食品生產(chǎn)企業(yè)體系文件建設(shè)淺析

□ 李麗 上海石庫門釀酒有限公司

引言

對于食品生產(chǎn)企業(yè)而言，擁有一套科學(xué)、規(guī)范、有效的體系十分必要，故編制一套符合體系要求及實(shí)際操作的文件非常重要。一家企業(yè)的管理就是通過對企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理來實(shí)現(xiàn)的，因而需要明確對過程管理的要求、管理的人員及其職責(zé)、實(shí)施管理的方法及所需資源等，并將這些以文件形式表述出來，進(jìn)而形成該企業(yè)的體系文件。如何提升體系文件水平是一家企業(yè)建立并保持相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，也是外部體系審核認(rèn)證的主要依據(jù)，但在實(shí)際建立并實(shí)施體系文件時也面臨著一些問題。本文分析了目前食品生產(chǎn)企業(yè)普遍遇到的體系文件方面的問題，闡述了體系文件融合的必要性與意義，并提出了體系文件融合的基本思路。

1 目前食品生產(chǎn)企業(yè)體系文件建設(shè)遇到的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，市場競爭日益激烈，這也對現(xiàn)代食品企業(yè)管理提出了更高的要求。企業(yè)為提高管理水平、適應(yīng)外部監(jiān)管、滿足用戶及相關(guān)方的要求，往往實(shí)行多套管理體系，因而出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、文件繁瑣、資源浪費(fèi)等問題。

1.1 多個體系并存，致使種類繁雜、各自為政，缺乏系統(tǒng)性

食品生產(chǎn)企業(yè)除需具有食品安全認(rèn)證、質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、危害分析與關(guān)鍵控制點(diǎn)體系、職業(yè)健康安全管理體系、誠信管理體系等認(rèn)證外，清真企業(yè)還要有清真認(rèn)證，有機(jī)產(chǎn)品得做有機(jī)認(rèn)證，出口食品生產(chǎn)企業(yè)需進(jìn)行出口備案認(rèn)證……由于認(rèn)證類別繁多，致使企業(yè)內(nèi)部多體系并存。然而，部分體系之間缺乏相互照應(yīng)與關(guān)聯(lián)，如有些認(rèn)證重產(chǎn)品、有些認(rèn)證重體系，以至于造成企業(yè)需對不同認(rèn)證分別提供不同的獨(dú)立文件。相關(guān)認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核時，由各部門提供相關(guān)的體系文件，但文件與文件之間往往存在系統(tǒng)性差異，且關(guān)系混亂。

1.2 體系文件描述晦澀，照搬標(biāo)準(zhǔn)語言、直接套用，不易被理解

企業(yè)在編制體系文件時，往往為實(shí)現(xiàn)100%合規(guī)而照搬相關(guān)規(guī)章制度，套用標(biāo)準(zhǔn)語言。如照搬GB/T 19001質(zhì)量管理體系、GB/T 27341 HACCP體系、GB/T 24001環(huán)境管理體系、GB/T 45001職業(yè)健康安全管理體系、出入境檢驗(yàn)檢疫部門的《出口食品生產(chǎn)企業(yè)備案管理規(guī)定》、國家市場監(jiān)督管理總局的《食品生產(chǎn)許可管理辦法》、安全生產(chǎn)監(jiān)督管理的部門的《安全生產(chǎn)法》等等。但執(zhí)行文件的恰恰是最基層的操作人員，他們對于文件內(nèi)容可能不甚清楚，也不太理解為何如此規(guī)定，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行文件規(guī)定時未與企業(yè)實(shí)際運(yùn)行實(shí)現(xiàn)良好結(jié)合。

1.3 體系文件太多，不斷累加、關(guān)系混亂、主次不分，未實(shí)施動態(tài)管理

目前，大多數(shù)企業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解不盡相同，導(dǎo)致企業(yè)體系文件的形式和內(nèi)容呈現(xiàn)多樣化特征。此外，文本編寫完成后往往是厚厚的一沓文件，故發(fā)放給各個部門后易被束之高閣。事實(shí)上，體系文件要想真正切實(shí)有效地運(yùn)行，需要全體職工深刻學(xué)習(xí)與領(lǐng)會體系文件的要求—在學(xué)習(xí)過程中實(shí)踐、在工作過程中學(xué)習(xí)，最終得以貫徹執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)與自身有關(guān)的工作過程同要求與體系有所出入，應(yīng)及時根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整文件；若標(biāo)準(zhǔn)文件發(fā)生換版等情況，也需及時修改體系文件。切忌使體系文件固定化，而是應(yīng)該進(jìn)行動態(tài)管理—不定時按照實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整，必要時進(jìn)行換版。

2 體系文件融合的必要性和意義

體系文件是系統(tǒng)性文件，規(guī)定了影響產(chǎn)品或服務(wù)形成過程的技術(shù)、管理和人員等因素，是必須執(zhí)行的“法規(guī)”文件。眾多不同體系文件的融合是企業(yè)科學(xué)發(fā)展的基本趨勢與重要方式，不僅十分重要，且意義重大。

