國有企業加強數字化檔案管理的路徑探索

文/李偉（北京首鋼文化發展有限公司）

國有企業若要實現高質量發展，離不開人才的支持。在識別、選拔、儲備人才的過程中，人事檔案發揮著非常重要的作用。

隨著時代的發展以及企業規模的擴大，對人事檔案提出更高的要求，尤其是相關信息技術的發展，檔案數字化管理成為國有企業檔案管理必須高度重視的領域。因此，研究國有企業加強數字化檔案管理的路徑具有一定的現實意義。

一、國有企業人事檔案特點

（一）動態性

國有企業人事檔案從構建開始就具有動態性特點。隨著一名工作人員的工作經歷、學習經歷日漸豐富，其人事檔案資料信息也會不斷充實；同時，基于“人檔統一”以及“檔隨人轉”的基本檔案管理準則，使得人事檔案資料信息一直處于“完善”狀態之中。

（二）現實性

在對人才進行識別以及對干部進行選拔的過程中，人事檔案所涵蓋的資料信息將會充分反映主體的社會關系、思想道德品質、學歷、工作經歷以及政治品質等各種現實情況，并充分發揮著組織人事部門提供現實信息的重要功能，因此，國有企業人事檔案具有現實性的特點。

（三）保密性

從人事檔案資料信息來看，當中不僅有提供給相關組織進行參考的主要依據，而且還包括職業評價、家庭信息、獎懲信息等個人隱私，因此具有保密性的特點，明確要求不允許個人進行隨意查詢。

（四）全面性

人事檔案所包含的信息資料比較豐富，具體包括鑒定、獎懲、學歷、考核、政審、工資情況、政治面貌等多種內容，能夠將一名工作人員的全貌客觀反映出來，因此具有全面性的特點[1]。

二、數字化檔案的優勢

（一）保護性

對于傳統紙質檔案而言，如果損壞、丟失、惡意涂改等，都可能導致檔案失去使用價值。國有企業加強數字化檔案管理之后，數字化檔案可以替代原始紙質檔案，并以多種載體、多種形式供利用者進行利用，整個過程基本不會觸及原件，因此可以充分保護原件，具有保護性的優勢。

（二）高效性

檔案數字化之后，可以通過信息技術的優勢實現高效利用；同時，還可以通過加密功能，完成加密查詢，并通過互聯網保密傳送，形成“橫向到邊、縱向到底”的信息體系。利用者有需求，可以基于自身權限通過相關平臺對檔案內容進行檢索、查詢以及查閱，可以為國有企業跨區域、跨機構、跨部門的人事調動、干部選拔提供有價值的參考依據，從而實現檔案傳閱效率的提升。

（三）集約性

國企成立時間早，隨著企業規模的擴大以及不斷發展，檔案資料信息量極大，其中有很多紙質檔案，而這些紙質檔案需要用符合標準而且面積較大的房間進行存放；同時，檔案管理人員還要結合檔案使用需求對空間進行合理布局，其整體難度比較大。對檔案進行數字化管理，可以將紙質檔案轉化成為電子檔案，并通過硬盤、光盤、U盤等載體進行存儲，具有體積小、易存儲以及容量大的特點，可以將各種檔案資料充分集合，從而解決物理存儲空間的局限性問題。

（四）規范性

對人事檔案進行數字化管理后，檔案以電子檔案形式存在，并基于權限進行傳輸、借閱以及利用，加之安全保障，能夠杜絕紙質檔案存在的涂改、撤換、抽取等問題，不僅可以保障檔案真實性，而且能夠強化檔案管理規范性[2]。

三、首鋼集團有限公司人事檔案數字化實踐路徑

對于國有企業而言，加強數字化人事檔案管理，要堅持以安全保密為大前提，堅持以高質量服務以及高效率管理為宗旨，通過對分布式數據庫技術、智能檢索技術以及互聯網技術等進行合理利用，進而滿足數字化檔案的傳遞使用需求以及信息化管理需求。依據國家市場監督管理總局和國家標準化管理委員會聯合發布的《干部人事檔案數字化技術規范》，結合首鋼集團實際情況推進人事檔案數字化的工作實踐，可以通過以下幾個方面進行：

