檔案管理應對災害的預防及保護

鄒寧寧

（中共鞍山市千山區委綜合事務保障中心，遼寧 鞍山 114041）

引言

在現代社會中，檔案信息記載著人類的歷史和文化，檔案的完整性是人類文化的完整性，檔案信息安全及搶救工作是檔案管理人員的重要工作內容，它不僅關系到社會的經濟發展，而且還對社會的安全穩定具有一定的影響。對不同災害及檔案保存狀態進行科學合理分析，才能夠制定完善的應急保護措施，才能保護好檔案。

一、檔案管理的意義

由于人類前期對保護環境認識不足，導致自然災害頻發，而人類檔案安全管理面臨較大挑戰。特別是進入信息化時代后，電子文件自身的特點引起了人們對檔案安全的熱烈討論，在此背景下，開展檔案管理應對災害的預防及保護具有重要的理論意義和價值。

二、檔案災害的概述

檔案災害主要是指由于人為因素或自然因素等不可抗拒的原因引起的，對檔案的載體造成破壞的事件。由此可以發現，檔案管理主要面臨的危害就是人類或自然災害等突發事件，檔案災害可通俗的認為無法預料的且具有較大毀滅性的事件。

按照檔案災害發生的來源進行分類，大致可分為以下幾類：①庫房外部自然災害，庫外或機房外有害天氣（山崩、泥石流、臺風等）會對檔案造成較大影響；另外工業事故，主要是指爆炸、核事故以及工廠污染等對檔案造成毀滅性破壞；②檔案館內管理問題，檔案館未及時進行電路線路檢查，導致火災發生；水管破裂、偷盜、蟲鼠災害等也會造成較大影響；③個人或團體的故意破壞，存在個人和團體沖突故意縱火、破壞電力設備等；④計算機系統安全威脅，計算機設備可能會因網絡病毒導致檔案文件丟失。

三、檔案災害管理預防

（一）檔案災害預警系統的建立

在各種災難即將發生之前，應當從各個角度、方面進行監控，做好預警信息的收集。如何準確、高效地進行信息采集是至關重要的。對采集到的信息進行全面分析，可以得出可能引發的各種災害的風險信息，從而使檔案管理部門將災害消滅在發生之前，或最大限度地降低災害對檔案造成的損害。檔案管理部門應當時刻關注政府相關部門發出的各種預警信息，并收集各新聞媒體反饋的預警信息，例如報刊、電視、網絡等，這些渠道都能夠快速捕捉到及時信息，另外在政府的官方網站也會不斷發布各種預警信息，檔案管理部門應當安排專職人員對這類信息進行收集。

檔案災害預警體系建立應依據以下幾個方面的原則：

第一，預防為主原則。無論電子檔案還是紙質檔案都是不可再生資源，一旦遭破壞之后就很難再回復原有的信息，即使后期采取了補救措施，也很難恢復原來有的信息。因此，各單位的檔案管理部門一定要重視日常管理與維護工作，特別是要做好檔案災害的預防工作，使檔案工作人員從思想上認識到預防的重要性，建立檔案管理的預警機制，制定各種預警方案，并要注意落實到位。

第二，及時處理原則。當發生突發災害時，檔案管理相關部門一定要做好及時處理工作，第一時間采集有用的信息，并將信息迅速傳達給相關部門，通過各個部門之間的相互協調來處置，盡可能降低、減少災害對檔案造成的破壞；建立暢通的災害通信網絡，當有突發事件發生時，能夠通過這種網絡渠道，迅速通知到各個部門及重要的人員，從而使各部門及相關人員及時做出響應，從而立即做出應對；建立信息反饋制度，檔案管理的各個部門應當據有良好的信息反饋制度，當有災害突發時，能夠迅速反饋到相關部門，減少各種不必要的信息傳遞，節省寶貴的救援時間，從而能夠在短時間內形成協同處理。

第三，堅持靈活可控原則。由于災害發生具有不確定性，檔案管理部門應當制定較為靈活的方案，在方案運行的過程中，可以根據突發事件的變化，靈活的改變任務目標，這種靈活的應變能夠有效地降低災害對檔案造成的損害；加強不同部門之間的協同作用，在突發災害發生時，需要面對的問題比較復雜，往往會涉及到不同的專業領域，僅憑檔案管理部門難以完成對事態的控制，因此需要建立較為良好的協同處理能力，使突發災害發生時，各部門之間能夠迅速協同起來，應對困難。

