基層檔案局檔案管理工作中存在的問題及改進建議

林琳

隨著社會的不斷發展和變革進程的不斷推進，基層檔案局檔案管理工作量不斷增加。加之部分檔案管理人員素質不達標，不具備相關檔案管理技能，加大了檔案管理工作難度。文章就基層檔案局檔案管理工作中存在的問題及改進建議展開論述，以提升基層檔案局工作效率。

一、基層檔案局檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案存儲制度不完善

收錄和管理檔案，是基層檔案局的主要工作內容。當相關部門需要了解檔案資料時，檔案局需要快速查詢相關檔案。但是，在實際工作過程中，部分基層檔案局存在制度方面的問題。這一問題與其他部門沒有積極配合基層檔案局工作有一定關系，財務局、工商局等部門與檔案管理局為同一級別，不是上下級關系，因而，其更傾向于自己整理檔案，不會將檔案及時交給檔案管理局進行管理。雖然該方法能為部門自己管理查詢檔案提供便利，但會給檔案管理局的工作造成一定負面影響。

（二）人員設置不合理

基層檔案局的檔案管理主要分為兩大部分：一部分是收錄和管理檔案;另一部分是查閱檔案。檔案局的一項重要工作就是對檔案進行查閱，這也是檔案局對外開放的一個窗口。但是，部分基層檔案局并沒有對檔案查閱工作給予足夠的關注和重視。尤其是在配備檔案查閱人員方面，多安排返聘人員，其大多超過50歲，精力有限。雖然這類工作人員在接待群眾時更加和藹可親，態度更加友善，但是因為年紀較大的緣故，僅能夠完成一些相對簡單的操作，對于一些比較考驗技術的工作完成度不高，無法達到相應的熟練標準。部分基層檔案局不是每天都需要進行檔案查閱工作，空崗現象頻發。部分基層檔案局為節省人力成本，安排兼職負責這一崗位，人員設置不合理。

（三）檔案管理施展空間有限

隨著社會的不斷發展，企事業單位不斷發展壯大。在國家政策號召下，部分基層檔案局開始籌備檔案管理改革工作，以便對現有的檔案管理模式進行一次全新的規劃和調整。通過這樣的方式，便于人們查閱以及調取檔案。但是在實際規劃過程中面臨較多阻礙和問題，其中一個突出問題就是人手不充足。檔案日積月累，數量較為龐大，整理檔案需要花費大量的時間以及人力、物力等資源。然而，在現如今的社會背景下，基層檔案局人員普遍不足，若進行人員外聘，不僅會增加額外的人力成本，而且外聘人員并不十分專業，工作完成度有待考驗。因此，基層檔案局雖然迫切想要改變現在的管理情況，但是受各方面因素影響，改革停滯不前。

二、基層檔案局檔案管理工作問題的改進措施

（一）給予檔案管理工作以充分重視

開展檔案管理工作，要求基層檔案局能認知檔案管理工作的重要性，提升對檔案管理工作的重視程度。特別是基層檔案局領導層以及管理者，更應及時轉變自身觀念，充分發揮引導和示范作用，以引起相關檔案管理人員提高對本項工作的重視程度，增強自身的責任意識。此外，基層檔案局要培育和提升檔案管理隊伍的政治素養，以便充分發揮檔案的實際價值，為國家檔案事業的發展以及進步奠定堅實基礎。

（二）完善檔案存儲制度

對于基層檔案局來講，完善檔案存儲制度是一項極其重要的工作。但當前，部分基層檔案局檔案存儲制度依然存在一些問題。部分基層檔案局沒有與其他部門建立密切合作關系。有些檔案的級別為保密，無法進行備份，如果基層檔案局要想收錄保密文件，前提條件就是要進一步完善檔案存儲制度。基層檔案局可以創建一個專門的檔案管理通道，并把諸多關聯部門納入此通道，完善檔案存儲流程，為相關部門查詢和存儲檔案提供便利。同時，基層檔案局還應充分利用互聯網技術，實時傳送并及時保存檔案。這一舉措對于檔案管理水平的提升有著極其重要的作用和意義。

