新形勢下加強市場監管局檔案管理工作的策略

張春霞

（內蒙古自治區烏蘭察布市涼城縣市場監督管理局綜合執法大隊，內蒙古 烏蘭察布 013750）

檔案管理工作的質量與信息的使用效率和信息資源效果的發揮有著直接關系。隨著社會信息化程度不斷推進，檔案管理工作中需要處理的內容不斷提升，同時對檔案管理專業化、科學化、現代化的要求也更加突出。在這樣的發展背景之下，從事檔案管理的工作人員必須充分認識到檔案管理的價值，提升自身的工作能力和工作水平，更好地服務于檔案管理。

一、檔案管理概述

事業單位檔案是記錄國家科教文衛等事業各方面資料，涉及國家安全信息，如果檔案文獻資源泄露會形成嚴重危害，因此，事業單位檔案管理具有很高機密性。

檔案管理工作是各項工作的重要環節，是衡量單位工作業績的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來發展方向的資料。加強檔案管理工作有利于單位領導掌握工作開展情況，為上級領導決策提供依據。隨著社會的發展，檔案管理信息化成為事業單位檔案管理的趨勢。未來檔案信息化設備設施等方面需要提升。要根據事業單位實際需求定期更新設施，實現新型設備設施智能化；要根據使用管理系統檔案工作人員要求改善優化，為信息技術提升做好準備；要重新調整傳統形式組織結構等，推進檔案信息化建設發展。

二、新形勢下加強市場監管局檔案管理工作的主要特點

（一）檔案管理電子化、數據化

隨著技術的不斷進步，人們已經逐漸邁入了信息化時代，信息技術應用到人們學習、工作中的各個領域，并逐漸成為必要可少的重要組成部分。對于檔案管理工作來說，也正在向著信息化、電子化、自動化、智能化的方向發展。與傳統的檔案管理模式相比，電子化的管理方式不僅能夠提升管理的實效，減少對于空間的占用，而且在后期的查閱與利用中也更加便捷，極大地提升了檔案管理的應用水平和使用范圍。

檔案管理電子化帶來的一個重要影響就是檔案管理的一體化，也就是說檔案資料在轉化為電子數據之后，能夠直接實現一體化傳輸，直接存儲到檔案數據庫中，減少了中間程序，也能夠極大提升了工作效率。

（二）檔案信息資源海量增加

隨著經濟社會的不斷變化，相應的人們生產的信息記錄也更加豐富，與傳統的檔案管理工作相比，人們需要處理的信息，在范圍和數量上都實現了快速增長。這些對檔案管理工作提出了比較大的挑戰，如果僅僅依靠人工的力量，在速度和時效上都十分不足。通過建立電子信息系統，能夠將各種檔案信息上傳到云端，在一定的權限限制下，人們能夠比較方便快捷地實現對檔案的調取與查閱，進而極大地節省了查閱檔案信息所耗費的時間成本，能夠更好地推動檔案信息的實效性提升。

（三）檔案管理涉及的部門更加多樣

在檔案管理中，并不僅僅是單一部門的任務，而是一項需要多系統協調、多方積極配合的工作。在現代信息技術的支持下，檔案管理工作能夠快速、高效地實現信息的采集、使用、維護，這些有效保證了檔案管理工作的專業、規范。新時期的檔案工作涉及的領域更加廣泛、人員更加眾多，相應的也需要更多部門的有效協調，在信息時代的大背景之下，檔案管理部門要認識到工作的重要性，根據時代發展的現實需要，積極開展工作，提升工作的實效性，更好地體現出檔案工作的價值。

三、新形勢下加強市場監管局檔案管理工作中的發展難題

（一）管理程序不夠規范

檔案管理工作對于專業性的要求比較強，需要管理人員在檔案管理，以及負責的具體內容上都有比較規范、專業的技能和知識。但是就目前的檔案管理工作而言，存在著許多地方不盡如人意。第一，在檔案管理工作中過于隨意。一些檔案管理的工作人員在工作中沒有認識到工作的重要，對于相應的培訓工作也不重視，相應的人員素質不高，難以有效推進和執行檔案管理工作。第二，在檔案管理工作中不規范，一些單位將檔案管理工作僅僅看作是形式化的面子工程，對于檔案管理工作的建設與投入不足，相應的工作流程、工作標準沒有有效貫徹。例如，在人事檔案管理上，一些單位領導將其看作是一種單位閑職，于是為檔案管理的工作人員同時安排其他的工作，在“身兼數職”的工作壓力之下，工作人員難以有效地進行檔案管理業務的鉆研與磨練，這樣的結果就是造成了檔案管理工作的惡性循環，十分不利于檔案管理工作的高效推進。或者在一些單位，檔案管理中各個崗位的工作人員時長變更，這樣做的結果就是，檔案管理中的工作隊伍十分不穩定，往往內部比較浮躁，新人對于工作的熟悉程度和理解度也不強，整體工作難以取得有效的成績。第三，在檔案的收集與利用上不合理，一方面是收集上不完善，一些需要配合的部門不能在規定的時間內有效協同，或者在檔案的收集質量上欠佳。另一方面，檔案的利用不合理，這種不合理具體表現在檔案的借閱過于隨意，沒有形成規范的借閱流程，或者借閱規定形同虛設，沒有起到規范借閱的實際效果。此外，在檔案的歸還上不及時，極大的影響下后續的檔案利用工作，甚至一些檔案在借閱中出現了丟失，這些不規范的行為都極大影響了檔案管理工作的效果。