（一）搭建并完善硬件基礎設施設備

首鋼集團人事檔案數字化基本環節包括：人員建庫、目錄建庫、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份。因此，需要搭建并完善硬件基礎設施設備，包括計算機、掃描儀、復印機、打印機等，需要注意的是這些設備不得連接互聯網及其他公共信息網絡。

（二）設計以及開發專用系統

根據首鋼集團人事檔案數字化不同的功能需求，由首鋼集團開發出具有信息錄入、檔案掃描、圖像處理、提供利用、存儲備份、導入導出等功能的信息系統（簡稱：《人事數字檔案信息系統》）；同時，要對不同的管理人員進行權限設定以及管理，基于不同權限設置不同的數據訪問，并通過先進的加密技術保障檔案安全。例如，在專用軟件中要對數據交換形式進行規范，結合首鋼集團的實際情況，數據交換形式可以規范為兩種形式：（1）集團成員單位之間的數據交換；（2）集團成員單位與集團外部單位之間的數據交換。集團成員單位之間的數據交換，只發生權限變更，不產生實際意義上的數據傳遞。與集團外部單位之間的數據交換，應當明確交換原則，規范交換標準，簽訂相關協議，確保數據交換完整統一、安全可靠、合法合規。

（三）檔案數字化加工

首鋼集團人事檔案數字化加工需要從人員建庫、目錄建庫、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等進行完善。

1.人員建庫

（1）人員基本信息集

用于描述某人自然屬性和社會屬性中最基本的信息。

（2）人員信息錄入

按照首鋼集團有限公司人事檔案數字化要求中“人員基本信息錄入內容”準則，采用單條信息錄入以及批量信息導入。

2.目錄建庫

（1）人事檔案目錄信息集

在人工采集目錄信息集的各項內容后，由系統自動生成人事檔案目錄表單。該信息集為多記錄信息集，每一條記錄記述該檔案目錄涉及檔案材料的信息。

（2）目錄錄入

按照首鋼集團有限公司人事檔案數字化要求中統一的人事檔案目錄格式進行檔案目錄錄入。

（3）錄入方式

檔案目錄信息錄入應有兩種錄入方式：一是單個人員檔案目錄信息手工錄入，二是多個人員檔案目錄信息批量導入。

3.檔案整理

按照《首鋼檔案管理辦法》規定的分類標準和相關要求進行整理：第一，按照規定對實體檔案材料進行分類，并按類別和有關規定對檔案材料進行排序。第二，去除檔案材料中夾雜的訂書釘、回形針、曲別針等硬物。如檔案材料上的縫紉線影響到正常掃描檔案內容，應拆除縫紉線。第三，對缺損、褶皺、翹角等檔案材料進行必要的修整，以便于圖像掃描。

4.檔案掃描

按照GB/T18788的規定，并根據紙質檔案材料的具體情況，可以采用這些掃描方式：第一，大幅面檔案宜采用大幅面掃描儀掃描，原則上不采用小幅面掃描后，再進行圖像拼接的處理方式。第二，紙張狀況較差、容易損壞的檔案，應采用平板掃描方式。第三，對于紙張較薄的檔案，若掃描時發生背頁字跡透印而影響圖像閱讀的現象，應在背頁后墊白色襯紙掃描。第四，掃描檔案材料，應按照人事檔案分類順序和生成檔案材料的先后順序進行掃描；掃描時，應使檔案材料平整、無褶皺、無翹角;掃描后的圖像材料，應確保無漏頁、重頁、白頁、錯掃等情況，且偏斜度小于3度。

5.圖像處理

主要結合原始圖像的實際情況，進行糾偏處理、裁邊處理、圖像拼接。

6.數據存儲

（1）統一圖像存儲格式

存儲圖像應以兩種方式保存，一是以JPEG格式保存，二是對JPEG格式的圖像數據利用加密技術進行處理，保存為字符格式。為方便利用，保存或讀取的圖像數據，可采用壓縮技術，壓縮率≧80%。

（2）規范圖像文件存儲

采用JPEG格式或字符格式保存的圖像信息，應采取隔離存放，并采取安全保密措施。

7.數據驗收

結合“人員建庫驗收標準”“目錄建庫驗收標準”以及“原始圖像數據驗收標準”，對全部數字檔案成品進行質量驗收，并應根據驗收標準填寫相應的驗收登記表，對數字檔案作出合格或不合格的結論。