（三）加強對于工作人員綜合素質的培養

在基層檔案局檔案管理工作中，基層工作人員的綜合素養直接關系到檔案管理工作成效。信息化時代，檔案管理工作人員必須具備電腦操作能力。在現今的社會背景下，基本所有行業都采取互聯網經濟發展模式，基層檔案局也不例外。基層檔案局檔案管理工作人員能熟練地進行電腦操作，進行實時的信息傳輸，對基層檔案局檔案管理工作效率的提升十分重要。此外，檔案管理工作人員要具備超強的敬業精神。特別是在有訪客進行檔案查詢時，檔案管理工作人員應秉持高度的工作熱情，做好本職工作，從而促進基層檔案局檔案管理工作的持續穩定開展。

（四）加強各部門的交流合作，提高檔案管理技術水平和工作效率

提升基層檔案局檔案管理工作效率和質量，加強檔案局與其他部門之間的交流和溝通。在傳統檔案管理模式下，部分基層管理局有時無法及時收錄其他部門的檔案。實際上，并不是其他部門不愿意與其合作，而是部分基層檔案管理局缺乏與其他部門的交流和溝通。因此，加強各部門之間的交流和溝通，能為檔案管理工作的順利開展提供良好的前提條件。

（五）加大檔案管理工作宣傳力度

在現今的社會背景下，部分基層檔案局沒有意識到檔案管理工作的重要性，忽視檔案信息價值。基于此種現象，基層檔案局應加大對檔案管理工作的宣傳力度。例如，相關工作人員可以充分發揮微信公眾號、微博以及其他軟件的重要作用，全面宣傳檔案信息管理的重要性及其積極意義。加大檔案管理工作宣傳力度能深化人們對檔案管理的認識和了解。同時，基層檔案局應進一步加深檔案管理人員對檔案科學管理的認識和了解。只有通過這樣的方式，才能將檔案管理工作落到實處。

（六）提升檔案管理的電子化、信息化水平，滿足時代發展要求

隨著經濟社會發展，社會的電子化以及信息化水平不斷提高。所以，進一步提升檔案管理的電子化、信息化水平具有現實意義。對相關檔案進行電子化、信息化管理，一方面，能節省人力成本，避免人為錄入數據產生錯誤;另一方面，能避免發生檔案記錄丟失或者磨損等現象，提升檔案管理工作效率。因此，基層檔案局應提升檔案管理工作的電子化、信息化水平，全面搭建現代檔案信息系統。

（七）樹立檔案依法管理理念

改進基層檔案局檔案管理工作存在的問題，基層檔案局需要引導檔案管理工作人員樹立依法管理理念，基層檔案管理人員應認知和了解《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），在日常工作中嚴格遵守《檔案法》，以《檔案法》為依據嚴格規范自身行為。樹立依法管理理念，嚴格按照法律規定進行檔案管理操作。對于一些具備較高文化價值以及歷史價值的檔案信息，檔案管理工作人員必須保障其完整性。基層檔案局要嚴格禁止檔案管理人員因為個人私利破壞檔案信息的真實性以及完整性，造假檔案管理信息，給基層檔案局和國家帶來嚴重后果。

三、結語

隨著社會的發展和科技的進步，國家管理體制不斷完善。基于此，檔案管理人員應充分重視檔案管理工作，轉變檔案管理理念，樹立檔案依法管理理念，將自己打造為新時代新型檔案管理人才。基層檔案局檔案管理工作要順應時代發展趨勢，改進檔案管理工作中存在的問題，完善存儲制度，加強工作人員綜合素質培養，加大檔案管理工作宣傳力度，提升檔案管理的電子化、信息化水平，促進基層檔案局檔案管理水平的有效提升。

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（作者單位 吉林省雙遼市財政局）