信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議

李成英

（四川省資陽市樂至縣公路工程質量監督站，四川 資陽 641300）

近年來，隨著社會科學技術的發展進步，我們已經進入數字化信息化時代。在各個行業的發展中，都開始應用先進的信息技術，提升單位的各項業務管理效率，促進單位的進一步發展。信息技術快速發展，帶給了人們很多便利，也提高了人們的工作效率。當然檔案管理工作也受到了影響。每一個單位都有需要管理的檔案，為了減少檔案管理方面的成本花費，就需要充分發揮信息化技術在檔案管理中的作用，提高檔案管理水平，實現檔案管理方式的改革，提高管理效率。

一、檔案信息化管理的內涵和作用

檔案作為一項重要的信息載體，能夠實現對重要資源信息的保管和存儲，檔案中真實記錄了人和單位的發展過程，對每一個階段的信息都有真實的記錄和保存。檔案對信息的存儲能夠方便查閱者及時獲取到具體的信息，也會對個人或單位后期的發展產生重要的參考作用。但是針對檔案的管理，每一個階段的管理方式都是不同的，傳統的檔案管理方式主要是紙質化的管理和保存，時間較長很容易造成檔案紙質的磨損，也會發生丟失的現象。在當前信息技術快速發展下，檔案管理方式也隨之發生改變，將紙質檔案內容輸入信息化設備中，做好對檔案的電子化存儲，有效提高檔案管理的水平和效率，不僅能夠有效確保信息存儲的空間，也能夠確保信息的安全性，有效實現檔案的完整存儲，方便后期及時查閱，會對單位的發展提供相對應的信息參考，提高單位的工作效率。

二、信息化背景下檔案管理的特點

在信息化時代，檔案管理工作在不斷發生改變，注重對信息技術的有效應用，能夠朝著信息化的方向發展。在信息化背景下檔案管理有以下特點：一是管理對象發生轉變。在信息化發展背景下，檔案管理方式發生轉變，電子檔案逐漸取代傳統的紙質檔案管理方式，而且當前很多單位都采用信息化的檔案管理方式，有效提高了檔案管理的效率和水平。電子檔案管理能夠實現多種功能，可以對檔案信息進行拷貝和查詢等，有利于提高借閱效率。二是管理方向發生轉變。傳統檔案管理過程中，注重對檔案的存儲，紙質檔案管理比較耗費成本；當前信息化檔案管理模式開始重視檔案的收集和分類整理，不僅能夠提高對檔案管理的質量和效率，而且適應社會發展需求。

三、信息化背景下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案信息化管理認識不足

信息化技術的發展是社會進步的必然趨勢，對傳統的檔案管理方式帶來沖擊，需要利用信息化的檔案管理逐漸取代傳統的檔案管理方式，對檔案管理形式進行更新。雖然有的單位時刻追尋時代發展的潮流，通過引進先進的檔案管理技術，進行內部檔案管理的改革和創新，但是一部分管理人員還不能很快適應，信息化管理意識還不夠，導致信息技術管理在實際應用中存在對計算機系統不熟悉、檔案漏填和填寫不規范等情況。這主要是在引進檔案信息化管理技術之后，沒有及時對檔案管理人員進行培訓，導致對信息技術的應用不到位，在一定程度上會影響到檔案管理工作的有序進行。

（二）缺乏完善的檔案管理機制

在檔案長期管理過程中，對檔案的運輸存在檔案遺失和信息丟失等現象。同時管理機構整合變動，相關的職責劃分不夠明確，加之一些單位認識不到檔案管理的重要性，缺乏有效的檔案管理措施，存在檔案管理混亂的現象。例如，當前大多數的單位在檔案管理方面都缺乏有效的管理措施，檔案管理人員職責劃分不明確，檔案管理制度不完善。因此，在檔案更換機構管理的過程中，很容易出現檔案內容的遺失現象，也就會有信息重復收錄的情況，這種情況造成了人力的浪費，增加了管理成本。而且檔案管理人員專業技術不強，導致對檔案的整理缺乏技巧，只是對檔案進行簡單地存儲，不能發揮檔案的后期的重要作用。

（三）檔案信息化管理設施不完備

在當前信息化快速發展的時代，單位的檔案管理要實現信息化管理，就需要借助先進的信息化技術和設備來完成管理工作。但是大多數的單位對檔案信息化管理工作不重視，也不愿意花費資金購置檔案管理設備，缺乏有效的信息化技術設備作為支持。使得檔案管理信息化工作推進遲緩。另外，一些單位雖然購置了信息化管理設備，但是管理人員專業技術知識不過硬，對信息化管理技術不夠熟悉，在實際的應用過程中不能有效發揮信息化技術設備的作用，檔案信息化管理成為空談。

（四）檔案信息化管理安全性較低

當前信息化網絡技術的快速發展，在給人們帶來很多便利的同時也給人們帶來了很大的挑戰。檔案信息化管理之后，在一定程度上提高了對檔案管理的效率和水平，減少了人力、物力方面的成本，但在帶來便利的同時，網絡的安全性也是令人擔憂，檔案資料泄露，黑客對網絡侵擾盜取重要信息資源等各種問題不斷出現，影響到單位的發展。同時隨著網絡技術的發展，檔案查詢不會受到時間上的限制，能夠隨時隨地進行上網，這就使得檔案的安全性進一步降低。