8.數據交換

（1）數據交換形式

數據交換的形式有兩種：一是集團成員單位之間的數據交換。二是集團成員單位與集團外部單位之間的數據交換。集團成員單位之間的數據交換，只發生權限變更，不產生實際意義上的數據傳遞。與集團外部單位之間的數據交換，應當明確交換原則，規范交換標準，簽訂相關協議，確保數據交換完整統一、安全可靠、合法合規。

（2）數據交換內容

數據交換的內容包括：基本信息交換、目錄信息交換、圖像信息交換等。

9.數據備份

（1）備份范圍

經驗收合格的人員基本信息、人事檔案目錄信息、原始圖像數據、數據庫加密圖像數據應及時進行備份。

（2）備份方式

應采用在線、離線相結合的方式實現備份。在線備份可采用數據保護技術，保障數據備份的持續性。離線備份時，每個人的數字檔案應形成一個數據包，數據包應采用硬盤、光盤等不同載體備份，宜異地備份。也可以按業務規則由系統自動完成備份。

（3）備份標簽

離線備份或系統自動完成備份，應在相應的備份介質上做好標簽或在命名時做好相應的標記，以便查找和管理。

10.安全管理

（1）加強原件保護以及保存

對檔案內容進行數字化的過程中，檔案工作人員需要對原件進行裝訂進行裱糊，將其整理成冊，并按照順序放置于符合溫濕度標準的庫房內；同時，采取防鼠、防蟲、防霉、防盜、防火等措施。

（2）保障設備安全

人事檔案數字化加工設備（計算機、復印機、掃描儀等）的使用、管理、維修、報廢等應符合涉密信息設備使用保密管理的有關規定。

（3）落實身份鑒別

應建立以數字證書為核心的身份認證系統，按照密級選擇安全保密方式實現用戶身份鑒別。應提供專用的登錄控制模塊對登錄用戶進行身份標識和鑒別；不得設置匿名賬戶；應具備用戶身份標識和鑒別信息復雜度檢查功能，確保管理系統中不存在重復身份標識、身份鑒別信息不被冒用；應具備單點登錄和用戶行為記錄功能。

（4）訪問控制

嚴格按照《人事數字檔案信息系統》做好訪問控制，主體應控制到單個用戶，客體應控制到單個頁面。

（5）安全審計

完善安全事件審計功能，并將審計范圍覆蓋所有用戶。通過審計功能，做好日志記錄，包括事件發生時間、發起者信息、類型、描述和結果等各方面的記錄。同時，可以實現自動備份以及手動備份。

（6）權限劃分

《人事數字檔案信息系統》需要設置系統管理員、安全保密管理員、安全審計員，且做到相互獨立，相互制約，實行“三員分離”。

（7）數據保護

在系統中通過加密技術確保存儲和傳輸過程中數據的完整性；數據在網絡傳輸和存儲中應采取相應的密碼保護措施，確保數據傳輸和存儲的安全。同時，完善涉密信息完整性檢測功能，能發現信息被篡改、偽造、刪除等情況，并產生審計日志。

（四）構建專業檔案管理隊伍

隨著首鋼集團人事檔案管理數字化的全面深入，人事檔案管理的工作重心從紙質檔案管理朝著紙質檔案保護以及電子數據管理轉變，所有的日常運行維護、信息化功能、流程監督管控等，對檔案管理隊伍提出更高要求，需要管理隊伍具備良好的信息化意識。因此，需要結合實際情況加強檔案管理人員的培訓，一方面，需要加強專業技術的培訓；另一方面，還要進行相關法律法規的教育，從而建設一支專業的檔案管理隊伍，這樣才能滿足數字化檔案管理的需求[3]。

四、結語

綜上所述，人事檔案數字化是信息化時代發展的必然趨勢。國有企業以及檔案管理人員需要改變思維以及工作模式，充分利用各種信息技術推進以及完善人事檔案數字化，這樣才能讓人事檔案有效服務于各類用戶，讓人事檔案真正成為人事調動、干部選用中可靠的“聽診器”，從而促進企業健康發展。