如何推進單位檔案的規范化管理

鄭瑋

（黑河市口岸服務中心，黑龍江 黑河 164399）

檔案規范化管理有利于提高檔案管理的公共服務性，保障了檔案管理的安全性與有序性，為推進的檔案管理的規范化和標準化工作，單位還需要通過檔案管理現狀的調查分析，及時發現檔案管理存在的問題，并通過制定具體策略措施解決檔案管理問題，為檔案規范化管理工作的順利開展，提供強大的支持，進而更好地服務于國家機關和社會群眾。本文對此簡要闡述如下。

一、當前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作被忽視

單位檔案管理工作已經實現了標準的工作流程的制定，單位也在檔案管理制度的約束下，有條不紊地進行著檔案管理工作，但是受單位的發展限制，檔案管理的實施力度還不夠強，直接影響了對檔案規范化管理工作的推進，例如：編制短缺人員稀少、專業素質要求高匹配人才不足、檔案管理設備軟件更新不及時等，使檔案規范化管理工作處于遲步不前地狀態。

（二）檔案規范化管理制度缺失

雖然已經設立了標準的檔案管理工作制度，但是在檔案規范化管理的實施過程中，還是存在著較多方面檔案規范化管理制度的缺失，例如：檔案管理工作的管理人員考核制度、管理人員考核標準等，沒有深化各項檔案管理工作流程的詳細內容，使檔案管理工作外表光鮮，實則內部空如蟻噬，檔案規范化管理制度的缺失，直接導致了檔案管理工作人員的工作態度散漫，工作質量粗陋，嚴重阻礙了檔案規范化管理工作的有效開展。

（三）檔案規范化管理缺乏專業人才

由于單位編制限制的特殊性，對檔案管理工作人員的綜合素質要求比較高，使得檔案管理人員的專業知識，不止受限于檔案管理專業技術，還受限于工作環境、多部門聯合工作能力、政治覺悟等多方面因素，導致了檔案管理專業人員配備不齊，檔案管理崗位人員身兼多職等現象發生，嚴重影響了檔案規范化管理工作的推進工作，與此同時單位檔案管理工作的職位調動現象也時有發生，造成了新的管理人員在與管理工作職位對接時，因檔案管理工作經驗不足，工作流程生疏，檔案管理制度不熟悉等情況，造成檔案管理工作失誤或工作缺陷，為檔案管理工作埋下了安全隱患，嚴重阻礙了檔案管理工作規范化進程的推進。

（四）檔案管理的設施落后

由于單位領導對資金分配的自顧不暇，往往會忽視一些自認為相對不夠重要的工作，從而使得檔案管理信息化建設投入的資金過少，檔案管理設備配備不齊全的情況發生，導致檔案管理工作人員工作量加大，工作壓力增強，例如：面對信息量龐大的檔案數據，無法通過數據庫進行采集與分類，只能通過傳統的人工查找進行整理與分類；安全防護技術落后，導致檔案資料出現破損或丟失等。檔案管理設施的落后，直接導致了信息化建設的不完善，給檔案規范化管理工作的順利開展帶來了負面阻礙。

（五）檔案規范化管理法律意識的缺失

檔案管理內容不僅包含檔案資源，還包含檔案管理法律法規，部分單位缺乏對管理人員進行法律知識普及，造成管理人員不能充分掌握檔案管理的法律規范，管理人員缺乏法律思想和法律意識，沒有充分保障檔案資源的安全性，管理人員檔案規范化管理法律意識的缺失，極易間接導致檔案規范化管理的工作效率下降的情況發生。

二、建設單位檔案管理規范化的有效措施

（一）提高單位對檔案規范化管理工作的重視

單位對檔案規范化管理工作提供著人力、物力、資金等方面的支持，是檔案規范化管理工作的動力來源，只有單位領導對檔案規范化管理予以重視，才能使信息化建設工作在檔案管理工作中順利開展，從而將檔案管理工作完成得更加規范化，在加強檔案管理的規范化工作過程中，單位對檔案管理重視的提高，有利于檔案管理工作前進方向的積極倡導，，使檔案管理人員充分認識到檔案規范化管理工作的未來發展趨勢，以積極的工作熱情和嚴謹的工作狀態投入到檔案管理的規范化建設中，在單位領導人員的鞭策下，恪守檔案管理規章制度，以專業的檔案管理技術水準，勝任檔案規范化管理工作，從而推進檔案管理工作規范化工作流程。