第四，堅持科學管理原則。檔案災害預警體系的檢測要具有科學的指導，檢測應當是全面完整的，預警系統應當能夠對體系進行全面、真實的反映，進行全面的檢測；預警體系應當還具有預測的功能，通過對當前事態趨勢的分析和實時監控，從而能夠給檔案管理相關人員警示，將可能發生的突發災害消滅在萌芽之中；預警系統還應當是一個動態發展的系統，檔案管理人員應當不斷向系統內輸入各種可能引起災害各種條件，從而使預警系統能夠實現自身的動態跟蹤，使預警系統能夠不斷改進，不斷發展；預警機制應在實踐中進行檢驗，可利用各種災害發生因素進行模擬，從而檢驗系統的準確性與可靠性。

（二）預警分析系統

預警分析系統是指將上述收集到的信息進行整理、分類、加工，全面分析找出問題存在的核心隱患。預警分析系統應具有對收集信息的分析評估能力，因此這就要求災害信息數據庫信息要全面，此外，結合專業人員對信息數據庫進行完善，對已經發生過的類似災害進行分析、評估，得出災害發生的原因、過程，以及災害造成損失評估等。

虛假信息和干擾信息有一定的誤導作用，因此應當專門進行記錄，防止這類信息在數據信息庫中存在，通過對信息的判斷、識別和分析，從而使災害管理信息分析系統較為全面、真實的反應情況，最后結合人工的判定，得出較為準確的結果，從而為后續的決策提供建設性意見。

（三）預警決策制定系統

這主要是根據不同災害結果可能造成的損失進行分級，一般而言，檔案災害預警分為四個登記，預警標志分別采用紅色、橙色、黃色、藍衣，預警級別越高，對檔案信息的危害程度越大。在具體的決策系統中，系統根據信號或指標的水平進行災害預警級別的判定，以及是否發出災害警報。

四、檔案管理應對災害的保護措施

（一）組織保障

檔案管理應對責任到人，單位應當明確檔案突發災害的防護人，在責任人的領導下開展各種搶救工作，責任人應當負責突發事件的指揮、管理以及協調不同部門之間的工作，從而提高搶救效率。

（二）資金保障

各種災害性突發事件的發生通常需要消耗較大的資金去處理，因此資金的保障是十分重要的。根據檔案災害應急搶救工作的需要，單位應當儲備專門的應急經費，或單位負責人及時向當地政府申請補助經費，關于申請補助經費的這一事項，應當在日常工作中，提前將各種手續準備好，甚至直接備案在相關單位，當事故發生時簡化流程，可直接放款，從而進行應急搶救工作。

（三）人力保障

國家檔案機關及各級黨委、事業單位等，都應當建立檔案災害應急管理隊伍，在應急搶救隊伍中，搶救人員應當熟悉檔案館的各種結構，例如水電、消防、電路以及如何將進行搶救等，從而提高搶救的效率。

（四）物資保障

建立健全物資保證的各種物質基礎，檔案館應在日常的維護管理工作中做好物資的各種從儲備，例如當檔案館有明火出現時，搶救人員能夠就近取得滅火沙，從而在檔案災害發生時具有主動權，而不是被動地去尋找個中物資。

（五）通訊保障

檔案應急搶救小組中每一位成員，都應當具有其他搶救人員的聯系方式，或提前建立好各種聯系群，當有突發事件發生時，能夠第一時間聯系到其他搶救人員，從而使其他人員能夠在最短的時間內到達搶救現場。

（六）技術保障

檔案應急搶救時間非常緊迫，當面對災害發生時，搶救人員應當具有較高的理論水平與實際操作技術，這樣才能保證應急搶救的質量，提高搶救的工作效率，降低檔案的各種損失。尤其對于火災的發生，搶救人員應當具有較強的處理能力，利用各種可用的滅火設備，由于檔案的特殊性，通常需要儲備二氧化碳滅火系統。搶救人員應當熟悉檔案館的各種滅火系統，在突發災害發生時能夠第一時間啟動應急預案。因此，檔案館應當注意在日常管理中提高對搶救人員的技術培養，從而使每個搶救人員都具有較強的專業技術理論與實操技能。

結束語

綜上所述，任何地方的檔案機構都能面臨突發災害的襲擊，對檔案信息造成破壞。因此，應當從上述組織保障、資金保障、人力保障、物資保障、通訊保障以及技術保障六個方面入手，此外還應當注意各種突發災害的預防，建立健全檔案資料的保護制度，并注意將各種制度進行落實，從而提高檔案管理信息的安全程度，減輕突發災害對檔案造成的損害。