民政管理部門與檔案行政管理部門充分結合起來，并且合理規劃工作責任范圍，進而使得社會救助檔案的管理能夠呈現有序性的特征。同時，省、市檔案局還需結合本地實際，制訂符合地方救助要求的指導性文件，對救助工作進行全程監督管理。并且還要求縣級以下的行政機關要分批、分階段地對救助檔案進行管理，形成對救助檔案的實體和計劃。現如今，隨著信息技術的發展，許多單位減少了紙質文件的使用，用計算機中的文檔處理工作，方便了信息的傳播，促進了工作方式的革新。在新時代背景下救助單位應認識到信息發展對工作質量的影響，分析新時代給檔案管理工作過帶來了哪些發展機遇。社會救助檔案管理的工作量較大，加上工作制度比較嚴格，會導致許多管理人員覺得工作內容枯燥，導致工作人員更新較快，不利于檔案工作效率的提高。而且檔案管理需要端正的工作態度，保證管理工作的精細化、規范化和準確化，這就需要管理人員根據新時代的特點提升社會救助檔案管理工作的質量。檔案管理為救助單位的發展提供了依據，提升社會救助檔案管理的工作質量能帶動其他部門管理工作的開展，對工作內容進行客觀、理性的判斷，還能增強人民群眾對救助單位的信任，為救助單位未來發展奠定良好基礎。

三、新時代社會救助檔案管理工作現狀

在新時代背景下，社會救助檔案管理已經向電子化、信息化發展，這不僅能滿足民眾在檔案管理上的多樣化需求，還能保障信息及時更新、補充，但救助單位實際的檔案管理工作存在一些問題，影響了其工作質量的提升。

（一）檔案管理意識薄弱

許多工作人員沒有認識到檔案管理的價值，在工作中認為只要保存好檔案信息即可，忽視了對檔案的管理和運用。加上檔案管理不是救助單位的重點工作，無法直接為單位帶來效益，導致管理人員產生了應付的態度，覺得自己只需要保管好檔案別出現遺失、損壞的問題就行，這導致相關人員普遍忽視檔案管理工作，缺乏檔案管理的意識。

（二）缺乏先進管理手段

救助單位是市政府主管社會行政事務的職能部門，不僅要關注到社會基層建設，還要做好社會規劃，保證人民的最低生活質量，承擔著很大的社會責任，隨著社會的發展救助單位的職權范圍也逐漸擴大，檔案管理的任務也越來越繁重，如果仍然采用傳統的檔案管理手段會影響管理質量，還無法保障檔案的準確性和完整性，因此需要采納全新的管理方式進行社會救助檔案管理改革。但大部分民政部門缺乏先進信息技術的運用能力，尤其是在建設電子檔案的過程中使用的方法也比較機械，沒有形成靈活高效的管理體系，阻礙了檔案管理質量的提升。

（三）管理人員素質較低

目前，救助單位許多管理人員的管理能力、專業素養都比較低，直接影響了檔案管理工作的水平，一方面是因為部分管理人員沒有嚴格按照檔案管理的制度，對檔案進行收集、整理、歸納，導致檔案信息存在不準確、不真實的問題；另一方面管理人員缺乏管理創新的意識能力，無法有效運用信息技術進行管理工作，需要救助單位加大對人才培養的投入，建立起專業化的隊伍進行檔案管理工作。

（四）社會救助檔案利用率低下

為了適應新時代背景下管理工作的要求，救助單位也進行了一定程度的工作創新，確保檔案管理能跟上社會發展的步伐。但他們忽視了檔案信息的利用，缺乏主動服務、管理的意識，很難滿足民眾在檔案管理上的服務需求。而且許多檔案的年限久遠，資料信息也比較雜亂，管理人員沒有分類建立信息資源庫，無法根據需求快速準確地搜索檔案信息，導致檔案信息資源利用率較低。

四、新時代社會救助檔案管理工作質量提升策略

（一）構建檔案管理監督體系，確保管理工作依法進行

提升社會救助檔案管理工作質量需要將政府和社會群眾的力量充分結合起來，以此打造更加全面的監督管理體系，使得社會救助檔案管理工作能夠遵循公開透明的基礎原則，為提升救助資金下發的精準性和及時性奠定良好基礎。從政府部門檔案管理工作角度出發，政府部門需要切實基于社會群眾救助的需求履行監督管理職能，并依據相關法律法規對檔案內容進行調查和審核，嚴厲打擊檔案管理工作中存在的一些違法違規行為；而從社會監督的角度來看，社會救助檔案管理工作涉及面很廣，社會大眾對社會救助檔案管理工作的監督和保證，能夠更好地確保社會救助檔案在合法的范圍內得以開展，進而為推動我國社會保障事業的健康發展奠定良好基礎。