（五）檔案信息化管理專業人才缺乏

在對檔案信息化管理方面，不僅需要有先進的信息設備作為支撐，還需要配備專業化的信息管理人才。但很多單位檔案管理信息專業性信息技術人才不足，使得檔案管理信息化推進困難、創新限制。另外，單位對檔案信息化管理人才的培養方面還不夠重視，資金投入不足、人員安排不合理，多是一些年齡較大、不熟悉電腦等退居二線人員，不僅思想不重視，學習新技術的動力也不強，導致檔案信息化管理的水平不能有效提高。

四、信息化背景下檔案管理工作的改進措施

（一）提高檔案信息化管理意識

在當前信息化發展的背景下，信息技術在各個行業的應用十分廣泛，改變了單位未來的發展方向。檔案管理工作也需要遵循社會發展的規律，充分發揮信息技術的優勢，注重對先進信息技術的有效應用，對檔案進行有效管理，為單位以后的信息化發展提供信息參考。一是作為單位的領導，需要具備一雙長遠的發展眼光，認識到當前社會發展的趨勢，重視信息技術在檔案管理中的應用，不斷創新和完善檔案管理工作；二是高度重視，將檔案信息化管理作為單位未來規劃的重要部分，完善檔案管理機制，促進檔案信息化管理進一步發展；三是檔案信息化管理需要有專業的信息技術人員作為支持，安排具有檔案管理專長的人員，及時將自己的專業知識應用到檔案信息管理工作中。同時定期對檔案管理人員進行培訓，組織檔案管理人員外出考察學習先進的檔案管理方式，不斷提升個人技能，提高管理水平。四是充分發揮年輕人接受新鮮事物快、工作積極性高、創新能力強等優勢，盡量在檔案信息化管理人員中安排年輕人，確保檔案管理質量更高。

（二）建立完善的檔案信息化管理機制

檔案信息化管理工作，需要首先從檔案的安全性管理方面考慮，結合檔案管理方面的相關法律規范，制定單位內部的檔案信息管理制度。隨著檔案管理的發展對檔案信息化管理制度的內容進行不斷更新和完善。針對檔案信息管理安全問題，建立相對應的管理機制，有效保障檔案信息的安全性。

（三）加大檔案信息化管理資金投入

檔案信息化管理建設工作是一項長期的任務，需要根據單位的實際發展情況進行建設，且建設過程中需要時間和資金等方面的投入才能夠有效實現的。在實際的檔案信息化建設過程中，單位可向財政申請撥款的方式開展檔案信息化建設工作，也可以引進資金促進檔案信息化建設。例如，某單位通過“向上級主管部門爭取一點、向縣本級財政申請一點、單位自籌一點”的方式順利實現了檔案信息化建設，檔案管理水平上升了一個檔次，取得了一定成效。

（四）提高檔案信息化安全管理水平

由于檔案信息化管理涉及到網絡安全性，為了防止檔案信息被盜取，需要對檔案信息存儲服務器進行安全性設置，建立檔案信息化安全保障體系，有效確保檔案的安全管理。一方面可以聘請專業技術人員在本單位建設服務器，通過防火墻和限制訪問人數等的方式對檔案信息進行安全儲存，能夠對可能影響到檔案安全性的一些手段進行控制，防止檔案信息被盜取。同時針對檔案的安全管理建立相對應的管理制度，定期考核相關管理人員的實際工作情況。另一方面可以通過購買第三方服務，將檔案放在具體國家認證的檔案信息化管理服務公司，安排專人與公司共同進行管理，確保檔案的完整性和安全性。

（五）組建檔案信息化管理專業隊伍

針對檔案信息化的管理工作，需要構建一支專業化的檔案信息化管理隊伍，充分發揮專業技術和專業管理方面的優勢，確保檔案信息化管理取得實效。一是注重專業培訓。從計算機技術的操作和檔案管理專業知識兩個方面進行培訓，深入細化檔案信息化管理的操作細則和管理方式，提高培訓效果。二是注重人員素質。檔案管理人員需要首先具備良好的個人道德品質，通過學習不斷提高個人素質，按原則辦事、不越職權辦事，有效降低檔案信息化管理過程中面臨的各種風險，有效避免信息泄露事件的發生。三是合理安排人員。對檔案管理人員合理分配至關重要，在管理人員的安排方面要逐漸趨于年輕化、專業化，能及時學會、用好檔案信息化管理的各種先進技術，確保提高檔案信息化管理的水平和效率。

五、結束語

綜上所述，在當前信息技術快速發展的時代，檔案信息化管理工作勢在必行，同時檔案信息化的管理工作需要根據單位發展的實際出發，加強基礎設施規范化建設，構建專業化的信息管理團隊，為單位未來其他信息化管理工作提供重要的參考。希望本文的以上內容能夠為相關工作者提供有效的指導幫助，從而促進我國檔案管理水平的不斷提升。