（二）提升檔案規范化管理人員的綜合素質

檔案管理人員參與全程單位檔案管理工作，檔案管理人員的綜合素質直接關系到單位檔案管理工作進度與工作效率，進而影響單位檔案管理的工作質量，檔案管理人員的綜合素質包括：信息化建設的專業工作技能、人員調配后的盡職盡責工作認知、管理檔案軟件的維護技能、檔案管理安全性法律意識等，單位在管理專業技能方面，要積極開展檔案管理人員培訓工作，不斷提高信息化軟件等設施操作技能，提高檔案管理專業知識儲備，汲取檔案管理工作經驗，與此同時注重對檔案管理人員綜合素質的培養，普及檔案管理法律法規等，維護好檔案材料的保密工作，確保檔案規范化管理的安全性與穩定性。

（三）健全檔案規范化管理制度

單位內部管理工作中需要根據檔案資料信息、社會群體類別、各相關單位關聯等環境因素的實際情況，健全單位檔案規范化管理制度，單位只有將檔案管理進行系統化的統籌管理，才能構建更加規范化的單位檔案管理體系，實現單位檔案信息化建設的目標，進而充分利用單位檔案管理軟件進行檔案資源的收集以及檔案信息的完善，例如：互聯網大數據技術，單位檔案管理工作人員，通過計算機軟件統一篩選檔案管理信息，整合檔案管理資源，通過科學規范化的統籌管理檔案信息資料，實現人工轉變成智能的動態化管理體系。檔案規范化管理制度的健全，將檔案管理工作從傳統的人工模式，過度到了系統化管理模式，嚴格的檔案管理考核制度，有利于檔案管理人員恪盡職守，提高了檔案管理工作各環節的工作質量以及工作效率。

（四）重視調動檔案管理工作的主動性

單位應貫徹“科技以人為本”的理念，在檔案規范化管理工作的過程中，營造積極主動的檔案管理工作熱情，促進單位內控體系的建設良性發展，單位領導應具備敏銳的觀察能力，發掘檔案管理工作人員在檔案管理制度的制約下，職位上的匹配程度、專業技能的操作進度以及工作上的不良情緒等，單位領導通過及時的溝通問題，進而采取有效的解決辦法，做到從基層上引導檔案管理工作人員主動開展檔案管理工作，以此來推進檔案規范化管理的工作進度。

（五）全面落實檔案宣傳工作和檔案整合管理工作

單位對檔案管理的宣傳教育工作是一項長久的工作，對推動以及維護檔案管理的規范化進程起到鞭策的作用，對檔案管理工作人員安全保密工作起到警醒的作用，通過單位對檔案宣傳工作的落實，逐漸形成了良好的檔案管理工作氛圍，檔案管理工作人員嚴于律己，檔案管理工作積極主動性提高，當檔案管理工作中出現問題的時候能夠自糾自查，為解決問題提供了良好的認知基礎。在檔案宣傳工作進行基礎教育的鞭策下，檔案規范化的整合管理也是解決單位檔案管理工作問題的重要舉措，例如：檔案資料重新組卷，通過發掘檔案資料的關聯，將檔案資料缺失頁碼和目錄重新編制；檔案資料分類整理，按照檔案資料的重要性、檔案資料的類型、檔案資料的歸檔年限等。通過檔案整合管理工作進行更為規范化的檔案管理，進而提高單位檔案管理工作的工作效率，為提升后期檔案資料的利用率打下了堅實的信息基礎。

結語：檔案管理工作在任何單位中都占據著無可取代的重要地位，檔案規范化管理工作的推進，不僅為單位提供著優良的檔案資料參考，也為單位內控制度的實施提供了雄厚的質量根基，帶動了單位的經濟發展，就目前單位檔案管理的現狀而言，檔案管理體系還有待完善，為推進規范化的檔案管理工作，單位與時俱進的腳步還不能停歇，各界單位領導應保持重視，使檔案規范化管理工作能夠長期有效的順利開展。