2.1 體系文件融合是順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的必然選擇

從歷史進(jìn)程來看，由于生產(chǎn)力的巨大發(fā)展和人類認(rèn)識能力的提高，科學(xué)方法從無到有、從有到細(xì)，得到了全面、系統(tǒng)的發(fā)展。同時，人們從不同角度、側(cè)面進(jìn)行分門別類地研究，不斷分化、細(xì)化，使門類與種類不斷增多，逐漸深入并涉及各個領(lǐng)域，進(jìn)而誕生了不同類別的體系文件規(guī)定。但是，隨著人們認(rèn)識領(lǐng)域的不斷深化，大量的復(fù)雜問題涌現(xiàn)，單獨(dú)運(yùn)用各種細(xì)化的體系規(guī)范已不能滿足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求。例如，一家企業(yè)需要同時滿足食品安全、人員健康、環(huán)境友好等要求，需要各個體系的交叉融合，符合各個體系的規(guī)定，順應(yīng)科學(xué)發(fā)展趨勢和要求。

2.2 體系文件融合是解決繁雜問題的客觀方式

各體系文件所涉及的領(lǐng)域各有不同，如質(zhì)量體系偏重產(chǎn)品、職業(yè)健康體系偏向人員。然而，企業(yè)是一個整體，涉及到人、機(jī)、料、法、環(huán)、測等各個方面，單獨(dú)符合一個體系并不能保證其他方面也得到科學(xué)發(fā)展與持續(xù)改進(jìn)，所以，企業(yè)迫切需要多體系的交叉融合運(yùn)用。

2.3 體系文件融合是提高企業(yè)管理水平的有效途徑

加強(qiáng)體系文件的交叉融合，也意味著要求內(nèi)審人員融會貫通，這樣既減少了沖突與矛盾，還可以統(tǒng)一組織內(nèi)審自查。此舉能夠節(jié)約內(nèi)審時間，避免出現(xiàn)重復(fù)審核只顧局部而忽略整體的情況，有利于統(tǒng)一整改不符合項(xiàng)并安排跟蹤驗(yàn)證，進(jìn)而節(jié)約人力、物力；內(nèi)審輸出按各體系分別出具報告，滿足外審審核，且刪繁就簡、提高效率。同時，有利于提高企業(yè)整體發(fā)展水平，促進(jìn)其整體實(shí)力的躍升，以及打破原有各體系的界限，實(shí)現(xiàn)綜合研究、融會貫通、共同解決、持續(xù)改進(jìn)。

3 體系文件融合的基本思路

體系文件融合的途徑很多，需根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，以科學(xué)發(fā)展為媒介，以標(biāo)準(zhǔn)文件要求為基礎(chǔ)，以各部門為紐帶，強(qiáng)化體系文件的專業(yè)融合，著力構(gòu)建相互支撐、相互融合的體系文件。

3.1 利用現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的高級結(jié)構(gòu)，直接融合多體系文件

2012年，ISO/IEC導(dǎo)則第1部分相關(guān)附錄中規(guī)定了適用于所有ISO管理體系標(biāo)準(zhǔn)的新通用框架—高級結(jié)構(gòu)，其分為范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語與定義、組織、領(lǐng)導(dǎo)作用、策劃、支持、運(yùn)行、績效評價、改進(jìn)這10個部分。目前，最新的ISO 9001:2015質(zhì)量管理、ISO 14001:2015環(huán)境管理和ISO 45001:2016職業(yè)健康安全管理等都按此結(jié)構(gòu)編寫。因此，編寫企業(yè)自身的體系文件時，可以根據(jù)這一高級結(jié)構(gòu)來融合多體系內(nèi)容，進(jìn)而形成整體文件。

3.2 依托高層框架，減少重復(fù)，求同存異

2006年，英國標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會管理體系部提出并制定了世界上第一個整合管理體系要求的規(guī)范—PAS 99—以在一個框架中管理其他認(rèn)證體系。又如《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系要求》（GB/T 15496）采用整合、兼容和拓展的方式將相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)納入其中，建立類似的管理架構(gòu)，進(jìn)而采用相同的管理流程，接納不用的關(guān)注焦點(diǎn)，并減少重復(fù)、求同存異。

3.3 重新梳理整合文件，分層管理，融合相同點(diǎn)，補(bǔ)足差異點(diǎn)

3.3.1 對文件進(jìn)行分層

第一層，管理手冊。包括公司概況、組織架構(gòu)、方針和目標(biāo)、任命書、體系范圍、體系活動、資源等，主要涉及做什么，屬于綱領(lǐng)性文件。

第二層，程序性文件。包括共通的制度、各個體系不同的制度等，規(guī)定了各個部門具體工作程序的細(xì)則，主要涉及各部門怎么做，屬于支持性文件。

第三層，工具類。包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝技術(shù)、說明書等供具體操作人員使用的更詳細(xì)的文件，涉及各崗位怎么做，屬于執(zhí)行性文件。

第四層，記錄類。包括憑證、表單、報告等，是體系運(yùn)行的證實(shí)依據(jù)，涉及執(zhí)行的結(jié)果，屬于證實(shí)監(jiān)督性文件。

3.3.2 對文件進(jìn)行梳理整合

如各體系之間具有相同點(diǎn)，可以按較高要求的條款依次編寫文件，再將各個體系中的不同點(diǎn)補(bǔ)充進(jìn)去成為文件的一部分。這樣一來，該文件就可以覆蓋各個體系的要求。

4 結(jié)語

體系與體系之間相互聯(lián)系又互相區(qū)別，體系的融合是為了更全面的規(guī)范流程、減少重復(fù)、求同存異。體系文件相通相融又相輔相成，形成一體化管理體系，既有利于管理水平提升，也有利于風(fēng)險防范，更能確保企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。