（二）建立電子系統，規范管理方法

隨著信息化時代的到來，信息技術為相關人員的生活、學習、工作提供了更加便利的方式，救助單位想要提高檔案管理工作的質量可以從信息技術入手，建立起電子化、信息化的管理方式，加快工作人員輸入信息、管理信息、運用信息的效率，減少重復、不必要的工作。在建立電子化系統的過程中，需要管理人員先學習信息化工作方法，如何建立網上的資源信息庫和檔案管理網站，如何在網上收集檔案信息等，還要規范電子管理工作的內容，電子檔案大多是直接在網上上傳或下載，在上傳后管理人員應及時歸檔或修改。而且電子化系統會改變檔案管理的服務內容，為了讓相關人員能及時、準確地獲取檔案信息，需要在檔案網站上建立搜索專題，教授相關人員如何利用網站查詢或上傳信息，在網上回答相關人員有關檔案管理的問題，促進各單位、部門網絡資源的共享。另外，電子化管理需要專門的設備和軟件，因此救助單位要加大在檔案管理工作上的投入。例如在硬件建設上要建設專門的檔案辦公室，選擇封閉、安全的場所保存紙質檔案。還要購入計算機、打印機、掃描儀等信息設備配合電子化檔案系統的使用，做好日常的維護、維修工作。在軟件建設上需要統一檔案的儲存、管理方式，建立安全的系統軟件來保障檔案資源的利用和共享。

（三）完善管理制度，增強工作責任

社會救助檔案管理制度時根據我國的《檔案法》《檔案工作細則》《檔案工作條例》等建立的，但新時代下檔案管理事業有了很大的變革，如果救助單位還運用傳統的管理制度無法適應相關的工作發展，不利于檔案管理工作質量的提高。因此，救助單位要不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度包括很多方面，首先，救助單位應明確工作人員在檔案管理工作中的職責，如要求他們貫徹學習有關檔案管理的法律法規、政策、理論知識和職業技能；熟悉社會救助檔案管理工作內容，指導救助單位的工作規章；了解電子化檔案管理的分類方法、歸檔方法，掌握不同形式檔案信息的收集、整理方法，保證社會救助檔案管理向現代化、規范化發展。其次，雖然建立了電子化檔案系統，但也要妥善保管紙質檔案，需要建立起檔案保管制度，如檔案的擺放順序，進入檔案室的要求等，還要保證管理人員根據季節、環境的變化及時保養紙質檔案，定期清點、檢查檔案，及時發現破損、霉變問題。另外，為了增強管理人員的工作責任感可以建立檔案管理獎懲制度，如果檔案管理工作的完整性在98%以上、準確率在100%應適當獎勵工作人員，但如果出現檔案丟失、偽造或其他的工作失誤，應根據規章制度給予處分，嚴重的還要追究刑事責任，這樣才能端正檔案員的管理態度，促使他們在工作中主動提升自己能力、完善工作內容。

（四）提升管理能力，保證工作質量

檔案管理工作的質量直接與管理人員的素質相關，救助單位要重視檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習先進的工作方法和規范的工作制度，保證他們在日后的工作中能靈活解決各種管理問題。檔案管理是一門專業的管理工作，需要工作者有良好的職業精神和細心的工作態度，能嚴格根據規章制度進行管理工作，懂得操作現代信息技術，主動學習心得管理技巧和方法，因此救助單位可以采用新型的培訓形式，為管理人員提供不同的培訓課程，讓他們根據自己的工作需求學習，改變被動的培訓方式。在選擇培訓課程時考慮到管理人員的需求，不僅是專業知識、技能的培訓，更重要的是進行道德素養的培訓，如培訓管理人員如何增強自身的創新能力、協作能力，在提升他們專業素養的過程中適應新時代背景下的檔案管理工作。同時還要完善救助單位的招聘制度，公開透明的招聘檔案管理方面的人才，才能保證社會救助檔案管理工作的質量。

（五）加強檔案管理，提高檔案資源利用率

檔案資源的利用代表了社會救助檔案管理的效果，提高檔案資源的利用率不僅能推動檔案管理工作發展，還能反饋出管理問題。為了提高社會救助檔案資源的利用率，檔案管理人員必須深入了解自己的工作職能，檔案的內容，檔案與檔案間的聯系，檔案資源的價值等，尤其是珍貴檔案要充分掌握，避免在查閱檔案時出現盲目、雜亂的問題。其次，利用檔案資源是救助單位的重要服務工作，需要管理人員加強檔案編研，有些利用者在查閱檔案資源時不僅要利用檔案原件，還需要相關的檔案資料，為了能提供完善的服務，管理人員需要加工檔案資源，給利用者專業的建議，如可以在電子化系統上開發檔案資源利用實例專題，讓相關人員了解該如何正確使用檔案資源，使得社會救助檔案管理越來越規范，給檔案管理工作帶來全新的發展動力，保證檔案資源在救助單位服務工作中發揮出自身價值。此外，相關部門還需要做好相應的宣傳推廣工作，使得各個部門能夠在相互協調配合的基礎上社會檔案資源進行開發，由此更好地推動社會救助檔案管理工作朝著現代化以及科學化的進程發展，進而為凸顯社會救助檔案資源的利用價值奠定良好基礎。

結束語

總而言之，隨著社會經濟的不斷發展和進步，我國對社會救助的關注日益增強，和諧社會的建設和進一步發展對社會救助檔案的管理有一定的要求。社會救助檔案管理工作在未來的發展過程中必將呈現出更加多樣化的管理趨勢。對此，檔案工作人員應加強學習，改變自己傳統的管理觀念和方法，不斷地探索、創新，以求更科學、更有效、更適宜于社會救助檔案管理的方法，盡量保證其完好、準確，進而為提升救助資金下發的精準性奠定良好基礎保障。