（二）管理方式相對落后

在新時期，面對檔案管理工作出現的新情況、新特點，一些領導人員和工作人員沒有對其產生足夠的認識，沒有認識到檔案管理工作在新時期的重要價值，進而沒有為檔案管理工作投入相應的支持。一些單位的檔案管理工作仍然沿用傳統的管理模式，應用過去的管理手段，這種陳舊機械的管理操作方法，一方面難以提升工作效率，另一方面也降低了工作人員的工作熱情，工作效率十分低下。并且一些單位在檔案管理的信息化、電子化建設方面比較落后，缺少必需的硬件支撐，檔案管理工作的質量和效率都十分受限。

（三）人員隊伍稍顯不足

首先，一些工作人員在責任意識上比較薄弱，在長期的工作中僅僅將檔案管理看作是文件的收發，缺乏現代化檔案管理意識。加之一些單位對于檔案管理工作不重視，檔案管理的工作人員的監督意識不強，工作比較散漫，缺少自我約束、自我提升的動力。其次，在專業素養和現代信息技術上比較欠缺。網絡化、信息化時期，檔案管理工作不僅要求工作人員具有檔案管理的專業素養，而且對檔案管理人員的計算機操作能力和網絡技術水平也提出了相應的要求。但目前大多數從事檔案管理工作的人員與這一要求還存在較大發展差距。另外，在人員隊伍的結構上也缺乏合理性，由于一些單位將檔案管理工作看做是“閑職”，相應的安排的人員也大多是年齡比較大的，整體檔案管理的工作隊伍偏向于老齡化。這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的現代化步伐。

四、檔案管理提升的有效策略

檔案工作制度要按照國家標準執行，由于不同單位具有不同規模，檔案管理方式要求不同，事業單位檔案部門要不斷探索總結，建立符合單位實際的規章制度體系。規章制度制定中要明確領導干部的職責權限，如檔案部門分管領導負責檔案管理任務制定，要著重保護工作人員合法權位檔案管理制度要堅持職責與權益兼顧原則。制度建設首要思想是按照部門特點探索制定系統檔案制度，檢驗制度的合理性關鍵是制度執行情況。事業單位檔案管理中要關注制度的執行情況，使制度更加規范化。事業單位發展需要制度保障。隨著時代的發展，事業單位制度要適應工作的需求。當前事業單位走向國際化，要積極學習先進檔案管理辦法，完善現有檔案管理制度。

（一）強化對于檔案管理重要性的認識

想要提高新時期檔案管理工作水平，使其更好地與新時代的發展訴求相契合，就需要首先轉變觀念，要將傳統的將檔案管理工作定位為文化收發的錯誤思想中解放出來。相關的領導干部要以身作則，上行下效，重視現代化檔案管理工作的建設與投入。要在單位中形成宣傳合力，使各個部門都認識到檔案管理的價值，并且在工作中主動配合。另外，要加強對于檔案管理的工作人員的監督，提升檔案管理工作的實效性，建立健全相應的績效考核，提升工作人員的責任意識，促進檔案管理工作能夠保質、保量的高水平完成。要定期對檔案管理的工作人員組織培訓與教育，提升檔案管理工作的質量和效率，更好地推動現代化檔案管理工作的完成。

（二）加強檔案管理中的信息化、數據化

要加強對于檔案管理的技術投入和資金支持，目前社會信息化、自動化的趨勢更加明顯，傳統的“人工為主”的檔案管理模式已經不能充分滿足現代檔案管理的需要，整體效率十分低下，并且也不利于檔案資源的有效開發、高效利用。針對這種情況，加強檔案管理的信息化、數據化迫在眉睫。要將傳統的實體存儲升級為數字化存儲，將傳統的人工為主轉變為技術為主。想要實現這一目標，需要完成兩項基礎性工作，第一將檔案電子化，要將單位內部的紙質檔案通過掃描等處理實現數字化。這一過程要注意信息的準確性和實用性。第二，建立單位內部的檔案數據庫。想要實現后期檔案管理的一體化，實現共享性、開發性、服務性的檔案管理信息網絡和網絡建設，在建設中要注意與相關部門、相關項目的有效協調。在信息化的建設初期往往需要投入大量的資金，但是在后期檔案管理信息化的優勢就能夠更加明顯地體現出來。

（三）建立檔案管理制度的合理性與科學性

制度必須具有可操作性，更好地發揮制度的指導作用。建立檔案管理制度要符合單位特點，領導行為直接影響制度的執行，職工是制度的主要約束對象。檔案部門是制定檔案制度的主管部門，在制度執行中要做到賞罰分明。各級事業單位要提高對檔案管理的重視，建立檔案管理工作領導機構，結合單位檔案工作實際，對檔案工作實行考核。通過等級升降實施動態管理，建立完善質量管理體系。各單位研究制定各項工作質量評價標準，推進檔案工作制度化建設。事業單位要通過定期宣傳，提高對檔案工作的重視度。要求單位建立過硬的領導班子，建立適合單位實際的考核機制，通過級別升降實行動態管理，推動檔案管理工作規范化發展。

（四）提升工作人員的業務能力和專業素養

要加強對工作人員的專業素養培訓和職業道德教育，提升員工的責任感，增強員工愛崗敬業的意識，使員工能夠保質保量地完成相應的工作，同時在工作中仔細、耐心，具備高度的責任心與使命感，要能夠認識到檔案管理工作的價值與意義。并且要不斷地提升自身的業務能力和水平，單位要為員工的成長提供良好的環境支撐和空間支撐，要給予員工以學習和進修的機會。

結束語

隨著現代科技的發展，檔案管理實行信息化管理是社會對檔案管理工作的要求。延長檔案使用壽命，是檔案管理創新的主要目的。檔案管理現代化是檔案服務事業單位制度改革的需要，要使檔案發揮作用表現利用先進科技手段，提高檔案工作效率。